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Options de rapport de base

Dans le premier écran de création de rapport, les options que vous sélectionnez contrôlent les résultats qui apparaissent dans votre rapport et le format du rapport.

Type de rapport

Le type de rapport détermine les « objets de rapport » du nouveau rapport. Par exemple, « Document » signifie que votre rapport examinera uniquement les documents, tandis que « Produit avec campagne » signifie que votre rapport examinera les enregistrements de produit et de campagne. En savoir plus sur les types de rapport.

Type de document

En sélectionnant un type de document dans la page Créer un rapport, vous:

• Limitez les documents du rapport à ceux qui correspondent au type, au sous-type ou à la classification de document spécifiés. Vous pouvez également y parvenir en créant des filtres dans le générateur de rapports.
• Limite les champs de document disponibles pour la sélection en tant que colonnes, filtres, etc. Sans type de document sélectionné, tous les champs de document sont disponibles. Avec un type de document sélectionné, seuls les champs définis pour le type sélectionné et ses sous-types ou classifications sont disponibles.

Y compris les versions précédentes du document

Par défaut, les rapports incluent uniquement la dernière version d'un document, avec une ligne pour chaque document. La sélection de la case à cocher Inclure les versions précédentes du document inclut toutes les versions précédentes d'un document.

Format du rapport

Le format du rapport détermine si un rapport est tabulaire ou matriciel:

• Les rapports tabulaires affichent les enregistrements individuels dans des lignes de rapport et peuvent inclure de nombreuses colonnes, par exemple, une liste de sites par étude, avec des détails sur le site tels que le statut et l'emplacement.
• Les rapports matriciels regroupent les valeurs des champs sélectionnés dans les colonnes et les lignes et effectuent un calcul récapitulatif dans les cellules, par exemple, un temps de révision MLR moyen par coordinateur et sous-type.

Colonnes spéciales

La plupart des colonnes utilisent simplement des champs de document ou d'objet, mais certaines colonnes sont des mesures spécifiques aux rapports. Elles ne sont disponibles que dans les rapports tabulaires.

Colonnes de nombre d'enregistrements

Les rapports tabulaires proposent des colonnes de « nombre » pour chaque objet de rapport, par exemple, Nombre de documents. Vous pouvez afficher une valeur de nombre sous la forme d'un Nombre ou d'un Pourcentage du total. Par exemple, dans un rapport qui regroupe les documents par produit, vous pouvez afficher le pourcentage de documents pour chaque produit, par rapport au total des documents du rapport.

Nombre d'enregistrements distincts

Par défaut, SiteVault affiche les enregistrements en double et inclut les doublons dans les décomptes totaux. Les enregistrements en double apparaissent dans les rapports avec plusieurs objets et vues où plusieurs objets ou enregistrements utilisent le même identifiant. Si vous regroupez des lignes dans un rapport tabulaire, vous pouvez choisir d'afficher des décomptes d'enregistrements distincts. Dans l'éditeur de rapports, sélectionnez la liste déroulante Fonction dans la colonne ID et sélectionnez Décompte distinct. Vous pouvez afficher des décomptes distincts sous forme de nombres ou de pourcentages. Vous pouvez également trier par décompte distinct.

Colonnes d'action

Dans certains rapports, vous pouvez ajouter la colonne Action. Cela permet aux lecteurs du rapport d'accéder à diverses actions à partir du rapport lui-même.

Les actions auxquelles le visualiseur de rapport n'a pas l'autorisation d'accéder n'apparaissent pas dans le menu Actions, mais le menu Actions apparaît toujours, sauf si le flux de travail est terminé pour les rapports de flux de travail ou si la tâche est terminée pour les rapports lus et compris.

Actions du flux de travail

Dans les rapports de workflow, le menu Actions affiche les mêmes options que la page Workflows actifs ou le panneau Workflow actif, par exemple, Ajouter des participants pour les workflows ou Réaffecter pour les tâches.

La configuration du rapport détermine les actions visibles: si la ligne du rapport ne contient pas d'informations au niveau de la tâche, le menu Actions affiche uniquement les options de workflow.

Champs de formule

Les champs de formule vous permettent de définir des formules dans vos rapports. De la même manière que pour la création d'un champ de formule d'objet, vous pouvez effectuer une sélection dans une liste complète d'objets du rapport.

Notez que les champs de formule ne sont actuellement disponibles que dans les rapports tabulaires. Les champs conditionnels et les rapports matriciels ne sont actuellement pas pris en charge.

