Si le participant ou le signataire ne reçoit pas l'e-mail, il est possible que l'e-mail soit incorrect dans SiteVault ou qu'une erreur se soit produite. Pour résoudre ce problème, suivez l'une des étapes ci-dessous, selon le statut du formulaire de eConsent. Vous pouvez vérifier le statut en consultant le champ « Statut du eConsent Veeva » sur les documents ICF signés créés pour le participant.

• Livré: Si le statut est « Livré », vérifiez que l'adresse courriel figurant dans le dossier patient du participant ou dans celui des signataires est correcte. Effectuez l'une des actions suivantes selon l'exactitude de l'adresse courriel:
• Incorrect: Si l'adresse e-mail est incorrecte, corrigez-la, annulez les formulaires de eConsent que vous avez envoyés et renvoyez - les. Consultez les rubriques d'aide suivantes pour plus d'informations:
  • Gestion des patients
  • Gestion des participants à l'étude
  • Annulation des formulaires de eConsent
  • Participants consentants
• Correct: Si l'adresse e-mail est correcte, demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier spam et sa corbeille. Si l'utilisateur possède une autre adresse e-mail, vous pouvez également suivre les étapes décrites dans la section « Incorrect » ci-dessus pour renvoyer les ICFs à une autre adresse.
• Non livré: si le statut est différent de « Livré », attendez une heure et vérifiez à nouveau. Si le statut n'est toujours pas « Livré » après une heure, contactez Veeva; nous vérifierons les journaux pour détecter d'éventuelles erreurs. Nous vous recommandons d'attendre une heure, car SiteVault ajoute le document à une file d'attente pour une nouvelle tentative au début de l'heure suivante si l'opération échoue dans SiteVault.

Consultez la page Suivi des formulaires de eConsent pour plus d’informations sur les statuts.

Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier spam et sa corbeille. S'il n'a pas défini son mot de passe et ne s'est pas connecté avant de supprimer l'e-mail, vous pouvez annuler et renvoyer le formulaire de eConsent; il recevra alors un nouvel e-mail.

S'ils ont enregistré leur compte, mais n'ont pas signé ou refusé les formulaires, vous pouvez également leur demander de se connecter directement sur https://patients.myveeva.com/ ou via les applications Android ou iOS MyVeeva for Patients. Leurs formulaires non remplis s'afficheront sur la page « Tâches » lors de leur connexion.

Assurez-vous que l'utilisateur remplit les conditions de mot de passe affichées sur la page d'inscription et expliquez-lui ce que sont les caractères spéciaux en cas de doute. Vous pouvez également lui demander de vérifier que la touche Verr. Maj. n'est pas activée.

Consultez la page d'inscription et de connexion sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations sur la manière dont les utilisateurs définissent les mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

1. Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier spam et sa corbeille.
2. Si l'adresse e-mail est introuvable, assurez-vous que l'adresse e-mail figure bien dans le dossier du patient ou du signataire. Dans le cas contraire, mettez à jour le dossier et renvoyez le formulaire de eConsent.
3. S'ils ne reçoivent toujours pas l'e-mail, contactez Veeva et nous vérifierons les journaux pour détecter les erreurs.

Bien qu'il soit très probable que quelqu'un d'autre ait accidentellement saisi une adresse e-mail incorrecte lors de la tentative de réinitialisation de son propre mot de passe, demandez à l'utilisateur de réinitialiser son mot de passe par prudence et d'éviter de perdre l'accès à son compte.

Consultez la page d'inscription et de connexion sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations sur la façon dont les utilisateurs réinitialisent les mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Adresse e-mail correcte: vérifiez que l'utilisateur utilise la même adresse e-mail que celle saisie par le personnel du site sur le dossier du patient ou du signataire dans SiteVault et pour laquelle il a enregistré son compte.
• Mot de passe correct: vérifiez que l'utilisateur n'a pas activé le verrouillage des majuscules et aidez-le à réinitialiser son mot de passe si nécessaire.
• Adresse web correcte: Vérifiez que l'utilisateur tente de se connecter à la bonne adresse régionale de MyVeeva for Patients. S'il tente de se connecter à l'UE avec une adresse e-mail enregistrée uniquement pour les États-Unis, par exemple, un message d'erreur s'affichera. Il peut saisir son adresse e-mail sur https://patients.myveeva.com/ et être redirigé vers l'adresse régionale correspondante à son compte, ou y accéder directement. Actuellement, les régions suivantes sont prises en charge:
• Asie-Pacifique: patients-ap.myveeva.com
• UE: patients-eu.myveeva.com
• États-Unis: patients-us.myveeva.com

Consultez la page Inscription et connexion sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations sur la façon dont les utilisateurs se connectent et réinitialisent les mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

1. Vérifiez que l'utilisateur dispose d'un signal cellulaire, que les SMS sont activés et que son téléphone n'est pas en mode avion.
2. Si l'utilisateur n'a pas enregistré de compte, vérifiez que le numéro de téléphone mobile correct est saisi dans le dossier du patient ou du signataire dans SiteVault.
3. Si le numéro de téléphone est incorrect dans SiteVault, mettez à jour l'enregistrement utilisateur, annulez les formulaires de eConsent et renvoyez-les. Consultez les rubriques d'aide suivantes pour plus d'informations:
   • Gestion des patients
   • Gestion des participants à l'étude
   • Annulation des formulaires de eConsent
   • Participants consentants
4. Si l'utilisateur a enregistré un compte, vérifiez que le numéro de téléphone dans les paramètres de son compte est correct et à jour.
5. Assurez-vous que l'utilisateur a bien reçu le code par appel téléphonique et par SMS. Il peut également demander un SMS et un appel vocal supplémentaires.
6. Contactez Veeva et nous vérifierons les journaux pour détecter les erreurs.

