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Opzioni di report di base

Nella prima schermata di creazione del report, le opzioni selezionate controllano i risultati che vengono visualizzati nel report e il formato del report.

Tipo di rapporto

Report Type determina gli "oggetti di reporting" per il nuovo report. Ad esempio, Document significa che il tuo report esaminerà solo i documenti, mentre Product with Campaign significa che il tuo report esaminerà i record Product e Campaign. Scopri di più sui tipi di report.

Tipo di documento

Selezionando un tipo di documento nella pagina Crea report, puoi:

• Limita i documenti nel report solo a quelli con il tipo di documento, sottotipo o classificazione specificati. Puoi anche ottenere questo risultato creando filtri nel generatore di report.
• Limita i campi del documento disponibili per la selezione come colonne, filtri, ecc. Senza un tipo di documento selezionato, sono disponibili tutti i campi del documento. Con un tipo di documento selezionato, sono disponibili solo i campi definiti per il tipo selezionato e i suoi sottotipi o classificazioni.

Incluse le versioni precedenti del documento

Per impostazione predefinita, i report includono solo l'ultima versione di un documento, con una riga per ogni documento. Selezionando la casella di controllo Includi versioni precedenti del documento vengono incluse tutte le versioni precedenti di un documento.

Formato del rapporto

Il formato del report determina se un report è tabulare o a matrice:

• I report tabellari mostrano singoli record in righe di report e possono includere molte colonne, ad esempio un elenco di Sedi per studio, con dettagli sede come Stato e Posizione.
• I report di matrice raggruppano i valori dei campi selezionati sia nelle colonne che nelle righe ed eseguono un calcolo riepilogativo nelle celle, ad esempio il tempo medio di revisione MLR per coordinatore e sottotipo.

Colonne speciali

La maggior parte delle colonne usa semplicemente campi documento o oggetto, ma alcune colonne sono metriche specifiche dei report. Sono disponibili solo nei report tabulari.

Colonne di conteggio record

I report tabulari offrono colonne "count" per ogni oggetto di reporting, ad esempio, Document Count. È possibile visualizzare un valore count come Number o Percent of Total. Ad esempio, in un report che raggruppa i documenti per prodotto, è possibile mostrare la percentuale di documenti per ogni prodotto, rispetto al totale dei documenti nel report.

Conteggi record distinti

Per impostazione predefinita, SiteVault visualizza i record duplicati e include i duplicati nei conteggi totali. I record duplicati vengono visualizzati nei report con più oggetti e viste in cui diversi oggetti o record utilizzano lo stesso identificatore. Se raggruppi le righe in un report tabulare, puoi scegliere di visualizzare conteggi di record distinti. Nell'editor di report, seleziona il menu a discesa Funzione nella colonna ID e seleziona Conteggio distinto. Puoi visualizzare i conteggi distinti come numeri o percentuali. Puoi anche ordinare per conteggio distinto.

Colonne di azione

In alcuni report, puoi aggiungere la colonna Azione. Ciò consente ai visualizzatori del report di accedere a varie azioni dall'interno del report.

Le azioni per cui il visualizzatore del report non ha l'autorizzazione ad accedere non vengono visualizzate nel menu Azioni, ma il menu Azioni viene sempre visualizzato a meno che il flusso di lavoro non sia completato per i report Flusso di lavoro o l'attività non sia completata per i report Letto e compreso.

Azioni del flusso di lavoro

Nei report sui flussi di lavoro, il menu Azioni mostra le stesse opzioni della pagina Flussi di lavoro attivi o del pannello Flussi di lavoro attivi, ad esempio Aggiungi partecipanti per i flussi di lavoro o Riassegna per le task.

La configurazione del report determina quali azioni sono visibili: se la riga nel report non contiene informazioni a livello di attività, il menu Azioni mostra solo le opzioni del flusso di lavoro.

Campi formula

I campi formula consentono di definire formule nei report. Similmente alla creazione di un campo formula oggetto, è possibile selezionare da un elenco completo di oggetti nel report.

Si noti che i campi formula sono attualmente disponibili solo nei report tabulari. I campi condizionali e i report matrice non sono attualmente supportati.

