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Un flusso di lavoro multi-documento consente di inviare simultaneamente più documenti attraverso un flusso di lavoro a più partecipanti.

SiteVault offre la gestione multi-documento nei seguenti flussi di lavoro:

• Leggere e comprendere: inviare uno o più documenti di studio ai membri del team di ricerca. Ogni destinatario deve confermare di aver letto e compreso ciascun documento di studio.
• Invia per la revisione: invia uno o più documenti ai colleghi che possono fornire un feedback utilizzando lo strumento di annotazione.
• Invio per firma elettronica: inviare uno o più documenti a più firmatari per l'approvazione di un record (non si tratta di supervisione PI ).

Selezione dei documenti

• Avvio dei flussi di lavoro dalla Libreria: quando si avvia un flusso di lavoro di documenti dalla Libreria, SiteVault include tutti i documenti visualizzati. Ad esempio, se si avvia un flusso di lavoro dai Preferiti, SiteVault include tutti i documenti presenti nei Preferiti nel flusso di lavoro. Se si esegue una ricerca o si applicano filtri prima di avviare il flusso di lavoro, SiteVault include solo i documenti corrispondenti.
• Avvio dei flussi di lavoro dal carrello: quando si avvia un flusso di lavoro documentale dal carrello, SiteVault include tutti i documenti presenti nel carrello. Questo consente di selezionare i documenti da includere nella busta del flusso di lavoro.

Limitazioni del flusso di lavoro multi-documento

• Alcuni flussi di lavoro relativi ai documenti sono disponibili solo in specifici stati del ciclo di vita del documento.
• Non è possibile avviare un flusso di lavoro documentale nelle seguenti situazioni:
  • Se uno qualsiasi dei documenti selezionati è già in un flusso di lavoro attivo
  • Se sono stati selezionati più di 100 documenti
  • Se un flusso di lavoro documentale è associato a uno specifico ciclo di vita, potrebbe consentire solo documenti in un determinato stato o con campi specifici configurati. Non sarà possibile avviare il flusso di lavoro se uno o più documenti non soddisfano le condizioni specificate.

Task del flusso di lavoro multi-documento

Avvia un flusso di lavoro per più documenti

1. Filtra i documenti selezionati nella Libreria o nel Carrello.
2. Dal menu Azioni, seleziona Avvia flusso di lavoro. Puoi includere fino a 100 documenti nel flusso di lavoro.
3. Nella finestra di dialogo iniziale, selezionare un flusso di lavoro specifico dal menu a discesa Flusso di lavoro. SiteVault visualizza solo i flussi di lavoro attivi e validi per i documenti selezionati.
4. Seleziona Continua.
5. Se richiesto, fornire una descrizione. SiteVault utilizza questo valore come nome per il record della busta.
6. Assegnare il/i destinatario/i del compito.
7. Se disponibili, aggiungi le istruzioni per l'attività. Queste istruzioni verranno visualizzate nelle notifiche "Tutte le Task" e "Le mie attività", nonché nella barra multifunzione dell'attività relativa al documento.
8. Inserisci i valori o le variabili richiesti nei campi.
9. Seleziona Avvia.

Completare i Task assegnati

All'interno di un flusso di lavoro documentale, potrebbero esserci task che richiedono di fornire un verdetto per ciascun documento presente nel flusso di lavoro. È possibile visualizzare facilmente i documenti già consultati tramite il visualizzatore multi-documento. I titoli dei documenti non ancora visualizzati sono in grassetto, mentre i titoli dei documenti già visualizzati sono in grassetto normale.

1. Dopo aver avviato un flusso di lavoro sui documenti, vai su Home > Le mie Task.
2. Fai clic sul pulsante Completa o Continua per aprire il visualizzatore del flusso di lavoro del documento.
3. Se hai un'attività disponibile: nell'intestazione del flusso di lavoro, fai clic su Accetta. Tieni presente che, una volta accettata un'attività, puoi fare clic su Annulla accettazione per rilasciarla. Una volta rilasciata, l'attività sarà nuovamente disponibile per tutti gli utenti assegnati.
4. Fai clic sul pulsante Completa nell'intestazione del flusso di lavoro.
5. Si aprirà una finestra di dialogo di conferma. Rivedi il messaggio e fai clic su Completa per procedere.
6. Se il flusso di lavoro richiede una firma elettronica: inserisci nome utente e password per fornire una firma elettronica.

Visualizzazione cronologica dei flussi di lavoro dei documenti

La pagina delle attività del flusso di lavoro del documento include l'opzione Visualizzazione cronologica per fornire una panoramica degli eventi correlati al flusso di lavoro. La Visualizzazione cronologica mostra un massimo di 100 task.

