Opções básicas de relatório
Na primeira tela de criação de relatórios, as opções selecionadas controlam os resultados exibidos no relatório e o formato do mesmo.
Tipo de relatório
O Tipo de Relatório determina os "objetos de relatório" para o novo relatório. Por exemplo, Documento significa que seu relatório analisará apenas documentos, enquanto Produto com Campanha significa que seu relatório analisará registros de Produto e Campanha.
Tipo de documento
Ao selecionar um tipo de documento na página Criar Relatório, você:
- Limite os documentos no relatório apenas àqueles com o tipo, subtipo ou classificação de documento especificado. Você também pode fazer isso criando filtros no construtor de relatórios.
- Limita os campos do documento disponíveis para seleção como colunas, filtros, etc. Sem um tipo de documento selecionado, todos os campos do documento ficam disponíveis. Com um tipo de documento selecionado, somente os campos definidos para o tipo selecionado e seus subtipos ou classificações ficam disponíveis.
Incluindo versões anteriores do documento
Por padrão, os relatórios incluem apenas a versão mais recente de um documento, com uma linha para cada documento. Selecionar a caixa de seleção " Incluir versões anteriores do documento" inclui todas as versões anteriores do documento.
Formato do relatório
O formato do relatório determina se ele é tabular ou matricial:
- Os relatórios tabulares mostram registros individuais em linhas e podem incluir várias colunas, por exemplo, uma lista de estabelecimentos por estudo, com detalhes do estabelecimento, como Status e Localização.
- Os relatórios matriciais agrupam os valores dos campos selecionados, tanto nas colunas quanto nas linhas, e realizam um cálculo resumido nas células, por exemplo, o tempo médio de revisão de MLR por coordenador e subtipo.
Colunas Especiais
A maioria das colunas utiliza campos de documento ou objeto, mas algumas colunas contêm métricas específicas para relatórios. Essas estão disponíveis apenas em relatórios tabulares.
Colunas de contagem de registros
Os relatórios tabulares oferecem colunas de "contagem" para cada objeto de relatório, por exemplo, Contagem de Documentos. Você pode exibir um valor de contagem como um Número ou uma Porcentagem do Total. Por exemplo, em um relatório que agrupa documentos por produto, você pode mostrar a porcentagem de documentos para cada produto em relação ao total de documentos no relatório.
Contagens de registros distintos
Por padrão, o SiteVault exibe registros duplicados e os inclui na contagem total. Registros duplicados aparecem em relatórios com vários objetos e visualizações onde diversos objetos ou registros usam o mesmo identificador. Se você agrupar linhas em um relatório tabular, poderá optar por visualizar a contagem de registros distintos. No editor de relatórios, selecione a lista suspensa "Função" na coluna "ID" e selecione "Contagem Distinta". Você pode visualizar a contagem distinta como números ou porcentagens. Você também pode classificar por contagem distinta.
Colunas de ação
Em alguns relatórios, você pode adicionar a coluna Ação. Isso permite que os visualizadores do relatório acessem várias ações diretamente do relatório.
As ações às quais o visualizador do relatório não tem permissão de acesso não aparecem no menu Ações, mas o menu Ações sempre aparece, a menos que o fluxo de trabalho esteja concluído para relatórios de Fluxo de Trabalho ou a tarefa esteja concluída para relatórios de Leitura e Compreensão.
Ações do fluxo de trabalho
Nos relatórios de fluxo de trabalho, o menu Ações exibe as mesmas opções da página Fluxos de Trabalho Ativos ou do painel Fluxos de Trabalho Ativos, por exemplo, Adicionar Participantes para fluxos de trabalho ou Reatribuir para tarefas.
A configuração do relatório determina quais ações são visíveis: se a linha no relatório não contiver informações de nível de tarefa, o menu Ações exibirá apenas opções de fluxo de trabalho.
Campos de fórmulas
Os campos de fórmula permitem definir fórmulas em seus relatórios. De forma semelhante à criação de um campo de fórmula de objeto, você pode selecionar em uma lista completa de objetos no relatório.
