El ciclo de vida de un documento se define como la secuencia de estados ( Borrador, En revisión, etc.) por los que pasa durante su vida útil. Un ciclo de vida puede ser simple (dos estados que requieren que los usuarios cambien manualmente entre ellos) o complejo (múltiples estados con diferentes niveles de seguridad y flujos de trabajo que mueven automáticamente el documento a otro estado).
Ciclos de vida de los documentos
Cada documento tiene un ciclo de vida. Dado que los ciclos de vida controlan el comportamiento de un documento, es importante asociar el ciclo de vida adecuado a cada uno. En SiteVault, los ciclos de vida están vinculados a uno o más tipos de documentos. Los documentos heredan todas las reglas de negocio asociadas al ciclo de vida, lo que garantiza un proceso repetible que requiere un esfuerzo mínimo.
Estados del ciclo de vida
Los estados ordenados dentro de un ciclo de vida representan las etapas por las que pasa un documento a medida que los usuarios lo crean, revisan, aprueban y, finalmente, lo archivan o reemplazan. Un conjunto de reglas de negocio se aplica a cada estado y define qué sucede con el documento en ese estado. SiteVault las aplica automáticamente a cada documento que entra en dicho estado.
Traslado entre estados
Los documentos se transfieren entre estados de diversas maneras:
- Un usuario cambia explícitamente el estado del documento mediante una acción de usuario configurada. Esto puede ocurrir en un documento individual o como parte de una acción masiva.
- Un documento ingresa a un flujo de trabajo cuya configuración incluye uno o más cambios de estado.
- Un documento se mueve automáticamente como resultado de un cambio de estado en un documento relacionado.
En todos los casos, SiteVault ejecuta automáticamente la lógica de negocio asociada al nuevo estado. Tenga en cuenta que los nombres de las opciones de cambio de estado e inicio del flujo de trabajo pueden variar. Tras cambiar el estado de un documento, es posible que deba actualizar la página para ver el nuevo estado.
Etapas del ciclo de vida y grupos de etapas
Las etapas del ciclo de vida permiten a las organizaciones agrupar los estados del ciclo de vida de documentos y objetos en colecciones ordenadas de etapas. Vault representa visualmente la etapa actual de un documento u objeto en la página de información del documento mediante el panel de flechas de etapas del ciclo de vida. Al hacer clic en la etapa activa, se muestra información del flujo de trabajo del documento actual, incluidas las tareas abiertas.
