Options de rapport de base
Dans le premier écran de création de rapport, les options que vous sélectionnez contrôlent les résultats qui apparaissent dans votre rapport et le format du rapport.
Type de rapport
Le type de rapport détermine les « objets de rapport » du nouveau rapport. Par exemple, « Document » signifie que votre rapport examinera uniquement les documents, tandis que « Produit avec campagne » signifie que votre rapport examinera les enregistrements de produit et de campagne. En savoir plus sur les types de rapports.
Type de document
En sélectionnant un type de document dans la page Créer un rapport, vous:
- Limitez les documents du rapport à ceux correspondant au type, au sous-type ou à la classification spécifiés. Vous pouvez également y parvenir en créant des filtres dans le générateur de rapports.
- Limite les champs de document disponibles pour la sélection (colonnes, filtres, etc.). Sans type de document sélectionné, tous les champs sont disponibles. Avec un type de document sélectionné, seuls les champs définis pour ce type et ses sous-types ou classifications sont disponibles.
Y compris les versions précédentes du document
Par défaut, les rapports incluent uniquement la dernière version d'un document, avec une ligne par document. Cocher la case « Inclure les versions précédentes du document » inclut toutes les versions précédentes d'un document.
Format du rapport
Le format du rapport détermine si un rapport est tabulaire ou matriciel:
- Les rapports tabulaires affichent les enregistrements individuels dans les lignes de rapport et peuvent inclure de nombreuses colonnes, par exemple, une liste de sites par étude, avec des détails sur le site tels que le statut et l'emplacement.
- Les rapports matriciels regroupent les valeurs des champs sélectionnés dans les colonnes et les lignes et effectuent un calcul récapitulatif dans les cellules, par exemple, un temps de révision MLR moyen par coordinateur et sous-type.
Colonnes spéciales
La plupart des colonnes utilisent simplement des champs de document ou d'objet, mais certaines colonnes contiennent des métriques spécifiques aux rapports. Elles ne sont disponibles que dans les rapports tabulaires.
Colonnes de nombre d'enregistrements
Les rapports tabulaires proposent des colonnes « Nombre » pour chaque objet de rapport, par exemple « Nombre de documents ». Vous pouvez afficher une valeur de comptage sous forme de nombre ou de pourcentage du total. Par exemple, dans un rapport regroupant les documents par produit, vous pouvez afficher le pourcentage de documents pour chaque produit par rapport au total des documents du rapport.
Nombre d'enregistrements distincts
Par défaut, SiteVault affiche les enregistrements en double et les inclut dans le décompte total. Les enregistrements en double apparaissent dans les rapports comportant plusieurs objets et vues où plusieurs objets ou enregistrements utilisent le même identifiant. Si vous regroupez des lignes dans un rapport tabulaire, vous pouvez choisir d'afficher des décomptes d'enregistrements distincts. Dans l'éditeur de rapports, sélectionnez la liste déroulante Fonction dans la colonne ID, puis « Décompte distinct ». Vous pouvez afficher les décomptes distincts sous forme de nombres ou de pourcentages. Vous pouvez également trier par décompte distinct.
Colonnes d'action
Dans certains rapports, vous pouvez ajouter une colonne Action. Cela permet aux utilisateurs d'accéder à diverses actions directement depuis le rapport.
Les actions auxquelles le visualiseur de rapport n'a pas l'autorisation d'accéder n'apparaissent pas dans le menu Actions, mais le menu Actions apparaît toujours, sauf si le flux de travail est terminé pour les rapports de flux de travail ou si la tâche est terminée pour les rapports lus et compris.
Actions du flux de travail
Dans les rapports de workflow, le menu Actions affiche les mêmes options que la page Workflows actifs ou le panneau Workflow actif, par exemple, Ajouter des participants pour les workflows ou Réaffecter pour les tâches.
La configuration du rapport détermine les actions visibles: si la ligne du rapport ne contient pas d'informations au niveau de la tâche, le menu Actions affiche uniquement les options de workflow.
Champs de formule
Les champs de formule vous permettent de définir des formules dans vos rapports. Comme pour la création d'un champ de formule d'objet, vous pouvez sélectionner parmi une liste complète d'objets du rapport.
Veuillez noter que les champs de formule ne sont actuellement disponibles que dans les rapports tabulaires. Les champs conditionnels et les rapports matriciels ne sont pas pris en charge.
Vous pouvez ajouter des champs de formule sous forme de colonnes dans votre rapport et utiliser des formules pour le regroupement, le tri et le filtrage.
