Si el participante o el firmante no recibe el correo electrónico, es posible que el correo electrónico sea incorrecto en SiteVault o que se haya producido un error. Para resolver este problema, complete uno de los pasos que se indican a continuación, según el estado del formulario de eConsent. Puede determinar el estado consultando el campo Estado del eConsent de Veeva en los documentos ICF firmados que se crearon para el participante.

• Entregado: si el estado es Entregado, verifique que la dirección de correo electrónico en el registro de paciente del participante o en el registro de firmante del firmante sea correcta. Complete una de las siguientes acciones según si el correo electrónico es correcto:
• Incorrecto: si la dirección de correo electrónico es incorrecta, corríjala, cancele los formularios de eConsent que envió y vuelva a eConsent. Consulte los siguientes temas de ayuda para obtener más información:
  • Manejo de pacientes
  • Gestión de los participantes del estudio
  • Cancelación de formularios de eConsent
  • Participantes que dan su consentimiento
• Correcto: si el correo electrónico es correcto, pídale al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera. Si el usuario tiene una dirección de correo electrónico alternativa, también puede completar los pasos del elemento Incorrecto anterior para volver a enviar los ICFs a una dirección de correo electrónico diferente.
• No entregado: si el estado es distinto de Entregado, espere una hora y vuelva a verificar. Si el estado sigue sin ser Entregado después de una hora, comuníquese con Veeva y verificaremos los registros para ver si hay errores. Le recomendamos esperar una hora porque el sistema SiteVault agrega el documento a una cola para volver a intentarlo al comienzo de la siguiente hora si la operación falla en SiteVault.

Consulte la página de Formularios de eConsent de seguimiento para obtener más información sobre los estados.

Pídele al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera. Si no configuró su contraseña ni inició sesión antes de eliminar el correo electrónico, puedes cancelar y volver a enviar el formulario de eConsent y recibirá un nuevo correo electrónico.

Si registraron su cuenta pero no firmaron ni rechazaron los formularios, también puede pedirles que inicien sesión directamente en https://patients.myveeva.com/ o en las aplicaciones MyVeeva for Patients Android o iOS. Los formularios que no completaron se mostrarán en la página Tareas cuando inicien sesión.

Asegúrese de que el usuario cumpla con los requisitos de contraseña que se muestran en la página de registro y explíquele qué son los caracteres especiales si no está seguro. También puede pedirle que compruebe que la tecla mayúscula no esté activada.

Consulte la página de Registro e inicio de sesión en el sitio web de ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios establecen contraseñas.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

1. Pídale al usuario que revise su carpeta de correo no deseado y la papelera.
2. Si no pueden encontrar el correo electrónico, asegúrese de que la dirección de correo electrónico que figura en el registro del paciente o del firmante sea correcta. De lo contrario, actualice el registro y vuelva a enviar el formulario de eConsent.
3. Si aún no recibe el correo electrónico, comuníquese con Veeva y verificaremos los registros para detectar errores.

Aunque lo más probable es que otra persona haya ingresado accidentalmente una dirección de correo electrónico incorrecta al intentar restablecer su propia contraseña, solicite al usuario que restablezca su contraseña para ser más precavido y evitar perder el acceso a su cuenta.

Consulte la página de Registro e inicio de sesión en el sitio web de ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios restablecen sus contraseñas.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

• Correo electrónico correcto: Verifique que el usuario esté usando la misma dirección de correo electrónico que el personal del sitio ingresó en el registro del paciente o firmante en SiteVault y para la cual registró su cuenta.
• Contraseña correcta: Verifique que el usuario no tenga activada la tecla Bloq Mayús y ayúdelo a restablecer su contraseña si es necesario.
• Dirección web correcta: verifique que el usuario esté intentando iniciar sesión en la dirección regional correcta de MyVeeva for Patients. Si intenta iniciar sesión en la región de la UE con una dirección de correo electrónico registrada solo para la región de EE. UU., por ejemplo, verá un mensaje de error. Puede ingresar su dirección de correo electrónico en https://patients.myveeva.com/ y ser redirigido a la dirección regional correcta para su cuenta, o puede ir directamente a la dirección regional. Actualmente, se admiten las siguientes regiones:
• APAC: pacientes-ap.myveeva.com
• UE: patients-eu.myveeva.com
• Estados Unidos: patients-us.myveeva.com

Consulte la página de Registro e inicio de sesión en el sitio web de ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información sobre cómo los usuarios inician sesión y restablecen contraseñas.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

1. Verifique que el usuario tenga señal celular, tenga habilitados los SMS y no tenga su teléfono en modo avión.
2. Si el usuario no ha registrado una cuenta, verifique que el número de teléfono móvil correcto esté ingresado en el registro del paciente o firmante en SiteVault.
3. Si el número de teléfono no es correcto en el registro de SiteVault, actualice el registro del usuario, cancele los formularios de eConsent y vuelva a enviarlos. Consulte los siguientes temas de ayuda para obtener más información:
   • Manejo de pacientes
   • Gestión de los participantes del estudio
   • Cancelación de formularios de eConsent
   • Participantes que dan su consentimiento
4. Si el usuario ha registrado una cuenta, verifique que el número de teléfono en la configuración de su cuenta sea correcto y esté actualizado. Consulte la página Configuración de la cuenta en la Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información.
5. Asegúrese de que el usuario haya intentado recibir el código mediante una llamada telefónica y un mensaje de texto. El usuario también puede solicitar un mensaje de texto y una llamada de voz más.
6. Comuníquese con Veeva y verificaremos los registros para detectar errores.

Pídale al usuario que hable con un miembro del personal del sitio que pueda explicarle el contenido del ICF.

