Als de deelnemer of ondertekenaar de e-mail niet ontvangt, is de e-mail mogelijk onjuist in SiteVault of is er mogelijk een fout opgetreden. Om dit probleem op te lossen, voltooit u een van de onderstaande stappen, afhankelijk van de status van het formulier eConsent. U kunt de status bepalen door het veld Veeva eConsent Status te controleren op de ondertekende ICF documenten die voor de deelnemer zijn gemaakt.

• Geleverd: Als de status Geleverd is, controleer dan of het e-mailadres in het patiëntendossier van de deelnemer of het ondertekenaarsdossier correct is. Voer een van de volgende acties uit, afhankelijk van of het e-mailadres correct is:
• Onjuist: Als het e-mailadres onjuist is, corrigeer dan het e-mailadres, annuleer de eConsent formulieren die u hebt verzonden en verzend de eConsent formulieren opnieuw. Zie de volgende helponderwerpen voor meer informatie:
  • Patiënten beheren
  • Het beheren van deelnemers aan het onderzoek
  • Annuleren eConsent Formulieren
  • Toestemmende deelnemers
• Correct: Als het e-mailadres correct is, laat de gebruiker dan zijn spamfolder en prullenbak controleren. Als de gebruiker een alternatief e-mailadres heeft, kunt u ook de stappen in het item Onjuist hierboven uitvoeren om de ICFs opnieuw te verzenden naar een ander e-mailadres.
• Niet geleverd: Als de status iets anders is dan geleverd, wacht dan een uur en controleer opnieuw. Als de status na een uur nog steeds niet geleverd is, neem dan contact op met Veeva en we controleren de logs op fouten. We raden aan om een uur te wachten omdat het SiteVault systeem het document toevoegt aan een wachtrij om het opnieuw te proberen aan het begin van het volgende uur als de bewerking mislukt in SiteVault.

Zie de pagina Tracking eConsent Formulieren voor meer informatie over de statussen.

Vraag de gebruiker om hun spamfolder en prullenbak te controleren. Als ze hun wachtwoord niet hebben ingesteld en niet hebben ingelogd voordat ze de e-mail hebben verwijderd, kunt u het formulier eConsent annuleren en opnieuw verzenden. Ze ontvangen dan een nieuwe e-mail.

Als ze hun account hebben geregistreerd maar de formulieren niet hebben ondertekend of afgewezen, kunt u ze ook vragen om rechtstreeks in te loggen op https://patients.myveeva.com/ of in de MyVeeva for Patients Android- of iOS-applicaties. Hun onvoltooide formulieren worden weergegeven op de pagina Taken wanneer ze inloggen.

Zorg ervoor dat de gebruiker voldoet aan de wachtwoordvereisten die op de registratiepagina worden weergegeven en leg uit wat speciale tekens zijn als ze het niet zeker weten. U kunt ze ook vragen om te controleren of hun caps lock niet aan staat.

Zie de pagina Registratie en inloggen op de Help-website MyVeeva for Patients voor meer informatie over hoe gebruikers wachtwoorden instellen.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

1. Vraag de gebruiker om zijn/haar spamfolder en prullenbak te controleren.
2. Als ze de e-mail niet kunnen vinden, controleer dan of u het juiste e-mailadres op het patiënten- of ondertekenaarsdossier hebt. Zo niet, werk het dossier dan bij en verstuur het formulier eConsent opnieuw.
3. Als u de e-mail nog steeds niet ontvangt, neem dan contact op met Veeva. Wij controleren dan de logboeken op fouten.

Hoewel het waarschijnlijker is dat iemand anders per ongeluk een onjuist e-mailadres heeft ingevoerd bij het opnieuw instellen van zijn of haar wachtwoord, kunt u de gebruiker vragen om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Zo neemt u het zekere voor het onzekere en voorkomt u dat u de toegang tot uw account verliest.