- Sous Champs de formule, sélectionnez Créer un champ de formule .
- Sélectionnez un objet.
- Entrez une étiquette.
- Sélectionnez un type de retour.
- Entrez une longueur maximale.
- Entrez une expression de formule.
- Cliquez sur « Vérifier la syntaxe ». SiteVault vous indiquera si votre expression est valide.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier ou supprimer un champ de formule, cliquez sur l’étiquette de la formule.
Champs conditionnels
Les champs conditionnels vous permettent de définir des libellés basés sur d'autres valeurs de champ. Par exemple, le champ conditionnel « Groupe de statuts » peut examiner le statut des documents ayant différents cycles de vie et regrouper ces statuts: « Terminé » pour « Approuvé », « Approuvé pour utilisation », « Approuvé pour distribution » et « En cours » pour « En attente de révision », « En cours de révision », « En cours d'approbation », etc. Vous pouvez ensuite utiliser le champ conditionnel pour le regroupement ou comme colonne dans un rapport tabulaire. Vous ne pouvez pas utiliser les champs conditionnels comme filtres dans le rapport.
- Sous Champs conditionnels, sélectionnez Créer un champ conditionnel.
- Saisissez une étiquette pour le champ conditionnel.
- Cliquez sur Créer une catégorie.
- Sélectionnez un champ, un opérateur et une valeur. Notez que « égal » ne doit correspondre qu'à un seul champ, tandis que « In » permet de sélectionner plusieurs champs.
- Sélectionnez une couleur pour l'étiquette à l'aide de la palette de couleurs. Cela colore les colonnes, les barres et les secteurs du tableau de bord.
- Facultatif: Si nécessaire, définissez plusieurs conditions en cliquant sur « Ajouter une condition ». Vous pouvez définir jusqu'à cinq conditions par catégorie.
- Facultatif: si nécessaire, définissez plusieurs catégories en cliquant sur Créer une catégorie.
- Renseignez la catégorie par défaut. Si aucune des autres conditions n'est remplie, le libellé et la couleur de la catégorie par défaut seront utilisés.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les rapports évaluent les catégories dans l'ordre. Si un enregistrement remplit les conditions de la première catégorie, SiteVault applique l'étiquette de cette première catégorie. Si un enregistrement ne remplit pas les conditions, SiteVault évalue la catégorie suivante. La catégorie par défaut s'applique aux enregistrements qui ne remplissent aucune des conditions.
Activation des filtres et des alias de colonnes
Cocher la case Activer les alias de filtre et de colonne vous permet de définir des alias qui s'afficheront pour les colonnes (tableau uniquement) et les filtres dans la visionneuse de rapports et dans le rapport exporté. Cette option vous permet également de supprimer la colonne « Nom » de chaque objet de rapport. Les alias sont particulièrement utiles pour les rapports envoyés aux organismes de réglementation qui exigent des conventions de nommage spécifiques pour les colonnes et les filtres.
Combinaison des invites de rapport
Cocher la case « Combiner les invites de rapport » dans les Options avancées permet à SiteVault de combiner les invites de rapport ayant le même objet, la même étiquette, le même opérateur et le même type de données en une seule invite, simplifiant ainsi les filtres répétitifs dans les rapports tabulaires complexes. La combinaison des invites de rapport n'affecte pas les filtres ni la page de couverture du rapport exporté.
Exécuter des rapports en arrière-plan
Lors de la création ou de la modification d'un rapport, vous pouvez choisir de l'exécuter en arrière-plan. SiteVault vous avertit lorsque les résultats sont prêts à être consultés, vous permettant ainsi de poursuivre votre travail pendant son exécution. Vous pouvez cliquer sur le lien dans la notification pour accéder aux résultats.
Vous pouvez exécuter un rapport en arrière-plan depuis la page « Rapports » ou depuis la page d'édition. Sur la page « Rapports », sélectionnez le menu « Actions » à côté du nom du rapport, puis « Exécuter en arrière-plan ». Sur la page d'édition, sélectionnez « Exécuter », puis « Exécuter en arrière-plan ».
Limites
Les limitations suivantes s'appliquent aux rapports exécutés en arrière-plan:
- Vous pouvez exécuter jusqu'à cinq rapports en arrière-plan à la fois.
- Les rapports expireront après deux heures.
- Les résultats sont mis en cache pendant 35 jours. Ils sont spécifiques à l'utilisateur.
