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複数文書ワークフローを使用すると、複数のドキュメントをワークフローを通じて複数の参加者に同時に送信できます。

SiteVaultは、以下のワークフローにおいて複数ドキュメントに対応しています。

• 読んで理解する： 試験チームのメンバーに1つ以上の試験ドキュメントを送付してください。各受信者は、それぞれの試験ドキュメントを読み、理解したことを確認する必要があります。
• レビュー依頼： 注釈ツールを使用してフィードバックを提供できる同僚に、1つまたは複数のドキュメントを送信します。
• 電子署名の送信： 複数の署名者に1つまたは複数のドキュメントを送信して、記録を承認させます（ PIの監督ではありません）。

ドキュメントの選択

• ライブラリからワークフローを開始する場合： ライブラリからドキュメントワークフローを開始すると、 SiteVault は現在表示しているすべてのドキュメントを含めます。たとえば、お気に入りからワークフローを開始すると、 SiteVault はお気に入り内のすべてのドキュメントをドキュメントワークフローに含めます。ワークフローを開始する前に検索を実行したりフィルターを適用したりした場合は、 SiteVault は一致するドキュメントのみを含めます。
• カートからワークフローを開始する： カートからドキュメントワークフローを開始すると、 SiteVaultはカート内のすべてのドキュメントを含めます。これにより、ドキュメントワークフローに含めるドキュメントを選択できます。

複数文書ワークフローの制限事項

• 一部のドキュメントワークフローは、特定のドキュメントライフサイクル状態でのみ利用可能です。
• 以下の状況では、ドキュメントワークフローを開始できません。
  • 選択されたドキュメントのいずれかが既にアクティブなワークフローに含まれている場合
  • 選択されたドキュメントが100件を超える場合
  • ドキュメントワークフローが特定のライフサイクルに関連付けられている場合、ワークフローは特定の状態または特定のフィールドが設定されているドキュメントのみを許可する場合があります。1つ以上のドキュメントが指定された条件を満たしていない場合、ワークフローを開始することはできません。

複数文書ワークフロータスク

複数のドキュメントのワークフローを開始する

1. ライブラリまたはカート内の選択したドキュメントに絞り込みます。
2. 「アクション」メニューから 「ワークフローの開始」 を選択します。ワークフローには最大100個のドキュメントを含めることができます。
3. 開始ダイアログで、 「ワークフロー」 ドロップダウンリストから特定のワークフローを選択します。SiteVaultは、選択したドキュメントに対してアクティブかつ有効なワークフローのみを表示します。
4. 「続行」 を選択してください。
5. プロンプトが表示されたら、 説明を 入力してください。SiteVaultはこの値を エンベロープレコードの名前 として使用します。
6. タスクの担当者を割り当ててください。
7. 可能であれば、タスクの説明を追加してください。これらの説明は、 「すべての タスク」と 「自分のタスク」の 通知、およびドキュメントタスクのリボンに表示されます。
8. 必須項目の値または変数を入力してください。
9. 「スタート」 を選択してください。

割り当てられたタスクを完了する

ドキュメントワークフロー内では、ワークフローエンベロープ内の各ドキュメントに対してタスクの判定を行う必要があるタスクが含まれる場合があります。マルチドキュメントビューアを使用すると、どのドキュメントを閲覧したかを簡単に確認できます。まだ閲覧していないドキュメントのタイトルは太字で表示され、閲覧済みのドキュメントのタイトルは太字ではなく表示されます。

1. ドキュメントワークフローを開始したら、 [ホーム] > [タスク] に移動します。
2. ドキュメントワークフロービューアを開くには、 「完了」 または 「続行」 ボタンをクリックしてください。
3. 利用可能なタスクがある場合：ワークフローヘッダーで 「承認」 をクリックします。タスクを承認した後でも、「承認を取り消す」をクリックするとタスクを解除できます。解除されたタスクは、割り当てられたすべてのユーザーが再び利用できるようになります。
4. ワークフローヘッダーの 「完了」 ボタンをクリックします。
5. 確認ダイアログが開きます。メッセージをレビュー、 「完了」 をクリックして続行してください。
6. ワークフローで電子署名を求められた場合は、ユーザー名とパスワードを入力して電子署名を提供してください。

