Als de deelnemer of ondertekenaar de e-mail niet ontvangt, is de e-mail mogelijk onjuist in SiteVault of is er mogelijk een fout opgetreden. Om dit probleem op te lossen, voert u een van de onderstaande stappen uit, afhankelijk van de status van het eConsent -formulier. U kunt de status controleren door het veld Veeva eConsent Status te controleren op de ondertekende ICF documenten die voor de deelnemer zijn aangemaakt.

• Afgeleverd: Als de status Afgeleverd is, controleer dan of het e-mailadres in het patiëntendossier van de deelnemer of in het ondertekenaarsdossier correct is. Voer een van de volgende acties uit, afhankelijk van of het e-mailadres correct is:
• Onjuist: Als het e-mailadres onjuist is, corrigeer het dan, annuleer de verzonden eConsent -formulieren en verstuur de eConsent -formulieren opnieuw. Raadpleeg de volgende Help-onderwerpen voor meer informatie:
  • Patiënten beheren
  • Het beheren van studiedeelnemers
  • eConsent formulieren annuleren
  • Toestemmende deelnemers
• Correct: Als het e-mailadres correct is, laat de gebruiker dan zijn/haar spamfolder en prullenbak controleren. Als de gebruiker een alternatief e-mailadres heeft, kunt u ook de stappen in het item 'Onjuist' hierboven uitvoeren om de ICFs opnieuw naar een ander e-mailadres te sturen.
• Niet bezorgd: Als de status anders is dan Bezorgd, wacht dan een uur en controleer opnieuw. Als de status na een uur nog steeds niet Bezorgd is, neem dan contact op met Veeva. Wij controleren dan de logs op fouten. We raden aan een uur te wachten, omdat het SiteVault systeem het document aan een wachtrij toevoegt om het begin van het volgende uur opnieuw te proberen als de bewerking in SiteVault mislukt.

Zie de pagina eConsent bijhouden voor meer informatie over de statussen.

Vraag de gebruiker om zijn spamfolder en prullenbak te controleren. Als hij geen wachtwoord heeft ingesteld en niet heeft ingelogd voordat hij de e-mail verwijderde, kunt u het eConsent -formulier annuleren en opnieuw verzenden. De gebruiker ontvangt dan een nieuwe e-mail.

Als ze hun account hebben geregistreerd, maar de formulieren niet hebben ondertekend of afgewezen, kunt u ze ook vragen om rechtstreeks in te loggen op https://patients.myveeva.com/ of in de MyVeeva for Patients Android- of iOS-app. Hun onvoltooide formulieren worden weergegeven op de pagina Taken wanneer ze inloggen.

Zorg ervoor dat de gebruiker voldoet aan de wachtwoordvereisten die op de registratiepagina worden weergegeven en leg uit wat speciale tekens zijn als ze het niet zeker weten. Je kunt ze ook vragen om te controleren of hun capslock-toets niet is ingeschakeld.

Zie de pagina Registratie en Inloggen op de Help-website van MyVeeva for Patients voor meer informatie over hoe gebruikers wachtwoorden instellen.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

1. Vraag de gebruiker om zijn/haar spamfolder en prullenbak te controleren.
2. Als ze de e-mail niet kunnen vinden, controleer dan of het e-mailadres in het patiënten- of ondertekenaarsdossier correct is. Zo niet, werk het dossier dan bij en verstuur het eConsent -formulier opnieuw.
3. Als u de e-mail nog steeds niet ontvangt, neem dan contact op met Veeva. Wij controleren dan de logs op fouten.

Hoewel het waarschijnlijk is dat iemand anders per ongeluk een onjuist e-mailadres heeft ingevoerd bij het opnieuw instellen van zijn of haar wachtwoord, kunt u de gebruiker vragen om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Zo neemt u het zekere voor het onzekere en voorkomt u dat u de toegang tot uw account verliest.

