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Opciones básicas de informe

En la primera pantalla de creación de informes, las opciones que seleccione controlan los resultados que aparecen en su informe y el formato del informe.

Tipo de informe

El tipo de informe determina los objetos del nuevo informe. Por ejemplo, "Documento" significa que el informe solo analizará documentos, mientras que "Producto con campaña" significa que analizará registros de productos y campañas. Obtenga más información sobre los tipos de informes.

Tipo de documento

Al seleccionar un tipo de documento en la página Crear informe, usted:

• Limite los documentos del informe a solo aquellos con el tipo, subtipo o clasificación especificados. También puede lograr esto creando filtros en el generador de informes.
• Limita los campos del documento disponibles para su selección, como columnas, filtros, etc. Si no se selecciona un tipo de documento, todos los campos están disponibles. Si se selecciona un tipo de documento, solo están disponibles los campos definidos para el tipo seleccionado y sus subtipos o clasificaciones.

Incluyendo versiones anteriores de documentos

De forma predeterminada, los informes solo incluyen la última versión de un documento, con una fila por cada documento. Al seleccionar la casilla "Incluir versiones anteriores del documento", se incluyen todas las versiones anteriores del documento.

Formato del informe

El formato del informe determina si un informe es tabular o matricial:

• Los informes tabulares muestran registros individuales en filas de informes y pueden incluir muchas columnas, por ejemplo, una lista de sitios por estudio, con detalles del sitio como Estado y Ubicación.
• Los informes matriciales agrupan los valores de los campos seleccionados tanto en columnas como en filas y realizan un cálculo de resumen en las celdas, por ejemplo, un tiempo promedio de revisión de MLR por Coordinador y Subtipo.

Columnas especiales

La mayoría de las columnas simplemente usan campos de documento u objeto, pero algunas son métricas específicas de los informes. Estas solo están disponibles en informes tabulares.

Columnas de recuento de registros

Los informes tabulares ofrecen columnas de recuento para cada objeto del informe; por ejemplo, "Recuento de documentos ". Puede mostrar un valor de recuento como un número o un porcentaje del total. Por ejemplo, en un informe que agrupa documentos por producto, podría mostrar el porcentaje de documentos de cada producto respecto al total de documentos del informe.

Recuentos de registros distintos

De forma predeterminada, SiteVault muestra los registros duplicados e incluye los duplicados en los recuentos totales. Los registros duplicados aparecen en informes con varios objetos y vistas donde varios objetos o registros usan el mismo identificador. Si agrupa filas en un informe tabular, puede optar por ver recuentos de registros distintos. En el editor de informes, seleccione el menú desplegable "Función" en la columna "ID" y seleccione "Recuento distinto". Puede ver los recuentos distintos como números o porcentajes. También puede ordenar por recuento distinto.

Columnas de acción

En algunos informes, se puede agregar la columna Acción. Esto permite a los usuarios acceder a diversas acciones desde el informe.

Las acciones a las que el visor del informe no tiene permiso de acceso no aparecen en el menú Acciones, pero el menú Acciones siempre aparece a menos que el flujo de trabajo esté completo para los informes de flujo de trabajo o la tarea esté completa para los informes de lectura y comprensión.

Acciones del flujo de trabajo

En los informes de flujo de trabajo, el menú Acciones muestra las mismas opciones que la página Flujos de trabajo activos o el panel Flujo de trabajo activo, por ejemplo, Agregar participantes para flujos de trabajo o Reasignar para tareas.

La configuración del informe determina qué acciones son visibles: si la fila del informe no contiene información a nivel de tarea, el menú Acciones solo muestra opciones de flujo de trabajo.

Campos de fórmula

Los campos de fórmula le permiten definir fórmulas en sus informes. De forma similar a la creación de un campo de fórmula de objeto, puede seleccionar de una lista completa de objetos en el informe.

Tenga en cuenta que los campos de fórmula actualmente solo están disponibles en informes tabulares. Los campos condicionales y los informes matriciales no son compatibles.

Puede agregar campos de fórmula como columnas en su informe y utilizar fórmulas para agrupar, ordenar y filtrar.

