Un flusso di lavoro multi-documento consente di inviare contemporaneamente più documenti tramite un flusso di lavoro a più partecipanti.

SiteVault offre la funzionalità multi-documento sui seguenti flussi di lavoro:

• Leggere e comprendere: inviare uno o più documenti di studio ai membri del team di studio. Ogni destinatario deve confermare di aver letto e compreso ciascun documento di studio.
• Invia per revisione: invia uno o più documenti ai colleghi che possono fornire feedback utilizzando lo strumento di annotazione.
• Invia per firma elettronica: invia uno o più documenti a più firmatari per approvare un record (non supervisione PI ).

Selezione dei documenti

• Avvio dei flussi di lavoro dalla Libreria: quando si avvia un flusso di lavoro di documenti dalla Libreria, SiteVault include tutti i documenti nella vista corrente. Ad esempio, se si avvia un flusso di lavoro dai Preferiti, SiteVault include tutti i documenti presenti nei Preferiti nel flusso di lavoro del documento. Se si esegue una ricerca o si applicano filtri prima di avviare il flusso di lavoro, SiteVault include solo i documenti corrispondenti.
• Avvio dei flussi di lavoro dal carrello: quando si avvia un flusso di lavoro documentale dal carrello, SiteVault include tutti i documenti presenti nel carrello. Ciò consente di selezionare i documenti che si desidera includere nella busta del flusso di lavoro documentale.

Limitazioni del flusso di lavoro multi-documento

• Alcuni flussi di lavoro dei documenti sono disponibili solo in specifici stati del ciclo di vita dei documenti.
• Non è possibile avviare un flusso di lavoro di documenti nelle seguenti situazioni:
  • Se uno qualsiasi dei documenti selezionati è già in un flusso di lavoro attivo
  • Se sono selezionati più di 100 documenti
  • Se un flusso di lavoro documentale è associato a un ciclo di vita specifico, il flusso di lavoro potrebbe consentire solo documenti in un determinato stato o con campi specifici configurati. Non sarà possibile avviare il flusso di lavoro se uno o più documenti non soddisfano le condizioni specificate.

Task di flusso di lavoro multi-documento

Avvia un flusso di lavoro per più documenti

1. Filtra i documenti selezionati nella Libreria o nel Carrello.
2. Dal menu Azioni, seleziona Avvia flusso di lavoro. Puoi includere fino a 100 documenti nel flusso di lavoro.
3. Nella finestra di dialogo iniziale, seleziona un flusso di lavoro specifico dal menu a discesa "Flusso di lavoro". SiteVault visualizza solo i flussi di lavoro attivi e validi per i documenti selezionati.
4. Selezionare Continua.
5. Se richiesto, fornire una Descrizione. SiteVault utilizza questo valore come Nome per il record Envelope.
6. Assegnare i destinatari delle attività.
7. Se disponibili, aggiungi le istruzioni per l'attività. Queste istruzioni appariranno nelle notifiche " Tutte" e "Le mie Task", nonché sulla barra multifunzione delle attività del documento.
8. Compila tutti i valori o le variabili dei campi richiesti.
9. Selezionare Avvia.

Completare le Task assegnate

All'interno di un flusso di lavoro documentale, potresti avere task che richiedono di fornire un verdetto per ogni documento presente nella busta del flusso di lavoro. Puoi facilmente vedere quali documenti hai visualizzato nel visualizzatore multi-documento. I titoli dei documenti non ancora visualizzati appaiono in grassetto, mentre i titoli dei documenti visualizzati appaiono in grassetto.

1. Dopo aver avviato un flusso di lavoro di documenti, vai a Home > Le mie Task.
2. Fare clic sul pulsante Completa o Continua per aprire il visualizzatore del flusso di lavoro dei documenti.
3. Se hai un'attività disponibile: nell'intestazione del flusso di lavoro, fai clic su Accetta. Tieni presente che una volta accettata un'attività, puoi fare clic su Annulla accettazione per rilasciarla. Una volta rilasciata, l'attività sarà nuovamente disponibile per tutti gli utenti assegnati.
4. Fare clic sul pulsante Completa nell'intestazione del flusso di lavoro.
5. Si aprirà una finestra di dialogo di conferma. Leggi il messaggio e clicca su Completa per procedere.
6. Se il flusso di lavoro richiede una firma elettronica: inserisci il tuo nome utente e la password per fornire una firma elettronica.

Visualizzazione della sequenza temporale per i flussi di lavoro dei documenti

La pagina delle attività del flusso di lavoro del documento include l'opzione Visualizzazione cronologia per fornire una panoramica degli eventi correlati al flusso di lavoro. La Visualizzazione cronologia mostra un massimo di 100 task.

