Якщо учасник або підписант не отримує електронного листа, можливо, електронна адреса неправильна в SiteVault або сталася помилка. Щоб вирішити цю проблему, виконайте один із наведених нижче кроків залежно від статусу форми eConsent. Ви можете визначити статус, перевіривши поле Veeva eConsent Status на підписаних документах ICF, створених для учасника.

• Доставлено: якщо статус «Доставлено», переконайтеся, що адреса електронної пошти в записі пацієнта учасника або в записі підписантів правильна. Виконайте одну з наведених нижче дій залежно від правильності електронної пошти.
• Неправильно: якщо адреса електронної пошти неправильна, виправте адресу електронної пошти, скасуйте надіслані форми eConsent та надішліть форми eConsent повторно. Щоб отримати додаткові відомості, перегляньте наступні теми довідки:
  • Ведення пацієнтів
  • Управління учасниками дослідження
  • Скасування форм eConsent
  • Згодні учасники
• Правильно: якщо електронний лист правильний, попросіть користувача перевірити папку зі спамом і кошик. Якщо користувач має додаткову адресу електронної пошти, ви також можете виконати кроки, описані в пункті Неправильно вище, щоб повторно надіслати ICFs на іншу адресу електронної пошти.
• Не доставлено: якщо статус інший, ніж Доставлено, зачекайте одну годину та перевірте ще раз. Якщо через годину статус все ще не «Доставлено», зв’яжіться з Veeva, і ми перевіримо журнали на наявність помилок. Ми рекомендуємо почекати годину, оскільки система SiteVault додає документ до черги, щоб повторити спробу на початку наступної години, якщо операція в SiteVault не вдається.

Додаткову інформацію про статуси див. на сторінці Відстеження форм eConsent.

Попросіть користувача перевірити папку зі спамом і кошик. Якщо вони не встановили свій пароль і не ввійшли до видалення електронного листа, ви можете скасувати та повторно надіслати форму eConsent, і вони отримають новий електронний лист.

Якщо вони зареєстрували свій обліковий запис, але не підписали або відхилили форми, ви також можете попросити їх увійти безпосередньо на сторінці https://patients.myveeva.com/ або в програмі MyVeeva for Patients для Android або iOS. Їхні незаповнені форми відображатимуться на сторінці завдань, коли вони ввійдуть.

Переконайтеся, що користувач відповідає вимогам до пароля, які відображаються на сторінці реєстрації, і поясніть, що таке спеціальні символи, якщо він не впевнений. Ви також можете попросити їх перевірити, чи не ввімкнено Caps Lock.

Щоб дізнатися більше про те, як користувачі встановлюють паролі, перегляньте сторінку реєстрації та входу на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Щоб вирішити цю проблему, виконайте наведені нижче дії.

1. Попросіть користувача перевірити папку зі спамом і кошик.
2. Якщо вони не можуть знайти електронну пошту, переконайтеся, що у вас є правильна адреса електронної пошти в записі пацієнта або підписаного. Якщо ні, оновіть запис і повторно надішліть форму eConsent.
3. Якщо вони все одно не отримають електронного листа, зв’яжіться з Veeva, і ми перевіримо журнали на наявність помилок.

Хоча, швидше за все, хтось інший випадково ввів неправильну адресу електронної пошти під час спроби скинути свій пароль, попросіть користувача скинути свій пароль, щоб проявити обережність і запобігти втраті доступу до свого облікового запису.

Щоб дізнатися більше про те, як користувачі скидають паролі, перегляньте сторінку реєстрації та входу на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Щоб вирішити цю проблему, виконайте наведені нижче дії.