Zie de pagina Registratie en inloggen op de Help-website MyVeeva for Patients voor meer informatie over hoe gebruikers hun wachtwoord opnieuw kunnen instellen.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

• E-mailadres correct: controleer of de gebruiker hetzelfde e-mailadres gebruikt dat de medewerker centrum heeft ingevoerd in het patiënten- of ondertekenaarsdossier in SiteVault en waarvoor hij zijn account heeft geregistreerd.
• Wachtwoord correct: controleer of de gebruiker de caps lock-toets niet heeft ingeschakeld en help hem/haar indien nodig bij het opnieuw instellen van het wachtwoord.
• Webadres correct: Controleer of de gebruiker probeert in te loggen op het juiste regionale adres van MyVeeva for Patients. Als ze bijvoorbeeld proberen in te loggen in de EU-regio met een e-mailadres dat alleen is geregistreerd voor de VS-regio, zien ze een foutmelding. Ze kunnen hun e-mailadres invoeren op https://patients.myveeva.com/ en worden doorgestuurd naar het juiste regionale adres voor hun account, of ze kunnen rechtstreeks naar het regionale adres gaan. Momenteel worden de volgende regio's ondersteund:
• APAC: patiënten-ap.myveeva.com
• EU: patiënten-eu.myveeva.com
• VS: patients-us.myveeva.com

Zie de pagina Registratie en inloggen op de Help-website MyVeeva for Patients voor meer informatie over hoe gebruikers inloggen en wachtwoorden opnieuw instellen.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

1. Controleer of de gebruiker een mobiel signaal heeft, sms-berichten kan ontvangen en of de telefoon niet in de vliegtuigmodus staat.
2. Als de gebruiker nog geen account heeft geregistreerd, controleer dan of het juiste mobiele telefoonnummer is ingevoerd in het patiënten- of ondertekenaarsdossier in SiteVault.
3. Als het telefoonnummer niet correct is in het record in SiteVault, werk dan het gebruikersrecord bij, annuleer de eConsent formulieren en verstuur de formulieren opnieuw. Zie de volgende helponderwerpen voor meer informatie:
   • Patiënten beheren
   • Het beheren van deelnemers aan het onderzoek
   • Annuleren eConsent Formulieren
   • Toestemmende deelnemers
4. Als de gebruiker een account heeft geregistreerd, controleer dan of het telefoonnummer in hun accountinstellingen correct en actueel is. Zie de pagina Accountinstellingen in de MyVeeva for Patients Help voor meer informatie.
5. Zorg ervoor dat de gebruiker de code heeft geprobeerd te ontvangen in een telefoongesprek en een sms-bericht. De gebruiker kan ook nog een sms-bericht en een spraakoproep aanvragen.
6. Neem contact op met Veeva en wij controleren de logs op fouten.

Vraag de gebruiker om met een medewerker van centrum te spreken die de inhoud van ICF kan uitleggen.

Instrueer de gebruiker hoe in te zoomen met hun browser. De MyVeeva for Patients web- en iOS-applicaties ondersteunen ook schermlezers. Bovendien ondersteunt de MyVeeva for Patients webapplicatie toetsenbordnavigatie.

Vraag de gebruiker om terug te keren naar de pagina Taken en de beschikbare toestemmingsformulieren in te vullen die hoger op de pagina staan. Hierdoor kunnen ze volgende formulieren invullen. Gebruikers moeten formulieren invullen in de ondertekeningsvolgorde die is opgegeven in de editor eConsent.

Zie het gedeelte Een ondertekeningsopdracht vereisen in de Help voor klinische operaties voor meer informatie over de ondertekeningsopdracht voor eConsent-formulieren.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

• Leg de gebruiker uit hoe hij kan bepalen welke secties onvolledig zijn met behulp van de inhoudsopgave. Als de gebruiker een mobiel apparaat of kleiner scherm gebruikt, moet hij de knop Inhoudsopgave selecteren om deze te bekijken.
• Vraag de gebruiker om te controleren of ze elke sectie hebben bekeken en alle vereiste vragen hebben beantwoord. Voltooide secties hebben een groen vinkje ernaast in de inhoudsopgave. Bovendien, wanneer de gebruiker probeert op het handtekeningveld te klikken voordat alle secties zijn voltooid, knipperen de onvoltooide secties met een oranje rand op de inhoudsopgave.

Zie de pagina Toestemmingsformulieren op de Help-website MyVeeva for Patients voor meer informatie.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

• Leg de gebruiker uit dat het enkele ogenblikken kan duren voordat het formulier van MyVeeva for Patients naar het systeem van centrum is verzonden.
• Vraag de gebruiker om zijn browser te vernieuwen, uit te loggen en opnieuw in te loggen. Als het document succesvol is verzonden, zou hij het ondertekende document moeten kunnen bekijken.
• Controleer of het ondertekende ICF is ontvangen in SiteVault.

Zie de pagina's Toestemmingsformulieren en Documenten op de Help-website MyVeeva for Patients voor meer informatie.