Accesso alla visualizzazione della sequenza temporale

Per aprire questa visualizzazione all'interno di una pagina di attività del flusso di lavoro del documento, fare clic sul pulsante Visualizzazione sequenza temporale dalla barra degli strumenti di selezione del layout.

Azioni nella visualizzazione Timeline

Dalla visualizzazione Cronologia, è possibile fare clic su "Visualizza report cronologia flusso di lavoro" per una riga del flusso di lavoro per esaminare i dettagli del flusso di lavoro e delle attività tramite un report. È inoltre possibile utilizzare i menu Azioni sui flussi di lavoro e sulle task attivi per accedere a opzioni correlate come "Annulla flusso di lavoro", "Annulla attività", "Aggiungi partecipanti", "Aggiorna data di scadenza" e "Riassegna".

Aggiorna le date di scadenza delle attività

1. Passare alla visualizzazione Timeline del flusso di lavoro.
2. Dal menu Azioni Dettagli attività, selezionare Aggiorna data di scadenza attività.
3. Nella finestra di dialogo, seleziona una nuova data nel campo Data di scadenza dell'attività.
4. Fare clic su Aggiorna.
5. Vault notifica al proprietario dell'attività la data di scadenza aggiornata.

Rimuovi documenti

Quando si rimuove un documento da un flusso di lavoro, Vault utilizza lo stato di annullamento del flusso di lavoro per spostare il documento in uno stato del ciclo di vita appropriato. Se la busta contiene un solo documento, non è possibile rimuoverlo.

1. Passa il mouse sul nome del documento nell'elenco sul lato sinistro del visualizzatore.
2. Fare clic sull'icona X.
3. Nella finestra di conferma, clicca su Continua per confermare. Questa azione non è reversibile.

Annulla flussi di lavoro

A volte è necessario interrompere un flusso di lavoro attivo e rimuovere tutte le task in sospeso dagli elenchi dei partecipanti. Quando si annulla un flusso di lavoro, il contenuto del flusso di lavoro torna allo stato in cui si trovava prima dell'avvio.

1. Vai a Home > Flussi di lavoro attivi o alla visualizzazione Cronologia flussi di lavoro.
2. Fare clic sul menu Azioni e selezionare Annulla flusso di lavoro.
3. Se richiesto, fornire un commento per l'annullamento.
4. Nella finestra di dialogo, fare clic su Continua.

Sostituisci il proprietario del flusso di lavoro

Se disponi delle autorizzazioni corrette, puoi sostituire il proprietario di un flusso di lavoro attivo. Vault riassegna tutte le task correnti assegnate al gruppo di partecipanti Proprietario del flusso di lavoro al nuovo proprietario e tutte le task future verranno assegnate al nuovo proprietario.

1. Dal menu Azioni del flusso di lavoro, seleziona Sostituisci proprietario flusso di lavoro.
2. Nella finestra di dialogo, seleziona un utente per sostituire l'attuale proprietario del flusso di lavoro. Solo gli utenti autorizzati ad avviare questo tipo di flusso di lavoro sono disponibili come proprietari sostitutivi.
3. Fare clic su Invia.

Partecipanti al flusso di lavoro tramite e-mail

Questa azione consente di inviare un'e-mail a uno o più partecipanti al flusso di lavoro per ricordare loro le scadenze imminenti o scadute delle attività o per avvisarli delle modifiche al flusso di lavoro.

1. Vai a Home > Flussi di lavoro attivi, alla visualizzazione Timeline della pagina Informazioni documento o al pannello Flussi di lavoro attivi.
2. Dal menu Azioni del flusso di lavoro, seleziona Invia e-mail ai partecipanti.
3. Nella finestra di dialogo, seleziona i destinatari dell'e-mail.
4. Nel campo Messaggio, inserisci un messaggio.
5. Per includerti come destinatario, seleziona la casella di controllo Invia una copia a me stesso.
6. Fare clic su Invia.

Gruppi di partecipanti

Quando si inviano e-mail ai partecipanti al flusso di lavoro, è possibile che vengano visualizzati i seguenti gruppi di destinatari disponibili per la selezione:

• Proprietari di attività disponibili: utenti che hanno un'attività disponibile da accettare.
• Proprietari delle attività completate: utenti che hanno completato l'attività corrente o precedente.
• Proprietari di attività in sospeso: utenti o gruppi che hanno accettato un'attività disponibile, ma non l'hanno ancora completata. Le task future non sono incluse.
• Proprietari di attività incomplete: utenti che non hanno ancora completato un'attività assegnata. Le task future non sono incluse.