Un flujo de trabajo multidocumento le permite enviar simultáneamente varios documentos a través de un flujo de trabajo a varios participantes.
SiteVault ofrece soporte para múltiples documentos en los siguientes flujos de trabajo:
- Leer y comprender: Envíe uno o más documentos del estudio a los miembros del equipo de investigación. Cada destinatario debe confirmar que ha leído y comprendido cada documento.
- Enviar para revisión: Envíe uno o varios documentos a sus compañeros para que puedan proporcionar comentarios utilizando la herramienta de anotación.
- Enviar para firma electrónica: Enviar uno o varios documentos a múltiples firmantes para aprobar un registro (sin supervisión de PI ).
Selección de documentos
- Inicio de flujos de trabajo desde la Biblioteca: Al iniciar un flujo de trabajo de documentos desde la Biblioteca, SiteVault incluye todos los documentos que se encuentran en la vista actual. Por ejemplo, si inicia un flujo de trabajo desde Favoritos, SiteVault incluye todos los documentos de Favoritos en el flujo de trabajo. Si realiza una búsqueda o aplica filtros antes de iniciar el flujo de trabajo, SiteVault incluye solo los documentos que coinciden con la búsqueda.
- Inicio de flujos de trabajo desde el carrito: Al iniciar un flujo de trabajo de documentos desde el carrito, SiteVault incluye todos los documentos que contiene. Esto le permite seleccionar los documentos que desea incluir en el flujo de trabajo.
Limitaciones del flujo de trabajo de múltiples documentos
- Algunos flujos de trabajo de documentos solo están disponibles en estados específicos del ciclo de vida del documento.
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No se puede iniciar un flujo de trabajo de documentos en las siguientes situaciones:
- Si alguno de los documentos seleccionados ya se encuentra en un flujo de trabajo activo
- Si se seleccionan más de 100 documentos
- Si un flujo de trabajo de documentos está asociado a un ciclo de vida específico, es posible que solo permita documentos en un estado determinado o con campos específicos configurados. No podrá iniciar el flujo de trabajo si uno o más documentos no cumplen las condiciones especificadas.
Tareas de flujo de trabajo con múltiples documentos
Iniciar un flujo de trabajo para varios documentos
- Filtrar para ver los documentos seleccionados en la Biblioteca o el Carrito.
- En el menú Acciones, seleccione Iniciar flujo de trabajo. Puede incluir hasta 100 documentos en el flujo de trabajo.
- En el cuadro de diálogo de inicio, seleccione un flujo de trabajo específico en el menú desplegable Flujo de trabajo. SiteVault solo muestra los flujos de trabajo que están activos y son válidos para los documentos seleccionados.
- Seleccione Continuar.
- Si se le solicita, proporcione una descripción. SiteVault utiliza este valor como nombre para el registro del sobre.
- Asignar destinatario(s) de la tarea.
- Si están disponibles, agregue las instrucciones de la tarea. Estas instrucciones aparecerán en las notificaciones de Todas las tareas y Mis tareas, así como en la cinta de opciones de la tarea del documento.
- Rellene los campos o variables que sean obligatorios.
- Seleccione Inicio.
Completar las tareas asignadas
Dentro de un flujo de trabajo de documentos, puede haber tareas que requieran que proporcione un veredicto para cada documento en el sobre del flujo de trabajo. Puede ver fácilmente qué documentos ha consultado en el visor de múltiples documentos. Los títulos de los documentos que aún no ha consultado aparecen en negrita, mientras que los títulos de los documentos consultados aparecen sin negrita.
- Después de iniciar un flujo de trabajo de documentos, vaya a Inicio > Mis tareas.
- Haga clic en el botón Completar o Continuar para abrir el visor del flujo de trabajo del documento.
- Si tiene una tarea disponible: En el encabezado del flujo de trabajo, haga clic en Aceptar. Tenga en cuenta que, una vez aceptada la tarea, puede hacer clic en Deshacer aceptación para liberarla. Una vez liberada, la tarea vuelve a estar disponible para cualquiera de los usuarios asignados.
- Haz clic en el botón "Completar" en el encabezado del flujo de trabajo.
- Se abrirá un cuadro de diálogo de confirmación. Revise el mensaje y haga clic en Completar para continuar.
- Si su flujo de trabajo le solicita una firma electrónica: Ingrese su nombre de usuario y contraseña para proporcionar una firma electrónica.
