SiteVaultは、強力な検索エンジンを使用して、ドキュメントや添付ファイルを簡単に検索できます。メインの検索バーから基本的な検索を実行したり、詳細検索を使用してより詳細な検索を実行したりできます。また、メインの検索バーでは、検索したいドキュメントの種類を選択することもできます。
ドキュメント検索について
ドキュメントを検索する際は、検索バーで「 すべてのドキュメント」 または特定のドキュメントタイプを選択します。ドキュメント検索では、検索語に一致するフィールド値を持つドキュメントが検索され、検索結果の表示時に一致するテキストが強調表示されます。検索と強調表示には、検索語の同義語として設定されている単語と、ステミングによって一致した単語が含まれます。
ドキュメントの内容 (全文検索) や添付ファイルを含む、より詳細な検索を行うには、詳細検索を使用できます。
状況によっては、 SiteVault はスマート フィルタリングを使用して検索用語を関連するフィルターに変換します。
レポートの検索について
レポート全体を検索するには、検索バーで 「レポート」 を選択してください。SiteVaultは、レポート名、レポートタイプ、説明、およびほとんどのフィールド内で検索を行います。SiteVaultは、一致するレポートを 「レポート」 タブのフィルタリングされたビューに表示します。このビューを後で使用できるように保存するには、「名前を付けて ビューを保存」 をクリックしてください。
基本検索の使用
基本検索を使用すると、ドキュメントフィールド内を検索して簡単なクエリを実行できます。
- 検索バーのドロップダウン メニューで、検索するドキュメントを選択します。
- メインナビゲーションバーの検索フィールドをクリックしてください。SiteVaultは最近閲覧したドキュメントを自動的に表示します。これらのドキュメントを探している場合は、プレビューリストからクリックしてください。見つからない場合は、次の手順に進んでください。
- 検索ボックスに1つ以上のキーワードを入力してください。正確な文字列を検索するには、キーワードを二重引用符で囲んでください（例： “patient education” ）。入力した文字ごとにプレビューリストが更新され、検索キーワードの候補と最大5件の関連結果が表示されます。
- プレビュー リストからドキュメントを選択し、 Enter キー を押してすべての結果を表示するか、 [詳細検索] をクリックしてより複雑なクエリを実行します。
- オプション: 検索結果セットが大きすぎる場合は、検索結果ページでフィルターを適用してドキュメントを見つけやすくします。SiteVaultSiteVault、検索を変更したり、新しい検索を開始したり、詳細検索を開始したりしても、フィルター設定は保持されます。
- 検索結果ページで、ドキュメント名をクリックして表示します。
検索結果セットが大きすぎる場合は、検索結果ページでフィルターを適用して、特定のドキュメントを見つけやすくすることができます。SiteVaultSiteVault、検索を変更したり、新しい検索を開始したりしても、フィルター設定は保持されます。
SiteVaultのほとんどの領域で検索フィールドをクリックすると、デフォルトでライブラリ タブ内のすべてのドキュメントが検索されます。
詳細検索の使用
詳細検索を使用すると、添付ファイルを含む特定のフィールド内を検索したり、検索演算子を変更したり、ドキュメントコンテンツ内を検索したりすることで、ドキュメントに対してより複雑なクエリを実行できます。
- 検索バーの双眼鏡アイコンをクリックするか、検索プレビューリストから 「詳細検索」 を選択します。SiteVaultは、詳細検索を開始するとフィルター設定を保持します。
- 必要な条件をすべて入力してください。設定されている場合、「検索範囲」ドロップダウン から 特定のタブまたはコレクションを選択して、拡張検索を実行できます。
- 入力したフィールド固有の検索に加えて、一般的な検索を実行するには、 「検索範囲」 で 「コンテンツを含める」 を選択し、使用する検索演算子に応じて 「これらの単語のいずれ か」または 「これらの単語のすべて」のいずれかの フィールドに検索語を入力します。必要に応じて両方のフィールドを使用できます。
デフォルトでは、検索にはドキュメントとドキュメントフィールドのみが含まれます。詳細検索を使用する場合、 「ドキュメント を含める」 を選択すると、ドキュメントの コンテンツも検索対象となります。「添付ファイルを含める」 を選択すると、ドキュメントの添付ファイル内の一致を検索します。
「コンテンツを含める」 と 「添付ファイルを含める」 の両方をオンにした状態で 「すべての単語」 フィールドに検索語を入力すると、 SiteVaultは各検索範囲に対して個別に検索を実行します。さらに、ドキュメントのメタデータに対して3つ目の検索が実行されます。結果を生成するには、検索語が少なくとも1つの検索範囲に含まれている必要があります。
保存したビュー内での検索
SiteVaultでは、標準ビューまたは保存済みビュー内で検索を実行できます。検索時にすべてのフィルターとビュー設定が保持されます。検索するには、検索するビューを選択します。検索バーにビュー名が表示されるので、どのビューで検索しているかがわかります。
検索結果を受け取った後も、フィルターの追加や削除を続けることができます。 「ビューを保存」 をクリックすると、新しいフィルター設定がビューに反映されます。
少なくとも 1 つのフィルターがすでに適用されている場合、 SiteVault はスマート フィルタリングを適用しません。
紛失したドキュメントについて
検索してもドキュメントが見つからない場合は、いくつかの可能性があります。
- ドキュメントを表示する権限が割り当てられていません。検索結果には、表示権限を持つドキュメントのみが表示されます。ドキュメントの現在の状態に対する権限を持たないドキュメントが割り当てられている可能性があります。
- 検索語句が一致しないのは、検索入力、ドキュメントのフィールド、またはドキュメントの内容にスペルミスがあるためです。SiteVaultSiteVault、Google 検索のように別のスペルを提案しません。
- ドキュメントが存在しないか、削除されています。
制限事項
各検索用語の最大長は 250 文字です。
