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Opções básicas de relatório

Na primeira tela de criação do relatório, as opções selecionadas controlam os resultados que aparecem no relatório e o formato do relatório.

Tipo de relatório

O Tipo de Relatório determina os “objetos de relatório” para o novo relatório. Por exemplo, Documento significa que seu relatório analisará apenas documentos, enquanto Produto com Campanha significa que seu relatório analisará registros de Produto e Campanha. Saiba mais sobre os tipos de relatório.

Tipo de documento

Ao selecionar um tipo de documento na página Criar relatório, você:

• Limite os documentos no relatório somente àqueles com o tipo de documento, subtipo ou classificação especificados. Você também pode fazer isso criando filtros no construtor de relatórios.
• Limita os campos do documento disponíveis para seleção como colunas, filtros, etc. Sem um tipo de documento selecionado, todos os campos do documento ficam disponíveis. Com um tipo de documento selecionado, apenas os campos definidos para o tipo selecionado e seus subtipos ou classificações ficam disponíveis.

Incluindo versões anteriores do documento

Por padrão, os relatórios incluem apenas a versão mais recente de um documento, com uma linha para cada documento. Selecionar a caixa de seleção Incluir versões anteriores do documento inclui todas as versões anteriores de um documento.

Formato do Relatório

O formato do relatório determina se um relatório é tabular ou matricial:

• Os relatórios tabulares mostram registros individuais em linhas de relatório e podem incluir muitas colunas, por exemplo, uma listagem de sites por estudo, com detalhes do site como Status e Localização.
• Os relatórios de matriz agrupam por valores os campos selecionados em colunas e linhas e realizam um cálculo de resumo nas células, por exemplo, um tempo médio de revisão de MLR por Coordenador e Subtipo.

Colunas Especiais

A maioria das colunas usa simplesmente campos de documento ou objeto, mas algumas colunas são métricas específicas para relatórios. Elas estão disponíveis somente em relatórios tabulares.

Colunas de contagem de registros

Relatórios tabulares oferecem colunas de “contagem” para cada objeto de relatório, por exemplo, Contagem de documentos. Você pode exibir um valor de contagem como um Número ou uma Porcentagem do total. Por exemplo, em um relatório que agrupa documentos por produto, você pode mostrar a porcentagem de documentos para cada produto, do total de documentos no relatório.

Contagens de registros distintos

Por padrão, SiteVault exibe registros duplicados e inclui os duplicados em contagens totais. Registros duplicados aparecem em relatórios com vários objetos e exibições onde vários objetos ou registros usam o mesmo identificador. Se você agrupar linhas em um relatório tabular, poderá escolher exibir contagens de registros distintas. No editor de relatórios, selecione o menu suspenso Função na coluna ID e selecione Contagem distinta. Você pode exibir contagens distintas como números ou porcentagens. Você também pode classificar por contagem distinta.

Colunas de Ação

Em alguns relatórios, você pode adicionar a coluna Action. Isso permite que os visualizadores de relatórios acessem várias ações de dentro do relatório.

Ações que o visualizador de relatórios não tem permissão para acessar não aparecem no menu Ações, mas o menu Ações sempre aparece, a menos que o fluxo de trabalho esteja concluído para relatórios de fluxo de trabalho ou a tarefa esteja concluída para relatórios lidos e compreendidos.

Ações de fluxo de trabalho

Nos relatórios de fluxo de trabalho, o menu Ações mostra as mesmas opções da página Fluxos de trabalho ativos ou do painel Fluxo de trabalho ativo, por exemplo, Adicionar participantes para fluxos de trabalho ou Reatribuir para tarefas.

A configuração do relatório determina quais ações são visíveis: se a linha no relatório não contiver informações em nível de tarefa, o menu Ações mostrará apenas opções de fluxo de trabalho.

Campos de Fórmula

Os campos de fórmula permitem que você defina fórmulas em seus relatórios. Semelhante à criação de um campo de fórmula de objeto, você pode selecionar de uma lista completa de objetos no relatório.

