Si le participant ou le signataire ne reçoit pas l'e-mail, il se peut que l'e-mail soit incorrect dans SiteVault ou qu'une erreur se soit produite. Pour résoudre ce problème, effectuez l'une des étapes ci-dessous, en fonction du statut du formulaire de eConsent. Vous pouvez déterminer le statut en vérifiant le champ Statut du eConsent Veeva sur les documents ICF signés qui ont été créés pour le participant.

• Livré: si le statut est Livré, vérifiez que l'adresse e-mail figurant sur le dossier patient du participant ou sur le dossier des signataires est correcte. Effectuez l'une des actions suivantes selon que l'adresse e-mail est correcte ou non:
• Incorrect: si l'adresse e-mail est incorrecte, corrigez-la, annulez les formulaires de eConsent que vous avez envoyés et renvoyez eConsent. Pour plus d'informations, consultez les rubriques d'aide suivantes:
  • Gestion des patients
  • Gestion des participants à l'étude
  • Annulation des formulaires de eConsent
  • Participants consentants
• Correct: si l'adresse e-mail est correcte, demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier de courrier indésirable et sa corbeille. Si l'utilisateur possède une autre adresse e-mail, vous pouvez également suivre les étapes décrites dans l'élément Incorrect ci-dessus pour renvoyer les ICFs à une autre adresse e-mail.
• Non délivré: si le statut est différent de Livré, attendez une heure et vérifiez à nouveau. Si le statut n'est toujours pas Livré après une heure, contactez Veeva et nous vérifierons les journaux pour détecter d'éventuelles erreurs. Nous vous recommandons d'attendre une heure, car le système SiteVault ajoute le document à une file d'attente pour réessayer au début de l'heure suivante si l'opération échoue dans SiteVault.

Consultez la page Suivi des formulaires de eConsent pour plus d’informations sur les statuts.

Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier de courrier indésirable et sa corbeille. S'il n'a pas défini son mot de passe et ne s'est pas connecté avant de supprimer l'e-mail, vous pouvez annuler et renvoyer le formulaire de eConsent et il recevra un nouvel e-mail.

S'ils ont enregistré leur compte mais n'ont pas signé ou refusé les formulaires, vous pouvez également leur demander de se connecter directement sur https://patients.myveeva.com/ ou dans les applications Android ou iOS MyVeeva for Patients. Leurs formulaires non complétés seront affichés sur la page Tâches lorsqu'ils se connecteront.

Assurez-vous que l'utilisateur répond aux exigences du mot de passe affichées sur la page d'inscription et expliquez-lui ce que sont les caractères spéciaux s'il n'est pas sûr. Vous pouvez également lui demander de vérifier que la touche de verrouillage des majuscules n'est pas activée.

Consultez la page d’inscription et de connexion sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations sur la manière dont les utilisateurs définissent les mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

1. Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier spam et sa corbeille.
2. Si l'adresse e-mail ne figure pas dans le dossier du patient ou du signataire, assurez-vous qu'elle figure dans le dossier du patient ou du signataire. Dans le cas contraire, mettez à jour le dossier et renvoyez le formulaire de eConsent.
3. S'ils ne reçoivent toujours pas l'e-mail, contactez Veeva et nous vérifierons les erreurs dans les journaux.

Bien qu'il soit très probable que quelqu'un d'autre ait accidentellement saisi une adresse e-mail incorrecte en tentant de réinitialiser son propre mot de passe, demandez à l'utilisateur de réinitialiser son mot de passe par mesure de prudence et pour éviter de perdre l'accès à son compte.

