ドキュメントライフサイクルとは、ドキュメントがそのライフサイクルの中で経る一連の状態（ 下書き 、 レビュー中 など）のことです。ライフサイクルは、単純なもの（ユーザーが手動で状態を移動する必要がある2つの状態）から複雑なもの（セキュリティレベルやワークフローが異なる複数の状態があり、ドキュメントが自動的に別の状態に移行するもの）まであります。
ドキュメントライフサイクル
すべてのドキュメントにはライフサイクルがあります。ライフサイクルはドキュメントの動作を制御するため、ドキュメントに適切なライフサイクルを関連付けることが重要です。SiteVaultSiteVault、ライフサイクルは1つ以上のドキュメントタイプにリンクされます。ドキュメントはライフサイクルに関連付けられたすべてのビジネスルールを継承するため、最小限の労力で再現可能なプロセスが実現します。
ライフサイクル状態
ライフサイクル内の順序付けられた状態は、ユーザーがドキュメントを作成、レビュー、承認し、最終的にアーカイブまたは置き換える際にドキュメントが通過する段階を表します。各状態には一連のビジネスルールが適用され、その状態におけるドキュメントの処理方法を定義します。SiteVaultは、その状態に入ったすべてのドキュメントにこれらのルールを自動的に適用します。
州間移動
ドキュメントはさまざまな方法で州間を移動する。
- ユーザーは、設定されたユーザーアクションを使用して、ドキュメントの状態を明示的に変更します。これは、個々のドキュメントに対して行われる場合もあれば、一括操作の一部として行われる場合もあります。
- ドキュメントは、ワークフロー構成に1つ以上の状態変化が含まれるワークフローに入ります。
- 状態変化の結果として、ドキュメントは関連するドキュメントに自動的に移動します。
いずれの場合も、 SiteVault は新しい状態に関連付けられたビジネスロジックを自動的に実行します。状態変更およびワークフロー開始オプションの名前は異なる場合がありますのでご注意ください。ドキュメントの状態を変更した後、新しい状態を表示するにはページを更新する必要がある場合があります。
ライフサイクル段階と段階グループ
ライフサイクルステージを使用すると、組織はドキュメントやオブジェクトのライフサイクル状態を、順序付けられたステージの集合にグループ化できます。Vaultは、ドキュメント情報ページのライフサイクルステージ シェブロン パネルを通じて、ドキュメントまたはオブジェクト レコードの現在のステージを視覚的に表示します。アクティブなステージをクリックすると、未完了のタスクを含む、現在のドキュメントのワークフロー情報が表示されます。
