Si le participant ou le signataire ne reçoit pas l'e-mail, il se peut que l'e-mail soit incorrect dans SiteVault ou qu'une erreur se soit produite. Pour résoudre ce problème, effectuez l'une des étapes ci-dessous, en fonction du statut du formulaire eConsent. Vous pouvez déterminer le statut en vérifiant le champ Statut Veeva eConsent sur les documents signés ICF qui ont été créés pour le participant.

• Livré: si le statut est Livré, vérifiez que l'adresse e-mail figurant sur le dossier patient du participant ou sur le dossier des signataires est correcte. Effectuez l'une des actions suivantes selon que l'adresse e-mail est correcte ou non:
• Incorrect: si l'adresse e-mail est incorrecte, corrigez-la, annulez les formulaires eConsent que vous avez envoyés et renvoyez les formulaires eConsent. Pour plus d'informations, consultez les rubriques d'aide suivantes:
  • Gestion des patients
  • Gestion des participants à l'étude
  • Annulation des formulaires eConsent
  • Participants consentants
• Correct: si l'adresse e-mail est correcte, demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier de courrier indésirable et sa corbeille. Si l'utilisateur possède une autre adresse e-mail, vous pouvez également suivre les étapes décrites dans l'élément Incorrect ci-dessus pour renvoyer le ICFs à une autre adresse e-mail.
• Non livré: si le statut est différent de Livré, attendez une heure et vérifiez à nouveau. Si le statut n'est toujours pas Livré après une heure, contactez le Veeva et nous vérifierons les journaux pour détecter d'éventuelles erreurs. Nous vous recommandons d'attendre une heure car le système SiteVault ajoute le document à une file d'attente pour réessayer au début de l'heure suivante si l'opération échoue dans SiteVault.

Consultez la page Formulaires de suivi eConsent pour plus d'informations sur les statuts.

Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier de courrier indésirable et sa corbeille. S'il n'a pas défini son mot de passe et ne s'est pas connecté avant de supprimer l'e-mail, vous pouvez annuler et renvoyer le formulaire eConsent et il recevra un nouvel e-mail.

S'ils ont enregistré leur compte mais n'ont pas signé ou refusé les formulaires, vous pouvez également leur demander de se connecter directement sur https://patients.myveeva.com/ ou dans les applications Android ou iOS MyVeeva for Patients. Leurs formulaires non complétés seront affichés sur la page Tâches lorsqu'ils se connecteront.

Assurez-vous que l'utilisateur répond aux exigences du mot de passe affichées sur la page d'inscription et expliquez-lui ce que sont les caractères spéciaux s'il n'est pas sûr. Vous pouvez également lui demander de vérifier que la touche de verrouillage des majuscules n'est pas activée.

Consultez la page d'inscription et d'aide Connexion sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations sur la manière dont les utilisateurs définissent les mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

1. Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier spam et sa corbeille.
2. Si l'adresse e-mail ne figure pas dans le dossier du patient ou du signataire, assurez-vous qu'elle figure dans le dossier du patient ou du signataire. Dans le cas contraire, mettez à jour le dossier et renvoyez le formulaire eConsent.
3. S'ils ne reçoivent toujours pas l'e-mail, contactez le Veeva et nous vérifierons les journaux pour détecter les erreurs.

Bien qu'il soit très probable que quelqu'un d'autre ait accidentellement saisi une adresse e-mail incorrecte en tentant de réinitialiser son propre mot de passe, demandez à l'utilisateur de réinitialiser son mot de passe par mesure de prudence et pour éviter de perdre l'accès à son compte.

