eConsent

Als de deelnemer of ondertekenaar de e-mail niet ontvangt, is het e-mailadres in SiteVault mogelijk onjuist of is er een fout opgetreden. Om dit probleem op te lossen, volgt u een van de onderstaande stappen, afhankelijk van de status van het eConsent formulier. U kunt de status controleren in het veld 'Veeva eConsent Status' op de ondertekende ICF documenten die voor de deelnemer zijn aangemaakt.

• Geleverd: Als de status 'Geleverd' is, controleer dan of het e-mailadres in het patiëntendossier van de deelnemer of in het dossier met de gemachtigde ondertekenaar correct is. Voer een van de volgende acties uit, afhankelijk van of het e-mailadres correct is:
• Onjuist: Als het e-mailadres onjuist is, corrigeer dan het e-mailadres, annuleer de verzonden eConsent - toestemmingsformulieren en verstuur ze opnieuw. Raadpleeg de volgende help-onderwerpen voor meer informatie:
  • Patiëntenbeheer
  • Het beheren van studiedeelnemers
  • eConsent toestemmingsformulieren annuleren
  • Deelnemers die toestemming geven
• Correct: Als het e-mailadres correct is, laat de gebruiker dan zijn spammap en prullenbak controleren. Als de gebruiker een ander e-mailadres heeft, kunt u ook de stappen in het bovenstaande onderdeel 'Onjuist' volgen om de ICFs naar een ander e-mailadres te verzenden.
• Niet afgeleverd: Als de status iets anders is dan 'Afgeleverd', wacht dan een uur en controleer het opnieuw. Als de status na een uur nog steeds niet ' Afgeleverd' is, neem dan contact op met Veeva. Wij controleren dan de logboeken op fouten. We raden aan om een ​​uur te wachten, omdat het SiteVault systeem het document in een wachtrij plaatst om het aan het begin van het volgende uur opnieuw te proberen als de bewerking in SiteVault mislukt.

Zie de pagina ' Het volgen van eConsent toestemmingsformulieren' voor meer informatie over de statussen.

Controleer eerst of er acties beschikbaar zijn in het oorspronkelijke tabblad/venster. Als er iets zou moeten gebeuren, is de kans groot dat een pop-upblokker de app-activiteit blokkeert. Vraag de deelnemer om myveeva.com toe te voegen aan de lijst met toegestane sites in de browser of vraag hem/haar om de pop-upblokker tijdelijk uit te schakelen.

Vraag de gebruiker om zijn of haar spammap en prullenbak te controleren. Als ze hun wachtwoord niet hebben ingesteld en niet zijn ingelogd voordat ze de e-mail verwijderden, kunt u het eConsent toestemmingsformulier annuleren en opnieuw verzenden. Ze ontvangen dan een nieuwe e-mail.

Als ze zich hebben geregistreerd maar de formulieren niet hebben ondertekend of afgewezen, kunt u hen ook vragen om direct in te loggen via https://patients.myveeva.com/ of via de MyVeeva for Patients -app voor Android of iOS. Hun niet-ingevulde formulieren worden dan weergegeven op de pagina 'Taken' wanneer ze inloggen.

Zorg ervoor dat de gebruiker voldoet aan de wachtwoordvereisten die op de registratiepagina worden weergegeven en leg uit wat speciale tekens zijn als ze het niet zeker weten. Je kunt ze ook vragen te controleren of de Caps Lock niet is ingeschakeld.

Zie de pagina ' Registratie en aanmelden' op de MyVeeva for Patients Help-website voor meer informatie over hoe gebruikers wachtwoorden instellen.

Volg de onderstaande stappen om dit probleem op te lossen:

1. Vraag de gebruiker om zijn spammap en prullenbak te controleren.
2. Als ze het e-mailadres niet kunnen vinden, controleer dan of het juiste e-mailadres in het patiëntendossier of het dossier van de gemachtigde staat. Zo niet, werk dan het dossier bij en verstuur het eConsent toestemmingsformulier opnieuw.
3. Mochten ze de e-mail nog steeds niet ontvangen, neem dan contact op met Veeva. Wij zullen de logbestanden controleren op fouten.

Hoewel het zeer waarschijnlijk is dat iemand anders per ongeluk een verkeerd e-mailadres heeft ingevoerd bij het opnieuw instellen van zijn of haar wachtwoord, is het verstandig om de gebruiker te vragen het wachtwoord zelf opnieuw in te stellen. Dit is om te voorkomen dat de gebruiker de toegang tot het account verliest.

Zie de pagina ' Registratie en aanmelden' op de MyVeeva for Patients Help-website voor meer informatie over het opnieuw instellen van wachtwoorden.

