Basisrapportopties
In het eerste scherm voor het maken van een rapport bepalen de opties die u selecteert welke resultaten in uw rapport verschijnen en hoe het rapport wordt opgemaakt.
Rapporttype
Het rapporttype bepaalt de 'rapportageobjecten' voor het nieuwe rapport. 'Document' betekent bijvoorbeeld dat uw rapport alleen documenten zal weergeven, terwijl 'Product met campagne' betekent dat uw rapport zowel product- als campagnegegevens zal weergeven.
Documenttype
Door een documenttype te selecteren op de pagina 'Rapport maken', kunt u:
- Beperk de documenten in het rapport tot alleen die met het opgegeven documenttype, subtype of classificatie. Dit kunt u ook doen door filters aan te maken in de rapportgenerator.
- Hiermee worden de documentvelden die als kolommen, filters, enz. kunnen worden geselecteerd, beperkt. Zonder een geselecteerd documenttype zijn alle documentvelden beschikbaar. Met een geselecteerd documenttype zijn alleen de velden beschikbaar die zijn gedefinieerd voor het geselecteerde type en de bijbehorende subtypes of classificaties.
Inclusief eerdere documentversies
Standaard bevatten rapporten alleen de meest recente versie van een document, met één regel per document. Door het selectievakje ' Eerdere documentversies opnemen' aan te vinken, worden alle eerdere versies van een document opgenomen.
Rapportindeling
Het rapportformaat bepaalt of een rapport in tabelvorm of in matrixvorm is weergegeven:
- Tabelrapporten tonen individuele records in rapportrijen en kunnen veel kolommen bevatten, bijvoorbeeld een lijst van sites per onderzoek, met site zoals status en locatie.
- Matrixrapporten groeperen op waarden voor de geselecteerde velden in zowel kolommen als rijen en voeren een samenvattende berekening uit in de cellen, bijvoorbeeld een gemiddelde MLR-beoordelingstijd per coördinator en subtype.
Speciale rubrieken
De meeste kolommen gebruiken eenvoudigweg document- of objectvelden, maar sommige kolommen bevatten statistieken die specifiek zijn voor rapporten. Deze zijn alleen beschikbaar in tabelvormige rapporten.
Kolommen met het aantal records
Tabelrapporten bieden 'aantal'-kolommen voor elk rapportageobject, bijvoorbeeld ' Aantal documenten'. U kunt een aantal weergeven als een getal of als een percentage van het totaal. In een rapport dat documenten groepeert op product, kunt u bijvoorbeeld het percentage documenten per product weergeven ten opzichte van het totale aantal documenten in het rapport.
Aantal unieke records
Standaard toont SiteVault dubbele records en telt deze mee in het totaal aantal records. Dubbele records verschijnen in rapporten met meerdere objecten en in weergaven waarin meerdere objecten of records dezelfde identificatiecode gebruiken. Als u rijen in een tabelrapport groepeert, kunt u ervoor kiezen om het aantal unieke records weer te geven. Selecteer in de rapporteditor de vervolgkeuzelijst Functie in de kolom ID en selecteer Uniek aantal. U kunt het aantal unieke records weergeven als getallen of percentages. U kunt ook sorteren op het aantal unieke records.
Actiekolommen
In sommige rapporten kunt u een kolom 'Actie' toevoegen. Hiermee kunnen gebruikers van het rapport verschillende acties uitvoeren vanuit het rapport zelf.
Acties waarvoor de rapportkijker geen toegang heeft, worden niet weergegeven in het menu 'Acties'. Het menu 'Acties' zelf wordt echter altijd weergegeven, tenzij de workflow is voltooid voor workflowrapporten of de taak is voltooid voor rapporten met de status 'Gelezen en begrepen'.
Werkstroomacties
In workflowrapporten toont het menu Acties dezelfde opties als de pagina Actieve workflows of het paneel Actieve workflows, bijvoorbeeld Deelnemers toevoegen voor workflows of Taken opnieuw toewijzen.
De configuratie van het rapport bepaalt welke acties zichtbaar zijn: als de rij in het rapport geen informatie op taakniveau bevat, toont het menu 'Acties' alleen workflowopties.
Formulevelden
Met formulevelden kunt u formules definiëren in uw rapporten. Net als bij het maken van een formuleveld voor objecten, kunt u kiezen uit een volledige lijst met objecten in het rapport.
Houd er rekening mee dat formulevelden momenteel alleen beschikbaar zijn in tabelrapporten. Voorwaardelijke velden en matrixrapporten worden momenteel niet ondersteund.
Je kunt formulevelden als kolommen aan je rapport toevoegen en formules gebruiken voor groepering, sortering en filtering.