Vous pouvez ajouter des champs de formule sous forme de colonnes dans votre rapport et utiliser des formules pour le regroupement, le tri et le filtrage.

1. Sous Champs de formule, sélectionnez Créer un champ de formule .
2. Sélectionnez un objet.
3. Entrez une étiquette.
4. Sélectionnez un type de retour.
5. Entrez une longueur maximale.
6. Entrez une expression de formule.
7. Cliquez sur Vérifier la syntaxe. SiteVault vous indiquera si votre expression est valide.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier ou supprimer un champ de formule, cliquez sur l’étiquette de la formule.

Champs conditionnels

Les champs conditionnels vous permettent de configurer des libellés basés sur d'autres valeurs de champ. Par exemple, le champ conditionnel Groupe de statuts peut examiner le statut du document pour les documents ayant des cycles de vie différents et regrouper ces statuts: libellé Terminé pour Approuvé, Approuvé pour utilisation, Approuvé pour distribution et En cours pour En attente de révision, En révision, En approbation, etc. Vous pouvez ensuite utiliser le champ conditionnel pour le regroupement ou comme colonne dans un rapport tabulaire. Vous ne pouvez pas utiliser les champs conditionnels comme filtres sur le rapport.

1. Sous Champs conditionnels, sélectionnez Créer un champ conditionnel.
2. Saisissez une étiquette pour le champ conditionnel.
3. Cliquez sur Créer une catégorie.
4. Sélectionnez un champ, un opérateur et une valeur. Notez que « equals » doit correspondre à un seul champ, alors que « In » vous permet de sélectionner plusieurs champs.
5. Sélectionnez une couleur pour l'étiquette avec la palette de couleurs. Cela permet de colorer les colonnes, les barres et les secteurs du tableau de bord.
6. Facultatif: si nécessaire, définissez plusieurs conditions en cliquant sur Ajouter une condition. Vous pouvez avoir jusqu'à cinq conditions dans chaque catégorie.
7. Facultatif: si nécessaire, définissez plusieurs catégories en cliquant sur Créer une catégorie.
8. Renseignez la catégorie par défaut. Si aucune des autres conditions n'est satisfaite, l'étiquette et la couleur de catégorie par défaut seront utilisées.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Les rapports évaluent les catégories dans l'ordre. Si un enregistrement répond aux conditions de la première catégorie, SiteVault applique l'étiquette de la première catégorie. Si un enregistrement ne répond pas aux conditions, SiteVault évalue la catégorie suivante. La catégorie par défaut s'applique aux enregistrements qui ne répondent à aucune des conditions.

Activation des filtres et des alias de colonnes

La sélection de la case à cocher Activer les alias de filtre et de colonne vous permet de définir des alias qui s'affichent pour les colonnes (tableau uniquement) et les filtres dans la visionneuse de rapports et dans le rapport exporté. Cette option vous permet également de supprimer la colonne Nom pour chaque objet de rapport. Les alias sont particulièrement utiles pour les rapports envoyés aux organismes de réglementation qui attendent des conventions de dénomination spécifiques pour les colonnes et les filtres.

Combinaison des invites de rapport

La coche de la case Combiner les invites de rapport sous Options avancées permet à SiteVault de combiner les invites de rapport avec le même objet, la même étiquette, le même opérateur et le même type de données en une seule invite, simplifiant ainsi les filtres répétitifs dans les rapports tabulaires complexes. La combinaison des invites de rapport n'affecte pas les filtres de rapport ni la page de couverture du rapport exporté.

Exécuter des rapports en arrière-plan

Lors de la création ou de la modification d'un rapport, vous pouvez choisir d'exécuter le rapport en arrière-plan. SiteVault vous avertit lorsque les résultats du rapport sont prêts à être affichés, ce qui vous permet de continuer votre travail pendant l'exécution du rapport. Vous pouvez sélectionner le lien dans la notification pour accéder aux résultats.

Vous pouvez exécuter un rapport en arrière-plan à partir de la page Rapports ou de la page d'édition du rapport. Sur la page Rapports, sélectionnez le menu Actions en regard du nom du rapport et sélectionnez Exécuter en arrière-plan. Sur la page d'édition du rapport, sélectionnez Exécuter, puis Exécuter en arrière-plan.

Limites

Les limitations suivantes s'appliquent aux rapports exécutés en arrière-plan:

• Vous pouvez exécuter jusqu'à cinq rapports en arrière-plan à la fois.
• Les rapports expireront après deux heures.
• Les résultats sont mis en cache pour 35 jours. Les résultats mis en cache sont spécifiques à l'utilisateur.