Observe que campos de fórmula estão disponíveis atualmente apenas em relatórios tabulares. Campos condicionais e relatórios de matriz não são suportados atualmente.

Você pode adicionar campos de fórmula como colunas em seu relatório e usar fórmulas para agrupar, classificar e filtrar.

1. Em Campos de fórmula, selecione Criar campo de fórmula .
2. Selecione um objeto.
3. Insira um rótulo.
4. Selecione um Tipo de Retorno.
5. Insira um Comprimento Máximo.
6. Insira uma expressão de fórmula.
7. Clique em Verificar sintaxe. SiteVault informará se sua expressão é válida.
8. Clique em Salvar.

Para editar ou excluir um campo de fórmula, clique no rótulo da fórmula.

Campos Condicionais

Campos condicionais permitem que você configure rótulos com base em outros valores de campo. Por exemplo, o campo condicional Status Group pode olhar para Document Status para documentos com diferentes ciclos de vida e agrupar esses status: rótulo Complete para Approved, Approved for Use, Approved for Distribution e In Progress para Pending Review, In Review, In Approval, etc. Você pode então usar o campo condicional para agrupar ou como uma coluna em um relatório tabular. Você não pode usar campos condicionais como filtros no relatório.

1. Em Campos Condicionais, selecione Criar Campo Condicional.
2. Insira um rótulo para o campo condicional.
3. Clique em Criar categoria.
4. Selecione um campo, operador e valor. Note que equals deve corresponder em apenas um campo, enquanto In permite que você selecione vários campos.
5. Selecione uma cor para o rótulo com a paleta de cores. Isso colore colunas, barras e fatias de pizza no painel.
6. Opcional: Se necessário, defina várias condições clicando em Adicionar condição. Você pode ter até cinco condições em cada categoria.
7. Opcional: se necessário, defina várias categorias clicando em Criar categoria.
8. Preencha a Default Category. Se nenhuma das outras condições for satisfeita, o rótulo e a cor da categoria padrão serão usados.
9. Clique em Salvar.

Os relatórios avaliam categorias em ordem. Se um registro atender às condições na primeira categoria, SiteVault aplica o rótulo da primeira categoria. Se um registro não atender às condições, SiteVault avalia a próxima categoria. A categoria padrão se aplica a registros que não atendem a nenhuma das condições.

Habilitando aliases de filtro e coluna

Selecionar a caixa de seleção Habilitar filtro e aliases de coluna permite que você defina aliases que aparecem para colunas (somente tabular) e filtros no visualizador de relatórios e no relatório exportado. Esta opção também permite que você remova a coluna Nome para cada objeto de relatório. Aliases são particularmente úteis para relatórios enviados a agências reguladoras que esperam convenções de nomenclatura específicas para colunas e filtros.

Combinando prompts de relatório

Definir a caixa de seleção Combine report prompts em Advanced Options permite que SiteVault combine prompts de relatório com o mesmo objeto, rótulo, operador e tipo de dados em um prompt, simplificando filtros repetitivos em relatórios tabulares complexos. Combinar prompts de relatório não afeta os filtros de relatório ou a página de rosto do relatório exportado.

Executar relatórios em segundo plano

Ao criar ou editar um relatório, você pode escolher executar o relatório em segundo plano. SiteVault notifica você quando os resultados do relatório estão prontos para visualização, permitindo que você continue seu trabalho enquanto o relatório é executado. Você pode selecionar o link na notificação para acessar os resultados.

Você pode executar um relatório em segundo plano na página Relatórios ou na página de edição de relatórios. Na página Relatórios, selecione o menu Ações ao lado do nome do relatório e selecione Executar em segundo plano. Na página de edição de relatórios, selecione Executar e selecione Executar em segundo plano.

Limitações

As seguintes limitações se aplicam a relatórios executados em segundo plano:

• Você pode executar até cinco relatórios em segundo plano ao mesmo tempo.
• Os relatórios expirarão após duas horas.
• Os resultados são armazenados em cache por 35 dias. Os resultados armazenados em cache são específicos do usuário.