Zie de pagina Registratie en Inloggen op de Help-website van MyVeeva for Patients voor meer informatie over hoe gebruikers hun wachtwoord opnieuw kunnen instellen.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

• E-mailadres correct: controleer of de gebruiker hetzelfde e-mailadres gebruikt als het adres dat de sitemedewerker heeft ingevoerd in het patiënten- of ondertekenaarsdossier in SiteVault en waarvoor hij/zij zijn/haar account heeft geregistreerd.
• Wachtwoord correct: controleer of de gebruiker de caps lock-toets niet heeft ingeschakeld en help hem/haar indien nodig bij het opnieuw instellen van het wachtwoord.
• Webadres correct: Controleer of de gebruiker probeert in te loggen op het juiste regionale adres van MyVeeva for Patients. Als de gebruiker bijvoorbeeld probeert in te loggen in de EU-regio met een e-mailadres dat alleen is geregistreerd voor de VS, krijgt hij of zij een foutmelding. De gebruiker kan zijn of haar e-mailadres invoeren op https://patients.myveeva.com/ en wordt doorgestuurd naar het juiste regionale adres voor zijn of haar account, of rechtstreeks naar het regionale adres gaan. Momenteel worden de volgende regio's ondersteund:
• APAC: patients-ap.myveeva.com
• EU: patiënten-eu.myveeva.com
• VS: patients-us.myveeva.com

Zie de pagina Registratie en Inloggen op de Help-website van MyVeeva for Patients voor meer informatie over hoe gebruikers inloggen en wachtwoorden opnieuw instellen.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

1. Controleer of de gebruiker mobiel bereik heeft, sms-berichten kan ontvangen en of de telefoon niet in de vliegtuigmodus staat.
2. Als de gebruiker geen account heeft geregistreerd, controleer dan of het juiste mobiele telefoonnummer is ingevoerd in het patiënt- of ondertekenaarsdossier in SiteVault.
3. Als het telefoonnummer niet correct is in de record in SiteVault, werk dan de gebruikersrecord bij, annuleer de eConsent -formulieren en verstuur de formulieren opnieuw. Zie de volgende Help-onderwerpen voor meer informatie:
   • Patiënten beheren
   • Het beheren van studiedeelnemers
   • eConsent formulieren annuleren
   • Toestemmende deelnemers
4. Als de gebruiker een account heeft aangemaakt, controleer dan of het telefoonnummer in de accountinstellingen correct en actueel is.
5. Controleer of de gebruiker de code zowel telefonisch als via sms heeft proberen te ontvangen. De gebruiker kan ook nog een sms en een spraakoproep aanvragen.
6. Neem contact op met Veeva, dan controleren wij de logs op fouten.

Vraag de gebruiker om met een medewerker van de site te spreken die de inhoud van het ICF kan uitleggen.

Instrueer de gebruiker hoe hij/zij kan inzoomen met zijn/haar browser. De web- en iOS-applicaties van MyVeeva for Patients ondersteunen ook schermlezers. Daarnaast ondersteunt de webapplicatie van MyVeeva for Patients toetsenbordnavigatie.

Vraag de gebruiker terug te keren naar de pagina Taken en de beschikbare toestemmingsformulieren hoger op de pagina in te vullen. Dit stelt hen in staat om volgende formulieren in te vullen. Gebruikers moeten formulieren invullen in de ondertekeningsvolgorde die is opgegeven in de eConsent editor.

Zie het gedeelte 'Een ondertekeningsvolgorde vereisen' in de Help voor klinische activiteiten voor meer informatie over de ondertekeningsvolgorde voor eConsent -formulieren.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

• Leg de gebruiker uit hoe hij aan de hand van de inhoudsopgave kan bepalen welke secties onvolledig zijn. Als de gebruiker een mobiel apparaat of kleiner scherm gebruikt, moet hij de knop Inhoudsopgave selecteren om de inhoudsopgave te bekijken.
• Vraag de gebruiker om te controleren of hij/zij elke sectie heeft bekeken en alle vereiste vragen heeft beantwoord. Voltooide secties hebben een groen vinkje naast zich in de inhoudsopgave. Bovendien, wanneer de gebruiker op het handtekeningveld klikt voordat alle secties zijn voltooid, worden de onvoltooide secties met een oranje rand in de inhoudsopgave weergegeven.

Volg de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

• Leg de gebruiker uit dat het enkele ogenblikken kan duren voordat het formulier van MyVeeva for Patients naar het systeem van de site is verzonden.
• Vraag de gebruiker om zijn browser te vernieuwen, uit te loggen en opnieuw in te loggen. Als het document succesvol is verzonden, zou hij het ondertekende document moeten kunnen bekijken.
• Controleer of de ondertekende ICF is ontvangen in SiteVault.

Zie de documenten op de MyVeeva for Patients Help-website voor meer informatie.

