- Administrateurs et personnel du Site disposant de l'autorisation étendue de gestion financière
Aperçu
Une fois votre planning d'études établi, vous êtes prêt à définir votre budget d'études.
Le budget est l'accord négocié entre vous et le promoteur qui détaille votre rémunération pour votre travail tout au long de l'essai. Il comprend généralement la rémunération des activités planifiées, des activités non planifiées et des autres coûts directs et indirects.
- Le système prend en charge plusieurs versions budgétaires. En cas de renégociation du budget ou de modification du calendrier, vous pouvez créer une nouvelle version. Chaque nouvelle version s'appuie sur la précédente, vous évitant ainsi de tout recommencer à chaque révision.
- La date d'entrée en vigueur d'un budget détermine la version budgétaire utilisée lorsque les visites passent au statut « Terminées ».
- Les budgets nouvellement créés sont associés à la version actuelle du calendrier d'études. Vous ne pouvez pas créer de budget tant qu'une version à jour du calendrier d'études n'existe pas.
- Une fois validé, un budget ne peut plus être modifié. Pour y apporter des changements, il faut en créer une nouvelle version.
- Les calendriers et budgets d'études sont versionnés indépendamment. Lorsqu'une nouvelle version du calendrier est définie comme actuelle, les éléments facturables pour les participants sont automatiquement générés en fonction des activités du nouveau calendrier, même si aucune nouvelle version budgétaire n'est créée. Toutefois, si une modification du calendrier a une incidence sur les éléments que vous souhaitez facturer ou sur le montant de votre rémunération, il est impératif de créer une nouvelle version budgétaire.
Accéder au budget
Pour créer un budget d'études, suivez les étapes ci-dessous:
- Accédez à la section Finance.
- Sélectionnez l'étude.
- Sélectionner le budget.
- S’il n’existe pas de budget, sélectionnez Créer un nouveau brouillon.
Aperçu complet du budget
L’aperçu budgétaire contient des informations générales et les paramètres clés de votre budget.
Les champs suivants peuvent être renseignés à tout moment lors de la création du budget. La date d'effet est obligatoire pour que le budget passe à l'état « Actuel ».
- Date d'entrée en vigueur: ce champ est obligatoire lorsque le budget devient actuel.
- Description/Remarques: Veuillez saisir une description générale ou des remarques concernant le budget.
- Devise: Par défaut, le dollar américain, mais elle est modifiable.
- Taux de frais généraux: Il s’agit d’un pourcentage fixe appliqué aux honoraires et permettant de comptabiliser les coûts indirects (ex.: frais de construction, temps de travail non rémunéré du personnel). Indiquez un pourcentage (ex.: 30 %).
- Taux de retenue: Pourcentage retenu par le commanditaire sur chaque frais dû à un site, généralement versé à la fin de l’essai. Si une retenue s’applique, le système générera deux éléments facturables: un pour le montant immédiatement dû et un pour le montant retenu.
- Inclure l'analyse de couverture: lorsqu'elle est activée, l'outil d'analyse de couverture permet aux utilisateurs de définir précisément les responsabilités de facturation pour chaque activité de l'étude ( payée par le promoteur, frais courants ou non facturable) dans l'onglet « Analyse de couverture ». Cet onglet offre également un espace pour saisir des notes de facturation spécifiques à chaque activité et les codes de la nomenclature des actes médicaux (CPT). Une fois les désignations et les notes enregistrées, le système utilise ces informations pour mettre à jour le tableau des frais des participants afin que les éléments désignés comme frais courants ou non facturables ne soient pas facturés au promoteur.
