Основные параметры отчета
На первом экране создания отчета выбранные вами параметры определяют результаты, отображаемые в отчете, и его формат.
Тип отчета
Тип отчета определяет «объекты для формирования отчета». Например, «Документ» означает, что ваш отчет будет рассматривать только документы, а «Продукт с кампанией» означает, что ваш отчет будет рассматривать записи как о продуктах, так и о кампаниях.
Тип документа
Выбрав тип документа на странице «Создать отчет», вы:
- Ограничьте список документов в отчете только теми, которые имеют указанный тип, подтип или классификацию. Это также можно сделать, создав фильтры в конструкторе отчетов.
- Ограничивает количество полей документа, доступных для выбора в качестве столбцов, фильтров и т. д. Если тип документа не выбран, доступны все поля документа. Если тип документа выбран, доступны только поля, определенные для выбранного типа и его подтипов или классификаций.
Включая предыдущие версии документа.
По умолчанию отчеты содержат только последнюю версию документа, по одной строке для каждого документа. Установка флажка « Включить предыдущие версии документа» включает все предыдущие версии документа.
Формат отчета
Формат отчета определяет, будет ли отчет табличным или матричным:
- В табличных отчетах отдельные записи отображаются в строках отчета и могут включать множество столбцов, например, список исследовательские центры по исследованиям с подробными сведениями об исследовательский центр, такими как статус и местоположение.
- Матричные отчеты группируют данные по значениям выбранных полей как в столбцах, так и в строках и выполняют суммарный расчет в ячейках, например, среднее время проверки MLR по координатору и подтипу.
Специальные колонки
В большинстве столбцов используются поля документа или объекта, но некоторые столбцы содержат метрики, специфичные для отчетов. Они доступны только в табличных отчетах.
Столбцы с количеством записей
В табличных отчетах для каждого объекта отчета предусмотрены столбцы с «количеством», например, «Количество документов ». Вы можете отображать значение количества в виде числа или процента от общего числа. Например, в отчете, группирующем документы по продуктам, вы можете показать процент документов по каждому продукту от общего числа документов в отчете.
Количество уникальных записей
По умолчанию SiteVault отображает повторяющиеся записи и включает их в общее количество. Повторяющиеся записи отображаются в отчетах с несколькими объектами и представлениях, где несколько объектов или записей используют один и тот же идентификатор. Если вы группируете строки в табличном отчете, вы можете выбрать отображение количества уникальных записей. В редакторе отчетов выберите раскрывающийся список «Функция» в столбце «ID» и выберите «Количество уникальных записей ». Вы можете просмотреть количество уникальных записей в виде чисел или процентов. Вы также можете отсортировать данные по количеству уникальных записей.
Колонки действий
В некоторых отчетах можно добавить столбец «Действие». Это позволяет пользователям, просматривающим отчет, получать доступ к различным действиям непосредственно из отчета.
Действия, к которым у пользователя, просматривающего отчеты, нет доступа, не отображаются в меню «Действия», но меню «Действия» всегда отображается, если рабочий процесс не завершен для отчетов «Рабочий процесс» или задача не завершена для отчетов «Прочитано и понято».
Действия рабочего процесса
В отчетах по рабочим процессам меню «Действия» отображает те же параметры, что и страница «Активные рабочие процессы» или панель «Активные рабочие процессы», например, «Добавить участников» для рабочих процессов или «Переназначить» для задач.
Настройки отчета определяют, какие действия будут отображаться: если строка в отчете не содержит информации на уровне задачи, в меню «Действия» отображаются только параметры рабочего процесса.
Формульные поля
Поля формул позволяют определять формулы в отчетах. Аналогично созданию поля формулы для объекта, вы можете выбрать любой из полного списка объектов в отчете.
Обратите внимание, что поля с формулами в настоящее время доступны только в табличных отчетах. Условные поля и матричные отчеты в настоящее время не поддерживаются.
В отчет можно добавлять поля с формулами в качестве столбцов и использовать формулы для группировки, сортировки и фильтрации.
