---

Basisrapportopties

In het eerste scherm voor het maken van een rapport bepaalt u met de opties die u selecteert welke resultaten in uw rapport worden weergegeven en welke opmaak het rapport heeft.

Rapporttype

Report Type bepaalt de "rapportageobjecten" voor het nieuwe rapport. Bijvoorbeeld, Document betekent dat uw rapport alleen naar documenten kijkt, terwijl Product with Campaign betekent dat uw rapport naar Product- en Campaign-records kijkt. Meer informatie over rapporttypen.

Documenttype

Door een documenttype te selecteren op de pagina Rapport maken, kunt u:

• Beperk de documenten in het rapport tot alleen die met het opgegeven documenttype, subtype of classificatie. U kunt dit ook bereiken door filters te maken in de rapportbouwer.
• Beperkt de documentvelden die beschikbaar zijn voor selectie als kolommen, filters, etc. Zonder een geselecteerd documenttype zijn alle documentvelden beschikbaar. Met een geselecteerd documenttype zijn alleen velden beschikbaar die zijn gedefinieerd voor het geselecteerde type en de subtypen of classificaties.

Inclusief eerdere documentversies

Standaard bevatten rapporten alleen de laatste versie van een document, met één rij voor elk document. Als u het selectievakje Inclusief eerdere documentversies selecteert, worden alle eerdere versies van een document opgenomen.

Rapportformaat

Het rapportformaat bepaalt of een rapport tabel- of matrixvormig is:

• Tabellarische rapporten geven afzonderlijke records weer in rapportrijen en kunnen veel kolommen bevatten, bijvoorbeeld een lijst met locaties per onderzoek, met locatiegegevens zoals status en locatie.
• Matrixrapporten worden gegroepeerd op waarden voor de geselecteerde velden in zowel kolommen als rijen en voeren een samenvattende berekening uit in de cellen, bijvoorbeeld een gemiddelde MLR-beoordelingstijd per coördinator en subtype.

Speciale kolommen

De meeste kolommen gebruiken gewoon document- of objectvelden, maar sommige kolommen zijn metrics die specifiek zijn voor rapporten. Deze zijn alleen beschikbaar in tabelrapporten.

Recordaantal kolommen

Tabellarische rapporten bieden "count" kolommen voor elk rapportageobject, bijvoorbeeld Document Count. U kunt een count waarde weergeven als een Number of een Percent of Total. Bijvoorbeeld, in een rapport dat documenten groepeert op product, kunt u het percentage documenten voor elk product weergeven, van het totaal aantal documenten in het rapport.

Duidelijke recordaantallen

Standaard geeft SiteVault dubbele records weer en worden de duplicaten opgenomen in de totale aantallen. Dubbele records verschijnen in rapporten met meerdere objecten en weergaven waarbij meerdere objecten of records dezelfde identificatie gebruiken. Als u rijen in een tabelvormig rapport groepeert, kunt u ervoor kiezen om afzonderlijke recordaantallen te bekijken. Selecteer in de rapporteditor de vervolgkeuzelijst Functie in de kolom ID en selecteer Afzonderlijk aantal. U kunt afzonderlijke aantallen bekijken als getallen of percentages. U kunt ook sorteren op afzonderlijk aantal.

Actie Kolommen

In sommige rapporten kunt u de kolom Actie toevoegen. Hierdoor kunnen rapportviewers toegang krijgen tot verschillende acties vanuit het rapport.

Acties waartoe de rapportviewer geen toegangsrechten heeft, worden niet weergegeven in het menu Acties. Het menu Acties wordt echter altijd weergegeven, tenzij de workflow voor workflowrapporten is voltooid of de taak voor gelezen en begrepen rapporten is voltooid.

Workflow-acties

In werkstroomrapporten worden in het menu Acties dezelfde opties weergegeven als op de pagina Actieve werkstromen of het paneel Actieve werkstromen, bijvoorbeeld Deelnemers toevoegen aan werkstromen of Taken opnieuw toewijzen.

De configuratie van het rapport bepaalt welke acties zichtbaar zijn: als de rij in het rapport geen informatie op taakniveau bevat, worden in het menu Acties alleen workflowopties weergegeven.

Formulevelden

Met formulevelden kunt u formules definiëren in uw rapporten. Net als bij het maken van een objectformuleveld, kunt u selecteren uit een volledige lijst met objecten in het rapport.

Houd er rekening mee dat formulevelden momenteel alleen beschikbaar zijn in tabelrapporten. Voorwaardelijke velden en matrixrapporten worden momenteel niet ondersteund.

