अध्ययन करते हैं

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बुनियादी रिपोर्ट विकल्प

रिपोर्ट बनाने की पहली स्क्रीन में, आपके द्वारा चुने गए विकल्प आपकी रिपोर्ट में दिखाई देने वाले परिणामों और रिपोर्ट के प्रारूप को नियंत्रित करते हैं।

आख्या की प्रकार

रिपोर्ट का प्रकार नई रिपोर्ट के लिए "रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट" निर्धारित करता है। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ का अर्थ है कि आपकी रिपोर्ट केवल दस्तावेज़ों को देखेगी, जबकि उत्पाद और अभियान का अर्थ है कि आपकी रिपोर्ट उत्पाद और अभियान दोनों के रिकॉर्ड देखेगी।

दस्तावेज़ प्रकार

रिपोर्ट बनाएं पृष्ठ पर दस्तावेज़ प्रकार का चयन करके, आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

• रिपोर्ट में केवल निर्दिष्ट दस्तावेज़ प्रकार, उपप्रकार या वर्गीकरण वाले दस्तावेज़ों को ही शामिल करें। आप रिपोर्ट बिल्डर में फ़िल्टर बनाकर भी ऐसा कर सकते हैं।
• यह विकल्प कॉलम, फ़िल्टर आदि के रूप में चयन के लिए उपलब्ध दस्तावेज़ फ़ील्ड्स को सीमित करता है। दस्तावेज़ प्रकार का चयन न होने पर, सभी दस्तावेज़ फ़ील्ड्स उपलब्ध होते हैं। दस्तावेज़ प्रकार का चयन होने पर, केवल चयनित प्रकार और उसके उपप्रकारों या वर्गीकरणों के लिए परिभाषित फ़ील्ड्स ही उपलब्ध होते हैं।

पिछले दस्तावेज़ संस्करणों सहित

डिफ़ॉल्ट रूप से, रिपोर्ट में केवल दस्तावेज़ का नवीनतम संस्करण शामिल होता है, जिसमें प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एक पंक्ति होती है। "पिछले दस्तावेज़ संस्करणों को शामिल करें" चेकबॉक्स का चयन करने पर दस्तावेज़ के सभी पिछले संस्करण शामिल हो जाते हैं।

रिपोर्ट प्रारूप

रिपोर्ट का प्रारूप यह निर्धारित करता है कि रिपोर्ट सारणीबद्ध है या मैट्रिक्स प्रारूप में है:

• सारणीबद्ध रिपोर्टें रिपोर्ट की पंक्तियों में अलग-अलग रिकॉर्ड दिखाती हैं और इनमें कई कॉलम शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, अध्ययन के अनुसार साइटों की सूची, जिसमें स्थिति और स्थान जैसे साइट विवरण शामिल हैं।
• मैट्रिक्स रिपोर्ट कॉलम और पंक्तियों दोनों में चयनित फ़ील्ड के लिए मानों के आधार पर समूह बनाती है और सेल में सारांश गणना करती है, उदाहरण के लिए, समन्वयक और उपप्रकार के अनुसार औसत एमएलआर समीक्षा समय।

विशेष स्तंभ

अधिकांश कॉलम केवल दस्तावेज़ या ऑब्जेक्ट फ़ील्ड का उपयोग करते हैं, लेकिन कुछ कॉलम रिपोर्ट के लिए विशिष्ट मेट्रिक्स होते हैं। ये केवल सारणीबद्ध रिपोर्टों में उपलब्ध होते हैं।

रिकॉर्ड गणना कॉलम

सारणीबद्ध रिपोर्ट प्रत्येक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के लिए "गणना" कॉलम प्रदान करती हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ गणना । आप गणना मान को संख्या या कुल का प्रतिशत के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, किसी रिपोर्ट में जो दस्तावेज़ों को उत्पाद के अनुसार समूहित करती है, आप रिपोर्ट में कुल दस्तावेज़ों में से प्रत्येक उत्पाद के दस्तावेज़ों का प्रतिशत दिखा सकते हैं।

