マルチドキュメント ワークフローを使用すると、ワークフローを通じて複数のドキュメントを複数の参加者に同時に送信できます。

SiteVault は、次のワークフローに関する複数のドキュメントを提供します。

• 読んで理解する: 1 つ以上の研究ドキュメントを研究チームのメンバーに送信します。各受信者は、各研究ドキュメントを読んで理解したことを確認する必要があります。
• レビュー用に送信: 注釈ツールを使用してフィードバックを提供できる同僚に 1 つまたは複数のドキュメントを送信します。
• 電子署名用に送信: レコードを承認するために、1 つまたは複数のドキュメントを複数の署名者に送信します ( PI の監視ではありません)。

ドキュメントの選択

• ライブラリからのワークフローの開始: ライブラリからドキュメントワークフローを開始すると、 SiteVaultには現在のビューにあるすべてのドキュメントが含まれます。たとえば、お気に入りからワークフローを開始すると、 SiteVaultはお気に入りのすべてのドキュメントをドキュメントワークフローに含めます。ワークフローを開始する前に検索を実行したりフィルターを適用したりすると、 SiteVault には一致するドキュメントのみが含まれます。
• カートからワークフローを開始する: カートからドキュメントワークフローを開始すると、 SiteVault はカート内のすべてのドキュメントを含めます。これにより、ドキュメントワークフロー エンベロープに含めるドキュメントを選択できます。

複数ドキュメントのワークフローの制限

• 一部のドキュメントワークフローは、特定のドキュメントライフサイクル状態でのみ使用できます。
• 次の状況ではドキュメントワークフローを開始できません。
  • 選択したドキュメントのいずれかがすでにアクティブなワークフロー内にある場合
  • 選択されたドキュメントが100件を超える場合
  • ドキュメントワークフローが特定のライフサイクルに関連付けられている場合、ワークフローでは特定の状態にあるドキュメントや特定のフィールドが設定されているドキュメントのみが許可されることがあります。1 つ以上のドキュメントが指定された条件を満たしていない場合、ワークフローを開始することはできません。

複数ドキュメントのワークフロータスク

複数のドキュメントのワークフローを開始する

1. ライブラリまたはカート内の選択したドキュメントをフィルタリングします。
2. [アクション] メニューから [ワークフローの開始] を選択します。ワークフローには最大 100 個のドキュメントを含めることができます。
3. 開始ダイアログで、 [ワークフロー] ドロップダウンから特定のワークフローを選択します。SiteVaultには、選択したドキュメントに対してアクティブで有効なワークフローのみが表示されます。
4. [続行] を選択します。
5. プロンプトが表示されたら、 説明 を入力します。SiteVaultはこの値を エンベロープ レコードの名前 として使用します。
6. タスクの受信者を割り当てます。
7. 可能な場合は、タスクの指示を追加します。これらの指示は、[ すべての タスク] および [自分のタスク] の 通知と、ドキュメントタスクのリボンに表示されます。
8. 必須のフィールド値または変数を入力します。
9. [スタート] を選択します。

割り当てられたタスクを完了する

ドキュメントワークフロー内には、ワークフロー エンベロープ内の各ドキュメントに対してタスク判定を行う必要があるタスクがある場合があります。マルチ ドキュメント ビューアーでは、表示したドキュメントを簡単に確認できます。まだ表示していないドキュメントのタイトルは太字で表示され、表示したドキュメントのタイトルは太字で表示されません。

1. ドキュメントワークフローを開始したら、 [ホーム] > [マイ タスク] に移動します。
2. [完了] または [続行] ボタンをクリックして、ドキュメントワークフロー ビューアーを開きます。
3. 利用可能なタスクがある場合: ワークフロー ヘッダーで、 [承認] をクリックします。タスクを承認したら、[承認を取り消す] をクリックしてタスクをリリースできます。リリースされると、割り当てられたすべてのユーザーがタスクを再び利用できるようになります。
4. ワークフロー ヘッダーの [完了] ボタンをクリックします。
5. 確認ダイアログが開きます。メッセージを確認し、 「完了」 をクリックして続行します。
6. ワークフローで電子署名が求められる場合: ユーザー名とパスワードを入力して電子署名を提供します。