1. En Campos de fórmula, seleccione Crear campo de fórmula .
2. Seleccione un objeto.
3. Introduzca una etiqueta.
4. Seleccione un tipo de devolución.
5. Introduzca una longitud máxima.
6. Introduzca una expresión de fórmula.
7. Haga clic en "Comprobar sintaxis". SiteVault le informará si su expresión es válida.
8. Haga clic en Guardar.

Para editar o eliminar un campo de fórmula, haga clic en la etiqueta de la fórmula.

Campos condicionales

Los campos condicionales permiten configurar etiquetas basadas en otros valores de campo. Por ejemplo, el campo condicional "Grupo de estado" podría analizar el estado del documento para documentos con diferentes ciclos de vida y agruparlos: etiqueta "Completado" para "Aprobado ", "Aprobado para uso", "Aprobado para distribución" y "En curso" para "Pendiente de revisión", "En revisión", "En aprobación", etc. Puede usar el campo condicional para agrupar o como columna en un informe tabular. No puede usar campos condicionales como filtros en el informe.

1. En Campos condicionales, seleccione Crear campo condicional.
2. Introduzca una etiqueta para el campo condicional.
3. Haga clic en Crear categoría.
4. Seleccione un campo, un operador y un valor. Tenga en cuenta que "igual" solo debe coincidir con un campo, mientras que "En" permite seleccionar varios campos.
5. Seleccione un color para la etiqueta con la paleta de colores. Esto colorea las columnas, barras y sectores del gráfico circular en el panel.
6. Opcional: Si es necesario, defina varias condiciones haciendo clic en "Añadir condición". Puede tener hasta cinco condiciones en cada categoría.
7. Opcional: si es necesario, defina varias categorías haciendo clic en Crear categoría.
8. Complete la categoría predeterminada. Si no se cumple ninguna de las demás condiciones, se utilizarán la etiqueta y el color de la categoría predeterminados.
9. Haga clic en Guardar.

Los informes evalúan las categorías en orden. Si un registro cumple las condiciones de la primera categoría, SiteVault aplica la etiqueta de esa primera categoría. Si un registro no cumple las condiciones, SiteVault evalúa la siguiente categoría. La categoría predeterminada se aplica a los registros que no cumplen ninguna condición.

Habilitación de filtros y alias de columnas

Al seleccionar la casilla "Habilitar alias de filtros y columnas", podrá configurar los alias que aparecen para las columnas (solo tabulares) y los filtros en el visor de informes y en el informe exportado. Esta opción también permite eliminar la columna "Nombre" de cada objeto del informe. Los alias son especialmente útiles para los informes enviados a organismos reguladores que requieren convenciones de nomenclatura específicas para columnas y filtros.

Combinación de indicaciones del informe

Al marcar la casilla "Combinar solicitudes de informe" en Opciones avanzadas, SiteVault puede combinar solicitudes de informe con el mismo objeto, etiqueta, operador y tipo de dato en una sola solicitud, lo que simplifica la repetición de filtros en informes tabulares complejos. Combinar solicitudes de informe no afecta los filtros del informe ni la portada del informe exportado.

Ejecutar informes en segundo plano

Al crear o editar un informe, puede optar por ejecutarlo en segundo plano. SiteVault le notifica cuando los resultados del informe están listos para su visualización, lo que le permite continuar trabajando mientras se ejecuta. Puede seleccionar el enlace en la notificación para acceder a los resultados.

Puede ejecutar un informe en segundo plano desde la página Informes o desde la página de edición. En la página Informes, seleccione el menú Acciones junto al nombre del informe y seleccione Ejecutar en segundo plano. En la página de edición, seleccione Ejecutar y, a continuación, Ejecutar en segundo plano.

Limitaciones

Las siguientes limitaciones se aplican a los informes que se ejecutan en segundo plano:

• Puede ejecutar hasta cinco informes en segundo plano al mismo tiempo.
• Los informes expirarán después de dos horas.
• Los resultados se almacenan en caché durante 35 días. Los resultados en caché son específicos del usuario.