SiteVault は、強力な検索エンジンを使用して、ドキュメントや添付ファイルを検索します。プライマリ検索バーから基本的な検索を実行したり、詳細検索を使用してより詳細な検索を実行したりできます。プライマリ検索バーから、検索するドキュメントの種類を選択することもできます。

ドキュメント検索について

ドキュメントを検索するときは、検索バーで [ すべてのドキュメント] または特定のドキュメントタイプを選択します。ドキュメント検索では、検索語に一致するフィールド値を持つドキュメントが検索され、検索結果を表示するときに一致するテキストが強調表示されます。検索と強調表示には、検索語の同義語として設定されている単語と、語幹によって一致した単語が含まれます。

ドキュメントの内容 (全文検索) や添付ファイルを含むより詳細な検索を行うには、詳細検索を使用できます。

状況によっては、 SiteVault はスマート フィルタリングを使用して検索用語を関連するフィルターに変換します。

レポートの検索について

レポート全体を検索するには、検索バーで [レポート] を 選択します。SiteVaultは、レポートの名前、レポートの種類、説明、およびほとんどのフィールド内で検索を行います。SiteVaultは、一致するレポートを [レポート] タブのフィルターされたビューに表示します。このビューを将来使用するために保存するには、[名前を 付けてビューを保存] をクリックします。

基本検索の使用

基本検索を使用すると、ドキュメントフィールド内を検索して簡単なクエリを実行できます。

1. 検索バーのドロップダウン メニューで、検索するドキュメントを選択します。
2. メインナビゲーションバーの検索フィールドをクリックします。SiteVaultは最近表示したドキュメントを自動的に表示します。これらのいずれかを探している場合は、プレビューリストからそれをクリックします。そうでない場合は、次の手順に進みます。
3. 検索ボックスに 1 つ以上の用語を入力します。正確な文字列を検索するには、用語を二重引用符で囲みます (例: “patient education” )。入力した文字ごとにプレビュー リストが更新され、検索用語と最大 5 件の関連する結果が提案されます。
4. プレビュー リストからドキュメントを選択し、 Enter キー を押してすべての結果を表示するか、 [詳細検索] をクリックしてより複雑なクエリを実行します。
5. オプション: 検索結果セットが大きすぎる場合は、検索結果ページでフィルターを適用してドキュメントを見つけやすくします。検索を変更したり、新しい検索を開始したり、詳細検索を開始したりしても、 SiteVault はフィルター設定を保持します。
6. 検索結果ページで、ドキュメント名をクリックして表示します。

検索結果セットが大きすぎる場合は、検索結果ページでフィルターを適用して、特定のドキュメントを見つけやすくすることができます。SiteVaultは、検索を変更したり、新しい検索を開始したりしても、フィルター設定を保持します。

SiteVaultのほとんどの領域で検索フィールドをクリックすると、デフォルトでライブラリ タブ内のすべてのドキュメントが検索されます。

詳細検索の使用

詳細検索を使用すると、添付ファイルなどの特定のフィールド内を検索したり、検索演算子を変更したり、ドキュメントコンテンツ内を検索したりすることで、ドキュメントに対してより複雑なクエリを実行できます。

1. 検索バーから双眼鏡アイコンをクリックするか、検索プレビュー リストから [詳細検索] を クリックします。詳細検索を開始すると、 SiteVault はフィルター設定を保持します。
2. 必要な数の条件を入力します。設定されている場合、 「検索 対象」ドロップダウンから特定のタブまたはコレクションを選択して、拡張検索を実行できます。
3. 入力したフィールド固有の検索に加えて一般的な検索を実行するには、 検索範囲 で コンテンツを含めるを 選択し、使用する検索演算子に応じて、 これらの単語のいずれ かまたは これらの単語のすべて フィールドに検索語を入力します。必要に応じて、両方のフィールドを使用できます。

デフォルトでは、検索にはドキュメントとドキュメントフィールドのみが含まれます。詳細検索を使用するときにドキュメントコンテンツを含めるには、[ コンテンツを 含める] を選択します。ドキュメントの添付 ファイル内の一致を検索するには、[添付ファイルを含める] を選択します。

「コンテンツを含める」 と 「添付ファイルを含める」 の両方が選択された状態で 「すべての単語」 フィールドに検索語を入力すると、 SiteVault は検索範囲ごとに個別の検索を実行します。さらに、ドキュメントのメタデータで 3 番目の検索が実行されます。結果を生成するには、検索語が少なくとも 1 つの検索範囲に含まれている必要があります。

保存したビュー内での検索

SiteVault を使用すると、標準ビューまたは保存されたビュー内で検索を実行でき、検索を実行するときにすべてのフィルターとビュー設定が保持されます。これを行うには、検索するビューを選択します。検索バーにビューの名前が表示され、どのビューで検索しているかがわかります。

検索結果を受け取った後も、引き続きフィルターを追加したり削除したりできます。新しいフィルター設定でビューを更新するには、 [ビューを保存] をクリックします。

少なくとも 1 つのフィルターがすでに適用されている場合、 SiteVault はスマート フィルタリングを適用しません。

紛失したドキュメントについて

検索してもドキュメントが見つからない場合は、いくつかの可能性があります。

• ドキュメントを表示する権限が割り当てられていません。検索結果には、表示する権限を持つドキュメントのみが表示されます。ドキュメントの現在の状態に対する権限を持たないドキュメントのロールが割り当てられている可能性があります。
• 検索エントリ、ドキュメントのフィールド、またはドキュメントコンテンツのスペル エラーのため、検索語が一致しません。SiteVaultは、 Google 検索のように代替スペルを提案しません。
• ドキュメントが存在しないか、削除されています。

制限事項

各検索用語の最大長は 250 文字です。