विशिष्ट रिकॉर्ड गणना

डिफ़ॉल्ट रूप से, SiteVault डुप्लिकेट रिकॉर्ड दिखाता है और उन्हें कुल गणना में शामिल करता है। डुप्लिकेट रिकॉर्ड उन रिपोर्टों में दिखाई देते हैं जिनमें कई ऑब्जेक्ट होते हैं और उन दृश्यों में जहां कई ऑब्जेक्ट या रिकॉर्ड एक ही पहचानकर्ता का उपयोग करते हैं। यदि आप किसी सारणीबद्ध रिपोर्ट में पंक्तियों को समूहित करते हैं, तो आप अलग-अलग रिकॉर्ड की संख्या देख सकते हैं। रिपोर्ट संपादक में, ID कॉलम में फ़ंक्शन ड्रॉप-डाउन चुनें और 'अलग-अलग संख्या' चुनें। आप अलग-अलग संख्याओं को संख्या या प्रतिशत के रूप में देख सकते हैं। आप अलग-अलग संख्याओं के आधार पर सॉर्ट भी कर सकते हैं।

एक्शन कॉलम

कुछ रिपोर्टों में, आप ' एक्शन' कॉलम जोड़ सकते हैं। इससे रिपोर्ट देखने वालों को रिपोर्ट के अंदर से ही विभिन्न एक्शन तक पहुंचने की सुविधा मिलती है।

जिन कार्यों को करने की अनुमति रिपोर्ट देखने वाले व्यक्ति के पास नहीं है, वे एक्शन मेनू में दिखाई नहीं देते हैं, लेकिन एक्शन मेनू हमेशा दिखाई देता है जब तक कि वर्कफ़्लो रिपोर्ट के लिए वर्कफ़्लो पूरा न हो जाए या रीड एंड अंडरस्टूड रिपोर्ट के लिए कार्य पूरा न हो जाए।

वर्कफ़्लो क्रियाएँ

वर्कफ़्लो रिपोर्ट में, एक्शन मेनू में एक्टिव वर्कफ़्लो पेज या एक्टिव वर्कफ़्लो पैनल के समान विकल्प दिखाई देते हैं, उदाहरण के लिए, वर्कफ़्लो के लिए प्रतिभागी जोड़ें या कार्यों के लिए पुनः असाइन करें ।

रिपोर्ट का विन्यास यह निर्धारित करता है कि कौन सी क्रियाएँ दिखाई देंगी: यदि रिपोर्ट की पंक्ति में कार्य-स्तर की जानकारी नहीं है, तो क्रियाएँ मेनू केवल वर्कफ़्लो विकल्प दिखाता है।

फ़ॉर्मूला फ़ील्ड

फ़ॉर्मूला फ़ील्ड आपको अपनी रिपोर्ट में फ़ॉर्मूले परिभाषित करने की अनुमति देते हैं। ऑब्जेक्ट फ़ॉर्मूला फ़ील्ड बनाने के समान, आप रिपोर्ट में मौजूद ऑब्जेक्ट्स की पूरी सूची में से चयन कर सकते हैं।

कृपया ध्यान दें कि फ़ॉर्मूला फ़ील्ड वर्तमान में केवल सारणीबद्ध रिपोर्टों पर ही उपलब्ध हैं। सशर्त फ़ील्ड और मैट्रिक्स रिपोर्टें वर्तमान में समर्थित नहीं हैं।

आप अपनी रिपोर्ट में कॉलम के रूप में फ़ॉर्मूला फ़ील्ड जोड़ सकते हैं, और ग्रुपिंग, सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग के लिए फ़ॉर्मूले का उपयोग कर सकते हैं।

1. फ़ॉर्मूला फ़ील्ड के अंतर्गत, फ़ॉर्मूला फ़ील्ड बनाएँ चुनें ।
2. किसी वस्तु का चयन करें।
3. एक लेबल दर्ज करें।
4. वापसी का प्रकार चुनें।
5. अधिकतम लंबाई दर्ज करें।
6. एक सूत्र अभिव्यक्ति दर्ज करें।
7. सिंटेक्स जांचें पर क्लिक करें। SiteVault आपको बताएगा कि आपका एक्सप्रेशन मान्य है या नहीं।
8. सेव पर क्लिक करें।

