Opciones básicas de informes
En la primera pantalla de creación de informes, las opciones que seleccione controlan los resultados que aparecen en su informe y el formato del mismo.
Tipo de informe
El tipo de informe determina los objetos que se incluirán en el nuevo informe. Por ejemplo, "Documento" significa que el informe solo analizará documentos, mientras que "Producto con campaña" significa que el informe analizará registros de productos y campañas.
Tipo de documento
Al seleccionar un tipo de documento en la página Crear informe, usted:
- Limite los documentos del informe a aquellos que tengan el tipo, subtipo o clasificación especificados. También puede lograrlo creando filtros en el generador de informes.
- Limita los campos del documento disponibles para su selección como columnas, filtros, etc. Si no se selecciona un tipo de documento, todos los campos están disponibles. Si se selecciona un tipo de documento, solo estarán disponibles los campos definidos para el tipo seleccionado y sus subtipos o clasificaciones.
Incluyendo versiones anteriores del documento
De forma predeterminada, los informes solo incluyen la última versión de un documento, con una fila por cada documento. Al seleccionar la casilla de verificación " Incluir versiones anteriores del documento", se incluyen todas las versiones anteriores.
Formato del informe
El formato del informe determina si un informe es tabular o matricial:
- Los informes tabulares muestran registros individuales en filas y pueden incluir muchas columnas; por ejemplo, una lista de sitios por estudio, con sitio como el estado y la ubicación.
- Los informes matriciales agrupan los valores de los campos seleccionados tanto en columnas como en filas y realizan un cálculo de resumen en las celdas; por ejemplo, el tiempo promedio de revisión de MLR por coordinador y subtipo.
Columnas especiales
La mayoría de las columnas simplemente utilizan campos de documento u objeto, pero algunas son métricas específicas de los informes. Estas solo están disponibles en informes tabulares.
Columnas de recuento de registros
Los informes tabulares ofrecen columnas de recuento para cada objeto del informe, por ejemplo, Recuento de documentos. Puede mostrar el valor del recuento como un número o como un porcentaje del total. Por ejemplo, en un informe que agrupa documentos por producto, podría mostrar el porcentaje de documentos de cada producto con respecto al total de documentos del informe.
Recuentos de registros distintos
De forma predeterminada, SiteVault muestra los registros duplicados y los incluye en el recuento total. Los registros duplicados aparecen en informes con varios objetos y vistas donde varios objetos o registros utilizan el mismo identificador. Si agrupa filas en un informe tabular, puede optar por ver el recuento de registros distintos. En el editor de informes, seleccione la función en el menú desplegable de la columna ID y elija Recuento distinto. Puede ver el recuento distinto como números o porcentajes. También puede ordenar por recuento distinto.
Columnas de acción
En algunos informes, puede agregar la columna Acción. Esto permite que quienes visualizan el informe accedan a diversas acciones desde dentro del mismo.
Las acciones a las que el usuario que visualiza el informe no tiene permiso para acceder no aparecen en el menú Acciones, pero este menú siempre aparece a menos que el flujo de trabajo esté completo para los informes de flujo de trabajo o que la tarea esté completa para los informes de lectura y comprensión.
Acciones de flujo de trabajo
En los informes de flujo de trabajo, el menú Acciones muestra las mismas opciones que la página Flujos de trabajo activos o el panel Flujo de trabajo activo, por ejemplo, Agregar participantes para flujos de trabajo o Reasignar para tareas.
La configuración del informe determina qué acciones son visibles: si la fila del informe no contiene información a nivel de tarea, el menú Acciones solo muestra las opciones del flujo de trabajo.
Campos de fórmula
Los campos de fórmula permiten definir fórmulas en los informes. Al igual que al crear un campo de fórmula de objeto, se puede seleccionar entre una lista completa de objetos del informe.
Tenga en cuenta que los campos de fórmula actualmente solo están disponibles en informes tabulares. Los campos condicionales y los informes matriciales no son compatibles por el momento.
Puedes añadir campos de fórmula como columnas en tu informe y utilizar fórmulas para agrupar, ordenar y filtrar.
