Options de rapport de base
Sur le premier écran de création de rapport, les options que vous sélectionnez contrôlent les résultats qui apparaissent dans votre rapport ainsi que le format de ce dernier.
Type de rapport
Le type de rapport détermine les « objets de rapport » du nouveau rapport. Par exemple, « Document » signifie que votre rapport ne portera que sur les documents, tandis que « Produit avec campagne » signifie qu’il portera sur les enregistrements de produits et de campagnes.
Type de document
En sélectionnant un type de document sur la page Créer un rapport, vous:
- Limitez les documents du rapport à ceux qui possèdent le type, le sous-type ou la classification spécifiés. Vous pouvez également y parvenir en créant des filtres dans l'outil de création de rapports.
- Limite les champs de document disponibles pour la sélection (colonnes, filtres, etc.). Sans type de document sélectionné, tous les champs sont disponibles. Avec un type de document sélectionné, seuls les champs définis pour ce type et ses sous-types ou classifications sont disponibles.
Y compris les versions précédentes du document
Par défaut, les rapports n'affichent que la dernière version d'un document, avec une ligne par document. Cocher la case « Inclure les versions précédentes » permet d'inclure toutes les versions précédentes d'un document.
Format du rapport
Le format du rapport détermine s'il s'agit d'un tableau ou d'une matrice:
- Les rapports tabulaires présentent les enregistrements individuels dans des lignes de rapport et peuvent inclure de nombreuses colonnes, par exemple une liste de sites par étude, avec des détails sur le site tels que le statut et l'emplacement.
- Les rapports matriciels regroupent les valeurs des champs sélectionnés dans les colonnes et les lignes et effectuent un calcul de synthèse dans les cellules, par exemple, un temps moyen d'examen MLR par coordinateur et sous-type.
Colonnes spéciales
La plupart des colonnes utilisent simplement des champs de document ou d'objet, mais certaines colonnes sont des indicateurs spécifiques aux rapports. Celles-ci ne sont disponibles que dans les rapports tabulaires.
Colonnes de nombre d'enregistrements
Les rapports tabulaires proposent des colonnes « Nombre » pour chaque objet de rapport, par exemple, le nombre de documents. Vous pouvez afficher cette valeur sous forme de nombre ou de pourcentage du total. Par exemple, dans un rapport regroupant les documents par produit, vous pouvez afficher le pourcentage de documents pour chaque produit par rapport au nombre total de documents du rapport.
Nombre d'enregistrements distincts
Par défaut, SiteVault affiche les enregistrements en double et les inclut dans le total. Les enregistrements en double apparaissent dans les rapports comportant plusieurs objets et dans les vues où plusieurs objets ou enregistrements utilisent le même identifiant. Si vous regroupez les lignes dans un tableau, vous pouvez choisir d'afficher le nombre d'enregistrements distincts. Dans l'éditeur de rapports, sélectionnez la liste déroulante Fonction dans la colonne ID, puis choisissez Nombre d'enregistrements distincts. Vous pouvez afficher ce nombre sous forme de nombres ou de pourcentages. Vous pouvez également trier les résultats par nombre d'enregistrements distincts.
Colonnes d'action
Dans certains rapports, vous pouvez ajouter la colonne Action. Cela permet aux utilisateurs d'accéder à différentes actions directement dans le rapport.
Les actions auxquelles le lecteur du rapport n'a pas accès n'apparaissent pas dans le menu Actions, mais ce menu apparaît toujours sauf si le flux de travail est terminé pour les rapports de flux de travail ou si la tâche est terminée pour les rapports de lecture et de compréhension.
Actions du flux de travail
Dans les rapports de flux de travail, le menu Actions affiche les mêmes options que la page Flux de travail actifs ou le panneau Flux de travail actifs, par exemple, Ajouter des participants pour les flux de travail ou Réaffecter pour les tâches.
La configuration du rapport détermine les actions visibles: si la ligne du rapport ne contient pas d’informations au niveau de la tâche, le menu Actions n’affiche que les options de flux de travail.
Champs de formule
Les champs de formule vous permettent de définir des formules dans vos rapports. De la même manière que pour la création d'un champ de formule d'objet, vous pouvez sélectionner des objets dans la liste complète des objets du rapport.
Veuillez noter que les champs de formule ne sont actuellement disponibles que dans les rapports tabulaires. Les champs conditionnels et les rapports matriciels ne sont pas pris en charge pour le moment.
Vous pouvez ajouter des champs de formule sous forme de colonnes dans votre rapport et utiliser des formules pour le regroupement, le tri et le filtrage.
