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Opciones básicas de informes

En la primera pantalla de creación de informes, las opciones que seleccione controlan los resultados que aparecen en su informe y el formato del informe.

Tipo de informe

El tipo de informe determina los “objetos de informe” para el nuevo informe. Por ejemplo, Documento significa que su informe solo analizará documentos, mientras que Producto con campaña significa que su informe analizará registros de Producto y Campaña. Obtenga más información sobre los tipos de informes.

Tipo de documento

Al seleccionar un tipo de documento en la página Crear informe, usted:

• Limite los documentos del informe a aquellos que tengan el tipo, subtipo o clasificación de documento especificados. También puede lograr esto creando filtros en el generador de informes.
• Limita los campos de documento disponibles para su selección como columnas, filtros, etc. Si no se selecciona ningún tipo de documento, todos los campos del documento están disponibles. Si se selecciona un tipo de documento, solo están disponibles los campos definidos para el tipo seleccionado y sus subtipos o clasificaciones.

Incluyendo versiones anteriores del documento

De forma predeterminada, los informes solo incluyen la última versión de un documento, con una fila para cada documento. Si selecciona la casilla de verificación Incluir versiones anteriores del documento, se incluirán todas las versiones anteriores de un documento.

Formato del informe

El formato del informe determina si un informe es tabular o matricial:

• Los informes tabulares muestran registros individuales en filas de informes y pueden incluir muchas columnas, por ejemplo, una lista de sitios por estudio, con detalles del sitio como Estado y Ubicación.
• Los informes matriciales agrupan los valores de los campos seleccionados tanto en columnas como en filas y realizan un cálculo de resumen en las celdas, por ejemplo, un tiempo promedio de revisión de MLR por Coordinador y Subtipo.

Columnas especiales

La mayoría de las columnas simplemente utilizan campos de documento u objeto, pero algunas columnas son métricas específicas de los informes. Estas solo están disponibles en informes tabulares.

Columnas de recuento de registros

Los informes tabulares ofrecen columnas de "conteo" para cada objeto de informe, por ejemplo, Recuento de documentos. Puede mostrar un valor de recuento como un Número o un Porcentaje del total. Por ejemplo, en un informe que agrupa documentos por producto, puede mostrar el porcentaje de documentos para cada producto, del total de documentos en el informe.

Recuentos de registros distintos

De forma predeterminada, SiteVault muestra los registros duplicados e incluye los duplicados en los recuentos totales. Los registros duplicados aparecen en informes con varios objetos y vistas en los que varios objetos o registros utilizan el mismo identificador. Si agrupa filas en un informe tabular, puede optar por ver recuentos de registros distintos. En el editor de informes, seleccione el menú desplegable Función en la columna ID y seleccione Recuento distinto. Puede ver los recuentos distintos como números o porcentajes. También puede ordenar por recuento distinto.

Columnas de acción

En algunos informes, puede agregar la columna Acción. Esto permite que los lectores del informe accedan a varias acciones desde el interior del informe.

Las acciones a las que el visor del informe no tiene permiso de acceso no aparecen en el menú Acciones, pero el menú Acciones siempre aparece a menos que el flujo de trabajo esté completo para los informes de Flujo de trabajo o la tarea esté completa para los informes de Lectura y comprensión.

Acciones del flujo de trabajo

En los informes de flujo de trabajo, el menú Acciones muestra las mismas opciones que la página Flujos de trabajo activos o el panel Flujo de trabajo activo, por ejemplo, Agregar participantes para flujos de trabajo o Reasignar para tareas.

La configuración del informe determina qué acciones son visibles: si la fila del informe no contiene información a nivel de tarea, el menú Acciones solo muestra opciones de flujo de trabajo.

Campos de fórmula

Los campos de fórmula le permiten definir fórmulas en sus informes. De manera similar a la creación de un campo de fórmula de objeto, puede seleccionar de una lista completa de objetos en el informe.

Tenga en cuenta que los campos de fórmula actualmente solo están disponibles en informes tabulares. Los campos condicionales y los informes matriciales no son compatibles actualmente.

