CTMS

Überblick

Ihr Sponsor kann die Abrechnung pro Aktivität oder pro Besuchstermin verlangen; SiteVault CTMS unterstützt beide Ansätze. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung von Teilnehmergebühren pro Aktivität oder Besuchstermin. Weitere Informationen finden Sie in der untenstehenden Demonstration.

Teilnehmergebühren sind die Gebühren, die im Zusammenhang mit dem Besuchstermin eines Teilnehmers anfallen. Zu den Teilnehmergebühren gehören Aktivitätsgebühren und Besuchstermin.

• Aktivitätsgebühr: Ein zwischen Ihnen und dem Sponsor vereinbarter Betrag für eine bestimmte Aktivität oder einen bestimmten Eingriff während eines Besuchstermin (z. B. Laboruntersuchung, körperliche Untersuchung). Es handelt sich dabei um Einzelkosten und nicht um eine Pauschalgebühr pro Besuchstermin.
• Besuchstermin: Kosten, die im Zusammenhang mit einem Besuchstermin eines Teilnehmers anfallen und nicht aktivitätsspezifisch sind, sondern pro Besuch erhoben werden (z. B. Aufwandsentschädigungen, Arzt- oder Pflegegebühren). Bei einer Pauschalgebühr (einer einzigen Gebühr pro Besuchstermin unabhängig von den einzelnen Aktivitäten) erstellen Sie üblicherweise einen Gebührenposten für jeden Besuchstermin (z. B. „Pauschalgebühr für Besuchstermin “) und geben den vereinbarten Betrag pro Besuchstermin ein.
• Die Spalte „Fakturierbar“ ist eine Gebühreneigenschaft, die angibt, ob Sie dem Sponsor diese Gebühr in Rechnung stellen möchten oder ob die Zahlung automatisch eingeht (z. B. über ein EDC Tool).
  • Diese Kennzeichnung ändert nichts daran, wie Gebühren berechnet oder generiert werden.
  • Ein abrechnungsfähiger Artikel wird auch dann erstellt, wenn er nicht als abrechnungsfähig gekennzeichnet ist. Abrechnungsfähige Artikel übernehmen die Eigenschaft „abrechnungsfähig“ von der zugehörigen Gebühr.
  • Sie können Gebühren, die Sie automatisch bezahlen möchten, nachverfolgen, indem Sie diese Gebühren als nicht fakturierbar kennzeichnen.

Navigation zur Teilnehmergebühr

Aktivitätsgebühren hinzufügen

Um die Kosten für Aktivitäten in Ihr Budget aufzunehmen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie im Studienbudget zu „Teilnehmergebühren“. Die Tabelle zeigt die Besuchstermine oben an, während für Aktivitäts- und Besuchstermin leere Zeilen vorgesehen sind. Bei Studien mit Kostendeckungsanalyse wird gegebenenfalls „NB“ (Nicht abrechnungsfähig) oder „RC“ (Routinekosten) in den entsprechenden Zellen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Kostendeckungsanalyse.
2. Wählen Sie „Aktivitätsgebührenliste bearbeiten“.
   • Es erscheint eine Liste der in Ihren Studienplan integrierten Aktivitäten.
   • Wählen Sie die Aktivitäten aus, für die Sie Gebühren erheben möchten.
   • Wählen Sie „Speichern“. Die ausgewählten Aktivitäten werden in der ersten Spalte Ihrer Tabelle „Aktivitätsgebühren“ angezeigt.
3. Wählen Sie „Gebührenbeträge bearbeiten“. Dadurch werden die Zellen für die Basisgebühren bearbeitbar.
   • Tragen Sie die vereinbarte Grundgebühr für jede Aktivität in die entsprechende Besuchstermin ein.
     • Hinweis: Falls eine wiederkehrende Aktivität voraussichtlich mehrmals während eines Besuchstermin auftritt, multipliziert das System die Grundgebühr (zuzüglich Gemeinkosten) mit der Anzahl der erwarteten Vorkommen.
   • Setzen Sie das Häkchen bei „Fakturierbar“, wenn Ihre Prüfzentrum den Artikel als fakturierbar einstuft.
   • Falls zutreffend, aktivieren Sie die Option „Erweiterte Einstellungen anzeigen“, um auszuwählen, ob Gebühren von Gemeinkosten oder Quellensteuer ausgenommen werden sollen.
4. Wählen Sie Speichern.