Vista de línea de tiempo para flujos de trabajo de documentos
La página de tareas del flujo de trabajo de documentos incluye la opción Vista de línea de tiempo para ofrecer una visión general de los eventos relacionados con el flujo de trabajo. La Vista de línea de tiempo muestra un máximo de 100 tareas.
Acceso a la vista de línea de tiempo
Para abrir esta vista dentro de una página de tareas de flujo de trabajo de documentos, haga clic en el botón Vista de línea de tiempo de la barra de herramientas de selección de diseño.
Acciones en la vista de línea de tiempo
Desde la vista de línea de tiempo, puede hacer clic en Ver informe de historial de flujo de trabajo para revisar los detalles del flujo de trabajo y la tarea mediante un informe. También puede usar los menús de Acciones en los flujos de trabajo y tareas activos para acceder a opciones relacionadas, como Cancelar flujo de trabajo, Cancelar tarea, Agregar participantes, Actualizar fecha de vencimiento y Reasignar.
Actualizar las fechas de vencimiento de las tareas
- Navegue a la vista de línea de tiempo del flujo de trabajo.
- Desde el menú Acciones de detalles de la tarea, seleccione Actualizar fecha de vencimiento de la tarea.
- En el cuadro de diálogo, seleccione una nueva fecha en el campo Fecha de vencimiento de la tarea.
- Haz clic en Actualizar.
- Vault notifica al responsable de la tarea la fecha de vencimiento actualizada.
Eliminar documentos
Al eliminar un documento de un flujo de trabajo, Vault utiliza el estado de cancelación del flujo de trabajo para moverlo al estado de ciclo de vida adecuado. Si el sobre contiene un solo documento, no se puede eliminar.
- Coloque el cursor sobre el nombre del documento en la lista que aparece en el lado izquierdo del visor.
- Haz clic en el icono X.
- En la ventana de confirmación, haga clic en Continuar para confirmar. Esta acción es irreversible.
Cancelar flujos de trabajo
En ocasiones, es necesario detener un flujo de trabajo activo y eliminar todas las tareas pendientes de las listas de participantes. Al cancelar un flujo de trabajo, su contenido vuelve al estado en que se encontraba antes de su inicio.
- Navegue a Inicio > Flujos de trabajo activos o a la vista Cronología del flujo de trabajo.
- Haz clic en el menú Acciones y selecciona Cancelar flujo de trabajo.
- Si se le solicita, proporcione un comentario sobre la cancelación.
- En el cuadro de diálogo, haga clic en Continuar.
Reemplazar al propietario del flujo de trabajo
Si dispone de los permisos necesarios, puede reemplazar al propietario de un flujo de trabajo activo. Vault reasigna todas las tareas actuales que estaban asignadas al grupo de participantes Propietario del flujo de trabajo al nuevo propietario, y todas las tareas futuras se asignarán a este último.
- Desde el menú Acciones del flujo de trabajo, seleccione Reemplazar propietario del flujo de trabajo.
- En el cuadro de diálogo, seleccione un usuario para reemplazar al propietario actual del flujo de trabajo. Solo los usuarios con permisos para iniciar este tipo de flujo de trabajo están disponibles como propietarios de reemplazo.
- Haz clic en Enviar.
Participantes del flujo de trabajo de correo electrónico
Esta acción le permite enviar un correo electrónico a uno o varios participantes del flujo de trabajo para recordarles las fechas de vencimiento de las tareas que se aproximan o que ya han vencido, o para notificarles los cambios en el flujo de trabajo.
- Navegue a Inicio > Flujos de trabajo activos, a la vista de línea de tiempo de la página Información del documento o al panel Flujos de trabajo activos.
- En el menú Acciones del flujo de trabajo, seleccione Enviar correo electrónico a los participantes.
- En el cuadro de diálogo, seleccione los destinatarios del correo electrónico.
- En el campo Mensaje, escriba un mensaje.
- Para incluirte como destinatario, marca la casilla "Enviarme una copia".
- Haz clic en Enviar.
Grupos de participantes
Al enviar correos electrónicos a los participantes del flujo de trabajo, es posible que vea los siguientes grupos de destinatarios disponibles para su selección:
- Propietarios de tareas disponibles: Usuarios que tienen una tarea disponible para aceptar.
- Propietarios de tareas completadas: Usuarios que han completado la tarea actual o la anterior.
- Responsables de tareas pendientes: Usuarios o grupos que han aceptado una tarea disponible, pero aún no la han completado. Las tareas futuras no están incluidas.
- Usuarios con tareas incompletas: Usuarios que aún no han completado una tarea asignada. Las tareas futuras no se incluyen.