Vraag de gebruiker om opnieuw in te loggen op https://patients.myveeva.com/. MyVeeva for Patients houdt de voortgang van de gebruiker bij met betrekking tot hun onvoltooide documenten, zodat ze eenvoudig verder kunnen met het bekijken en ondertekenen van documenten.

Gebruikers dienen contact op te nemen met de onderzoekslocatie om hen te informeren.

Medewerkers van de site kunnen dezelfde versie opnieuw versturen of een nieuwe versie van het lege ICF naar de deelnemer en zijn/haar ondertekenaars sturen. Zie het gedeelte 'Verwerken van geweigerde eConsent formulieren' voor meer informatie.

De gebruiker kan de knop PDF downloaden in de rechterbovenhoek van voltooide of onvoltooide documenten selecteren om een formulier te downloaden. Vervolgens kan hij het formulier via zijn browser of apparaat afdrukken.

Zie de pagina Documenten op de MyVeeva for Patients Help-website voor meer informatie.

Vergelijk de huidige steady state-versie van het lege ICF in SiteVault met de lege ICF versie die de gebruiker eerder heeft ondertekend met behulp van de versievergelijkingsfunctie van Vault. U kunt de lege ICF versie die de gebruiker eerder heeft ondertekend, bepalen door de sectie Goedgekeurde ICF -versie in de documentinformatie van het eerder ondertekende ICF te bekijken.

Zie het helponderwerp Traceren van ondertekende ICFs en goedgekeurde versies voor meer informatie.

Momenteel herkent MyVeeva for Patients alleen links voor deelname aan virtuele vergaderingen vanuit Meet, Skype, Teams en Zoom. Als u een virtueel bezoek plant met een ander platform voor virtuele vergaderingen, verschijnt het bezoek in de agenda van de gebruiker als een fysiek bezoek. Ze kunnen de link voor deelname aan de virtuele vergadering in de bezoekdetails selecteren om op het juiste tijdstip aan de vergadering deel te nemen. Zie het Help-onderwerp ' Bezoeken maken voor studiedeelnemers' in de Help van SiteVault.

Als uw locatie gebruikmaakt van een ander virtueel vergaderplatform dat u door MyVeeva for Patients wilt laten ondersteunen, neem dan contact op met Veeva Support.

Controleer of u het bezoek heeft gepland en de MyVeeva agenda-alias van de deelnemer heeft uitgenodigd. Als het probleem zich blijft voordoen, voert u de volgende stappen uit om dit probleem op te lossen:

1. Controleer of u de MyVeeva -agendaalias van de gebruiker correct hebt ingevoerd toen u het bezoek aanmaakte in uw digitale agendaplatform.
2. Controleer of u de juiste datum, tijd en beschrijving voor het bezoek in uw digitale agenda hebt ingevoerd. Als het bezoek virtueel is, zorg er dan voor dat u de link voor deelname aan de virtuele vergadering hebt toegevoegd.
3. Als het probleem zich blijft voordoen, maak dan een nieuw bezoek aan of neem contact op met Veeva Support voor hulp.

Gebruikers dienen contact op te nemen met de onderzoekslocatie om hen te informeren.

Medewerkers van de site kunnen dezelfde versie opnieuw versturen of een nieuwe versie van het lege ICF naar de deelnemer en zijn/haar ondertekenaars sturen. Zie de pagina 'Verwerking van geweigerde eConsent -formulieren' voor meer informatie.

Deelnemers dienen contact op te nemen met de onderzoekslocatie om hun verzoek tot terugtrekking in te dienen.

De site moet de standaardprocedure (SOP) volgen voor het terugtrekken van een deelnemer uit een onderzoek in SiteVault. Als een deelnemer of diens ondertekenaars nog onvolledige eConsent -formulieren hebben, moet de site die eConsent -formulieren annuleren. U kunt een eConsent formulier dat al is ingevuld, niet annuleren in MyVeeva for Patients.

Als een gebruiker zijn/haar MyVeeva for Patients account wil verwijderen, dient de website contact op te nemen met Veeva. Anders kan de gebruiker zijn/haar account actief houden om zijn/haar bestaande documenten te kunnen bekijken en het account mogelijk in de toekomst voor andere onderzoeken te gebruiken. MyVeeva for Patients -accounts kunnen voor meerdere websites en onderzoeken worden gebruikt.

Vraag de gebruiker om contact op te nemen met het beveiligingsteam van Veeva via security@veeva.com.