È possibile aggiungere campi formula come colonne nel report e utilizzare le formule per raggruppare, ordinare e filtrare.

1. In Campi formula, seleziona Crea campo formula .
2. Seleziona un oggetto.
3. Inserisci un'etichetta.
4. Seleziona un tipo di reso.
5. Inserisci una lunghezza massima.
6. Inserisci un'espressione della formula.
7. Fai clic su Controlla sintassi. SiteVault ti farà sapere se la tua espressione è valida.
8. Fare clic su Salva.

Per modificare o eliminare un campo formula, fare clic sull'etichetta della formula.

Campi condizionali

I campi condizionali consentono di impostare etichette basate su altri valori di campo. Ad esempio, il campo condizionale Gruppo di stato potrebbe esaminare Stato documento per documenti con diversi cicli di vita e raggruppare insieme tali stati: Etichetta completa per Approvato, Approvato per l'uso, Approvato per la distribuzione e In corso per Revisione in sospeso, In revisione, In approvazione, ecc. È quindi possibile utilizzare il campo condizionale per il raggruppamento o come colonna in un report tabulare. Non è possibile utilizzare i campi condizionali come filtri nel report.

1. In Campi condizionali, seleziona Crea campo condizionale.
2. Immettere un'etichetta per il campo condizionale.
3. Fare clic su Crea categoria.
4. Seleziona un campo, un operatore e un valore. Nota che equals deve corrispondere solo su un campo, mentre In ti consente di selezionare più campi.
5. Seleziona un colore per l'etichetta con la tavolozza dei colori. Questo colora colonne, barre e spicchi di torta nella dashboard.
6. Facoltativo: se necessario, definisci più condizioni cliccando su Aggiungi condizione. Puoi avere fino a cinque condizioni in ogni categoria.
7. Facoltativo: se necessario, definisci più categorie cliccando su Crea categoria.
8. Compila la Categoria predefinita. Se nessuna delle altre condizioni è soddisfatta, verranno utilizzati l'etichetta e il colore della categoria predefinita.
9. Fare clic su Salva.

I report valutano le categorie in ordine. Se un record soddisfa le condizioni nella prima categoria, SiteVault applica l'etichetta della prima categoria. Se un record non soddisfa le condizioni, SiteVault valuta la categoria successiva. La categoria predefinita si applica ai record che non soddisfano nessuna delle condizioni.

Abilitazione di filtri e alias di colonna

Selezionando la casella di controllo Abilita filtro e alias di colonna è possibile impostare gli alias che compaiono per le colonne (solo tabellari) e i filtri nel visualizzatore di report e nel report esportato. Questa opzione consente inoltre di rimuovere la colonna Nome per ogni oggetto di reporting. Gli alias sono particolarmente utili per i report inviati alle agenzie di regolamentazione che si aspettano convenzioni di denominazione specifiche per colonne e filtri.

Combinazione di richieste di report

Impostando la casella di controllo Combine report prompts in Advanced Options, SiteVault può combinare i prompt dei report con lo stesso oggetto, etichetta, operatore e tipo di dati in un unico prompt, semplificando i filtri ripetitivi nei report tabulari complessi. La combinazione dei prompt dei report non influisce sui filtri dei report o sulla pagina di copertina del report esportato.

Esegui report in background

Quando crei o modifichi un report, puoi scegliere di eseguirlo in background. SiteVault ti avvisa quando i risultati del report sono pronti per essere visualizzati, consentendoti di continuare a lavorare mentre il report viene eseguito. Puoi selezionare il collegamento nella notifica per accedere ai risultati.

Puoi eseguire un report in background dalla pagina Report o dalla pagina di modifica del report. Nella pagina Report, seleziona il menu Azioni accanto al nome del report e seleziona Esegui in background. Nella pagina di modifica del report, seleziona Esegui e seleziona Esegui in background.

Limitazioni

Ai report eseguiti in background si applicano le seguenti limitazioni:

• È possibile eseguire fino a cinque report contemporaneamente in background.
• I report scadranno dopo due ore.
• I risultati vengono memorizzati nella cache per 35 giorni. I risultati memorizzati nella cache sono specifici dell'utente.