ドキュメントワークフローのタイムラインビュー

ドキュメントワークフローのタスクページには、ワークフロー関連のイベントを俯瞰的に把握できるタイムラインビューオプションが含まれています。タイムラインビューには、最大100個のタスクが表示されます。

タイムラインビューへのアクセス

ドキュメントワークフロータスクページ内でこのビューを開くには、レイアウトセレクターツールバーの 「タイムラインビュー」 ボタンをクリックします。

タイムラインビューでのアクション

タイムラインビューから、ワークフロー行の 「ワークフロー履歴レポートを表示」を クリックすると、レポートを使用してワークフローとタスクの詳細をレビューできます。また、アクティブなワークフローとタスクの「アクション」メニューを使用して、「ワークフローのキャンセル」、「タスクのキャンセル」、「参加者の追加」、「期日の更新」、「再割り当て」などの関連オプションにアクセスすることもできます。

タスクの期日を更新する

1. ワークフローの タイムラインビュー に移動します。
2. タスクの 詳細アクション メニューから、 [タスクの期日を更新] を選択します。
3. ダイアログボックスで、 「タスクの期日」 フィールドに新しい日付を選択します。
4. 「更新」 をクリックしてください。
5. Vaultは、タスクの所有者に更新された期日を通知します。

ドキュメントを削除する

ドキュメントワークフローからドキュメントを削除すると、 Vault はワークフローキャンセル状態を使用して、ドキュメントを適切なライフサイクル状態に移動します。エンベロープにドキュメントが1 つしか含まれていない場合は、そのドキュメントを削除することはできません。

1. ビューアの左側にあるリストで、ドキュメント名にカーソルを合わせます。
2. X アイコンをクリックしてください。
3. 確認画面で 「続行」 をクリックして確定してください。この操作は元に戻せません。

ワークフローのキャンセル

場合によっては、進行中のワークフローを停止し、参加者のリストから未完了のタスクをすべて削除する必要があります。ワークフローをキャンセルすると、ワークフローの内容はワークフロー開始前の状態に戻ります。

1. ホーム > アクティブなワークフロー 、または ワークフロータイムライン ビューに移動します。
2. 「アクション」 メニューをクリックし、 「ワークフローのキャンセル」 を選択します。
3. 指示された場合は、キャンセルに関するコメントを入力してください。
4. ダイアログで 「続行」 をクリックします。

ワークフロー所有者を置き換える

適切な権限があれば、アクティブなワークフローの所有者を変更できます。Vaultは、ワークフロー所有者参加者グループに割り当てられていたすべてのタスクを新しい所有者に再割り当てし、今後のすべてのタスクも新しい所有者に割り当てられます。

1. ワークフローの 「アクション」 メニューから 「ワークフロー所有者の置換」 を選択します。
2. ダイアログで、現在のワークフロー所有者を置き換えるユーザーを選択します。このタイプのワークフローを開始する権限を持つユーザーのみが、代替所有者として選択可能です。
3. 「送信」 をクリックしてください。

電子メールワークフロー参加者

この機能を使用すると、ワークフローの参加者1人または複数人に電子メールを送信して、タスクの期日が近づいている、または過ぎていることをリマインダーしたり、ワークフローの変更を通知したりできます。

1. ホーム > アクティブなワークフロー 、ドキュメント情報ページの タイムラインビュー 、または アクティブなワークフロー パネルに移動します。
2. ワークフローの 「アクション」 メニューから 「参加者に電子メール」 を選択します。
3. ダイアログボックスで、電子メールの 受信者 を選択します。
4. メッセージ 欄にメッセージを入力してください。
5. ご自身を受信者に含めるには、「自分にもコピーを送信する」チェックボックスを選択してください。
6. 「送信」 をクリックしてください。

参加者グループ

ワークフロー参加者にメールを送信する際、以下の受信者グループを選択できる場合があります。

• タスクの割り当て可能なユーザー ：タスクを受諾できるユーザー。
• 完了済みタスクの所有者 ：現在または以前のタスクを完了したユーザー。
• 保留中のタスク所有者 ：利用可能なタスクを受諾したが、まだ完了していないユーザーまたはグループ。今後のタスクは含まれません。
• 未完了タスクの所有者 ：割り当てられたタスクをまだ完了していないユーザー。今後のタスクは含まれません。