- Sous Champs de formule, sélectionnez Créer un champ de formule .
- Sélectionnez un objet.
- Saisissez une étiquette.
- Sélectionnez un type de retour.
- Saisissez une longueur maximale.
- Saisissez une expression de formule.
- Cliquez sur « Vérifier la syntaxe ». SiteVault vous indiquera si votre expression est valide.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier ou supprimer un champ de formule, cliquez sur l'étiquette de la formule.
Champs conditionnels
Les champs conditionnels permettent de définir des étiquettes en fonction des valeurs d'autres champs. Par exemple, le champ conditionnel « Groupe de statuts » peut analyser le statut des documents ayant différents cycles de vie et regrouper ces statuts: « Complet » pour « Approuvé », « Approuvé pour utilisation », « Approuvé pour diffusion » et « En cours » pour « En attente de révision », « En révision », « En approbation », etc. Vous pouvez ensuite utiliser ce champ conditionnel pour le regroupement ou comme colonne dans un rapport tabulaire. Les champs conditionnels ne peuvent pas être utilisés comme filtres dans le rapport.
- Sous Champs conditionnels, sélectionnez Créer un champ conditionnel.
- Saisissez une étiquette pour le champ conditionnel.
- Cliquez sur Créer une catégorie.
- Sélectionnez un champ, un opérateur et une valeur. Notez que l'opérateur « égal » doit correspondre à un seul champ, tandis que l'opérateur « dans » vous permet d'en sélectionner plusieurs.
- Sélectionnez une couleur pour l'étiquette à l'aide de la palette de couleurs. Cela colore les colonnes, les barres et les secteurs du graphique circulaire dans le tableau de bord.
- Facultatif: si nécessaire, définissez plusieurs conditions en cliquant sur « Ajouter une condition ». Vous pouvez définir jusqu’à cinq conditions par catégorie.
- Facultatif: si nécessaire, définissez plusieurs catégories en cliquant sur « Créer une catégorie ».
- Renseignez la catégorie par défaut. Si aucune autre condition n'est remplie, le libellé et la couleur de la catégorie par défaut seront utilisés.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les rapports évaluent les catégories séquentiellement. Si un enregistrement remplit les conditions de la première catégorie, SiteVault lui attribue l'étiquette correspondante. Dans le cas contraire, SiteVault évalue la catégorie suivante. La catégorie par défaut s'applique aux enregistrements ne remplissant aucune condition.
Activation des filtres et des alias de colonnes
Cocher la case « Activer les alias de filtres et de colonnes » permet de définir des alias pour les colonnes (tableaux uniquement) et les filtres dans le visualiseur de rapports et dans le rapport exporté. Cette option permet également de supprimer la colonne « Nom » pour chaque objet de rapport. Les alias sont particulièrement utiles pour les rapports destinés aux organismes de réglementation qui exigent des conventions d'appellation spécifiques pour les colonnes et les filtres.
Combinaison des invites de rapport
Cocher la case « Combiner les invites de rapport » dans les options avancées permet à SiteVault de regrouper en une seule invite les invites de rapport ayant le même objet, la même étiquette, le même opérateur et le même type de données, simplifiant ainsi les filtres répétitifs dans les rapports tabulaires complexes. Le regroupement des invites de rapport n'affecte ni les filtres du rapport ni la page de couverture du rapport exporté.
Exécuter des rapports en arrière-plan
Lors de la création ou de la modification d'un rapport, vous pouvez choisir de l'exécuter en arrière-plan. SiteVault vous avertit lorsque les résultats sont disponibles, vous permettant ainsi de poursuivre votre travail pendant l'exécution du rapport. Il vous suffit de cliquer sur le lien figurant dans la notification pour accéder aux résultats.
Vous pouvez exécuter un rapport en arrière-plan depuis la page Rapports ou depuis la page de modification du rapport. Sur la page Rapports, sélectionnez le menu Actions en regard du nom du rapport, puis sélectionnez Exécuter en arrière-plan. Sur la page de modification du rapport, sélectionnez Exécuter, puis sélectionnez Exécuter en arrière-plan.
Limites
Les limitations suivantes s'appliquent aux rapports exécutés en arrière-plan:
- Vous pouvez exécuter jusqu'à cinq rapports en arrière-plan simultanément.
- Les rapports expireront au bout de deux heures.
- Les résultats sont mis en cache pendant 35 jours. Les résultats mis en cache sont spécifiques à chaque utilisateur.
