Opzioni di report di base
Nella prima schermata di creazione del report, le opzioni selezionate controllano i risultati visualizzati nel report e il formato del report.
Tipo di rapporto
Il Tipo di Report determina gli "oggetti di reporting" per il nuovo report. Ad esempio, "Documento" significa che il report esaminerà solo i documenti, mentre "Prodotto con Campagna" significa che il report esaminerà i record di Prodotto e Campagna. Scopri di più sui tipi di report.
Tipo di documento
Selezionando un tipo di documento nella pagina Crea report, puoi:
- Limita i documenti nel report solo a quelli con il tipo, il sottotipo o la classificazione specificati. Puoi anche creare filtri nel generatore di report.
- Limita i campi del documento disponibili per la selezione come colonne, filtri, ecc. Se non è selezionato un tipo di documento, sono disponibili tutti i campi del documento. Con un tipo di documento selezionato, sono disponibili solo i campi definiti per il tipo selezionato e i suoi sottotipi o classificazioni.
Incluse le versioni precedenti del documento
Per impostazione predefinita, i report includono solo la versione più recente di un documento, con una riga per ogni documento. Selezionando la casella di controllo Includi versioni precedenti del documento, vengono incluse tutte le versioni precedenti di un documento.
Formato del rapporto
Il formato del report determina se un report è tabulare o a matrice:
- I report tabellari mostrano singoli record in righe di report e possono includere molte colonne, ad esempio un elenco di Sedi per studio, con dettagli sede come Stato e Posizione.
- I report di matrice raggruppano i valori per i campi selezionati sia nelle colonne che nelle righe ed eseguono un calcolo riepilogativo nelle celle, ad esempio il tempo medio di revisione MLR per coordinatore e sottotipo.
Colonne speciali
La maggior parte delle colonne utilizza semplicemente campi di documenti o oggetti, ma alcune colonne sono metriche specifiche dei report. Queste sono disponibili solo nei report tabulari.
Colonne di conteggio record
I report tabellari offrono colonne di "conteggio" per ogni oggetto del report, ad esempio " Conteggio documenti ". È possibile visualizzare un valore di conteggio come Numero o Percentuale del totale. Ad esempio, in un report che raggruppa i documenti per prodotto, è possibile mostrare la percentuale di documenti per ciascun prodotto sul totale dei documenti nel report.
Conteggi record distinti
Per impostazione predefinita, SiteVault visualizza i record duplicati e li include nei conteggi totali. I record duplicati compaiono nei report con più oggetti e viste in cui più oggetti o record utilizzano lo stesso identificatore. Se si raggruppano le righe in un report tabulare, è possibile scegliere di visualizzare conteggi di record distinti. Nell'editor di report, selezionare il menu a discesa Funzione nella colonna ID e selezionare Conteggio distinti. È possibile visualizzare i conteggi distinti come numeri o percentuali. È anche possibile ordinare per conteggio distinti.
Colonne di azione
In alcuni report è possibile aggiungere la colonna Azione. Ciò consente a chi visualizza il report di accedere a diverse azioni dall'interno del report.
Le azioni per le quali il visualizzatore del report non ha l'autorizzazione ad accedere non vengono visualizzate nel menu Azioni, ma il menu Azioni viene sempre visualizzato a meno che il flusso di lavoro non sia completato per i report del flusso di lavoro o l'attività non sia completata per i report letti e compresi.
Azioni del flusso di lavoro
Nei report sui flussi di lavoro, il menu Azioni mostra le stesse opzioni della pagina Flussi di lavoro attivi o del pannello Flussi di lavoro attivi, ad esempio Aggiungi partecipanti per i flussi di lavoro o Riassegna per le task.
La configurazione del report determina quali azioni sono visibili: se la riga nel report non contiene informazioni a livello di attività, il menu Azioni mostra solo le opzioni del flusso di lavoro.
Campi formula
I campi formula consentono di definire formule nei report. Analogamente alla creazione di un campo formula oggetto, è possibile selezionare da un elenco completo di oggetti nel report.
Si noti che i campi formula sono attualmente disponibili solo nei report tabellari. I campi condizionali e i report matrice non sono attualmente supportati.