Puede agregar campos de fórmula como columnas en su informe y utilizar fórmulas para agrupar, ordenar y filtrar.

1. En Campos de fórmula, seleccione Crear campo de fórmula .
2. Seleccione un objeto.
3. Introduzca una etiqueta.
4. Seleccione un tipo de devolución.
5. Introduzca una longitud máxima.
6. Introduzca una expresión de fórmula.
7. Haga clic en Verificar sintaxis. SiteVault le informará si su expresión es válida.
8. Haga clic en Guardar.

Para editar o eliminar un campo de fórmula, haga clic en la etiqueta de la fórmula.

Campos condicionales

Los campos condicionales le permiten configurar etiquetas basadas en otros valores de campo. Por ejemplo, el campo condicional Grupo de estado podría analizar el Estado del documento para documentos con diferentes ciclos de vida y agrupar esos estados: etiqueta Completa para Aprobado, Aprobado para uso, Aprobado para distribución y En progreso para Pendiente de revisión, En revisión, En aprobación, etc. Luego puede usar el campo condicional para agrupar o como una columna en un informe tabular. No puede usar campos condicionales como filtros en el informe.

1. En Campos condicionales, seleccione Crear campo condicional.
2. Introduzca una etiqueta para el campo condicional.
3. Haga clic en Crear categoría.
4. Seleccione un campo, un operador y un valor. Tenga en cuenta que la opción igual debe coincidir con un solo campo, mientras que In le permite seleccionar varios campos.
5. Seleccione un color para la etiqueta con la paleta de colores. Esto colorea las columnas, las barras y los sectores circulares del panel.
6. Opcional: si es necesario, defina varias condiciones haciendo clic en Agregar condición. Puede tener hasta cinco condiciones en cada categoría.
7. Opcional: si es necesario, defina varias categorías haciendo clic en Crear categoría.
8. Complete la categoría predeterminada. Si no se cumple ninguna de las otras condiciones, se utilizarán la etiqueta y el color de la categoría predeterminados.
9. Haga clic en Guardar.

Los informes evalúan las categorías en orden. Si un registro cumple las condiciones de la primera categoría, SiteVault aplica la etiqueta de la primera categoría. Si un registro no cumple las condiciones, SiteVault evalúa la siguiente categoría. La categoría predeterminada se aplica a los registros que no cumplen ninguna de las condiciones.

Habilitación de filtros y alias de columnas

Si selecciona la casilla de verificación Habilitar alias de filtro y columna, podrá configurar alias que aparecen para las columnas (solo tabulares) y los filtros en el visor de informes y en el informe exportado. Esta opción también le permite eliminar la columna Nombre de cada objeto de informe. Los alias son particularmente útiles para los informes enviados a agencias regulatorias que esperan convenciones de nomenclatura específicas para columnas y filtros.

Combinación de indicaciones de informes

Si marca la casilla Combinar indicaciones de informe en Opciones avanzadas, SiteVault podrá combinar indicaciones de informe con el mismo objeto, etiqueta, operador y tipo de datos en una sola indicación, lo que simplifica los filtros repetitivos en informes tabulares complejos. La combinación de indicaciones de informe no afecta los filtros de informe ni la portada del informe exportado.

Ejecutar informes en segundo plano

Al crear o editar un informe, puede optar por ejecutarlo en segundo plano. SiteVault le notifica cuando los resultados del informe están listos para ver, lo que le permite continuar con su trabajo mientras se ejecuta el informe. Puede seleccionar el enlace en la notificación para acceder a los resultados.

Puede ejecutar un informe en segundo plano desde la página Informes o desde la página de edición de informes. En la página Informes, seleccione el menú Acciones junto al nombre del informe y seleccione Ejecutar en segundo plano. En la página de edición de informes, seleccione Ejecutar y seleccione Ejecutar en segundo plano.

Limitaciones

Las siguientes limitaciones se aplican a los informes que se ejecutan en segundo plano:

• Puede ejecutar hasta cinco informes en segundo plano al mismo tiempo.
• Los informes expirarán después de dos horas.
• Los resultados se almacenan en caché para 35 días. Los resultados almacenados en caché son específicos del usuario.