Observe que os campos de fórmula estão disponíveis atualmente apenas em relatórios tabulares. Campos condicionais e relatórios matriciais não são suportados no momento.
Você pode adicionar campos de fórmula como colunas em seu relatório e usar fórmulas para agrupar, classificar e filtrar.
- Em Campos de fórmula, selecione Criar campo de fórmula .
- Selecione um objeto.
- Insira um rótulo.
- Selecione um tipo de devolução.
- Insira um comprimento máximo.
- Insira uma expressão de fórmula.
- Clique em Verificar Sintaxe. O SiteVault informará se sua expressão é válida.
- Clique em Salvar.
Para editar ou excluir um campo de fórmula, clique no rótulo da fórmula.
Campos condicionais
Os campos condicionais permitem configurar rótulos com base em outros valores de campo. Por exemplo, o campo condicional " Agrupamento de Status" pode analisar o status do documento para documentos com diferentes ciclos de vida e agrupar esses status: rótulo "Concluído " para "Aprovado", "Aprovado para Uso", "Aprovado para Distribuição" e "Em Andamento" para "Pendente de Revisão ", "Em Revisão", "Em Aprovação ", etc. Você pode usar o campo condicional para agrupamento ou como uma coluna em um relatório tabular. Não é possível usar campos condicionais como filtros no relatório.
- Em Campos Condicionais, selecione Criar Campo Condicional.
- Insira um rótulo para o campo condicional.
- Clique em Criar categoria.
- Selecione um campo, um operador e um valor. Observe que o operador de igualdade exige correspondência em apenas um campo, enquanto o operador "Em" permite selecionar vários campos.
- Selecione uma cor para o rótulo na paleta de cores. Isso colorirá colunas, barras e fatias do gráfico de pizza no painel.
- Opcional: Se necessário, defina várias condições clicando em Adicionar condição. Você pode ter até cinco condições em cada categoria.
- Opcional: Se necessário, defina várias categorias clicando em Criar categoria.
- Preencha a Categoria Padrão. Se nenhuma das outras condições for satisfeita, o rótulo e a cor da categoria padrão serão usados.
- Clique em Salvar.
Os relatórios avaliam as categorias em ordem. Se um registro atender às condições da primeira categoria, o SiteVault aplica o rótulo dessa primeira categoria. Se um registro não atender às condições, o SiteVault avalia a próxima categoria. A categoria padrão se aplica aos registros que não atendem a nenhuma das condições.
Habilitando aliases de filtro e coluna
Selecionar a caixa de seleção "Ativar aliases de filtro e coluna" permite definir aliases que aparecem para colunas (somente tabulares) e filtros no visualizador de relatórios e no relatório exportado. Essa opção também permite remover a coluna "Nome" de cada objeto de relatório. Os aliases são particularmente úteis para relatórios enviados a órgãos reguladores que esperam convenções de nomenclatura específicas para colunas e filtros.
Combinando instruções de relatório
Ao selecionar a opção "Combinar prompts de relatório" em Opções avançadas, o SiteVault pode combinar prompts de relatório com o mesmo objeto, rótulo, operador e tipo de dados em um único prompt, simplificando filtros repetitivos em relatórios tabulares complexos. A combinação de prompts de relatório não afeta os filtros do relatório nem a página de rosto do relatório exportado.
Executar relatórios em segundo plano
Ao criar ou editar um relatório, você pode optar por executá-lo em segundo plano. O SiteVault notifica você quando os resultados do relatório estiverem prontos para visualização, permitindo que você continue seu trabalho enquanto o relatório é executado. Você pode selecionar o link na notificação para acessar os resultados.
Você pode executar um relatório em segundo plano na página Relatórios ou na página de edição do relatório. Na página Relatórios, selecione o menu Ações ao lado do nome do relatório e selecione Executar em segundo plano. Na página de edição do relatório, selecione Executar e selecione Executar em segundo plano.
Limitações
As seguintes limitações se aplicam a relatórios executados em segundo plano:
- Você pode executar até cinco relatórios em segundo plano simultaneamente.
- Os relatórios expirarão após duas horas.
- Os resultados são armazenados em cache por 35 dias. Os resultados em cache são específicos para cada usuário.