Besuchstermin hinzufügen

Um Besuchstermin in Ihr Budget aufzunehmen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie im Studienbudget zu „Teilnehmergebühren“. Die Tabelle zeigt die Besuchstermine oben an, während für Aktivitäts- und Besuchstermin leere Zeilen vorgesehen sind. Bei Studien mit Kostendeckungsanalyse wird gegebenenfalls „NB“ (Nicht abrechnungsfähig) oder „RC“ (Routinekosten) in den entsprechenden Zellen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Kostendeckungsanalyse.
2. Wählen Sie „Besuchstermin bearbeiten“.
3. Auswählen + Besuchstermin erstellen.
   • Geben Sie eine Bezeichnung für die Gebühr ein.
   • Wiederholen Sie diese Schritte, um zusätzliche Besuchstermin zu generieren.
   • Optional können Sie die Gebühren durch Ziehen in die gewünschte Reihenfolge bringen.
   • Wählen Sie „Speichern“. Die Gebühren werden in der ersten Spalte Ihrer Besuchstermin angezeigt.
4. Wählen Sie „Gebührenbeträge bearbeiten“. Dadurch werden die Zellen bearbeitbar.
   • Tragen Sie die vereinbarte Grundgebühr für jede Aktivität in die entsprechende Besuchstermin ein.
     • Hinweis: Setzen Sie ein Häkchen bei „Fakturierbar“, wenn Ihre Prüfzentrum den Artikel als fakturierbar einstuft.
   • Falls zutreffend, aktivieren Sie die Option „Erweiterte Einstellungen anzeigen“, um auszuwählen, ob Gebühren von Gemeinkosten oder Quellensteuer ausgenommen werden sollen.
5. Wählen Sie Speichern.

Überschreibungsaktivitätsgebühr

In bestimmten Situationen müssen Sie möglicherweise die Kosten oder den Rechnungsstatus einer vom Sponsor bezahlten Aktivität für einen bestimmten Besuchstermin anpassen und damit von Ihrem Standardbudget abweichen. Nutzen Sie die Funktion „Aktivitätsgebührenüberschreibung“, um diese Ausnahmen direkt in der Tabelle „Teilnehmergebühren“ zu verwalten. Bei Budgets mit Kostendeckungsanalyse ist die Überschreibungsoption nur für als „vom Sponsor bezahlt“ gekennzeichnete Gebühren verfügbar.

1. Navigieren Sie im Studienbudget zu „Teilnehmergebühren“. Die Tabelle zeigt die Besuchstermine oben an, während die Zeilen für Aktivitäts- und Besuchstermin leer sind. Wählen Sie „Gebührenbeträge bearbeiten“. Dadurch werden die Gebührenzellen bearbeitbar. Bei Studien mit Kostendeckungsanalyse wird gegebenenfalls „NB“ (Nicht abrechnungsfähig) oder „RC“ (Routinekosten) in den entsprechenden Zellen angezeigt.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die jeweilige Zelle, um sie zu aktualisieren.
3. Wählen Sie das Bearbeitungssymbol (Stift) aus, das in der Zelle erscheint.
4. Im Fenster „Aktivitätsgebührenüberschreibung bearbeiten“ können Sie die folgenden Einstellungen nach Bedarf anpassen:
   • Grundgebühr überschreiben: Geben Sie den angepassten Gebührenbetrag für diese spezifische Aktivität ein.
   • Fakturierbar: Wählen Sie aus, ob dieser spezifische Vorgang fakturierbar sein soll.
5. Wählen Sie „Speichern“. In der Zelle wird ein orangefarbenes Dreieck angezeigt, um anzuzeigen, dass die Gebühr überschrieben wurde.
6. Wählen Sie Speichern.