Instelling voor monitoring en beheer van brondocumenten

Wij adviseren u de volgende stappen uit te voeren voordat u brondocumenten voor monitoring maakt:

• Gebruikersaccounts: Een Centrum-beheerder moet gebruikersaccounts aanmaken voor alle leden van het studieteam die brondocumenten uploaden, beheren of toegang tot deze documenten nodig hebben in SiteVault. Zorg ervoor dat u de juiste systeemrol selecteert voor elke gebruiker.
• Studie: Een Centrum beheerder moet een studie aanmaken.
• Deelnemers aan het onderzoek: Voeg deelnemers aan het onderzoek toe.
• Grant Monitor Access: Een Centrum Administrator moet een External User-account voor de monitor aanmaken en deze toewijzen aan een studie. Hierdoor kan uw monitor inloggen en goedgekeurde documenten bekijken om zijn beoordeling te voltooien.

Bron documenten voorbereiden voor uploaden

1. Scan informed consent-formulieren (ICF) en logboeken apart van bezoekgerelateerde brondocumenten.
2. U kunt brondocumenten met betrekking tot bezoeken van meerdere bezoeken combineren in één scan. Scan in dergelijke gevallen in stappen van maximaal 30 pagina's om effectievere controle van de monitor mogelijk te maken.
3. Organiseer de gescande documenten in deelnemersspecifieke mappen. Hiermee kunt u alle documenten voor één deelnemer tegelijk uploaden.
4. Geef de gescande bestanden eventueel een naam door een datum (in de indeling JJJJMMDD of DDMMMJJJJ), een dubbele onderstrepingsteken (__) en een beschrijving op te geven, bijvoorbeeld 20201221__Bezoeken 3-5.pdf. Dit zorgt ervoor dat de documenten beter herkenbaar zijn wanneer ze worden geüpload naar SiteVault. De datum die u in de bestandsnaam opneemt, wordt automatisch toegevoegd aan het veld Einddatum en de beschrijving wordt toegevoegd aan het veld Beschrijving van het geüploade document.