È possibile aggiungere campi formula come colonne nel report e utilizzare formule per raggruppare, ordinare e filtrare.
- In Campi formula, seleziona Crea campo formula .
- Seleziona un oggetto.
- Inserisci un'etichetta.
- Seleziona un tipo di reso.
- Inserisci una lunghezza massima.
- Inserisci un'espressione formula.
- Fai clic su Controlla sintassi. SiteVault ti informerà se la tua espressione è valida.
- Fare clic su Salva.
Per modificare o eliminare un campo formula, fare clic sull'etichetta della formula.
Campi condizionali
I campi condizionali consentono di impostare etichette basate sui valori di altri campi. Ad esempio, il campo condizionale Gruppo di stato potrebbe esaminare lo stato del documento per documenti con cicli di vita diversi e raggruppare tali stati: etichetta Completato per Approvato, Approvato per l'uso, Approvato per la distribuzione e In corso per Revisione in sospeso, In revisione, In approvazione, ecc. È quindi possibile utilizzare il campo condizionale per il raggruppamento o come colonna in un report tabellare. Non è possibile utilizzare i campi condizionali come filtri nel report.
- In Campi condizionali, seleziona Crea campo condizionale.
- Inserisci un'etichetta per il campo condizionale.
- Fare clic su Crea categoria.
- Seleziona un campo, un operatore e un valore. Nota che "uguale" deve corrispondere a un solo campo, mentre "In" consente di selezionare più campi.
- Seleziona un colore per l'etichetta tramite la tavolozza dei colori. Questa opzione colora colonne, barre e spicchi di torta nella dashboard.
- Facoltativo: se necessario, definisci più condizioni cliccando su Aggiungi condizione. Puoi avere fino a cinque condizioni in ogni categoria.
- Facoltativo: se necessario, definisci più categorie facendo clic su Crea categoria.
- Compila la categoria predefinita. Se nessuna delle altre condizioni è soddisfatta, verranno utilizzati l'etichetta e il colore predefiniti della categoria.
- Fare clic su Salva.
I report valutano le categorie in ordine. Se un record soddisfa le condizioni della prima categoria, SiteVault applica l'etichetta della prima categoria. Se un record non soddisfa le condizioni, SiteVault valuta la categoria successiva. La categoria predefinita si applica ai record che non soddisfano nessuna delle condizioni.
Abilitazione di filtri e alias di colonna
Selezionando la casella di controllo Abilita filtri e alias di colonna è possibile impostare gli alias che vengono visualizzati per le colonne (solo tabellari) e i filtri nel visualizzatore di report e nel report esportato. Questa opzione consente inoltre di rimuovere la colonna Nome per ciascun oggetto del report. Gli alias sono particolarmente utili per i report inviati ad agenzie di regolamentazione che richiedono convenzioni di denominazione specifiche per colonne e filtri.
Combinazione di prompt di report
Impostando la casella di controllo "Combina prompt report" in "Opzioni avanzate", SiteVault può combinare i prompt dei report con lo stesso oggetto, etichetta, operatore e tipo di dati in un unico prompt, semplificando i filtri ripetitivi nei report tabellari complessi. La combinazione dei prompt dei report non influisce sui filtri dei report o sulla copertina del report esportato.
Esegui report in background
Quando si crea o si modifica un report, è possibile scegliere di eseguirlo in background. SiteVault invia una notifica quando i risultati del report sono pronti per la visualizzazione, consentendo di continuare a lavorare durante l'esecuzione del report. È possibile selezionare il collegamento nella notifica per accedere ai risultati.
È possibile eseguire un report in background dalla pagina Report o dalla pagina di modifica del report. Nella pagina Report, selezionare il menu Azioni accanto al nome del report e selezionare Esegui in background. Nella pagina di modifica del report, selezionare Esegui e quindi Esegui in background.
Limitazioni
Ai report eseguiti in background si applicano le seguenti limitazioni:
- È possibile eseguire fino a cinque report in background contemporaneamente.
- I report scadranno dopo due ore.
- I risultati vengono memorizzati nella cache per 35 giorni. I risultati memorizzati nella cache sono specifici per l'utente.
