Si el participante o firmante no recibe el correo electrónico, es posible que sea incorrecto en SiteVault o que se haya producido un error. Para solucionar este problema, siga uno de los pasos a continuación, según el estado del formulario de eConsent. Puede determinar el estado consultando el campo "Estado del eConsent de Veeva " en los documentos ICF firmados que se crearon para el participante.

• Entregado: Si el estado es "Entregado", verifique que la dirección de correo electrónico en el historial del paciente del participante o en el historial del firmante sea correcta. Realice una de las siguientes acciones según si el correo electrónico es correcto:
• Incorrecto: Si la dirección de correo electrónico es incorrecta, corríjala, cancele los formularios de eConsent enviados y vuelva a eConsent. Consulte los siguientes temas de ayuda para obtener más información:
  • Manejo de pacientes
  • Gestión de participantes del estudio
  • Cancelación de formularios de eConsent
  • Participantes que consienten
• Correcto: Si el correo electrónico es correcto, pídale al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera. Si el usuario tiene una dirección de correo electrónico alternativa, también puede completar los pasos del punto "Incorrecto" mencionado anteriormente para reenviar los ICFs a otra dirección de correo electrónico.
• No entregado: Si el estado es distinto de "Entregado", espere una hora y vuelva a comprobarlo. Si después de una hora el estado sigue sin ser "Entregado", contacte con Veeva y revisaremos los registros para detectar errores. Recomendamos esperar una hora, ya que el sistema SiteVault añade el documento a una cola para reintentarlo al principio de la siguiente hora si la operación falla en SiteVault.

Consulte la página de Formularios de eConsent de seguimiento para obtener más información sobre los estados.

Pida al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera. Si no configuró su contraseña ni inició sesión antes de eliminar el correo electrónico, puede cancelar y reenviar el formulario de eConsent; recibirá un nuevo correo electrónico.

Si registraron su cuenta, pero no firmaron ni rechazaron los formularios, también puede pedirles que inicien sesión directamente en https://patients.myveeva.com/ o en las aplicaciones MyVeeva for Patients Android o iOS. Los formularios sin completar se mostrarán en la página de Tareas al iniciar sesión.

Asegúrese de que el usuario cumpla con los requisitos de contraseña que se muestran en la página de registro y explíquele qué son los caracteres especiales si no está seguro. También puede pedirle que compruebe que no tenga activada la tecla Bloq Mayús.

Consulte la página de Registro e inicio de sesión en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios establecen contraseñas.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

1. Pídale al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera.
2. Si no encuentran el correo electrónico, asegúrese de tener la dirección correcta en el historial del paciente o del firmante. De lo contrario, actualice el historial y reenvíe el formulario de eConsent.
3. Si aún no recibe el correo electrónico, comuníquese con Veeva y verificaremos los registros para detectar errores.

Aunque lo más probable es que otra persona haya ingresado accidentalmente una dirección de correo electrónico incorrecta al intentar restablecer su propia contraseña, pídale al usuario que restablezca su contraseña para ser más precavido y evitar perder el acceso a su cuenta.

Consulte la página de Registro e inicio de sesión en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios restablecen sus contraseñas.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

• Correo electrónico correcto: verifique que el usuario esté usando la misma dirección de correo electrónico que el personal del sitio ingresó en el registro del paciente o firmante en SiteVault y para la cual registró su cuenta.
• Contraseña correcta: Verifique que el usuario no tenga activada la tecla Bloq Mayús y ayúdelo a restablecer su contraseña si es necesario.
• Dirección web correcta: Verifique que el usuario esté intentando iniciar sesión en la dirección regional correcta de MyVeeva for Patients. Si intenta iniciar sesión en la región de la UE con una dirección de correo electrónico registrada solo para la región de EE. UU., por ejemplo, verá un mensaje de error. Puede introducir su dirección de correo electrónico en https://patients.myveeva.com/ y ser redirigido a la dirección regional correcta de su cuenta, o puede acceder directamente a la dirección regional. Actualmente, se admiten las siguientes regiones:
• APAC: pacientes-ap.myveeva.com
• UE: patients-eu.myveeva.com
• EE. UU.: patients-us.myveeva.com

Consulte la página de Registro e inicio de sesión en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios inician sesión y restablecen contraseñas.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

1. Verifique que el usuario tenga señal celular, tenga habilitados los SMS y no tenga su teléfono en modo avión.
2. Si el usuario no ha registrado una cuenta, verifique que el número de teléfono móvil correcto esté ingresado en el registro del paciente o firmante en SiteVault.
3. Si el número de teléfono registrado en SiteVault es incorrecto, actualice el registro del usuario, cancele los formularios de eConsent y reenvíelos. Consulte los siguientes temas de ayuda para obtener más información:
   • Manejo de pacientes
   • Gestión de participantes del estudio
   • Cancelación de formularios de eConsent
   • Participantes que consienten
4. Si el usuario ha registrado una cuenta, verifique que el número de teléfono en la configuración de su cuenta sea correcto y actual.
5. Asegúrese de que el usuario haya intentado recibir el código mediante una llamada telefónica y un mensaje de texto. También puede solicitar un mensaje de texto y una llamada de voz adicionales.
6. Comuníquese con Veeva y verificaremos los registros para detectar errores.