ドキュメントワークフローのタイムラインビュー

ドキュメントワークフロー タスク ページには、ワークフロー関連のイベントを俯瞰できるタイムライン ビュー オプションが含まれています。タイムライン ビューには、最大 100 個のタスクが表示されます。

タイムラインビューへのアクセス

ドキュメントワークフロー タスク ページ内でこのビューを開くには、レイアウト セレクター ツールバーの [タイムライン ビュー] ボタンをクリックします。

タイムラインビューでのアクション

タイムライン ビューから、ワークフロー行の [ワークフロー履歴レポートの表示] を クリックすると、レポートを使用してワークフローとタスクの詳細を確認できます。また、アクティブなワークフローとタスクの [アクション] メニューを使用して、[ワークフローのキャンセル]、[タスクのキャンセル]、[参加者の追加]、[期日の更新]、[再割り当て] などの関連オプションにアクセスすることもできます。

タスクの期限を更新する

1. ワークフローの タイムライン ビュー に移動します。
2. タスクの 詳細のアクション メニューから、 タスクの期限の更新を 選択します。
3. ダイアログで、 「タスクの期限」 フィールドで新しい日付を選択します。
4. [更新] をクリックします。
5. Vault はタスク所有者に更新された期限を通知します。

ドキュメントを削除する

ドキュメントワークフローからドキュメントを削除すると、 Vault はワークフロー キャンセル状態を使用して、ドキュメントを適切なライフサイクル状態に移動します。エンベロープにドキュメントが1 つしか含まれていない場合は、削除できません。

1. ビューアーの左側にあるリスト内のドキュメント名にマウスを置きます。
2. X アイコンをクリックします。
3. 確認ウィンドウで、 [続行] をクリックして確定します。この操作は元に戻せません。

ワークフローをキャンセル

アクティブなワークフローを停止し、参加者のリストから未処理のタスクをすべて削除する必要がある場合があります。ワークフローをキャンセルすると、ワークフロー コンテンツはワークフローが開始する前の状態に戻ります。

1. [ホーム] > [アクティブなワークフロー ] または [ワークフロー タイムライン] ビューに移動します。
2. [ アクション ] メニューをクリックし、 [ワークフローのキャンセル] を選択します。
3. プロンプトが表示されたら、キャンセルに関するコメントを入力します。
4. ダイアログで、 「続行」 をクリックします。

ワークフロー所有者を置き換える

適切な権限がある場合は、アクティブなワークフローの所有者を置き換えることができます。Vaultは、ワークフロー所有者参加者グループに割り当てられていた現在のすべてのタスクを新しい所有者に再割り当てし、今後のすべてのタスクは新しい所有者に割り当てられます。

1. ワークフローの 「アクション」 メニューから、 「ワークフロー所有者の置き換え」 を選択します。
2. ダイアログで、現在のワークフロー所有者を置き換えるユーザーを選択します。このタイプのワークフローを開始する権限を持つユーザーのみが、代わりの所有者として使用できます。
3. 「送信」 をクリックします。

電子メールワークフロー参加者

このアクションを使用すると、1 人または複数のワークフロー参加者に電子メールを送信して、タスクの期限が近づいていることや期限を過ぎていることを通知したり、ワークフローの変更を通知したりできます。

1. [ホーム] > [アクティブなワークフロー] 、[ドキュメント情報] ページの タイムライン ビュー 、または [アクティブなワークフロー] パネルに移動します。
2. ワークフローの 「アクション」 メニューから、 「参加者に電子メール」 を選択します。
3. ダイアログボックスで、電子メールの 受信者 を選択します。
4. 「メッセージ」 フィールドにメッセージを入力します。
5. 自分自身を受信者として含めるには、「自分にコピーを送信する」チェックボックスをオンにします。
6. [送信] をクリックします。

参加者グループ

ワークフローの参加者に電子メールを送信する場合、選択可能な次の受信者グループが表示されることがあります。

• 利用可能なタスク所有者: 受け入れ可能なタスクを持つユーザー。
• 完了したタスクの所有者: 現在のタスクまたは以前のタスクを完了したユーザー。
• 保留中のタスク所有者: 利用可能なタスクを受け入れたが、まだ完了していないユーザーまたはグループ。将来のタスクは含まれません。
• 未完了のタスク所有者: 割り当てられたタスクをまだ完了していないユーザー。将来のタスクは含まれません。