---

Basisrapportopties

In het eerste scherm voor het maken van een rapport bepaalt u met de opties die u selecteert welke resultaten in uw rapport worden weergegeven en welke opmaak het rapport heeft.

Rapporttype

Rapporttype bepaalt de 'rapportageobjecten' voor het nieuwe rapport. Document betekent bijvoorbeeld dat uw rapport alleen naar documenten kijkt, terwijl Product met Campagne betekent dat uw rapport zowel Product- als Campagne-records bekijkt. Lees meer over rapporttypen.

Documenttype

Door een documenttype te selecteren op de pagina Rapport maken, kunt u:

• Beperk de documenten in het rapport tot alleen documenten met het opgegeven documenttype, subtype of classificatie. U kunt dit ook doen door filters te maken in de rapportbuilder.
• Beperkt de beschikbare documentvelden voor selectie als kolommen, filters, enz. Zonder geselecteerd documenttype zijn alle documentvelden beschikbaar. Met geselecteerd documenttype zijn alleen velden beschikbaar die zijn gedefinieerd voor het geselecteerde type en de bijbehorende subtypen of classificaties.

Inclusief eerdere documentversies

Standaard bevatten rapporten alleen de laatste versie van een document, met één regel per document. Als u het selectievakje 'Eerdere documentversies opnemen' inschakelt, worden alle eerdere versies van een document opgenomen.

Rapportformaat

Het rapportformaat bepaalt of een rapport in tabelvorm of matrixvorm is:

• In tabelvorm worden afzonderlijke records in rapportrijen weergegeven en kunnen meerdere kolommen bevatten, bijvoorbeeld een lijst met locaties per onderzoek, met locatiedetails zoals Status en Locatie.
• Matrixrapporten worden gegroepeerd op waarden voor de geselecteerde velden in zowel kolommen als rijen en voeren een samenvattende berekening uit in de cellen, bijvoorbeeld een gemiddelde MLR-beoordelingstijd per coördinator en subtype.

Speciale kolommen

De meeste kolommen gebruiken simpelweg document- of objectvelden, maar sommige kolommen bevatten specifieke statistieken voor rapporten. Deze zijn alleen beschikbaar in tabelrapporten.

Kolommen met recordtelling

Tabellarische rapporten bieden kolommen met aantallen voor elk rapportageobject, bijvoorbeeld Aantal documenten. U kunt een telwaarde weergeven als een getal of een percentage van het totaal. In een rapport waarin documenten per product worden gegroepeerd, kunt u bijvoorbeeld het percentage documenten per product weergeven ten opzichte van het totale aantal documenten in het rapport.

Verschillende recordaantallen

Standaard geeft SiteVault dubbele records weer en worden deze opgenomen in de totale aantallen. Dubbele records verschijnen in rapporten met meerdere objecten en weergaven waarin meerdere objecten of records dezelfde identificatiecode gebruiken. Als u rijen in een tabelrapport groepeert, kunt u ervoor kiezen om afzonderlijke recordaantallen te bekijken. Selecteer in de rapporteditor de vervolgkeuzelijst Functie in de kolom ID en selecteer 'Afzonderlijk aantal'. U kunt afzonderlijke aantallen weergeven als getallen of percentages. U kunt ook sorteren op een afzonderlijk aantal.

Actiekolommen

In sommige rapporten kunt u de kolom Actie toevoegen. Hierdoor hebben gebruikers vanuit het rapport toegang tot verschillende acties.

Acties waartoe de rapportviewer geen toegangsrechten heeft, worden niet weergegeven in het menu Acties. Het menu Acties wordt echter altijd weergegeven, tenzij de werkstroom voor werkstroomrapporten is voltooid of de taak voor gelezen en begrepen rapporten is voltooid.

Workflowacties

In werkstroomrapporten worden in het menu Acties dezelfde opties weergegeven als op de pagina Actieve werkstromen of in het deelvenster Actieve werkstroom, bijvoorbeeld Deelnemers toevoegen aan werkstromen of Taken opnieuw toewijzen.

De configuratie van het rapport bepaalt welke acties zichtbaar zijn: als de rij in het rapport geen informatie op taakniveau bevat, worden in het menu Acties alleen de workflowopties weergegeven.

Formulevelden

Met formulevelden kunt u formules in uw rapporten definiëren. Net als bij het maken van een objectformuleveld kunt u een keuze maken uit een volledige lijst met objecten in het rapport.

Houd er rekening mee dat formulevelden momenteel alleen beschikbaar zijn in tabelrapporten. Voorwaardelijke velden en matrixrapporten worden momenteel niet ondersteund.

U kunt formulevelden als kolommen toevoegen aan uw rapport en formules gebruiken voor groeperen, sorteren en filteren.