• Правильна електронна адреса: переконайтеся, що користувач використовує ту саму адресу електронної пошти, яку персонал сайту ввів у записи пацієнта або підписаного в SiteVault і для якої вони зареєстрували свій обліковий запис.
• Правильний пароль: переконайтеся, що в користувача не ввімкнено Caps Lock, і за потреби допоможіть йому скинути пароль.
• Правильна веб-адреса: переконайтеся, що користувач намагається ввійти за правильною регіональною адресою MyVeeva for Patients. Наприклад, якщо вони спробують увійти в регіон ЄС за допомогою адреси електронної пошти, зареєстрованої лише для регіону США, вони побачать повідомлення про помилку. Вони можуть ввести свою електронну адресу на https://patients.myveeva.com/ і бути перенаправлені на правильну регіональну адресу для свого облікового запису, або вони можуть перейти безпосередньо за регіональною адресою. Наразі підтримуються такі регіони:
• APAC: patients-ap.myveeva.com
• ЄС: patients-eu.myveeva.com
• США: patients-us.myveeva.com

Перегляньте сторінку реєстрації та входу на веб-сайті MyVeeva for Patients Help, щоб дізнатися більше про те, як користувачі входять у систему та скидають паролі.

Щоб вирішити цю проблему, виконайте наведені нижче дії.

1. Переконайтеся, що користувач має сигнал стільникового зв’язку, увімкнув SMS і телефон не перебуває в режимі польоту.
2. Якщо користувач не зареєстрував обліковий запис, перевірте, чи введено правильний номер мобільного телефону в записі пацієнта або підписаного в SiteVault.
3. Якщо номер телефону вказано неправильно в записі в SiteVault, оновіть запис користувача, скасуйте форми eConsent і надішліть форми повторно. Щоб отримати додаткові відомості, перегляньте наступні теми довідки:
   • Ведення пацієнтів
   • Управління учасниками дослідження
   • Скасування форм eConsent
   • Згодні учасники
4. Якщо користувач зареєстрував обліковий запис, переконайтеся, що номер телефону в налаштуваннях його облікового запису правильний і актуальний. Для отримання додаткової інформації перегляньте сторінку Параметри облікового запису в довідці MyVeeva for Patients.
5. Переконайтеся, що користувач намагався отримати код у телефонному дзвінку, а також у текстовому повідомленні. Користувач також може запросити ще одне текстове повідомлення та голосовий дзвінок.
6. Зв’яжіться з Veeva, і ми перевіримо журнали на наявність помилок.

Попросіть користувача поговорити зі співробітником сайту, який може пояснити зміст ICF.

Інструктуйте користувача про те, як збільшити масштаб за допомогою свого браузера. Веб-програми MyVeeva for Patients і iOS також підтримують програми зчитування з екрана. Крім того, веб-додаток MyVeeva for Patients підтримує навігацію за допомогою клавіатури.

Попросіть користувача повернутися на сторінку завдань і заповнити доступні форми згоди, розташовані вище на сторінці. Це дозволяє їм заповнювати наступні форми. Користувачі повинні заповнювати форми в порядку підписання, указаному в редакторі eConsent.

Перегляньте розділ «Вимагання підписання замовлення» в довідці Clinical Operations, щоб отримати додаткові відомості про підписання замовлення для форм eConsent.

Щоб вирішити цю проблему, виконайте наведені нижче дії.

• Поясніть користувачеві, як за допомогою змісту визначити, які розділи є неповними. Якщо користувач користується мобільним пристроєм або меншим екраном, йому потрібно вибрати кнопку «Зміст», щоб переглянути його.
• Попросіть користувача переконатися, що він переглянув кожен розділ і відповів на необхідні запитання. Заповнені розділи мають зелену позначку біля них у змісті. Крім того, коли користувач намагається клацнути поле підпису до того, як заповнить усі розділи, ми висвітлюємо незавершені розділи помаранчевою рамкою у змісті.

Для отримання додаткової інформації перегляньте сторінку Форми згоди на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Щоб вирішити цю проблему, виконайте наведені нижче дії.

• Поясніть користувачеві, що надсилання форми з MyVeeva for Patients до системи сайту може зайняти кілька хвилин.
• Попросіть користувача оновити веб-переглядач, вийти з системи та знову ввійти. Якщо документ було успішно надіслано, вони зможуть переглянути підписаний документ.
• Перевірте, чи отримано підписаний ICF у SiteVault.

