Il ciclo di vita di un documento è la sequenza di stati ( Bozza, In revisione, ecc.) che un documento attraversa durante la sua esistenza. Un ciclo di vita può essere semplice (due stati che richiedono agli utenti di passare manualmente da uno all'altro) o complesso (più stati con diversi livelli di sicurezza e flussi di lavoro che spostano automaticamente il documento in un altro stato).
Cicli di vita dei documenti
Ogni documento ha un ciclo di vita. Poiché i cicli di vita controllano il comportamento di un documento, è importante associare il ciclo di vita corretto a ciascun documento. In SiteVault, i cicli di vita sono collegati a uno o più tipi di documento. I documenti ereditano tutte le regole aziendali associate al ciclo di vita, garantendo un processo ripetibile che richiede uno sforzo minimo.
Stati del ciclo di vita
Gli stati ordinati all'interno di un ciclo di vita rappresentano le fasi che un documento attraversa quando gli utenti lo creano, lo revisionano, lo approvano e infine lo archiviano o lo sostituiscono. A ciascuno stato si applica un insieme di regole aziendali che definiscono cosa accade al documento in quello stato. SiteVault le applica automaticamente a ogni documento che entra in quello stato.
Trasferimento tra stati
I documenti passano da uno stato all'altro in vari modi:
- Un utente modifica esplicitamente lo stato del documento tramite un'azione utente configurata. Ciò può avvenire su un singolo documento o nell'ambito di un'azione di massa.
- Un documento entra in un flusso di lavoro in cui la configurazione del flusso di lavoro include uno o più cambiamenti di stato.
- Un documento si sposta automaticamente in seguito a una modifica di stato di un documento correlato.
In tutti i casi, SiteVault esegue automaticamente la logica di business associata al nuovo stato. Si noti che i nomi delle opzioni di cambio di stato e di avvio del flusso di lavoro possono variare. Dopo aver modificato lo stato di un documento, potrebbe essere necessario aggiornare la pagina per visualizzare il nuovo stato.
Fasi del ciclo di vita e gruppi di fasi
Le fasi del ciclo di vita consentono alle organizzazioni di raggruppare gli stati del ciclo di vita di documenti e oggetti in insiemi ordinati di fasi. Vault rappresenta quindi visivamente la fase corrente di un record di documento o oggetto nella pagina Informazioni documento tramite il pannello a freccia Fasi del ciclo di vita. Facendo clic sulla fase attiva vengono visualizzate le informazioni sul flusso di lavoro per il documento corrente, incluse le task aperte.