Volg de onderstaande stappen om dit probleem op te lossen:

• E-mailadres correct: Controleer of de gebruiker hetzelfde e-mailadres gebruikt als het e-mailadres dat de medewerkers van de site hebben ingevoerd in het patiënt- of gemachtigdendossier in SiteVault en waarmee de gebruiker zijn account heeft geregistreerd.
• Wachtwoord correct: Controleer of de gebruiker de Caps Lock niet heeft ingeschakeld en help hem of haar indien nodig het wachtwoord opnieuw in te stellen.
• Correct webadres: Controleer of de gebruiker probeert in te loggen op het juiste regionale adres van MyVeeva for Patients. Als ze bijvoorbeeld proberen in te loggen op de EU-regio met een e-mailadres dat alleen voor de VS-regio is geregistreerd, krijgen ze een foutmelding. Ze kunnen hun e-mailadres invoeren op https://patients.myveeva.com/ en worden dan doorgestuurd naar het juiste regionale adres voor hun account, of ze kunnen direct naar het regionale adres gaan. Momenteel worden de volgende regio's ondersteund:
• APAC: patients-ap.myveeva.com
• EU: patients-eu.myveeva.com
• VS: patients-us.myveeva.com

Raadpleeg de pagina 'Registratie en inloggen' op de MyVeeva for Patients Help-website voor meer informatie over hoe gebruikers kunnen inloggen en wachtwoorden kunnen resetten.

Volg de onderstaande stappen om dit probleem op te lossen:

1. Controleer of de gebruiker een mobiel signaal heeft, sms'en is ingeschakeld en de telefoon niet in de vliegtuigmodus staat.
2. Als de gebruiker geen account heeft geregistreerd, controleer dan of het juiste mobiele telefoonnummer is ingevoerd in het patiënt- of gemachtigde dossier in SiteVault.
3. Als het telefoonnummer in het SiteVault-record niet correct is, moet u het gebruikersrecord bijwerken, de eConsent -formulieren annuleren en de formulieren opnieuw verzenden. Raadpleeg de volgende help-onderwerpen voor meer informatie:
   • Patiëntenbeheer
   • Het beheren van studiedeelnemers
   • eConsent toestemmingsformulieren annuleren
   • Deelnemers die toestemming geven
4. Als de gebruiker een account heeft geregistreerd, controleer dan of het telefoonnummer in de accountinstellingen correct en actueel is.
5. Zorg ervoor dat de gebruiker heeft geprobeerd de code zowel telefonisch als via een sms-bericht te ontvangen. De gebruiker kan ook nog een extra sms-bericht en telefoongesprek aanvragen.
6. Neem contact op met Veeva, dan controleren we de logbestanden op fouten.

Vraag de gebruiker om met een medewerker van de site te spreken die de inhoud van het ICF kan uitleggen.

Leg de gebruiker uit hoe hij of zij kan inzoomen met de browser. De web- en iOS-applicaties van MyVeeva for Patients ondersteunen ook schermlezers. Daarnaast ondersteunt de webapplicatie van MyVeeva for Patients toetsenbordnavigatie.

Vraag de gebruiker terug te keren naar de pagina 'Taken' en de beschikbare toestemmingsformulieren bovenaan de pagina in te vullen. Dit stelt hen in staat om de volgende formulieren in te vullen. Gebruikers moeten de formulieren invullen in de volgorde waarin ze worden ondertekend, zoals aangegeven in de eConsent editor.

Zie het gedeelte 'Een ondertekeningsopdracht vereisen' in de Help-handleiding voor klinische procedures voor meer informatie over ondertekeningsopdrachten voor eConsent toestemmingsformulieren.

De tijdzone die is vastgelegd voor alle handtekeningen in een ondertekend ICF is gebaseerd op de locatie van de onderzoekslocatie. Deze komt mogelijk niet overeen met de tijdzone van de actieve gebruiker of met de tijdzone die wordt weergegeven in SiteVault.

Volg de onderstaande stappen om dit probleem op te lossen:

• Leg de gebruiker uit hoe hij/zij aan de hand van de inhoudsopgave kan zien welke onderdelen nog niet compleet zijn. Als de gebruiker een mobiel apparaat of een kleiner scherm gebruikt, moet hij/zij op de knop 'Inhoudsopgave' klikken om deze te bekijken.
• Vraag de gebruiker om te controleren of alle onderdelen zijn bekeken en of alle vereiste vragen zijn beantwoord. Voltooide onderdelen worden in de inhoudsopgave gemarkeerd met een groen vinkje. Als de gebruiker probeert op het handtekeningveld te klikken voordat alle onderdelen zijn ingevuld, worden de onvoltooide onderdelen in de inhoudsopgave met een oranje rand gemarkeerd.

