Якщо учасник або підписант не отримує електронного листа, можливо, електронна адреса в SiteVault неправильна або сталася помилка. Щоб вирішити цю проблему, виконайте один із наведених нижче кроків, залежно від статусу форми eConsent. Ви можете визначити статус, перевіривши поле «Статус eConsent Veeva » у підписаних документах ICF, створених для учасника.

• Доставлено: Якщо статус « Доставлено », перевірте правильність адреси електронної пошти в картці пацієнта учасника або в записі підписантів. Виконайте одну з наведених нижче дій залежно від того, чи адреса електронної пошти правильна:
• Неправильно: Якщо адреса електронної пошти неправильна, виправте її, скасуйте надіслані форми eConsent та надішліть їх eConsent. Додаткову інформацію див. у наступних розділах довідки:
  • Ведення пацієнтів
  • Управління учасниками дослідження
  • Скасування форм eConsent
  • Учасники, що надають згоду
• Правильно: Якщо електронна адреса правильна, попросіть користувача перевірити папку зі спамом і кошик. Якщо користувач має альтернативну адресу електронної пошти, ви також можете виконати кроки, описані в пункті «Неправильно» вище, щоб повторно надіслати ICFs на іншу адресу електронної пошти.
• Не доставлено: Якщо статус відрізняється від «Доставлено», зачекайте годину та перевірте ще раз. Якщо через годину статус все ще не « Доставлено», зверніться до Veeva, і ми перевіримо журнали на наявність помилок. Ми рекомендуємо зачекати годину, оскільки система SiteVault додає документ до черги для повторної спроби на початку наступної години, якщо операція в SiteVault завершиться невдало.

Див. сторінку «Відстеження форм eConsent» для отримання додаткової інформації про статуси.

Попросіть користувача перевірити папку зі спамом і кошик. Якщо користувач не встановив пароль і не ввійшов у систему перед видаленням електронного листа, ви можете скасувати та повторно надіслати форму eConsent, і користувач отримає новий електронний лист.

Якщо вони зареєстрували свій обліковий запис, але не підписали або не відхилили форми, ви також можете попросити їх увійти безпосередньо на сайті https://patients.myveeva.com/ або в додатках MyVeeva for Patients для Android чи iOS. Їхні незаповнені форми відображатимуться на сторінці «Завдання» після входу в систему.

Переконайтеся, що користувач відповідає вимогам до пароля, що відображаються на сторінці реєстрації, і поясніть, що таке спеціальні символи, якщо користувач не впевнений. Ви також можете попросити його перевірити, чи не ввімкнено Caps Lock.

Щоб отримати докладнішу інформацію про те, як користувачі встановлюють паролі, див. сторінку реєстрації та входу на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Виконайте такі кроки, щоб вирішити цю проблему:

1. Попросіть користувача перевірити папку зі спамом та кошик.
2. Якщо вони не можуть знайти електронну пошту, переконайтеся, що у вас правильна адреса електронної пошти в записі пацієнта або підписанта. Якщо ні, оновіть запис і надішліть форму eConsent ще раз.
3. Якщо вони все ще не отримують електронного листа, зверніться до Veeva, і ми перевіримо журнали на наявність помилок.

Хоча, найімовірніше, хтось інший випадково ввів неправильну адресу електронної пошти під час спроби скинути власний пароль, попросіть користувача скинути пароль, щоб уникнути втрати доступу до свого облікового запису.