Accesso alla visualizzazione della cronologia

Per aprire questa visualizzazione all'interno di una pagina di attività del flusso di lavoro di un documento, fai clic sul pulsante Visualizzazione sequenza temporale nella barra degli strumenti di selezione del layout.

Azioni nella vista Cronologia

Dalla visualizzazione Cronologia, puoi fare clic su Visualizza report cronologia flusso di lavoro per una riga del flusso di lavoro per esaminare i dettagli del flusso di lavoro e dell'attività tramite un report. Puoi anche utilizzare i menu Azioni sui flussi di lavoro e task per accedere a opzioni correlate come Annulla flusso di lavoro, Annulla attività, Aggiungi partecipanti, Aggiorna data di scadenza e Riassegna.

Aggiorna le date di scadenza delle attività

1. Accedere alla visualizzazione Cronologia del flusso di lavoro.
2. Dal menu Azioni dettagli attività, selezionare Aggiorna data di scadenza attività.
3. Nella finestra di dialogo, seleziona una nuova data nel campo Data di scadenza dell'attività.
4. Fai clic su Aggiorna.
5. Vault notifica al responsabile dell'attività la data di scadenza aggiornata.

Rimuovi documenti

Quando si rimuove un documento da un flusso di lavoro, Vault utilizza lo stato Annulla flusso di lavoro per spostare il documento in uno stato del ciclo di vita appropriato. Se la busta contiene un solo documento, non è possibile rimuoverlo.

1. Passa il mouse sopra il nome del documento nell'elenco sul lato sinistro del visualizzatore.
2. Fai clic sull'icona X.
3. Nella finestra di conferma, fai clic su Continua per confermare. Questa azione non è reversibile.

Annulla i flussi di lavoro

A volte è necessario interrompere un flusso di lavoro attivo e rimuovere tutte le task in sospeso dagli elenchi dei partecipanti. Quando si annulla un flusso di lavoro, il suo contenuto torna allo stato in cui si trovava prima dell'avvio del flusso di lavoro.

1. Accedere a Home > Flussi di lavoro attivi oppure alla visualizzazione Cronologia del flusso di lavoro.
2. Fai clic sul menu Azioni e seleziona Annulla flusso di lavoro.
3. Se richiesto, inserisci un commento per la cancellazione.
4. Nella finestra di dialogo, fare clic su Continua.

Sostituire il proprietario del flusso di lavoro

Se disponi delle autorizzazioni corrette, puoi sostituire il proprietario di un flusso di lavoro attivo. Vault riassegna al nuovo proprietario tutte le task correnti che erano state assegnate al gruppo di partecipanti Proprietario del flusso di lavoro e tutte le task future verranno assegnate al nuovo proprietario.

1. Dal menu Azioni del flusso di lavoro, selezionare Sostituisci proprietario del flusso di lavoro.
2. Nella finestra di dialogo, selezionare un utente per sostituire il proprietario corrente del flusso di lavoro. Solo gli utenti con le autorizzazioni per avviare questo tipo di flusso di lavoro possono essere scelti come proprietari sostitutivi.
3. Fai clic su Invia.

Partecipanti al flusso di lavoro e-mail

Questa azione consente di inviare un'e-mail a uno o più partecipanti al flusso di lavoro per ricordare loro le scadenze imminenti o scadute delle attività, oppure per notificare loro le modifiche al flusso di lavoro.

1. Accedere a Home > Flussi di lavoro attivi, alla visualizzazione Cronologia della pagina Informazioni documento o al pannello Flussi di lavoro attivi.
2. Dal menu Azioni del flusso di lavoro, seleziona Invia e-mail ai partecipanti.
3. Nella finestra di dialogo, selezionare i destinatari dell'e-mail.
4. Nel campo Messaggio, inserisci un messaggio.
5. Per includerti come destinatario, seleziona la casella di controllo "Invia una copia a me stesso".
6. Fai clic su Invia.

Gruppi di partecipanti

Quando invii un'e-mail ai partecipanti al flusso di lavoro, potresti visualizzare i seguenti gruppi di destinatari tra cui scegliere:

• Proprietari di attività disponibili: utenti che hanno un'attività disponibile da accettare.
• Proprietari delle attività completate: Utenti che hanno completato l'attività corrente o quella precedente.
• Proprietari di attività in sospeso: utenti o gruppi che hanno accettato un'attività disponibile, ma non l'hanno ancora completata. Le task future non sono incluse.
• Proprietari di attività incomplete: utenti che non hanno ancora completato un'attività assegnata. Le task future non sono incluse.