Volg de onderstaande stappen om dit probleem op te lossen:

• Leg de gebruiker uit dat het even kan duren voordat het formulier van MyVeeva for Patients naar het systeem van de website is verzonden.
• Vraag de gebruiker om de browser te vernieuwen, uit te loggen en opnieuw in te loggen. Als het document succesvol is verzonden, zou de gebruiker het ondertekende document moeten kunnen bekijken.
• Controleer of het ondertekende ICF is ontvangen in SiteVault.

Zie de documenten op de MyVeeva for Patients Help-website voor meer informatie.

Vraag de gebruiker om opnieuw in te loggen op https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients houdt de voortgang van de gebruiker bij met betrekking tot de nog niet voltooide documenten, zodat ze gemakkelijk verder kunnen gaan met het bekijken en ondertekenen ervan.

Gebruikers dienen contact op te nemen met de site om hen hiervan op de hoogte te stellen.

Medewerkers van de Site kunnen dezelfde versie of een nieuwe versie van het blanco ICF opnieuw naar de deelnemer en diens ondertekenaars sturen. Zie het gedeelte ' Verwerking van afgewezen eConsent toestemmingsformulieren' voor meer informatie.

De gebruiker kan op de knop 'PDF downloaden' in de rechterbovenhoek van ingevulde of oningevulde documenten klikken om een ​​formulier te downloaden en kan het vervolgens afdrukken met de afdrukfunctie van zijn browser of apparaat.

Zie de pagina 'Documenten ' op de website van MyVeeva for Patients Help voor meer informatie.

Vergelijk de huidige stabiele versie van het blanco ICF in SiteVault met de versie van het blanco ICF formulier die de gebruiker eerder heeft ondertekend, met behulp van de vergelijkingsfunctie van Vault. U kunt de versie van het blanco ICF formulier die de gebruiker eerder heeft ondertekend achterhalen door het gedeelte 'Goedgekeurde ICF -versie' in de documentinformatie van het eerder ondertekende ICF-formulier te bekijken.

Zie het helponderwerp ' Het traceren van ondertekende ICFs en goedgekeurde versies' voor meer informatie.

Momenteel herkent MyVeeva for Patients alleen links voor deelname aan virtuele vergaderingen van Meet, Skype, Teams en Zoom. Als u een virtueel consult plant via een ander platform voor virtuele vergaderingen, verschijnt het consult in de agenda van de gebruiker als een fysiek consult. De gebruiker kan de link voor deelname aan de virtuele vergadering in de details van het consult selecteren om op het juiste moment deel te nemen aan de vergadering. Zie het helponderwerp ' Conferenten maken voor deelnemers aan een onderzoek' in de SiteVault -help.

Als uw site gebruikmaakt van een ander platform voor virtuele vergaderingen waarvoor u ondersteuning van MyVeeva for Patients wilt ontvangen, neem dan contact op met Veeva Support.

Controleer of u het bezoek hebt ingepland en de MyVeeva -kalenderalias van de deelnemer hebt uitgenodigd. Als het probleem aanhoudt, volg dan de onderstaande stappen om het op te lossen:

1. Controleer of u de MyVeeva -kalenderalias van de gebruiker correct hebt ingevoerd toen u de afspraak in uw digitale agendaplatform aanmaakte.
2. Controleer of u de juiste datum, tijd en omschrijving voor het bezoek in uw digitale agenda hebt ingevoerd. Als het een virtueel bezoek betreft, zorg er dan voor dat u de link voor deelname aan de virtuele vergadering hebt toegevoegd.
3. Als het probleem aanhoudt, maak dan een nieuw bezoek aan of neem contact op met de Veeva ondersteuning voor hulp.

Gebruikers dienen contact op te nemen met de site om hen hiervan op de hoogte te stellen.

Medewerkers van de Site kunnen dezelfde versie of een nieuwe versie van het blanco ICF opnieuw naar de deelnemer en diens ondertekenaars sturen. Zie de pagina ' Verwerking van afgewezen eConsent toestemmingsformulieren' voor meer informatie.

Deelnemers dienen contact op te nemen met de site om hun deelname te willen annuleren.

De site dient de bestaande standaardprocedure (SOP) voor het terugtrekken van een deelnemer uit een onderzoek in SiteVault te volgen. Indien een deelnemer of diens gemachtigden nog niet ingevulde eConsent toestemmingsformulieren hebben, dient de site deze formulieren te annuleren. Een ingevuld eConsent - toestemmingsformulier in MyVeeva for Patients kan niet worden geannuleerd.

Als een gebruiker zijn of haar MyVeeva for Patients -account wil verwijderen, moet de site contact opnemen met Veeva. Anders kan de gebruiker het account actief houden om bestaande documenten te kunnen bekijken en het account mogelijk in de toekomst voor andere onderzoeken te gebruiken. MyVeeva for Patients -accounts kunnen voor meerdere sites en onderzoeken worden gebruikt.

Vraag de gebruiker contact op te nemen met het beveiligingsteam van Veeva via security@veeva.com.