- Beheerders en medewerkers van de Site met de uitgebreide toestemming voor financieel beheer
Overzicht
Factureerbare items zijn de diensten en activiteiten die uw site tijdens een onderzoek heeft geleverd en die aan de sponsor in rekening kunnen worden gebracht, zoals gedefinieerd in het onderzoeksbudget.
Het tabblad 'Factureerbare artikelen' biedt een uitgebreide lijst van alle factureerbare artikelen.
- Deelnemerskosten (activiteiten en bezoeken) worden automatisch gefactureerd zodra deelnemersbezoeken zijn afgerond.
-
Site kunnen ad hoc worden gebruikt om factureerbare items te genereren tijdens de facturerings- en betalingsafstemmingsprocessen.
- Bij het aanmaken van site staan de velden voor overhead en inhoudingen standaard op 'vrijgesteld', maar deze kunnen naar behoefte worden aangepast.
- Aangepaste facturatieposten kunnen op elk gewenst moment worden aangemaakt om niet-begrote factuuraanpassingen vast te leggen, zoals doorberekeningskosten, tegoeden en tariefaanpassingen.
- Gebruik filters om factureerbare items te groeperen voor efficiënte tracking en facturering.
- Zodra een factureerbaar item aan een factuur of betaling is gekoppeld, kan het niet meer worden gewijzigd.
- Exportopties zijn beschikbaar in het menu 'Acties'.
Controleer de factureerbare artikelen
Om de factureerbare items te bekijken, volgt u de onderstaande stappen:
- Ga naar Financiën > Factureerbare artikelen.
- De tabel toont de factureerbare items, inclusief de datum waarop ze zijn opgebouwd, het deelnemers-ID, het bezoek en de ingehouden bedragen (indien van toepassing).
- Gebruik het menu 'Acties' om kolommen te bewerken en uw weergave aan te passen. Deze instellingen blijven behouden, ook na een volgende aanmelding.
-
Gebruik de
filters
bovenaan de tabel om de weergegeven items te sorteren en te beheren:
- Opbouwdatum: Beperk uw weergave tot een specifiek datumbereik voor de opbouw.
- Deelnemers-ID: Bekijk de kosten die aan een specifieke deelnemer zijn gekoppeld.
- Bezoek: Beperk uw weergave tot een of meer specifieke bezoeken.
-
Ingehouden:
Neem de ingehouden gedeelten van elk factureerbaar item wel of niet mee.
- Als uw site gebruikmaakt van inhouding, voeg dan de kolom 'Ingehouden ' toe en filter de ingehouden items eruit bij het aanmaken van facturen, aangezien deze niet direct worden betaald.
- Factureerbaar: Filter uw resultaten op basis van de vraag of een factureerbaar item al dan niet factureerbaar is.
Factureerbare artikelen aanmaken
Naast bezoekgerelateerde kosten kunt u handmatig factureerbare items aanmaken (ad-hockosten zoals opstartkosten) uit de lijst met beschikbare Site of een aangepast factureerbaar item aanmaken voor aanpassingen zoals doorberekeningskosten, tegoeden en tariefaanpassingen.
Volg de onderstaande stappen om factureerbare artikelen aan te maken:
- Ga naar Financiën > Factureerbare artikelen.
- Selecteer + Maak een factureerbaar item aan.
-
Kies een van de volgende opties:
- Aangepast factureerbaar item: Vul de verplichte velden in en koppel het item eventueel aan een deelnemer of bezoek, en sla vervolgens op.
-
Vanaf Site:
- Selecteer de bijbehorende selectievakjes van de factureerbare artikelen die u wilt aanmaken.
- Geef indien van toepassing de gewenste hoeveelheid op voor elk geselecteerd artikel.
- Werk de vervaldatum bij zodat deze weergeeft wanneer de kosten naar verwachting verschuldigd waren.
- Selecteer Opslaan.
- Opmerking: Door u zelf aangemaakte factureerbare artikelen worden automatisch als factureerbaar gemarkeerd.
