किसी अध्ययन के अंत में, साइट व्यवस्थापक डिजिटल प्रतिनिधिमंडल के साथ अध्ययन को स्वचालित रूप से बंद करने की प्रक्रिया शुरू कर सकता है। इस स्वचालन में PI द्वारा अंतिम अनुमोदन के बाद कर्मचारियों और उनके प्रतिनिधिमंडलों को निष्क्रिय करने के लिए तैयार करना शामिल है। प्रतिनिधिमंडल लॉग को अध्ययन संग्रह से पहले बंद किया जाना चाहिए।

प्रतिनिधिमंडल लॉग बंद करना प्रारंभ करें

1. एक्सेस अध्ययन.
2. एक अध्ययन का चयन करें.
3. सटीकता के लिए वर्तमान अध्ययन टीम के कार्य/प्रतिनिधिमंडल की समीक्षा करें।
4. अध्ययन विवरण देखें का चयन करें.
5. सभी क्रियाएँ मेनू (…) से प्रतिनिधिमंडल लॉग बंद करना प्रारंभ करें का चयन करें।
6. जारी रखें चुनें। SiteVault निम्नलिखित कार्य पूरा करके अध्ययन समाप्ति की तैयारी करता है:
   • जिन उपयोगकर्ताओं ने कभी भी पूर्ण रूप से अनुमोदन नहीं किया (प्रारंभ तिथि फ़ील्ड में कोई तिथि नहीं है) उनके अध्ययन टीम असाइनमेंट/प्रतिनिधित्व हटा दिए जाते हैं।
   • अध्ययन दल के कार्यभार/प्रतिनिधिमंडल को सक्रिय से निष्क्रिय कर दिया गया है - PI अनुमोदन की आवश्यकता है।
7. एक बार जब आपको (आरंभकर्ता को) सूचित कर दिया जाता है कि पिछला चरण पूरा हो गया है, तो PI अनुमोदन टैब पर पहुँचें और अनुमोदन के लिए भेजें चुनें। SiteVault, PI को अनुमोदन कार्य की सूचना देता है।
   • एक बार अनुमोदित होने पर, SiteVault:
     • गैर-प्रशासनिक कर्मचारियों के लिए अध्ययन तक पहुँच हटाने की प्रक्रिया पूरी की गई
     • प्रत्यायोजन लॉग पर अन्वेषक की समाप्ति तिथि फ़ील्ड भरता है
     • आरंभकर्ता को सूचित करता है कि अनुमोदन कार्य पूरा हो गया है और अंतिम प्रत्यायोजन लॉग उपलब्ध है।