Instruya al usuario sobre cómo hacer zoom con su navegador. Las aplicaciones web y para iOS de MyVeeva for Patients también admiten lectores de pantalla. Además, la aplicación web de MyVeeva for Patients admite la navegación con teclado.

Pídale al usuario que regrese a la página Tareas y complete los formularios de consentimiento disponibles que se encuentran en la parte superior de la página. Esto le permitirá completar los formularios posteriores. Los usuarios deben completar los formularios en el orden de firma especificado en el editor de eConsent.

Consulte la sección Solicitar una orden de firma en la Ayuda de operaciones clínicas para obtener más información sobre la orden de firma para los formularios de eConsent.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

• Explíquele al usuario cómo determinar qué secciones están incompletas utilizando la tabla de contenidos. Si el usuario está en un dispositivo móvil o en una pantalla más pequeña, debe seleccionar el botón Tabla de contenidos para verla.
• Pídale al usuario que se asegure de haber visto cada sección y respondido las preguntas requeridas. Las secciones completadas tienen una marca de verificación verde junto a ellas en la tabla de contenido. Además, cuando el usuario intenta hacer clic en el campo de firma antes de completar todas las secciones, mostramos las secciones incompletas con un borde naranja en la tabla de contenido.

Consulte la página de Formularios de consentimiento en el sitio web de ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información.

Complete los siguientes pasos para resolver este problema:

• Explique al usuario que puede tomar unos minutos enviar el formulario desde MyVeeva for Patients al sistema del sitio.
• Pídale al usuario que actualice su navegador, cierre la sesión y vuelva a iniciarla. Si el documento se envió correctamente, debería poder ver el documento firmado.
• Verifique si el ICF firmado se recibió en SiteVault.

Consulte las páginas de Formularios y Documentos de Consentimiento en el sitio web de Ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información.

Pídale al usuario que vuelva a iniciar sesión en https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients realiza un seguimiento del progreso del usuario en sus documentos incompletos, para que pueda volver a revisarlos y firmarlos fácilmente.

Consulte la página de Formularios de consentimiento en el sitio web de ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información.

Los usuarios deberán comunicarse con el sitio del estudio para informarles.

El personal del centro puede volver a enviar la misma versión o enviar una nueva versión del ICF en blanco al participante y a sus firmantes. Consulte la sección Procesamiento de formularios de eConsent rechazados para obtener más información.

El usuario puede seleccionar el botón Descargar PDF en la esquina superior derecha de los documentos completados o incompletos para descargar un formulario y puede utilizar la funcionalidad de su navegador o dispositivo para imprimirlo.

Consulte la página de Documentos en el sitio web de ayuda de MyVeeva for Patients para obtener más información.

Compare la versión actual del ICF en blanco en SiteVault con la versión del ICF en blanco que el usuario firmó anteriormente mediante la función de comparación de versiones de Vault. Puede determinar la versión del ICF en blanco que el usuario firmó anteriormente consultando la sección Versión del ICF aprobada de la información del documento del ICF firmado anteriormente.

Consulte el tema de ayuda Seguimiento de ICFs firmados y versiones aprobadas para obtener más información.

Actualmente, MyVeeva for Patients solo reconoce los enlaces para unirse a reuniones virtuales de Meet, Skype, Teams y Zoom. Si programa una visita virtual mediante una plataforma de reuniones virtuales diferente, la visita aparece en el calendario del usuario como una visita en persona. Puede seleccionar el enlace para unirse a la reunión virtual en los detalles de la visita para unirse a la reunión en el momento adecuado. Consulte Visitas en la Ayuda de MyVeeva for Patients o el tema de ayuda Creación de visitas para participantes del estudio en la Ayuda de SiteVault.

Si su sitio utiliza una plataforma de reuniones virtuales diferente y desea que MyVeeva for Patients sea compatible, comuníquese con el soporte de Veeva.

Verifique que programó la visita e invitó al participante al alias de calendario MyVeeva. Si el problema persiste, complete los siguientes pasos para resolverlo:

1. Verifique que haya ingresado correctamente el alias de calendario MyVeeva del usuario cuando creó la visita en su plataforma de calendario digital.
2. Verifique que haya ingresado la fecha, la hora y la descripción correctas para la visita en su plataforma de calendario digital. Si la visita es virtual, asegúrese de incluir el enlace para unirse a la reunión virtual.
3. Si el problema persiste, cree una nueva visita o comuníquese con el soporte de Veeva para obtener ayuda.

Los usuarios deberán comunicarse con el sitio del estudio para informarles.

El personal del centro puede volver a enviar la misma versión o enviar una nueva versión del ICF en blanco al participante y a sus firmantes. Consulte la página Procesamiento de formularios de eConsent rechazados para obtener más información.

Los participantes deben comunicarse con el sitio del estudio para solicitar el retiro.

El sitio debe seguir su procedimiento operativo estándar (SOP) existente para retirar a un participante de un estudio en SiteVault. Si un participante o sus firmantes tienen formularios de eConsent pendientes sin completar, el sitio debe cancelar dichos eConsent. No se puede cancelar un formulario de eConsent que se haya completado en MyVeeva for Patients.

Si un usuario desea eliminar su cuenta de MyVeeva for Patients, el sitio debe comunicarse con Veeva. De lo contrario, el usuario puede mantener su cuenta activa para poder ver sus documentos existentes y posiblemente usar la cuenta para otros estudios en el futuro. Las cuentas de MyVeeva for Patients se pueden usar para varios sitios y estudios.

Pídale al usuario que se comunique con el equipo de seguridad de Veeva a security@veeva.com.