マルチドキュメント ワークフローを使用すると、ワークフローを通じて複数の参加者に複数のドキュメントを同時に送信できます。

SiteVault は、次のワークフローに関する複数のドキュメントを提供します。

• 読んで理解する： 1つ以上の研究ドキュメントを研究チームメンバーに送信します。各受信者は、各研究ドキュメントを読んで理解したことを確認する必要があります。
• レビュー用に送信: 注釈ツールを使用してフィードバックを提供できる同僚に 1 つまたは複数のドキュメントを送信します。
• 電子署名用に送信: レコードを承認するために、1 つまたは複数のドキュメントを複数の署名者に送信します ( PI の監視ではありません)。

ドキュメントの選択

• ライブラリからのワークフローの開始： ライブラリからドキュメントワークフローを開始すると、 SiteVault は現在の表示にあるすべてのドキュメントをワークフローに含めます。例えば、「お気に入り」からワークフローを開始すると、 SiteVault は「お気に入り」にあるすべてのドキュメントをドキュメントワークフローに含めます。ワークフローを開始する前に検索を実行したりフィルターを適用したりすると、 SiteVault は一致するドキュメントのみを含めます。
• カートからのワークフローの開始： カートからドキュメントワークフローを開始すると、 SiteVaultはカート内のすべてのドキュメントを含めます。これにより、ドキュメントワークフローエンベロープに含めるドキュメントを選択できます。

複数ドキュメントワークフローの制限

• 一部のドキュメントワークフローは、特定のドキュメントライフサイクル状態でのみ使用できます。
• 次の状況ではドキュメントワークフローを開始できません。
  • 選択したドキュメントのいずれかがすでにアクティブなワークフロー内にある場合
  • 100件以上のドキュメントが選択されている場合
  • ドキュメントワークフローが特定のライフサイクルに関連付けられている場合、ワークフローでは特定の状態にあるドキュメントや特定のフィールドが設定されたドキュメントのみが許可されることがあります。指定された条件を満たさないドキュメントが1つ以上ある場合、ワークフローを開始することはできません。

複数ドキュメントのワークフロータスク

複数のドキュメントのワークフローを開始する

1. ライブラリまたはカート内の選択したドキュメントをフィルタリングします。
2. 「アクション」メニューから 「ワークフローを開始」 を選択します。ワークフローには最大100件のドキュメントを含めることができます。
3. 開始ダイアログで、 「ワークフロー」 ドロップダウンから特定のワークフローを選択します。SiteVaultには、選択したドキュメントに対してアクティブかつ有効なワークフローのみが表示されます。
4. [続行] を選択します。
5. プロンプトが表示されたら、 説明 を入力します。SiteVaultはこの値を エンベロープ レコードの名前 として使用します。
6. タスクの受信者を割り当てます。
7. 可能であれば、タスクの指示を追加します。これらの指示は、「 すべての タスク」と 「自分のタスク」の 通知、およびドキュメントタスクのリボンに表示されます。
8. 必須のフィールド値または変数を入力します。
9. [スタート] を選択します。

割り当てられたタスクを完了する

ドキュメントワークフローでは、ワークフローエンベロープ内の各ドキュメントに対してタスク判定を行う必要があるタスクが存在する場合があります。マルチドキュメントビューアでは、閲覧済みのドキュメントを簡単に確認できます。まだ閲覧していないドキュメントのタイトルは太字で表示され、閲覧済みのドキュメントのタイトルは太字で表示されます。

1. ドキュメントワークフローを開始した後、 [ホーム] > [マイ タスク] に移動します。
2. [完了] または [続行] ボタンをクリックして、ドキュメントワークフロー ビューアーを開きます。
3. 利用可能なタスクがある場合：ワークフローヘッダーで 「承認」 をクリックします。タスクを承認した後でも、「承認を取り消す」をクリックすると、タスクが解除されます。解除されると、割り当てられたすべてのユーザーがタスクを再び利用できるようになります。
4. ワークフロー ヘッダーの [完了] ボタンをクリックします。
5. 確認ダイアログが開きます。メッセージを確認し、 「完了」 をクリックして続行してください。
6. ワークフローで電子署名が要求された場合: ユーザー名とパスワードを入力して電子署名を提供します。