Demandez à l'utilisateur de parler à un membre du personnel du site qui peut lui expliquer le contenu de l'ICF.

Expliquez à l'utilisateur comment zoomer dans son navigateur. Les applications web et iOS MyVeeva for Patients prennent également en charge les lecteurs d'écran. De plus, l'application web MyVeeva for Patients prend en charge la navigation au clavier.

Demandez à l'utilisateur de revenir à la page « Tâches » et de remplir les formulaires de consentement disponibles plus haut sur la page. Cela lui permet de remplir les formulaires suivants. Les utilisateurs doivent remplir les formulaires dans l'ordre de signature spécifié dans l'éditeur de eConsent.

Consultez la section Exiger un ordre de signature dans l'aide aux opérations cliniques pour plus d'informations sur l'ordre de signature des formulaires de eConsent.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Expliquez à l'utilisateur comment identifier les sections incomplètes grâce à la table des matières. Si l'utilisateur utilise un appareil mobile ou un écran plus petit, il doit cliquer sur le bouton « Table des matières » pour l'afficher.
• Demandez à l'utilisateur de s'assurer qu'il a consulté chaque section et répondu aux questions obligatoires. Les sections complétées sont signalées par une coche verte dans la table des matières. De plus, lorsque l'utilisateur clique sur le champ de signature avant de compléter toutes les sections, les sections incomplètes sont signalées par une bordure orange dans la table des matières.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Expliquez à l'utilisateur que l'envoi du formulaire de MyVeeva for Patients au système du site peut prendre quelques instants.
• Demandez à l'utilisateur d'actualiser son navigateur, de se déconnecter et de se reconnecter. Si le document a été soumis avec succès, il devrait pouvoir voir le document signé.
• Vérifiez si l' ICF signé a été reçu dans SiteVault.

Consultez les documents sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Demandez à l'utilisateur de se reconnecter sur https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients suit la progression de l'utilisateur dans ses documents incomplets, afin qu'il puisse reprendre facilement la consultation et la signature des documents.

Les utilisateurs doivent contacter le site d’étude pour les informer.

Le personnel du site peut renvoyer la même version ou une nouvelle version du ICF vierge au participant et à ses signataires. Consultez la section « Traitement des formulaires de eConsent refusés » pour plus d'informations.

L'utilisateur peut sélectionner le bouton Télécharger le PDF dans le coin supérieur droit des documents complétés ou non complétés pour télécharger un formulaire et peut utiliser la fonctionnalité de son navigateur ou de son appareil pour l'imprimer.

Consultez la page Documents sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Comparez la version actuelle de l' ICF vierge dans SiteVault à celle précédemment signée par l'utilisateur grâce à la fonctionnalité de comparaison de versions de ICF. Vous pouvez déterminer la version précédemment signée en consultant la section « Version ICF approuvée » des informations du document ICF précédemment signé.

Consultez la rubrique d'aide Traçage des ICFs signés et des versions approuvées pour plus d'informations.

Actuellement, MyVeeva for Patients ne reconnaît que les liens de participation aux réunions virtuelles de Meet, Skype, Teams et Zoom. Si vous planifiez une visite virtuelle via une autre plateforme, celle-ci apparaîtra dans le calendrier de l'utilisateur comme une visite en personne. Il pourra sélectionner le lien de participation à la réunion virtuelle dans les détails de la visite pour rejoindre la réunion au moment opportun. Consultez la rubrique d'aide « Créer des visites pour les participants à l'étude » dans l'aide de SiteVault.

Si votre site utilise une autre plateforme de réunion virtuelle que vous souhaitez voir prise en charge par MyVeeva for Patients, contactez l'assistance Veeva.

Vérifiez que vous avez planifié la visite et invité l'alias de calendrier MyVeeva du participant. Si le problème persiste, procédez comme suit pour le résoudre:

1. Vérifiez que vous avez correctement saisi l'alias du calendrier MyVeeva de l'utilisateur lorsque vous avez créé la visite sur votre plateforme de calendrier numérique.
2. Vérifiez que vous avez correctement saisi la date, l'heure et la description de la visite dans votre calendrier numérique. S'il s'agit d'une visite virtuelle, assurez-vous d'inclure le lien de participation à la réunion virtuelle.
3. Si le problème persiste, créez une nouvelle visite ou contactez l'assistance Veeva pour obtenir de l'aide.

Les utilisateurs doivent contacter le site d’étude pour les informer.

Le personnel du site peut renvoyer la même version ou une nouvelle version du ICF vierge au participant et à ses signataires. Consultez la page « Traitement des formulaires de eConsent refusés » pour plus d'informations.

Les participants doivent contacter le site de l’étude pour demander leur retrait.

Le site doit suivre sa procédure opérationnelle standard (POS) pour retirer un participant d'une étude dans SiteVault. Si un participant ou ses signataires ont des formulaires de eConsent non remplis, le site doit les annuler. Il est impossible d'annuler un formulaire de eConsent eConsent dans MyVeeva for Patients.

Si un utilisateur souhaite supprimer son compte MyVeeva for Patients, le site doit contacter Veeva. Sinon, l'utilisateur peut conserver son compte actif pour consulter ses documents existants et éventuellement l'utiliser pour d'autres études. Les comptes MyVeeva for Patients peuvent être utilisés pour plusieurs sites et études.

Demandez à l'utilisateur de contacter l'équipe de sécurité de Veeva à security@veeva.com.