Consultez la page d'inscription et de connexion sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations sur la façon dont les utilisateurs réinitialisent les mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Adresse e-mail correcte: vérifiez que l'utilisateur utilise la même adresse e-mail que celle saisie par le personnel du site dans le dossier du patient ou du signataire dans SiteVault et pour laquelle il a enregistré son compte.
• Mot de passe correct: vérifiez que l'utilisateur n'a pas activé la touche de verrouillage des majuscules et aidez-le à réinitialiser son mot de passe si nécessaire.
• Adresse Web correcte: vérifiez que l'utilisateur tente de se connecter à l'adresse régionale correcte de MyVeeva for Patients. S'il tente de se connecter à la région UE avec une adresse e-mail enregistrée uniquement pour la région des États-Unis, par exemple, il verra un message d'erreur. Il peut saisir son adresse e-mail sur https://patients.myveeva.com/ et être redirigé vers l'adresse régionale correcte pour son compte, ou il peut accéder directement à l'adresse régionale. Actuellement, les régions suivantes sont prises en charge:
• Asie-Pacifique: patients-ap.myveeva.com
• UE: patients-eu.myveeva.com
• États-Unis: patients-us.myveeva.com

Consultez la page d'inscription et de connexion sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations sur la manière dont les utilisateurs se connectent et réinitialisent les mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

1. Vérifiez que l'utilisateur dispose d'un signal cellulaire, que les SMS sont activés et que son téléphone n'est pas en mode avion.
2. Si l'utilisateur n'a pas enregistré de compte, vérifiez que le numéro de téléphone mobile correct est saisi dans le dossier du patient ou du signataire dans SiteVault.
3. Si le numéro de téléphone n'est pas correct dans l'enregistrement de SiteVault, mettez à jour l'enregistrement de l'utilisateur, annulez les formulaires de eConsent et renvoyez les formulaires. Pour plus d'informations, consultez les rubriques d'aide suivantes:
   • Gestion des patients
   • Gestion des participants à l'étude
   • Annulation des formulaires de eConsent
   • Participants consentants
4. Si l'utilisateur a enregistré un compte, vérifiez que le numéro de téléphone dans les paramètres de son compte est correct et à jour. Pour plus d'informations, consultez la page Paramètres du compte dans l'aide MyVeeva for Patients.
5. Assurez-vous que l'utilisateur a essayé de recevoir le code par appel téléphonique ainsi que par SMS. L'utilisateur peut également demander un autre SMS et un appel vocal.
6. Contactez Veeva et nous vérifierons les erreurs dans les journaux.

Demandez à l’utilisateur de parler à un membre du personnel du site qui peut lui expliquer le contenu de l’ICF.

Expliquez à l'utilisateur comment effectuer un zoom avant à l'aide de son navigateur. Les applications Web et iOS MyVeeva for Patients prennent également en charge les lecteurs d'écran. De plus, l'application Web MyVeeva for Patients prend en charge la navigation au clavier.

Demandez à l'utilisateur de revenir à la page Tâches et de compléter les formulaires de consentement disponibles qui se trouvent plus haut sur la page. Cela lui permet de compléter les formulaires suivants. Les utilisateurs doivent remplir les formulaires dans l'ordre de signature spécifié dans l'éditeur de eConsent.

Consultez la section Exiger un ordre de signature dans l’Aide aux opérations cliniques pour plus d’informations sur l’ordre de signature pour les formulaires de eConsent.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Expliquez à l'utilisateur comment déterminer les sections incomplètes à l'aide de la table des matières. Si l'utilisateur utilise un appareil mobile ou un écran plus petit, il doit sélectionner le bouton Table des matières pour l'afficher.
• Demandez à l'utilisateur de s'assurer qu'il a consulté chaque section et répondu aux questions obligatoires. Les sections complétées sont signalées par une coche verte dans la table des matières. De plus, lorsque l'utilisateur tente de cliquer sur le champ de signature avant d'avoir complété toutes les sections, nous affichons les sections incomplètes avec une bordure orange dans la table des matières.

Consultez la page Formulaires de consentement sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Expliquez à l'utilisateur que l'envoi du formulaire de MyVeeva for Patients au système du site peut prendre quelques instants.
• Demandez à l'utilisateur d'actualiser son navigateur, de se déconnecter, puis de se reconnecter. Si le document a été soumis avec succès, il devrait pouvoir visualiser le document signé.
• Vérifiez si l' ICF signé a été reçu dans SiteVault.

