SiteVault utiliza un potente motor de búsqueda para ayudarte a encontrar documentos y archivos adjuntos. Puedes realizar búsquedas básicas desde la barra de búsqueda principal o búsquedas más detalladas con la Búsqueda avanzada. Desde la barra de búsqueda principal, también puedes seleccionar el tipo de documento que deseas encontrar.
Acerca de las búsquedas de documentos
Al buscar documentos, seleccione « Todos los documentos» o un tipo de documento específico en la barra de búsqueda. La búsqueda encuentra documentos con valores de campo que coinciden con los términos de búsqueda y, a continuación, resalta el texto coincidente al mostrar los resultados. La búsqueda y el resaltado incluyen las palabras configuradas como sinónimos de los términos de búsqueda, así como las palabras que coinciden con los términos mediante lematización.
Para búsquedas más detalladas que pueden incluir el contenido del documento (búsqueda de texto completo) y los archivos adjuntos, puede utilizar la Búsqueda avanzada.
En algunos casos, SiteVault convierte tus términos de búsqueda en filtros relevantes mediante el filtrado inteligente.
Acerca de la búsqueda de informes
Para buscar en los informes, seleccione «Informes» en la barra de búsqueda. SiteVault busca en el nombre, el tipo, la descripción y la mayoría de los campos del informe. SiteVault muestra los informes coincidentes en una vista filtrada en la pestaña «Informes». Para guardar esta vista para usarla posteriormente, haga clic en «Guardar vista como».
Utilizando la búsqueda básica
La búsqueda básica le permite realizar consultas sencillas buscando dentro de los campos del documento.
- En el menú desplegable de la barra de búsqueda, seleccione los documentos que desea buscar.
- Haz clic en el campo de búsqueda de la barra de navegación principal. SiteVault muestra automáticamente los documentos vistos recientemente. Si buscas alguno de ellos, haz clic en la lista de vista previa. Si no, continúa con los siguientes pasos.
- Comience a escribir uno o más términos en el cuadro de búsqueda. Para buscar una cadena exacta, utilice comillas dobles alrededor de los términos (por ejemplo, “educación del paciente” ). La lista de vista previa se actualiza con cada carácter que ingrese para sugerir términos de búsqueda y hasta cinco (5) resultados relevantes.
- Seleccione un documento de la lista de vista previa, pulse Intro para ver todos los resultados o haga clic en Búsqueda avanzada para realizar una consulta más compleja.
- Opcional: Si el conjunto de resultados de la búsqueda es demasiado grande, aplique filtros en la página de resultados para facilitar la búsqueda del documento. SiteVault conserva la configuración de los filtros al modificar la búsqueda, iniciar una nueva o realizar una búsqueda avanzada.
- Desde la página de resultados de búsqueda, haga clic en el nombre del documento para verlo.
Si el conjunto de resultados de la búsqueda es demasiado extenso, puede aplicar filtros en la página de resultados para encontrar documentos específicos. SiteVault conserva la configuración de los filtros al modificar la búsqueda o iniciar una nueva.
Al hacer clic en el campo de búsqueda en la mayoría de las áreas de SiteVault, la búsqueda se realiza de forma predeterminada en todos los documentos de la pestaña Biblioteca.
Utilizar la búsqueda avanzada
La búsqueda avanzada le permite realizar consultas más complejas en documentos, buscando en campos específicos, incluidos los archivos adjuntos, cambiando el operador de búsqueda y buscando dentro del contenido del documento.
- Haz clic en el icono de los binoculares en la barra de búsqueda o en Búsqueda avanzada en la lista de vista previa de resultados. SiteVault conserva la configuración de los filtros al iniciar una búsqueda avanzada.
- Introduzca todos los criterios que necesite. Si está configurado, puede realizar una búsqueda ampliada en una pestaña o colección específica seleccionándola en el menú desplegable "Buscar en".
- Para realizar una búsqueda general además de la búsqueda específica por campo que haya introducido, seleccione «Incluir contenido» en el ámbito de búsqueda e introduzca los términos de búsqueda en los campos « Cualquiera de estas palabras» o «Todas estas palabras», según el operador de búsqueda que desee utilizar. Puede usar ambos campos si es necesario.
De forma predeterminada, las búsquedas incluyen solo el documento y sus campos. Seleccione « Incluir contenido» para incluir el contenido del documento al usar la búsqueda avanzada. Seleccione «Incluir archivos adjuntos» para buscar coincidencias en los archivos adjuntos del documento.
Si introduce un término de búsqueda en el campo «Todas las palabras» con las opciones «Incluir contenido» e «Incluir archivos adjuntos» seleccionadas, SiteVault realiza una búsqueda independiente para cada ámbito de búsqueda. Además, se realiza una tercera búsqueda en los metadatos del documento. El término de búsqueda debe aparecer en al menos uno de los ámbitos de búsqueda para obtener resultados.
Búsqueda dentro de una vista guardada
SiteVault te permite buscar dentro de cualquier vista estándar o guardada, conservando todos los filtros y la configuración de la vista al realizar la búsqueda. Para ello, selecciona la vista en la que deseas buscar. El nombre de la vista aparece en la barra de búsqueda para que sepas en qué vista estás buscando.
Una vez que reciba los resultados de su búsqueda, puede seguir añadiendo y eliminando filtros. Haga clic en Guardar vista para actualizar la vista con la nueva configuración de filtros.
SiteVault no aplica el filtrado inteligente si ya hay al menos un filtro aplicado.
Acerca de los documentos extraviados
Si no encuentra un documento mediante la búsqueda, existen varias posibilidades:
- No se le ha asignado permiso para ver el documento. Solo los documentos que usted tiene permiso para ver aparecen en los resultados de búsqueda. Es posible que se le asigne un rol en el documento que no tenga permisos para el estado actual del mismo.
- El término de búsqueda no coincide debido a un error ortográfico en la entrada de búsqueda, en los campos del documento o en el contenido del documento. SiteVault no sugiere ortografías alternativas como lo hace la búsqueda de Google.
- El documento no existe o ha sido eliminado.
Limitaciones
La longitud máxima de cada término de búsqueda es de 250 caracteres.