Consultez la page d'inscription et d'aide Connexion sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations sur la façon dont les utilisateurs réinitialisent les mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Adresse e-mail correcte: Vérifiez que l'utilisateur utilise la même adresse e-mail que celle personnel du centre saisie dans le dossier du patient ou du signataire dans SiteVault et pour laquelle il a enregistré son compte.
• Mot de passe correct: vérifiez que l'utilisateur n'a pas activé la touche de verrouillage des majuscules et aidez-le à réinitialiser son mot de passe si nécessaire.
• Adresse Web correcte: vérifiez que l'utilisateur tente de se connecter à l'adresse régionale correcte, MyVeeva for Patients. S'il tente de se connecter à la région UE avec une adresse e-mail enregistrée uniquement pour la région des États-Unis, par exemple, il verra un message d'erreur. Il peut saisir son adresse e-mail sur https://patients.myveeva.com/ et être redirigé vers l'adresse régionale correcte pour son compte, ou il peut accéder directement à l'adresse régionale. Actuellement, les régions suivantes sont prises en charge:
• Asie-Pacifique: patients-ap.myveeva.com
• UE: patients-eu.myveeva.com
• États-Unis: patients-us.myveeva.com

Consultez la page d'inscription et d'aide Connexion sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations sur la manière dont les utilisateurs se connectent et réinitialisent leurs mots de passe.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

1. Vérifiez que l'utilisateur dispose d'un signal cellulaire, que les SMS sont activés et que son téléphone n'est pas en mode avion.
2. Si l'utilisateur n'a pas enregistré de compte, vérifiez que le bon numéro de téléphone mobile est saisi dans le dossier du patient ou du signataire au SiteVault.
3. Si le numéro de téléphone n'est pas correct dans l'enregistrement SiteVault, mettez à jour l'enregistrement de l'utilisateur, annulez les formulaires eConsent et renvoyez les formulaires. Pour plus d'informations, consultez les rubriques d'aide suivantes:
   • Gestion des patients
   • Gestion des participants à l'étude
   • Annulation des formulaires eConsent
   • Participants consentants
4. Si l'utilisateur a enregistré un compte, vérifiez que le numéro de téléphone dans les paramètres de son compte est correct et à jour. Pour plus d'informations, consultez la page Paramètres du compte dans l'aide MyVeeva for Patients.
5. Assurez-vous que l'utilisateur a essayé de recevoir le code par appel téléphonique ainsi que par SMS. L'utilisateur peut également demander un autre SMS et un appel vocal.
6. Contactez le Veeva et nous vérifierons les journaux pour détecter les erreurs.

Demandez à l'utilisateur de parler à un membre du personnel du centre qui peut expliquer le contenu du ICF.

Expliquez à l'utilisateur comment effectuer un zoom avant à l'aide de son navigateur. Les applications Web et iOS MyVeeva for Patients prennent également en charge les lecteurs d'écran. De plus, l'application Web MyVeeva for Patients prend en charge la navigation au clavier.

Demandez à l'utilisateur de revenir à la page Tâches et de compléter les formulaires de consentement disponibles qui se trouvent plus haut sur la page. Cela lui permet de compléter les formulaires suivants. Les utilisateurs doivent remplir les formulaires dans l'ordre de signature spécifié dans l'éditeur eConsent.

Consultez la section Exiger un ordre de signature dans l'aide aux opérations cliniques pour plus d'informations sur l'ordre de signature pour les formulaires eConsent.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Expliquez à l'utilisateur comment déterminer quelles sections sont incomplètes à l'aide de la table des matières. Si l'utilisateur utilise un appareil mobile ou un écran plus petit, il doit sélectionner le bouton Table des matières pour la afficher compléter.
• Demandez à l'utilisateur de s'assurer qu'il a consulté chaque section et répondu aux questions obligatoires. Les sections complétées sont signalées par une coche verte dans la table des matières. De plus, lorsque l'utilisateur tente de cliquer sur le champ de signature avant de compléter toutes les sections, nous affichons les sections incomplètes avec une bordure orange dans la table des matières.

Consultez la page Formulaires de consentement sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Suivez les étapes suivantes pour résoudre ce problème:

• Expliquez à l'utilisateur que l'envoi du formulaire de MyVeeva for Patients au système de centre peut prendre quelques instants.
• Demandez à l'utilisateur d'actualiser son navigateur, de se déconnecter, puis de se reconnecter. Si le document a été soumis avec succès, il devrait pouvoir afficher le document signé.
• Vérifiez si le ICF signé a été reçu dans SiteVault.