Щоб отримати докладнішу інформацію про те, як користувачі скидають паролі, дивіться сторінку реєстрації та входу на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Виконайте такі кроки, щоб вирішити цю проблему:

• Правильна електронна адреса: Перевірте, чи користувач використовує ту саму адресу електронної пошти, яку персонал сайту ввів у запис пацієнта або підписанта в SiteVault і для якої вони зареєстрували свій обліковий запис.
• Пароль правильний: Переконайтеся, що у користувача не ввімкнено Caps Lock, і за потреби допоможіть йому скинути пароль.
• Правильна веб-адреса: Переконайтеся, що користувач намагається увійти за правильною регіональною адресою MyVeeva for Patients. Якщо, наприклад, користувач спробує увійти до регіону ЄС за допомогою адреси електронної пошти, зареєстрованої лише для регіону США, він побачить повідомлення про помилку. Він може ввести свою адресу електронної пошти на сайті https://patients.myveeva.com/ і бути перенаправленим на правильну регіональну адресу свого облікового запису, або ж перейти безпосередньо на регіональну адресу. Наразі підтримуються такі регіони:
• Азіатсько-Тихоокеанський регіон: patients-ap.myveeva.com
• ЄС: patients-eu.myveeva.com
• США: patients-us.myveeva.com

Щоб отримати докладнішу інформацію про те, як користувачі входять у систему та скидають паролі, див. сторінку реєстрації та входу на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Виконайте такі кроки, щоб вирішити цю проблему:

1. Переконайтеся, що у користувача є стільниковий сигнал, увімкнено SMS і телефон не переведено в режим польоту.
2. Якщо користувач не зареєстрував обліковий запис, перевірте, чи правильний номер мобільного телефону введено в запис пацієнта або підписанта в SiteVault.
3. Якщо номер телефону в записі SiteVault неправильний, оновіть запис користувача, скасуйте форми eConsent та надішліть їх повторно. Додаткову інформацію див. у наступних розділах довідки:
   • Ведення пацієнтів
   • Управління учасниками дослідження
   • Скасування форм eConsent
   • Учасники, що надають згоду
4. Якщо користувач зареєстрував обліковий запис, перевірте, чи номер телефону в налаштуваннях його облікового запису правильний та актуальний.
5. Переконайтеся, що користувач намагався отримати код як телефонним дзвінком, так і текстовим повідомленням. Користувач також може запросити ще одне текстове повідомлення та голосовий дзвінок.
6. Зверніться до Veeva, і ми перевіримо журнали на наявність помилок.

Попросіть користувача поговорити з працівником сайту, який може пояснити зміст ICF.

Поясніть користувачеві, як збільшувати масштаб за допомогою браузера. Веб-додаток MyVeeva for Patients та додатки для iOS також підтримують програми зчитування з екрана. Крім того, веб-додаток MyVeeva for Patients підтримує навігацію за допомогою клавіатури.

Попросіть користувача повернутися на сторінку «Завдання» та заповнити доступні форми згоди, розташовані вище на сторінці. Це дозволить йому заповнювати наступні форми. Користувачі повинні заповнювати форми в порядку підписання, зазначеному в редакторі eConsent.

Див. розділ «Вимога доручення на підписання» в довідці з клінічних операцій для отримання додаткової інформації про доручення на підписання форм eConsent.

Виконайте такі кроки, щоб вирішити цю проблему:

• Поясніть користувачеві, як визначити, які розділи неповні, за допомогою змісту. Якщо користувач користується мобільним пристроєм або має менший екран, йому потрібно натиснути кнопку «Зміст», щоб переглянути його.
• Попросіть користувача переконатися, що він переглянув кожен розділ і відповів на всі необхідні запитання. Заповнені розділи мають зелену позначку поруч у змісті. Крім того, коли користувач намагається натиснути поле підпису, не заповнивши всі розділи, ми виділяємо незаповнені розділи помаранчевою рамкою у змісті.

Виконайте такі кроки, щоб вирішити цю проблему:

• Поясніть користувачеві, що надсилання форми з MyVeeva for Patients до системи сайту може зайняти кілька хвилин.
• Попросіть користувача оновити сторінку браузера, вийти з системи та знову увійти. Якщо документ було успішно надіслано, він має мати змогу переглянути підписаний документ.
• Перевірте, чи підписаний ICF було отримано в SiteVault.