- En Campos de fórmula, seleccione Crear campo de fórmula .
- Seleccione un objeto.
- Introduzca una etiqueta.
- Seleccione un tipo de retorno.
- Introduzca una longitud máxima.
- Introduzca una expresión de fórmula.
- Haz clic en Comprobar sintaxis. SiteVault te indicará si tu expresión es válida.
- Haz clic en Guardar.
Para editar o eliminar un campo de fórmula, haga clic en la etiqueta de la fórmula.
Campos condicionales
Los campos condicionales permiten configurar etiquetas basadas en valores de otros campos. Por ejemplo, el campo condicional "Grupo de estado" podría analizar el estado del documento para documentos con diferentes ciclos de vida y agruparlos: " Completado " para "Aprobado ", "Aprobado para uso" y "Aprobado para distribución", y "En progreso" para "Pendiente de revisión", " En revisión" y "En aprobación ", etc. Posteriormente, puede utilizar el campo condicional para agrupar o como columna en un informe tabular. No se pueden utilizar campos condicionales como filtros en el informe.
- En Campos condicionales, seleccione Crear campo condicional.
- Introduzca una etiqueta para el campo condicional.
- Haz clic en Crear categoría.
- Seleccione un campo, un operador y un valor. Tenga en cuenta que el operador de igualdad debe coincidir con un solo campo, mientras que el operador de entrada permite seleccionar varios campos.
- Seleccione un color para la etiqueta con la paleta de colores. Esto coloreará las columnas, las barras y los sectores circulares del panel de control.
- Opcional: Si es necesario, defina varias condiciones haciendo clic en Agregar condición. Puede tener hasta cinco condiciones en cada categoría.
- Opcional: Si es necesario, defina varias categorías haciendo clic en Crear categoría.
- Complete la categoría predeterminada. Si no se cumple ninguna de las demás condiciones, se utilizará la etiqueta y el color de categoría predeterminados.
- Haz clic en Guardar.
Los informes evalúan las categorías en orden. Si un registro cumple las condiciones de la primera categoría, SiteVault le asigna la etiqueta de dicha categoría. Si no las cumple, SiteVault evalúa la siguiente categoría. La categoría predeterminada se aplica a los registros que no cumplen ninguna de las condiciones.
Habilitar alias de filtros y columnas
Al seleccionar la casilla de verificación «Habilitar alias de filtro y columna», podrá configurar alias para las columnas (solo en tablas) y los filtros en el visor de informes y en el informe exportado. Esta opción también permite eliminar la columna «Nombre» de cada objeto del informe. Los alias son especialmente útiles para los informes enviados a organismos reguladores que exigen convenciones de nomenclatura específicas para las columnas y los filtros.
Combinación de indicaciones para informes
Al activar la casilla «Combinar indicaciones de informe» en Opciones avanzadas, SiteVault combina las indicaciones de informe con el mismo objeto, etiqueta, operador y tipo de datos en una sola, lo que simplifica los filtros repetitivos en informes tabulares complejos. La combinación de indicaciones de informe no afecta a los filtros del informe ni a la portada del informe exportado.
Ejecutar informes en segundo plano
Al crear o editar un informe, puede optar por ejecutarlo en segundo plano. SiteVault le notificará cuando los resultados estén listos para su visualización, lo que le permitirá continuar trabajando mientras se ejecuta el informe. Puede seleccionar el enlace en la notificación para acceder a los resultados.
Puede ejecutar un informe en segundo plano desde la página Informes o desde la página de edición de informes. En la página Informes, seleccione el menú Acciones junto al nombre del informe y seleccione Ejecutar en segundo plano. En la página de edición de informes, seleccione Ejecutar y seleccione Ejecutar en segundo plano.
Limitaciones
Las siguientes limitaciones se aplican a los informes que se ejecutan en segundo plano:
- Puedes ejecutar hasta cinco informes en segundo plano simultáneamente.
- Los informes caducarán después de dos horas.
- Los resultados se almacenan en caché durante 35 días. Los resultados almacenados en caché son específicos de cada usuario.
