基本レポートオプション
レポート作成の最初の画面で選択したオプションによって、レポートに表示される結果とレポートの形式が制御されます。
レポートの種類
レポートタイプは、新しいレポートの「レポート作成対象」を決定します。例えば、 「ドキュメント」はレポートがドキュメントのみを参照することを意味しますが、「商品とキャンペーン」は商品レコードとキャンペーンレコードの両方を参照することを意味します。レポートタイプの詳細については、こちらをご覧ください。
ドキュメントの種類
「レポートの作成」 ページでドキュメントタイプを選択すると、次の操作を実行できます。
- レポートに表示されるドキュメントを、指定したドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類のドキュメントのみに制限します。レポートビルダーでフィルターを作成することで、これを実現することもできます。
- 列、フィルターなどとして選択可能なドキュメントフィールドを制限します。ドキュメントタイプを選択していない場合は、すべてのドキュメントフィールドが利用可能です。ドキュメントタイプを選択した場合は、選択したタイプとそのサブタイプまたは分類に定義されているフィールドのみが利用可能です。
以前のドキュメントバージョンを含める
デフォルトでは、レポートにはドキュメントの最新バージョンのみが含まれ、ドキュメントごとに1行ずつ表示されます。 「以前のドキュメントバージョンを含める」 チェックボックスをオンにすると、ドキュメントの以前のバージョンがすべて含まれます。
レポート形式
レポート形式によって、レポートが表形式かマトリックス形式かが決まります。
- 表形式のレポートでは、レポート行に個々のレコードが表示され、多くの列を含めることができます。たとえば、ステータスや場所などの施設の詳細を含む、試験の施設の一覧などです。
- マトリックス レポートは、列と行の両方で選択されたフィールドの値でグループ化し、セル内で集計計算を実行します (例: コーディネーターとサブタイプ別の平均 MLRレビュー時間)。
特別コラム
ほとんどの列はドキュメントまたはオブジェクトのフィールドのみを使用しますが、一部の列はレポート固有の指標です。これらは表形式レポートでのみ使用できます。
レコード数列
表形式レポートでは、各レポート作成オブジェクト（例： ドキュメント数） に「カウント」列が用意されています。カウント値は、 数値 または 全体に対する割合（パーセント） で表示できます。例えば、ドキュメントを製品別にグループ化したレポートでは、レポート内の全ドキュメント数に対する各製品のドキュメントの割合を表示できます。
個別のレコード数
SiteVault はデフォルトで重複レコードを表示し、合計数に含めます。複数のオブジェクトやビューを含むレポートでは、複数のオブジェクトまたはレコードが同じ識別子を使用している場合、重複レコードが表示されます。表形式レポートで行をグループ化すると、個別のレコード数を表示できます。レポートエディターで、「ID」列の 「 関数」ドロップダウンを選択し、 「個別 カウント」を選択します。個別カウントは数値またはパーセンテージで表示できます。また、個別カウントで並べ替えることもできます。
アクションコラム
一部のレポートでは、 「アクション」 列を追加できます。これにより、レポート閲覧者はレポート内からさまざまなアクションにアクセスできるようになります。
レポート閲覧者がアクセス権限を持たないアクションは [アクション] メニューに表示されませんが、ワークフロー レポートのワークフローが完了していない限り、または読み取りと理解レポートのタスクが完了していない限り、 [アクション] メニューは常に表示されます。
ワークフローアクション
ワークフロー レポートの [アクション] メニューには、 [アクティブ ワークフロー] ページまたは [アクティブ ワークフロー] パネルと同じオプション (ワークフローの場合は [参加者の追加] 、タスクの場合は [再割り当て] ) が表示されます。
レポートの構成によって、表示されるアクションが決まります。レポートの行にタスク レベルの情報が含まれていない場合、 [アクション] メニューにはワークフロー オプションのみが表示されます。
数式フィールド
数式フィールドを使用すると、レポートに数式を定義できます。オブジェクト数式フィールドを作成する場合と同様に、レポート内のオブジェクトの完全なリストから選択できます。
なお、数式フィールドは現在、表形式レポートでのみ利用可能です。条件付きフィールドとマトリックスレポートは現在サポートされていません。
