SiteVaultは強力な検索エンジンを使用して、ドキュメントや添付ファイルを簡単に検索できます。メインの検索バーから基本的な検索を実行したり、詳細検索を使用してより詳細な検索を実行したりできます。また、メインの検索バーでは、検索したいドキュメントの種類を選択することもできます。
ドキュメント検索について
ドキュメントを検索する際は、検索バーで 「すべてのドキュメント」 または特定のドキュメントタイプを選択します。ドキュメント検索では、検索語に一致するフィールド値を持つドキュメントが検索され、検索結果の表示時に一致するテキストが強調表示されます。検索と強調表示には、検索語の同義語として設定された単語と、ステミングによって一致した単語が含まれます。
ドキュメントの内容 (全文検索) や添付ファイルを含む、より詳細な検索を行うには、詳細検索を使用できます。
場合によっては、 SiteVault はスマート フィルタリングを使用して検索用語を関連するフィルターに変換します。
レポートの検索について
レポート全体を検索するには、検索バーで 「レポート」を 選択してください。SiteVaultは、レポート名、レポートタイプ、説明、およびほとんどのフィールド内で検索を行います。SiteVaultは、一致するレポートを 「レポート」 タブのフィルタリングされたビューに表示します。このビューを後で使用できるように保存するには、「名前を 付けてビューを保存」 をクリックしてください。
基本検索の使用
基本検索を使用すると、ドキュメントフィールド内を検索して簡単なクエリを実行できます。
- 検索バーのドロップダウン メニューで、検索するドキュメントを選択します。
- メインナビゲーションバーの検索フィールドをクリックしてください。SiteVaultは最近閲覧したドキュメントを自動的に表示します。これらのドキュメントを探している場合は、プレビューリストからクリックしてください。見つからない場合は、次の手順に進んでください。
- 検索ボックスに1つ以上のキーワードを入力してください。正確な文字列を検索するには、キーワードを二重引用符で囲んでください（例： “patient education” ）。入力した文字ごとにプレビューリストが更新され、検索キーワードの候補と最大5件の関連結果が表示されます。
- プレビュー リストからドキュメントを選択し、 Enter キー を押してすべての結果を表示するか、 [詳細検索] をクリックしてより複雑なクエリを実行します。
- オプション: 検索結果セットが大きすぎる場合は、検索結果ページでフィルターを適用してドキュメントを見つけやすくします。SiteVaultSiteVault、検索を変更したり、新しい検索を開始したり、詳細検索を開始したりしても、フィルター設定は保持されます。
- 検索結果ページで、ドキュメント名をクリックして表示します。
検索結果が大きすぎる場合は、検索結果ページでフィルターを適用して、特定のドキュメントを見つけやすくすることができます。SiteVaultSiteVault、検索を変更したり、新しい検索を開始したりしても、フィルター設定は保持されます。
SiteVaultのほとんどの領域で検索フィールドをクリックすると、デフォルトでライブラリ タブ内のすべてのドキュメントが検索されます。
詳細検索の使用
詳細検索を使用すると、添付ファイルを含む特定のフィールド内を検索したり、検索演算子を変更したり、ドキュメントコンテンツ内を検索したりすることで、ドキュメントに対してより複雑なクエリを実行できます。
- 検索バーの双眼鏡アイコンをクリックするか、検索プレビューリストから 「詳細検索」を クリックします。SiteVaultは、詳細検索を開始するとフィルター設定を保持します。
- 必要な条件をすべて入力してください。設定されている場合、「 検索対象」 ドロップダウンから特定のタブまたはコレクションを選択して、拡張検索を実行できます。
- 入力したフィールド固有の検索に加えて、一般的な検索を実行するには、「 検索範囲」 で 「コンテンツを含める」を 選択し、使用する検索演算子に応じて 「これらの単語のいずれ か」または 「これらの単語のすべて」のいずれかの フィールドに検索語を入力します。必要に応じて両方のフィールドを使用できます。
デフォルトでは、検索にはドキュメントとドキュメントフィールドのみが含まれます。詳細検索を使用する場合は、 「ドキュメント を含める」 を選択すると、ドキュメントの コンテンツも検索対象となります。「添付ファイルを含める」 を選択すると、ドキュメントの添付ファイル内の一致を検索します。
「コンテンツを含める」 と 「添付ファイルを含める」 の両方を選択し、 「すべての単語」 フィールドに検索語を入力すると、 SiteVaultは検索範囲ごとに個別に検索を実行します。さらに、ドキュメントのメタデータに対して3つ目の検索が実行されます。結果を生成するには、検索語が少なくとも1つの検索範囲に含まれている必要があります。
保存したビュー内での検索
SiteVault、標準ビューまたは保存済みビュー内で検索を実行できます。検索時にすべてのフィルターとビュー設定が保持されます。検索するには、検索するビューを選択します。検索バーにビュー名が表示されるので、どのビューで検索しているかがわかります。
検索結果を受け取った後も、フィルターの追加や削除を続けることができます。 「ビューを保存」 をクリックすると、新しいフィルター設定がビューに反映されます。
少なくとも 1 つのフィルターがすでに適用されている場合、 SiteVault はスマート フィルタリングを適用しません。
紛失したドキュメントについて
検索してもドキュメントが見つからない場合は、いくつかの可能性があります。
- ドキュメントを表示する権限が割り当てられていません。検索結果には、表示権限を持つドキュメントのみが表示されます。ドキュメントの現在の状態に対する権限を持たないロールが割り当てられている可能性があります。
- 検索語が一致しないのは、検索入力、ドキュメントのフィールド、またはドキュメントの内容にスペルミスがあるためです。SiteVaultSiteVault、Google 検索のように別のスペルを提案しません。
- ドキュメントが存在しないか、削除されています。
制限事項
各検索用語の最大長は 250 文字です。