Pídale al usuario que hable con un miembro del personal del sitio que pueda explicarle el contenido del ICF.

Indique al usuario cómo ampliar la imagen con su navegador. Las aplicaciones web y para iOS de MyVeeva for Patients también son compatibles con lectores de pantalla. Además, la aplicación web de MyVeeva for Patients admite la navegación con el teclado.

Pida al usuario que regrese a la página "Tareas" y complete los formularios de consentimiento disponibles en la parte superior de la página. Esto le permitirá completar los formularios posteriores. Los usuarios deben completar los formularios en el orden de firma especificado en el editor de eConsent.

Consulte la sección Solicitar una orden de firma en la Ayuda de operaciones clínicas para obtener más información sobre la orden de firma para los formularios de eConsent.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

• Explique al usuario cómo determinar qué secciones están incompletas mediante el índice. Si el usuario usa un dispositivo móvil o una pantalla pequeña, debe seleccionar el botón Índice para verlo.
• Pida al usuario que se asegure de haber visto cada sección y respondido las preguntas requeridas. Las secciones completadas tienen una marca de verificación verde junto a ellas en el índice. Además, cuando el usuario intenta hacer clic en el campo de firma antes de completar todas las secciones, las secciones incompletas se resaltan con un borde naranja en el índice.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

• Explique al usuario que puede tomar unos momentos enviar el formulario desde MyVeeva for Patients al sistema del sitio.
• Pídale al usuario que actualice su navegador, cierre la sesión y vuelva a iniciarla. Si el documento se envió correctamente, debería poder ver el documento firmado.
• Verifique si el ICF firmado se recibió en SiteVault.

Consulte los documentos en el sitio web de ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información.

Solicite al usuario que vuelva a iniciar sesión en https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients monitorea el progreso del usuario en sus documentos incompletos, para que pueda revisarlos y firmarlos fácilmente.

Los usuarios deberán comunicarse con el sitio del estudio para informarles.

El personal del centro puede reenviar la misma versión o enviar una nueva versión del ICF en blanco al participante y a sus firmantes. Consulte la sección "Tramitación de formularios de eConsent rechazados" para obtener más información.

El usuario puede seleccionar el botón Descargar PDF en la esquina superior derecha en los documentos completados o no completados para descargar un formulario y puede utilizar la funcionalidad de su navegador o dispositivo para imprimirlo.

Consulte la página Documentos en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información.

Compare la versión actual del ICF en blanco en SiteVault con la versión en ICF que el usuario firmó previamente mediante la función de comparación de versiones de Vault. Puede determinar la versión en blanco del ICF que el usuario firmó previamente consultando la sección "Versión aprobada del ICF" en la información del documento del ICF previamente firmado.

Consulte el tema de ayuda Seguimiento de ICFs firmados y versiones aprobadas para obtener más información.

Actualmente, MyVeeva for Patients solo reconoce los enlaces para unirse a reuniones virtuales de Meet, Skype, Teams y Zoom. Si programa una visita virtual con otra plataforma, esta aparecerá en el calendario del usuario como presencial. Puede seleccionar el enlace para unirse a la reunión virtual en los detalles de la visita para unirse a la reunión en el momento oportuno. Consulte el tema de ayuda " Crear visitas para participantes del estudio" en la Ayuda de SiteVault.

Si su sitio utiliza una plataforma de reunión virtual diferente y desea que MyVeeva for Patients admita, comuníquese con el soporte de Veeva.

Verifique que programó la visita e invitó al participante al alias de calendario de MyVeeva. Si el problema persiste, siga estos pasos para resolverlo:

1. Verifique que haya ingresado correctamente el alias del calendario MyVeeva del usuario cuando creó la visita en su plataforma de calendario digital.
2. Verifique que haya ingresado correctamente la fecha, hora y descripción de la visita en su calendario digital. Si la visita es virtual, asegúrese de incluir el enlace para unirse a la reunión virtual.
3. Si el problema persiste, cree una nueva visita o comuníquese con el soporte de Veeva para obtener ayuda.

Los usuarios deberán comunicarse con el sitio del estudio para informarles.

El personal del centro puede reenviar la misma versión o enviar una nueva versión del ICF en blanco al participante y a sus firmantes. Consulte la página "Tramitación de formularios de eConsent rechazados" para obtener más información.

Los participantes deben comunicarse con el sitio del estudio para solicitar el retiro.

El centro debe seguir su procedimiento operativo estándar (POE) vigente para retirar a un participante de un estudio en SiteVault. Si un participante o sus firmantes tienen formularios de eConsent pendientes sin completar, el centro debe cancelarlos. No se puede cancelar un formulario de eConsent eConsent en MyVeeva for Patients.

Si un usuario desea eliminar su cuenta de MyVeeva for Patients, el sitio debe contactar a Veeva. De lo contrario, puede mantener su cuenta activa para ver sus documentos y posiblemente usarla para otros estudios en el futuro. Las cuentas de MyVeeva for Patients pueden usarse para varios sitios y estudios.

Pídale al usuario que se comunique con el equipo de seguridad de Veeva en security@veeva.com.