- Selecteer onder Formulevelden de optie Formuleveld maken .
- Selecteer een object.
- Voer een label in.
- Selecteer een retourtype.
- Voer een maximale lengte in.
- Voer een formule-uitdrukking in.
- Klik op 'Syntaxis controleren'. SiteVault laat je dan weten of je expressie geldig is.
- Klik op Opslaan.
Om een formuleveld te bewerken of te verwijderen, klikt u op het label van de formule.
Voorwaardelijke velden
Met voorwaardelijke velden kunt u labels instellen op basis van andere veldwaarden. Het voorwaardelijke veld 'Statusgroep' kan bijvoorbeeld kijken naar de documentstatus voor documenten met verschillende levenscycli en deze statussen groeperen: 'Voltooid ' voor 'Goedgekeurd', 'Goedgekeurd voor gebruik ', ' Goedgekeurd voor distributie' en 'In behandeling' voor 'In afwachting van beoordeling', 'In beoordeling', ' In goedkeuring', enzovoort. U kunt het voorwaardelijke veld vervolgens gebruiken voor groepering of als kolom in een tabelrapport. U kunt voorwaardelijke velden niet gebruiken als filters in het rapport.
- Selecteer onder Voorwaardelijke velden de optie Voorwaardelijk veld maken.
- Voer een label in voor het voorwaardelijke veld.
- Klik op Categorie aanmaken.
- Selecteer een veld, operator en waarde. Houd er rekening mee dat 'gelijk aan' slechts op één veld van toepassing is, terwijl u met 'In' meerdere velden kunt selecteren.
- Selecteer een kleur voor het label met behulp van het kleurenpalet. Deze kleur wordt gebruikt om kolommen, balken en taartpunten in het dashboard te kleuren.
- Optioneel: Definieer indien nodig meerdere voorwaarden door op 'Voorwaarde toevoegen' te klikken. U kunt maximaal vijf voorwaarden per categorie hebben.
- Optioneel: Definieer indien nodig meerdere categorieën door op 'Categorie aanmaken' te klikken.
- Vul de standaardcategorie in. Als aan geen van de andere voorwaarden is voldaan, worden het standaardlabel en de standaardkleur van de categorie gebruikt.
- Klik op Opslaan.
Rapporten evalueren categorieën in volgorde. Als een record voldoet aan de voorwaarden in de eerste categorie, past SiteVault het label van die eerste categorie toe. Als een record niet aan de voorwaarden voldoet, evalueert SiteVault de volgende categorie. De standaardcategorie wordt toegepast op records die aan geen van de voorwaarden voldoen.
Filter- en kolomaliassen inschakelen
Door het selectievakje 'Filter- en kolomaliassen inschakelen' aan te vinken, kunt u aliassen instellen die worden weergegeven voor kolommen (alleen in tabellen) en filters in de rapportviewer en in het geëxporteerde rapport. Met deze optie kunt u ook de kolom 'Naam' voor elk rapportageobject verwijderen. Aliassen zijn met name handig voor rapporten die worden verzonden naar regelgevende instanties die specifieke naamgevingsconventies voor kolommen en filters verwachten.
Rapportaanwijzingen combineren
Door het selectievakje 'Rapportprompts combineren' in te schakelen onder 'Geavanceerde opties' kan SiteVault rapportprompts met hetzelfde object, label, operator en gegevenstype combineren tot één prompt. Dit vereenvoudigt repetitieve filters in complexe tabelrapporten. Het combineren van rapportprompts heeft geen invloed op de rapportfilters of de voorpagina van het geëxporteerde rapport.
Rapporten op de achtergrond uitvoeren
Bij het maken of bewerken van een rapport kunt u ervoor kiezen om het rapport op de achtergrond uit te voeren. SiteVault laat u weten wanneer de rapportresultaten gereed zijn, zodat u kunt doorwerken terwijl het rapport wordt uitgevoerd. U kunt op de link in de melding klikken om de resultaten te bekijken.
U kunt een rapport op de achtergrond uitvoeren vanaf de pagina Rapporten of vanaf de pagina voor het bewerken van rapporten. Selecteer op de pagina Rapporten het menu Acties naast de rapportnaam en kies vervolgens Uitvoeren op de achtergrond. Selecteer op de pagina voor het bewerken van rapporten Uitvoeren en vervolgens Uitvoeren op de achtergrond.
Beperkingen
De volgende beperkingen zijn van toepassing op rapporten die op de achtergrond worden uitgevoerd:
- Je kunt maximaal vijf rapporten tegelijk op de achtergrond uitvoeren.
- Rapporten verlopen na twee uur.
- Resultaten worden 35 dagen in de cache bewaard. De opgeslagen resultaten zijn gebruikersspecifiek.