Consultez les pages Formulaires de consentement et documents sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Demandez à l'utilisateur de se reconnecter sur https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients suit la progression de l'utilisateur dans ses documents non terminés, afin qu'il puisse reprendre facilement la révision et la signature des documents.

Consultez la page Formulaires de consentement sur le site Web d’aide MyVeeva for Patients pour plus d’informations.

Les utilisateurs doivent contacter l'étude centre pour les informer.

Personnel du centre peut renvoyer la même version ou envoyer une nouvelle version du formulaire vierge ICF au participant et à ses signataires. Consultez la section Traitement des formulaires refusés eConsent pour plus d'informations.

L'utilisateur peut sélectionner le bouton Télécharger le PDF dans le coin supérieur droit des documents complétés ou non complétés pour télécharger un formulaire et peut utiliser la fonctionnalité de son navigateur ou de son appareil pour l'imprimer.

Consultez la page Documents sur le site Web d'aide MyVeeva for Patients pour plus d'informations.

Comparez la version actuelle à l'état stable du document vierge ICF dans SiteVault avec la version vierge ICF que l'utilisateur a précédemment signée à l'aide de la fonctionnalité de comparaison de versions de Vault. Vous pouvez déterminer la version vierge ICF que l'utilisateur a précédemment signée en consultant la section Version approuvée ICF des informations du document ICF précédemment signé.

Consultez la rubrique d'aide Traçage des versions signées ICFs et approuvées pour plus d'informations.

Actuellement, MyVeeva for Patients reconnaît uniquement les liens de participation à des réunions virtuelles provenant de Meet, Skype, Teams et Zoom. Si vous planifiez une visite virtuelle à l'aide d'une autre plateforme de réunion virtuelle, la visite apparaît sur le calendrier de l'utilisateur comme une visite en personne. Il peut sélectionner le lien de participation à la réunion virtuelle dans les détails de la visite pour rejoindre la réunion au moment opportun. Consultez Visites dans l'aide de MyVeeva for Patients ou la rubrique d'aide Création de visites pour les participants à l'étude dans l'aide de SiteVault.

Si votre centre utilise une autre plateforme de réunion virtuelle que celle pour laquelle vous souhaitez bénéficier de l'assistance MyVeeva for Patients, contactez l'assistance Veeva.

Vérifiez que vous avez planifié la visite et invité l'alias de calendrier MyVeeva du participant. Si le problème persiste, procédez comme suit pour le résoudre:

1. Vérifiez que vous avez correctement saisi l'alias de calendrier MyVeeva de l'utilisateur lorsque vous avez créé la visite sur votre plateforme de calendrier numérique.
2. Vérifiez que vous avez saisi la date, l'heure et la description correctes de la visite dans votre plateforme de calendrier numérique. S'il s'agit d'une visite virtuelle, assurez-vous d'avoir inclus le lien de participation à la réunion virtuelle.
3. Si le problème persiste, créez une nouvelle visite ou contactez le support Veeva pour obtenir de l'aide.

Les utilisateurs doivent contacter l'étude centre pour les informer.

Personnel du centre peut renvoyer la même version ou envoyer une nouvelle version du formulaire vierge ICF au participant et à ses signataires. Consultez la page Traitement des formulaires refusés eConsent pour plus d'informations.

Les participants doivent contacter l’étude au centre pour demander leur retrait.

Le centre doit suivre sa procédure opérationnelle standard (SOP) existante pour retirer un participant d'une étude en SiteVault. Si un participant ou ses signataires ont des formulaires eConsent non complétés, le centre doit annuler ces formulaires eConsent. Vous ne pouvez pas annuler un formulaire eConsent qui a été complété en MyVeeva for Patients.

Si un utilisateur souhaite supprimer son compte MyVeeva for Patients, le centre doit contacter le Veeva. Sinon, l'utilisateur peut garder son compte actif pour pouvoir consulter ses documents existants et éventuellement utiliser le compte pour d'autres études à l'avenir. Les comptes MyVeeva for Patients peuvent être utilisés pour plusieurs centres et études.

Demandez à l'utilisateur de contacter l'équipe de sécurité de Veeva au security@veeva.com.