U kunt formulevelden als kolommen aan uw rapport toevoegen en formules gebruiken voor groeperen, sorteren en filteren.

1. Selecteer Formuleveld maken onder Formulevelden .
2. Selecteer een object.
3. Voer een label in.
4. Selecteer een retourtype.
5. Voer een maximale lengte in.
6. Voer een formule-expressie in.
7. Klik op Syntaxis controleren. SiteVault laat u weten of uw expressie geldig is.
8. Klik op Opslaan.

Als u een formuleveld wilt bewerken of verwijderen, klikt u op het formulelabel.

Voorwaardelijke velden

Met voorwaardelijke velden kunt u labels instellen op basis van andere veldwaarden. Het voorwaardelijke veld Statusgroep kan bijvoorbeeld kijken naar Documentstatus voor documenten met verschillende levenscycli en die statussen groeperen: label Voltooid voor Goedgekeurd, Goedgekeurd voor gebruik, Goedgekeurd voor distributie en In uitvoering voor Pending Review, In Review, In goedkeuring, enz. U kunt het voorwaardelijke veld vervolgens gebruiken voor groepering of als kolom in een tabelrapport. U kunt voorwaardelijke velden niet gebruiken als filters in het rapport.

1. Selecteer onder Voorwaardelijke velden de optie Voorwaardelijk veld maken.
2. Voer een label in voor het voorwaardelijke veld.
3. Klik op Categorie maken.
4. Selecteer een veld, operator en waarde. Let op dat equals alleen op één veld mag overeenkomen, terwijl In u toestaat om meerdere velden te selecteren.
5. Selecteer een kleur voor het label met het kleurenpalet. Dit kleurt kolommen, balken en taartpunten in het dashboard.
6. Optioneel: Indien nodig, definieert u meerdere voorwaarden door te klikken op Voorwaarde toevoegen. U kunt maximaal vijf voorwaarden in elke categorie hebben.
7. Optioneel: indien nodig kunt u meerdere categorieën definiëren door op Categorie maken te klikken.
8. Vul de standaardcategorie in. Als aan geen van de andere voorwaarden is voldaan, worden het standaardcategorielabel en de standaardkleur gebruikt.
9. Klik op Opslaan.

Rapporten evalueren categorieën in volgorde. Als een record voldoet aan de voorwaarden in de eerste categorie, past SiteVault het label van de eerste categorie toe. Als een record niet aan de voorwaarden voldoet, evalueert SiteVault de volgende categorie. De standaardcategorie is van toepassing op records die aan geen van de voorwaarden voldoen.

Filter- en kolomaliassen inschakelen

Als u het selectievakje Filter en kolomaliassen inschakelen selecteert, kunt u aliassen instellen die worden weergegeven voor kolommen (alleen tabelvorm) en filters in de rapportviewer en in het geëxporteerde rapport. Met deze optie kunt u ook de kolom Naam verwijderen voor elk rapportageobject. Aliassen zijn met name handig voor rapporten die worden verzonden naar regelgevende instanties die specifieke naamgevingsconventies voor kolommen en filters verwachten.

Rapportprompts combineren

Door het selectievakje Combine report prompts onder Advanced Options in te stellen, kan SiteVault report prompts met hetzelfde object, label, operator en gegevenstype combineren in één prompt, waardoor repetitieve filters in complexe tabelrapporten worden vereenvoudigd. Het combineren van report prompts heeft geen invloed op de rapportfilters of de geëxporteerde rapportvoorpagina.

Rapporten op de achtergrond uitvoeren

Bij het maken of bewerken van een rapport kunt u ervoor kiezen om het rapport op de achtergrond uit te voeren. SiteVault informeert u wanneer de rapportresultaten klaar zijn om te bekijken, zodat u uw werk kunt voortzetten terwijl het rapport wordt uitgevoerd. U kunt de link in de melding selecteren om toegang te krijgen tot de resultaten.

U kunt een rapport op de achtergrond uitvoeren vanaf de pagina Rapporten of vanaf de pagina voor het bewerken van rapporten. Selecteer op de pagina Rapporten het menu Acties naast de rapportnaam en selecteer Uitvoeren op de achtergrond. Selecteer op de pagina voor het bewerken van rapporten Uitvoeren en selecteer Uitvoeren op de achtergrond.

Beperkingen

De volgende beperkingen zijn van toepassing op rapporten die op de achtergrond worden uitgevoerd:

• U kunt maximaal vijf rapporten tegelijk op de achtergrond uitvoeren.
• Rapporten verlopen na twee uur.
• Resultaten worden 35 dagen gecached. CaDe resultaten zijn gebruikerspecifiek.