- В разделе «Поля формул» выберите «Создать поле формулы» .
- Выберите объект.
- Введите метку.
- Выберите тип возврата.
- Введите максимальную длину.
- Введите формулу.
- Нажмите «Проверить синтаксис». SiteVault сообщит вам, является ли ваше выражение допустимым.
- Нажмите « Сохранить ».
Чтобы отредактировать или удалить поле формулы, щелкните по метке формулы.
Условные поля
Условные поля позволяют задавать метки на основе значений других полей. Например, условное поле « Группа статусов» может учитывать статус документа для документов с разными жизненными циклами и группировать эти статусы вместе: метка «Завершено » для «Утверждено», «Утверждено для использования », «Утверждено для распространения» и « В процессе» для «Ожидает проверки», «На проверке», «На утверждении» и т. д. Затем вы можете использовать условное поле для группировки или в качестве столбца в табличном отчете. Вы не можете использовать условные поля в качестве фильтров в отчете.
- В разделе «Условные поля» выберите «Создать условное поле».
- Введите метку для поля с условием.
- Нажмите «Создать категорию».
- Выберите поле, оператор и значение. Обратите внимание, что оператор равенства должен совпадать только с одним полем, тогда как оператор «Ввести» позволяет выбрать несколько полей.
- Выберите цвет для метки с помощью цветовой палитры. Это изменит цвет столбцов, полос и секторов круговой диаграммы на панели управления.
- Необязательно: при необходимости задайте несколько условий, нажав кнопку «Добавить условие». В каждой категории может быть до пяти условий.
- (Необязательно) При необходимости укажите несколько категорий, нажав кнопку «Создать категорию».
- Укажите категорию по умолчанию. Если ни одно из остальных условий не выполняется, будет использована метка и цвет категории по умолчанию.
- Нажмите « Сохранить ».
Отчеты оценивают категории в порядке их следования. Если запись соответствует условиям первой категории, SiteVault применяет метку первой категории. Если запись не соответствует условиям, SiteVault оценивает следующую категорию. Категория по умолчанию применяется к записям, которые не соответствуют ни одному из условий.
Включение псевдонимов фильтров и столбцов.
Установка флажка «Включить псевдонимы фильтров и столбцов» позволяет задать псевдонимы, которые будут отображаться для столбцов (только табличных) и фильтров в средстве просмотра отчетов и в экспортированном отчете. Эта опция также позволяет удалить столбец «Имя» для каждого объекта отчета. Псевдонимы особенно полезны для отчетов, отправляемых регулирующим органам, которые ожидают соблюдения определенных правил именования столбцов и фильтров.
Объединение подсказок отчета
Установка флажка «Объединить подсказки отчета» в разделе «Дополнительные параметры» позволяет SiteVault объединять подсказки отчета с одинаковым объектом, меткой, оператором и типом данных в одну подсказку, упрощая повторяющиеся фильтры в сложных табличных отчетах. Объединение подсказок отчета не влияет на фильтры отчета или титульную страницу экспортируемого отчета.
Запуск отчетов в фоновом режиме
При создании или редактировании отчета вы можете выбрать запуск отчета в фоновом режиме. SiteVault уведомит вас, когда результаты отчета будут готовы к просмотру, позволяя вам продолжить работу, пока отчет выполняется. Вы можете выбрать ссылку в уведомлении, чтобы получить доступ к результатам.
Вы можете запустить отчет в фоновом режиме со страницы «Отчеты» или со страницы редактирования отчета. На странице «Отчеты» выберите меню «Действия» рядом с названием отчета и выберите «Запустить в фоновом режиме». На странице редактирования отчета выберите «Запустить» и выберите «Запустить в фоновом режиме».
Ограничения
К отчетам, запускаемым в фоновом режиме, применяются следующие ограничения:
- В фоновом режиме можно одновременно запускать до пяти отчетов.
- Отправка отчетов будет автоматически завершена через два часа.
- Результаты кэшируются на 35 дней. Кэшированные результаты являются индивидуальными для каждого пользователя.
