SiteVault utilizza un potente motore di ricerca per aiutarti a trovare documenti e allegati. Puoi effettuare ricerche di base dalla barra di ricerca principale oppure ricerche più dettagliate utilizzando la Ricerca avanzata. Dalla barra di ricerca principale, potresti anche essere in grado di selezionare il tipo di documento che desideri trovare.
Informazioni sulla ricerca di documenti
Quando si cercano documenti, si seleziona " Tutti i documenti" o un tipo di documento specifico nella barra di ricerca. La ricerca individua i documenti con valori di campo corrispondenti ai termini di ricerca e quindi evidenzia il testo corrispondente nei risultati. La ricerca e l'evidenziazione includono tutte le parole configurate come sinonimi dei termini di ricerca, nonché le parole corrispondenti tramite la lemmatizzazione.
Per ricerche più dettagliate che possono includere il contenuto dei documenti (ricerca full-text) e gli allegati, è possibile utilizzare la Ricerca avanzata.
In alcune situazioni, SiteVault converte i termini di ricerca in filtri pertinenti utilizzando la funzione di filtro intelligente.
Informazioni sulla ricerca di report
Per effettuare una ricerca tra i report, seleziona "Report" nella barra di ricerca. SiteVault esegue la ricerca in base al nome del report, al tipo di report, alla descrizione e alla maggior parte dei campi. SiteVault visualizza i report corrispondenti in una vista filtrata nella scheda "Report". Per salvare questa vista per un utilizzo futuro, fai clic su "Salva vista con nome".
Utilizzo della ricerca di base
La ricerca di base consente di eseguire semplici query effettuando ricerche all'interno dei campi del documento.
- Nel menu a tendina della barra di ricerca, seleziona i documenti che desideri cercare.
- Fai clic sul campo di ricerca nella barra di navigazione principale. SiteVault visualizzerà automaticamente i documenti visualizzati più di recente. Se stai cercando uno di questi, fai clic su di esso nell'elenco di anteprima. Altrimenti, continua con i passaggi successivi.
- Inizia a digitare uno o più termini nella casella di ricerca. Per cercare una stringa esatta, usa le virgolette doppie attorno ai termini ( “educazione del paziente” ). L'elenco di anteprima si aggiorna a ogni carattere inserito per suggerire termini di ricerca e fino a cinque (5) risultati pertinenti.
- Seleziona un documento dall'elenco di anteprima, premi Invio per visualizzare tutti i risultati oppure fai clic su Ricerca avanzata per eseguire una query più complessa.
- Opzionale: se il set di risultati della ricerca è troppo ampio, applica dei filtri nella pagina dei risultati per facilitare la ricerca del documento. SiteVault mantiene le impostazioni dei filtri quando modifichi la ricerca, ne avvii una nuova o avvii una ricerca avanzata.
- Dalla pagina dei risultati della ricerca, fai clic sul nome del documento per visualizzarlo.
Se i risultati della ricerca sono troppo numerosi, è possibile applicare dei filtri nella pagina dei risultati per trovare documenti specifici. SiteVault mantiene le impostazioni dei filtri quando si modifica la ricerca o se ne avvia una nuova.
Nella maggior parte delle sezioni di SiteVault, cliccando sul campo di ricerca, la ricerca predefinita include tutti i documenti presenti nella scheda Libreria.
Utilizzo della ricerca avanzata
La ricerca avanzata consente di eseguire query più complesse sui documenti, effettuando ricerche all'interno di campi specifici, inclusi gli allegati, modificando l'operatore di ricerca e cercando all'interno del contenuto del documento.
- Fai clic sull'icona del binocolo nella barra di ricerca oppure su Ricerca avanzata nell'elenco di anteprima dei risultati. SiteVault mantiene le impostazioni del filtro quando avvii una Ricerca avanzata.
- Inserisci tutti i criteri necessari. Se configurato, puoi eseguire una ricerca estesa su una scheda o una raccolta specifica selezionandola dal menu a discesa "Cerca in".
- Per eseguire una ricerca generale oltre alla ricerca specifica per campo che hai inserito, seleziona " Includi contenuto nell'ambito di ricerca" e inserisci i termini di ricerca nei campi " Qualsiasi di queste parole" o "Tutte queste parole", a seconda dell'operatore di ricerca che desideri utilizzare. Puoi utilizzare entrambi i campi, se necessario.
Per impostazione predefinita, le ricerche includono solo il documento e i relativi campi. Seleziona " Includi contenuto" per includere il contenuto del documento quando utilizzi la Ricerca avanzata. Seleziona " Includi allegati" per cercare corrispondenze negli allegati del documento.
Se si immette un termine di ricerca nel campo "Tutte le parole" con le opzioni " Includi contenuto" e "Includi allegati" selezionate, SiteVault esegue una ricerca separata per ciascun ambito di ricerca. Inoltre, viene eseguita una terza ricerca nei metadati del documento. Il termine di ricerca deve comparire in almeno uno degli ambiti di ricerca per generare risultati.
Ricerca all'interno di una vista salvata
SiteVault consente di effettuare ricerche all'interno di qualsiasi vista standard o salvata, mantenendo tutti i filtri e le impostazioni di visualizzazione durante la ricerca. Per farlo, seleziona la vista in cui desideri effettuare la ricerca. Il nome della vista viene visualizzato nella barra di ricerca per indicarti in quale vista stai effettuando la ricerca.
Dopo aver visualizzato i risultati della ricerca, è possibile continuare ad aggiungere e rimuovere filtri. Fare clic su Salva visualizzazione per aggiornare la visualizzazione con le nuove impostazioni dei filtri.
SiteVault non applica il filtro intelligente se è già presente almeno un filtro.
Informazioni sui documenti mancanti
Se non riesci a trovare un documento tramite la ricerca, ci sono diverse possibilità:
- Non ti è stata concessa l'autorizzazione a visualizzare il documento. Nei risultati della ricerca vengono visualizzati solo i documenti per i quali disponi delle autorizzazioni di visualizzazione. Potresti essere assegnato a un ruolo sul documento che non dispone delle autorizzazioni necessarie per lo stato attuale del documento.
- Il termine di ricerca non corrisponde a causa di un errore di ortografia nel testo inserito, nei campi del documento o nel contenuto del documento stesso. SiteVault non suggerisce ortografie alternative come fa Google.
- Il documento non esiste o è stato eliminato.
Limitazioni
La lunghezza massima di ciascun termine di ricerca è di 250 caratteri.
