CTMS

Aperçu

Les éléments facturables sont les services et activités fournis par votre site au cours d'une étude et qui peuvent être facturés au commanditaire, conformément au budget de l'étude.

L'onglet « Éléments facturables » fournit une liste complète de tous les éléments facturables.

• Les frais de participation (activité et visite) généreront automatiquement des éléments facturables au fur et à mesure que les visites des participants seront effectuées.
• Les frais de Site peuvent être utilisés pour générer des éléments facturables de manière ponctuelle tout au long des processus de facturation et de rapprochement des paiements.
  • Lors de la création des frais de site, les champs relatifs aux frais généraux et aux retenues à la source sont par défaut exemptés, mais peuvent être modifiés au besoin.
• Des éléments facturables personnalisés peuvent être créés à tout moment pour documenter les ajustements de facturation non budgétisés tels que les coûts refacturés, les crédits et les ajustements de frais.
• Utilisez des filtres pour regrouper les éléments facturables afin d'optimiser le suivi et la facturation.
• Une fois qu'un élément facturable est associé à une facture ou à un paiement, il ne peut plus être modifié.
• Les options d'exportation sont disponibles dans le menu Actions.

Examiner les éléments facturables

Pour consulter les éléments facturables, veuillez suivre les étapes ci-dessous:

1. Accédez à Finance > Éléments facturables.
2. Le tableau affiche les éléments facturables, y compris la date d'accumulation, l'identifiant du participant, la visite et les montants retenus (le cas échéant).
3. Utilisez le menu Actions pour modifier les colonnes et personnaliser votre affichage. Ces paramètres seront conservés d'une connexion à l'autre.
4. Utilisez les filtres en haut du tableau pour trier et gérer les éléments affichés:
   • Date de comptabilisation: Limitez votre affichage à une plage de dates de comptabilisation spécifique.
   • Identifiant du participant: Afficher les frais liés à un participant spécifique.
   • Visite: Limitez votre affichage à une ou plusieurs visites spécifiques.
   • Retenues: Inclure ou exclure les portions retenues de chaque élément facturable.
     • Si votre site utilise la retenue à la source, ajoutez la colonne « Retenue » et filtrez les articles retenus lors de la création des factures, car ceux-ci ne seront pas payés immédiatement.
   • Facturable: Filtrez vos résultats selon que l’article facturable est facturable ou non.

Créer des éléments facturables

Outre les frais liés aux visites, vous pouvez créer manuellement des éléments facturables (coûts ponctuels tels que les frais de démarrage) à partir de la liste des frais de Site disponibles ou créer un élément facturable personnalisé pour les ajustements tels que les coûts refacturés, les crédits et les ajustements de frais.

Pour créer des éléments facturables, suivez les étapes ci-dessous:

1. Accédez à Finance > Éléments facturables.
2. Sélectionner + Créer un élément facturable.
3. Sélectionnez l'une des options suivantes:
   • Élément facturable personnalisé: Remplissez les champs obligatoires et associez éventuellement l’élément à un participant ou à une visite, puis enregistrez.
   • À partir des frais de Site:
     • Sélectionnez les cases à cocher correspondantes des éléments facturables à créer.
     • Indiquez une quantité pour chaque article sélectionné, le cas échéant.
     • Mettez à jour la date de comptabilisation pour refléter la date à laquelle les frais étaient censés être facturés.
     • Sélectionnez Enregistrer.

• Remarque: Les éléments facturables créés sur mesure sont automatiquement définis comme facturables.