1. Selecteer onder Formulevelden de optie Formuleveld maken .
2. Selecteer een object.
3. Voer een label in.
4. Selecteer een retourtype.
5. Voer een maximale lengte in.
6. Voer een formule-expressie in.
7. Klik op Syntaxis controleren. SiteVault laat u weten of uw expressie geldig is.
8. Klik op Opslaan.

Als u een formuleveld wilt bewerken of verwijderen, klikt u op het formulelabel.

Voorwaardelijke velden

Met voorwaardelijke velden kunt u labels instellen op basis van andere veldwaarden. Het voorwaardelijke veld Statusgroep kan bijvoorbeeld de documentstatus bekijken voor documenten met verschillende levenscycli en die statussen groeperen: het label Voltooid voor Goedgekeurd, Goedgekeurd voor gebruik, Goedgekeurd voor distributie en In uitvoering voor In afwachting van beoordeling, In beoordeling, In goedkeuring, enz. U kunt het voorwaardelijke veld vervolgens gebruiken voor groepering of als kolom in een tabelrapport. U kunt voorwaardelijke velden niet als filters in het rapport gebruiken.

1. Selecteer onder Voorwaardelijke velden de optie Voorwaardelijk veld maken.
2. Voer een label in voor het voorwaardelijke veld.
3. Klik op Categorie maken.
4. Selecteer een veld, operator en waarde. Houd er rekening mee dat equals slechts in één veld mag voorkomen, terwijl u met In meerdere velden kunt selecteren.
5. Selecteer een kleur voor het label met het kleurenpalet. Dit bepaalt de kleur van kolommen, balken en cirkelsegmenten in het dashboard.
6. Optioneel: Definieer indien nodig meerdere voorwaarden door op Voorwaarde toevoegen te klikken. U kunt maximaal vijf voorwaarden per categorie hebben.
7. Optioneel: indien nodig kunt u meerdere categorieën definiëren door op Categorie maken te klikken.
8. Vul de standaardcategorie in. Als aan geen van de andere voorwaarden is voldaan, worden het label en de kleur van de standaardcategorie gebruikt.
9. Klik op Opslaan.

Rapporten beoordelen categorieën in volgorde. Als een record voldoet aan de voorwaarden in de eerste categorie, past SiteVault het label van de eerste categorie toe. Als een record niet aan de voorwaarden voldoet, beoordeelt SiteVault de volgende categorie. De standaardcategorie is van toepassing op records die aan geen van de voorwaarden voldoen.

Filter- en kolomaliassen inschakelen

Door het selectievakje Filter- en kolomaliassen inschakelen in te schakelen, kunt u aliassen instellen die worden weergegeven voor kolommen (alleen in tabelvorm) en filters in de rapportviewer en in het geëxporteerde rapport. Met deze optie kunt u ook de kolom Naam voor elk rapportageobject verwijderen. Aliassen zijn met name handig voor rapporten die worden verzonden naar regelgevende instanties die specifieke naamgevingsconventies voor kolommen en filters verwachten.

Rapportprompts combineren

Door het selectievakje Rapportprompts combineren onder Geavanceerde opties in te schakelen, kan SiteVault rapportprompts met hetzelfde object, label, dezelfde operator en hetzelfde gegevenstype combineren in één prompt, waardoor repetitieve filters in complexe tabelrapporten worden vereenvoudigd. Het combineren van rapportprompts heeft geen invloed op de rapportfilters of het geëxporteerde rapportvoorblad.

Rapporten op de achtergrond uitvoeren

Wanneer u een rapport maakt of bewerkt, kunt u ervoor kiezen om het rapport op de achtergrond uit te voeren. SiteVault geeft een melding wanneer de rapportresultaten klaar zijn om te bekijken, zodat u uw werk kunt voortzetten terwijl het rapport wordt uitgevoerd. U kunt de link in de melding selecteren om de resultaten te bekijken.

U kunt een rapport op de achtergrond uitvoeren vanaf de pagina Rapporten of vanaf de pagina voor het bewerken van rapporten. Selecteer op de pagina Rapporten het menu Acties naast de rapportnaam en selecteer Uitvoeren op de achtergrond. Selecteer op de pagina voor het bewerken van rapporten Uitvoeren en selecteer Uitvoeren op de achtergrond.

Beperkingen

De volgende beperkingen zijn van toepassing op rapporten die op de achtergrond worden uitgevoerd:

• U kunt maximaal vijf rapporten tegelijkertijd op de achtergrond uitvoeren.
• Rapporten verlopen na twee uur.
• Resultaten worden 35 dagen in de cache bewaard. De gecachte resultaten zijn gebruikerspecifiek.