Vraag de gebruiker om opnieuw in te loggen op https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients houdt de voortgang van de gebruiker bij met betrekking tot de onvoltooide documenten, zodat de gebruiker de documenten eenvoudig kan hervatten en ondertekenen.

Zie de pagina Toestemmingsformulieren op de Help-website MyVeeva for Patients voor meer informatie.

Gebruikers dienen contact op te nemen met de studie centrum om hen te informeren.

Centrum medewerkers kunnen dezelfde versie opnieuw verzenden of een nieuwe versie van de lege ICF naar de deelnemer en hun ondertekenaars sturen. Zie het gedeelte Verwerking geweigerde eConsent formulieren voor meer informatie.

De gebruiker kan de knop PDF downloaden in de rechterbovenhoek van voltooide of onvoltooide documenten selecteren om een formulier te downloaden. Vervolgens kan hij het formulier via zijn browser of apparaat afdrukken.

Zie de pagina Documenten op de Help-website MyVeeva for Patients voor meer informatie.

Vergelijk de huidige steady state-versie van de lege ICF in SiteVault met de lege ICF-versie die de gebruiker eerder heeft ondertekend met behulp van de vergelijkingsfunctie van Vault. U kunt de lege ICF-versie bepalen die de gebruiker eerder heeft ondertekend door de sectie Goedgekeurde ICF-versie van de eerder ondertekende ICF-documentinformatie te bekijken.

Zie het helponderwerp Tracing Signed ICFs en Approved Versions voor meer informatie.

Momenteel herkent MyVeeva for Patients alleen virtuele vergaderdeelnamekoppelingen van Meet, Skype, Teams en Zoom. Als u een virtueel bezoek plant met een ander virtueel vergaderplatform, wordt het bezoek in de agenda van de gebruiker weergegeven als een persoonlijk bezoek. Ze kunnen de virtuele vergaderdeelnamekoppeling selecteren in de bezoekdetails om op het juiste tijdstip deel te nemen aan de vergadering. Zie Bezoeken in MyVeeva for Patients Help of het Help-onderwerp Bezoeken maken voor studiedeelnemers in SiteVault Help.

Als uw centrum een ander virtueel vergaderplatform gebruikt dan u MyVeeva for Patients ondersteuning wilt zien, neem dan contact op met Veeva ondersteuning.

Controleer of u het bezoek hebt gepland en de MyVeeva agenda-alias van de deelnemer hebt uitgenodigd. Als het probleem zich blijft voordoen, voert u de volgende stappen uit om dit probleem op te lossen:

1. Controleer of u de agenda-alias MyVeeva van de gebruiker correct hebt ingevoerd toen u het bezoek aanmaakte in uw digitale agendaplatform.
2. Controleer of u de juiste datum, tijd en beschrijving voor het bezoek in uw digitale agendaplatform hebt ingevoerd. Als het bezoek een virtueel bezoek is, zorg er dan voor dat u de link voor deelname aan de virtuele vergadering hebt opgenomen.
3. Als het probleem zich blijft voordoen, maak dan een nieuw bezoek aan of neem contact op met Veeva Ondersteuning voor hulp.

Gebruikers dienen contact op te nemen met de studie centrum om hen te informeren.

Centrum medewerkers kunnen dezelfde versie opnieuw verzenden of een nieuwe versie van de lege ICF naar de deelnemer en hun ondertekenaars sturen. Zie de pagina Verwerking geweigerde eConsent formulieren voor meer informatie.

Deelnemers dienen contact op te nemen met het onderzoek centrum om hun deelname te beëindigen.

De centrum moet hun bestaande standaardwerkprocedure (SOP) volgen voor het terugtrekken van een deelnemer uit een studie in SiteVault. Als een deelnemer of zijn ondertekenaars nog onvoltooide eConsent formulieren hebben, moet de centrum die eConsent formulieren annuleren. U kunt geen eConsent formulier annuleren dat is voltooid in MyVeeva for Patients.

Als een gebruiker zijn MyVeeva for Patients account wil verwijderen, moet centrum contact opnemen met Veeva. Anders kan de gebruiker zijn account actief houden om zijn bestaande documenten te kunnen bekijken en het account mogelijk in de toekomst voor andere studies te gebruiken. MyVeeva for Patients accounts kunnen voor meerdere centra en studies worden gebruikt.

Vraag de gebruiker om contact op te nemen met het beveiligingsteam van Veeva op security@veeva.com.