Consultez les pages Formulaires de consentement et documents sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Demandez à l'utilisateur de se reconnecter sur https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients suit la progression de l'utilisateur dans ses documents non terminés, afin qu'il puisse reprendre facilement la révision et la signature des documents.

Consultez la page Formulaires de consentement sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Les utilisateurs doivent contacter le site de l’étude pour les informer.

Le personnel du site peut renvoyer la même version ou envoyer une nouvelle version du ICF vierge au participant et à ses signataires. Pour plus d'informations, consultez la section Traitement des formulaires de eConsent refusés.

L'utilisateur peut sélectionner le bouton Télécharger le PDF dans le coin supérieur droit des documents complétés ou non complétés pour télécharger un formulaire et peut utiliser la fonctionnalité de son navigateur ou de son appareil pour l'imprimer.

Consultez la page Documents sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Comparez la version actuelle de l' ICF vierge dans SiteVault à la version ICF vierge précédemment signée par l'utilisateur à l'aide de la fonctionnalité de comparaison de versions de Vault. Vous pouvez déterminer la version ICF vierge précédemment signée par l'utilisateur en consultant la section Version ICF approuvée des informations du document ICF précédemment signé.

Consultez la rubrique d'aide Suivi des ICFs signés et des versions approuvées pour plus d'informations.

Actuellement, MyVeeva for Patients reconnaît uniquement les liens de participation à des réunions virtuelles provenant de Meet, Skype, Teams et Zoom. Si vous planifiez une visite virtuelle à l'aide d'une autre plateforme de réunion virtuelle, la visite apparaît sur le calendrier de l'utilisateur comme une visite en personne. Il peut sélectionner le lien de participation à la réunion virtuelle dans les détails de la visite pour rejoindre la réunion au moment opportun. Consultez Visites dans l'aide de MyVeeva for Patients ou la rubrique d' aide Création de visites pour les participants à l'étude dans l'aide de SiteVault.

Si votre site utilise une autre plateforme de réunion virtuelle que vous souhaitez voir prise en charge par MyVeeva for Patients, contactez l'assistance Veeva.

Vérifiez que vous avez planifié la visite et invité l'alias de calendrier MyVeeva du participant. Si le problème persiste, procédez comme suit pour le résoudre:

1. Vérifiez que vous avez correctement saisi l'alias de calendrier MyVeeva de l'utilisateur lorsque vous avez créé la visite sur votre plateforme de calendrier numérique.
2. Vérifiez que vous avez saisi la date, l'heure et la description correctes de la visite dans votre plateforme de calendrier numérique. S'il s'agit d'une visite virtuelle, assurez-vous d'avoir inclus le lien de participation à la réunion virtuelle.
3. Si le problème persiste, créez une nouvelle visite ou contactez l'assistance Veeva pour obtenir de l'aide.

Les utilisateurs doivent contacter le site de l’étude pour les informer.

Le personnel du site peut renvoyer la même version ou envoyer une nouvelle version du ICF vierge au participant et à ses signataires. Pour plus d'informations, consultez la page Traitement des formulaires de eConsent refusés.

Les participants doivent contacter le site de l’étude pour demander leur retrait.

Le site doit suivre sa procédure opérationnelle standard (SOP) existante pour retirer un participant d'une étude dans SiteVault. Si un participant ou ses signataires ont des formulaires de eConsent non remplis, le site doit annuler ces formulaires de eConsent. Vous ne pouvez pas annuler un formulaire de eConsent qui a été rempli dans MyVeeva for Patients.

Si un utilisateur souhaite supprimer son compte MyVeeva for Patients, le site doit contacter Veeva. Dans le cas contraire, l'utilisateur peut conserver son compte actif pour pouvoir consulter ses documents existants et éventuellement utiliser le compte pour d'autres études à l'avenir. Les comptes MyVeeva for Patients peuvent être utilisés pour plusieurs sites et études.

Demandez à l'utilisateur de contacter l'équipe de sécurité de Veeva à security@veeva.com.