Див. документи на веб-сайті MyVeeva for Patients Help для отримання додаткової інформації.

Попросіть користувача знову увійти в систему за адресою https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients відстежує прогрес користувача в роботі з незавершеними документами, щоб він міг легко продовжити перегляд і підписання документів.

Користувачам слід зв’язатися з дослідницьким центром, щоб повідомити їх.

Співробітники сайту можуть повторно надіслати ту саму версію або нову версію порожньої форми ICF учаснику та його підписантам. Див. розділ «Обробка відхилених форм eConsent» для отримання додаткової інформації.

Користувач може натиснути кнопку «Завантажити PDF» у верхньому правому куті заповнених або незаповнених документів, щоб завантажити форму, а також роздрукувати її за допомогою функцій свого браузера або пристрою.

Щоб отримати додаткову інформацію, див. сторінку «Документи» на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Порівняйте поточну стаціонарну версію порожнього ICF у SiteVault з порожньою версією ICF, яку користувач підписав раніше, за допомогою функції порівняння версій Vault. Ви можете визначити порожню версію ICF, яку користувач підписав раніше, переглянувши розділ «Затверджена версія ICF» в інформації про документ ICF, підписаний раніше.

Див. розділ довідки «Відстеження підписаних ICFs та затверджених версій» для отримання додаткової інформації.

Наразі MyVeeva for Patients розпізнає лише посилання для приєднання до віртуальної зустрічі з Meet, Skype, Teams та Zoom. Якщо ви плануєте віртуальний візит за допомогою іншої платформи для віртуальних зустрічей, візит відображається в календарі користувача як особистий візит. Вони можуть вибрати посилання для приєднання до віртуальної зустрічі в деталях візиту, щоб приєднатися до зустрічі у відповідний час. Див. розділ довідки «Створення візитів для учасників дослідження » в довідці SiteVault.

Якщо ваш сайт використовує іншу платформу для віртуальних зустрічей, для якої ви бажаєте отримати підтримку MyVeeva for Patients, зверніться до служби підтримки Veeva.

Переконайтеся, що ви запланували візит і запросили учасника на псевдонім календаря MyVeeva. Якщо проблема не зникає, виконайте такі дії, щоб вирішити її:

1. Переконайтеся, що ви правильно ввели псевдонім календаря MyVeeva користувача під час створення візиту на вашій платформі цифрового календаря.
2. Переконайтеся, що ви ввели правильну дату, час та опис візиту у своєму цифровому календарі. Якщо візит віртуальний, переконайтеся, що ви додали посилання для приєднання до віртуальної зустрічі.
3. Якщо проблема не зникає, створіть новий візит або зверніться за допомогою до служби підтримки Veeva.

Користувачам слід зв’язатися з дослідницьким центром, щоб повідомити їх.

Співробітники сайту можуть повторно надіслати ту саму версію або нову версію порожньої ICF учаснику та його підписантам. Див. сторінку «Обробка відхилених форм eConsent» для отримання додаткової інформації.

Учасникам слід зв’язатися з місцем проведення дослідження, щоб подати запит на відмову від участі.

Сайт повинен дотримуватися своєї чинної стандартної операційної процедури (СОП) для вилучення учасника з дослідження в SiteVault. Якщо учасник або його підписанти мають незаповнені форми eConsent, сайт повинен скасувати ці форми eConsent. Ви не можете скасувати форму eConsent, яка була заповнена в MyVeeva for Patients.

Якщо користувач хоче видалити свій обліковий запис MyVeeva for Patients, сайт повинен зв’язатися з Veeva. В іншому випадку користувач може залишити свій обліковий запис активним, щоб мати змогу переглядати наявні документи та, можливо, використовувати його для інших досліджень у майбутньому. Облікові записи MyVeeva for Patients можна використовувати для кількох центрів та досліджень.

Попросіть користувача зв’язатися зі службою безпеки Veeva за security@veeva.com.