数式フィールドをレポートの列として追加し、数式を使用してグループ化、並べ替え、フィルタリングを行うことができます。
- [数式フィールド] で、 [数式フィールドの作成] を 選択します 。
- オブジェクト を選択します。
- ラベル を入力します。
- 戻り値の型 を選択します。
- 最大長 を入力します。
- 数式式 を入力します。
- 「構文をチェック」を クリックします。SiteVaultが式が有効かどうかを通知します。
- [保存]を クリックします。
数式フィールドを編集または削除するには、数式ラベルをクリックします。
条件付きフィールド
条件付きフィールドを使用すると、他のフィールド値に基づいてラベルを設定できます。例えば、 「ステータスグループ」 条件付きフィールドは、ライフサイクルの異なるドキュメントの ドキュメントステータス を参照し、それらのステータスをグループ化できます。 「承認済み」 、 「使用承認済み」 、 「配布承認済み 」には 「完了」 ラベル、 「レビュー保留 中」、 「レビュー中」 、 「承認中 」などには 「進行中」 ラベルが付きます。その後、条件付きフィールドをグループ化に使用したり、表形式レポートの列として使用したりできます。条件付きフィールドをレポートのフィルターとして使用することはできません。
- [条件付きフィールド] で、 [条件付きフィールドの作成] を 選択します。
- 条件フィールドのラベルを入力します。
- 「カテゴリ の作成」を クリックします。
- フィールド、演算子、値を選択します。「 等しい」 は1つのフィールドのみに一致する必要がありますが、 「In」は 複数のフィールドを選択できます。
- カラーパレットでラベルの色を選択します。ダッシュボードの列、棒、円グラフに色が適用されます。
- オプション：必要に応じて、 「条件を追加」 をクリックして複数の条件を定義します。各カテゴリには最大5つの条件を設定できます。
- オプション: 必要に応じて、 「カテゴリの作成」をクリックして複数のカテゴリを定義します。
- デフォルトカテゴリー を入力してください。他の条件が満たされていない場合は、デフォルトのカテゴリーラベルと色が使用されます。
- [保存]を クリックします。
レポートはカテゴリを順番に評価します。レコードが最初のカテゴリの条件を満たしている場合、 SiteVault は最初のカテゴリのラベルを適用します。レコードが条件を満たしていない場合、 SiteVault は次のカテゴリを評価します。いずれの条件も満たさないレコードには、デフォルトのカテゴリが適用されます。
フィルターと列エイリアスの有効化
「フィルターと列のエイリアスを有効にする」 チェックボックスをオンにすると、レポートビューアとエクスポートレポートの列（表形式のみ）とフィルターにエイリアスを設定できます。また、このオプションを選択すると、各レポート作成オブジェクトの「名前」列を削除することもできます。エイリアスは、列とフィルターに特定の命名規則が求められる規制機関に提出するレポートに特に役立ちます。
レポートプロンプトの組み合わせ
「詳細オプション」の「レポートプロンプトを結合する」チェックボックスをオンにすると、 SiteVault は同じオブジェクト、ラベル、演算子、データ型を持つレポートプロンプトを 1 つのプロンプトに結合できるため、複雑な表形式レポートにおける繰り返しフィルターが簡素化されます。レポートプロンプトを結合しても、レポートフィルターやエクスポートされたレポートの表紙には影響しません。
バックグラウンドでレポートを実行する
レポートの作成または編集時に、レポートをバックグラウンドで実行することを選択できます。SiteVaultはレポート結果の表示準備が整うと通知するため、レポートの実行中も作業を続けることができます。通知内のリンクを選択すると、結果にアクセスできます。
レポートページまたはレポート編集ページから、レポートをバックグラウンドで実行できます。レポートページでは、レポート名の横にある「 アクション」 メニューを選択し、 「バックグラウンドで実行 」を選択します。レポート編集ページでは、 「実行」 を選択し、 「バックグラウンドで実行」 を選択します。
制限事項
バックグラウンドで実行されるレポートには次の制限が適用されます。
- 一度に最大 5 つのレポートをバックグラウンドで実行できます。
- レポートは 2 時間後にタイムアウトします。
- 結果は 35 日間キャッシュされます。キャッシュされた結果はユーザー固有です。