Для отримання додаткової інформації перегляньте сторінки форм згоди та документів на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Попросіть користувача повторно увійти на сторінці https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients відстежує прогрес користувача в незавершених документах, щоб вони могли легко продовжити перегляд і підписувати документи.

Для отримання додаткової інформації перегляньте сторінку Форми згоди на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Користувачі повинні зв’язатися з сайтом дослідження, щоб повідомити їх.

Співробітники сайту можуть повторно надіслати ту саму версію або надіслати нову версію пустого ICF учаснику та його підписантам. Додаткову інформацію див. у розділі «Обробка форм eConsent для відхилених запитів».

Користувач може натиснути кнопку «Завантажити PDF» у верхньому правому куті заповнених або незаповнених документів, щоб завантажити форму, і роздрукувати її за допомогою браузера чи пристрою.

Для отримання додаткової інформації перегляньте сторінку документів на веб-сайті MyVeeva for Patients Help.

Порівняйте поточну стабільну версію пустого ICF у SiteVault із пустою версією ICF, яку користувач раніше підписав за допомогою функції порівняння версій Vault. Ви можете визначити порожню версію ICF, яку раніше підписав користувач, переглянувши розділ «Схвалена версія ICF» інформації про раніше підписаний документ ICF.

Щоб отримати додаткові відомості, перегляньте тему довідки «Відстеження підписаних ICFs і затверджених версій».

Наразі MyVeeva for Patients розпізнає лише посилання для приєднання до віртуальної зустрічі з Meet, Skype, Teams і Zoom. Якщо ви запланували віртуальний візит за допомогою іншої платформи для віртуальних зустрічей, візит відображатиметься в календарі користувача як особистий візит. Вони можуть вибрати посилання для приєднання до віртуальної зустрічі в деталях відвідування, щоб приєднатися до зустрічі у відповідний час. Перегляньте розділ Відвідування в MyVeeva for Patients або тему довідки Створення візитів для учасників дослідження в довідці SiteVault.

Якщо ваш сайт використовує іншу платформу для віртуальних зустрічей, і ви хочете бачити службу підтримки MyVeeva for Patients, зверніться до служби підтримки Veeva.

Переконайтеся, що ви запланували візит і запросили псевдонім календаря MyVeeva учасника. Якщо проблема не зникає, виконайте наведені нижче дії, щоб вирішити цю проблему.

1. Переконайтеся, що ви правильно ввели псевдонім користувача MyVeeva під час створення візиту на платформі цифрового календаря.
2. Переконайтеся, що ви ввели правильну дату, час і опис візиту на платформі цифрового календаря. Якщо візит є віртуальним, переконайтеся, що ви включили посилання для приєднання до віртуальної зустрічі.
3. Якщо проблема не зникає, створіть новий візит або зверніться по допомогу до служби підтримки Veeva.

Користувачі повинні зв’язатися з сайтом дослідження, щоб повідомити їх.

Співробітники сайту можуть повторно надіслати ту саму версію або надіслати нову версію пустого ICF учаснику та його підписантам. Для отримання додаткової інформації дивіться сторінку «Обробка форм eConsent для відхилених запитів».

Учасники повинні зв’язатися з сайтом дослідження, щоб подати запит на вихід.

Сайт має дотримуватися існуючої стандартної операційної процедури (SOP) для вилучення учасника з дослідження в SiteVault. Якщо учасник або його підписанти мають незаповнені форми eConsent, сайт має скасувати ці форми eConsent. Ви не можете скасувати форму eConsent, заповнену в MyVeeva for Patients.

Якщо користувач хоче видалити свій обліковий запис MyVeeva for Patients, сайт має зв’язатися з Veeva. В іншому випадку користувач може залишати свій обліковий запис активним, щоб мати можливість переглядати наявні документи та, можливо, використовувати обліковий запис для інших досліджень у майбутньому. Облікові записи MyVeeva for Patients можна використовувати для кількох сайтів і досліджень.

Попросіть користувача зв’язатися з командою безпеки Veeva за адресою security@veeva.com.