ドキュメントワークフローのタイムラインビュー

ドキュメントワークフローのタスクページには、ワークフロー関連のイベントを俯瞰的に表示する「タイムラインビュー」オプションがあります。タイムラインビューには最大100件のタスクが表示されます。

タイムラインビューへのアクセス

ドキュメントワークフロー タスク ページ内でこのビューを開くには、レイアウト セレクター ツールバーの [タイムライン ビュー] ボタンをクリックします。

タイムラインビューでのアクション

タイムラインビューでは、ワークフロー行の 「ワークフロー履歴レポートの表示」を クリックすると、レポートを使用してワークフローとタスクの詳細を確認できます。また、アクティブなワークフローとタスクの「アクション」メニューから、「ワークフローのキャンセル」、「タスクのキャンセル」、「参加者の追加」、「期日の更新」、「再割り当て」などの関連オプションにアクセスすることもできます。

タスクの期限を更新する

1. ワークフローの タイムライン ビュー に移動します。
2. タスク の詳細のアクション メニューから、 タスクの期日の更新を 選択します。
3. ダイアログの 「タスクの期限」 フィールドで新しい日付を選択します。
4. [更新] をクリックします。
5. Vault は更新された期日をタスク所有者に通知します。

ドキュメントを削除する

ドキュメントワークフローからドキュメントを削除すると、 Vault はワークフローキャンセル状態を使用して、ドキュメントを適切なライフサイクル状態に移行します。エンベロープにドキュメントが1 つしか含まれていない場合は、削除できません。

1. ビューアーの左側のリストにあるドキュメントの名前にマウスを移動します。
2. X アイコンをクリックします。
3. 確認ウィンドウで 「続行」 をクリックして確定します。この操作は元に戻せません。

ワークフローをキャンセルする

場合によっては、アクティブなワークフローを停止し、参加者のリストから未完了のタスクをすべて削除する必要があります。ワークフローをキャンセルすると、ワークフローの内容はワークフロー開始前の状態に戻ります。

1. [ホーム] > [アクティブなワークフロー] または [ワークフロー タイムライン] ビューに移動します。
2. [アクション] メニューをクリックし、 [ワークフローのキャンセル] を選択します。
3. プロンプトが表示されたら、キャンセルに関するコメントを入力します。
4. ダイアログで、 [続行] をクリックします。

ワークフロー所有者を置き換える

適切な権限があれば、アクティブなワークフローの所有者を置き換えることができます。Vaultは、ワークフロー所有者の参加者グループに割り当てられていたすべての現在のタスクを新しい所有者に再割り当てし、今後のすべてのタスクも新しい所有者に割り当てられます。

1. ワークフローの [アクション] メニューから、 [ワークフロー所有者の置き換え] を 選択します。
2. ダイアログで、現在のワークフロー所有者を置き換えるユーザーを選択します。この種類のワークフローを開始する権限を持つユーザーのみが、代替所有者として選択できます。
3. ［送信］ をクリックします。

電子メールワークフロー参加者

このアクションを使用すると、1 人または複数のワークフロー参加者に電子メールを送信して、タスクの期日が近づいていることや期限を過ぎていることを知らせたり、ワークフローの変更を通知したりできます。

1. [ホーム] > [アクティブなワークフロー] 、[ドキュメント情報] ページの [ タイムライン ビュー] 、または [アクティブなワークフロー] パネルに移動します。
2. ワークフローの [アクション] メニューから、 [参加者に電子メール] を選択します。
3. ダイアログボックスで、電子メールの 受信者を 選択します。
4. 「メッセージ」 フィールドにメッセージを入力します。
5. 受信者として自分自身を含めるには、「自分にコピーを送信する」チェックボックスをオンにします。
6. [送信] をクリックします。

参加者グループ

ワークフロー参加者に電子メールを送信する場合、選択可能な次の受信者グループが表示されることがあります。

• 利用可能なタスク所有者: 受け入れ可能なタスクを持つユーザー。
• 完了したタスクの所有者: 現在のタスクまたは以前のタスクを完了したユーザー。
• 保留中のタスク所有者: 利用可能なタスクを承認したものの、まだ完了していないユーザーまたはグループ。将来のタスクは含まれません。
• 未完了タスクオーナー: 割り当てられたタスクをまだ完了していないユーザー。将来のタスクは含まれません。