किसी फ़ॉर्मूला फ़ील्ड को संपादित करने या हटाने के लिए, फ़ॉर्मूला लेबल पर क्लिक करें।

सशर्त क्षेत्र

सशर्त फ़ील्ड आपको अन्य फ़ील्ड मानों के आधार पर लेबल सेट करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, स्टेटस ग्रुप सशर्त फ़ील्ड अलग-अलग जीवनचक्र वाले दस्तावेज़ों के लिए दस्तावेज़ स्थिति को देख सकता है और उन स्थितियों को एक साथ समूहित कर सकता है: स्वीकृत, उपयोग के लिए स्वीकृत, वितरण के लिए स्वीकृत के लिए पूर्ण लेबल और लंबित समीक्षा, समीक्षाधीन, अनुमोदन में आदि के लिए प्रगति पर लेबल। फिर आप सशर्त फ़ील्ड का उपयोग समूहीकरण के लिए या सारणीबद्ध रिपोर्ट में एक कॉलम के रूप में कर सकते हैं। आप सशर्त फ़ील्ड का उपयोग रिपोर्ट पर फ़िल्टर के रूप में नहीं कर सकते।

1. कंडीशनल फील्ड्स के अंतर्गत, क्रिएट कंडीशनल फील्ड चुनें।
2. सशर्त फ़ील्ड के लिए एक लेबल दर्ज करें।
3. श्रेणी बनाएं पर क्लिक करें।
4. एक फ़ील्ड, ऑपरेटर और मान चुनें। ध्यान दें कि बराबर का मान केवल एक फ़ील्ड पर ही मेल खाना चाहिए, जबकि 'इन' आपको कई फ़ील्ड चुनने की अनुमति देता है।
5. लेबल के लिए रंग पैलेट का चयन करें। यह रंग डैशबोर्ड में कॉलम, बार और पाई वेजेज़ को रंग देगा।
6. वैकल्पिक: यदि आवश्यक हो, तो "शर्त जोड़ें" पर क्लिक करके एकाधिक शर्तें परिभाषित करें। प्रत्येक श्रेणी में अधिकतम पाँच शर्तें हो सकती हैं।
7. वैकल्पिक: यदि आवश्यक हो, तो 'श्रेणी बनाएँ' पर क्लिक करके एकाधिक श्रेणियाँ परिभाषित करें।
8. डिफ़ॉल्ट श्रेणी भरें। यदि अन्य कोई भी शर्त पूरी नहीं होती है, तो डिफ़ॉल्ट श्रेणी लेबल और रंग का उपयोग किया जाएगा।
9. सेव पर क्लिक करें।

रिपोर्ट श्रेणियों का क्रमबद्ध मूल्यांकन करती हैं। यदि कोई रिकॉर्ड पहली श्रेणी की शर्तों को पूरा करता है, तो SiteVault उस पहली श्रेणी का लेबल लागू करता है। यदि कोई रिकॉर्ड शर्तों को पूरा नहीं करता है, SiteVault अगली श्रेणी का मूल्यांकन करता है। डिफ़ॉल्ट श्रेणी उन रिकॉर्ड्स पर लागू होती है जो किसी भी शर्त को पूरा नहीं करते हैं।

फ़िल्टर और कॉलम उपनामों को सक्षम करना

फ़िल्टर और कॉलम उपनाम सक्षम करें चेकबॉक्स का चयन करके आप रिपोर्ट व्यूअर और निर्यातित रिपोर्ट में कॉलम (केवल सारणीबद्ध) और फ़िल्टर के लिए उपनाम सेट कर सकते हैं। यह विकल्प आपको प्रत्येक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के लिए नाम कॉलम को हटाने की अनुमति भी देता है। उपनाम उन रिपोर्टों के लिए विशेष रूप से उपयोगी होते हैं जो नियामक एजेंसियों को भेजी जाती हैं और जो कॉलम और फ़िल्टर के लिए विशिष्ट नामकरण नियमों की अपेक्षा करती हैं।

रिपोर्ट प्रॉम्प्ट को संयोजित करना

एडवांस्ड ऑप्शंस के अंतर्गत 'कंबाइन रिपोर्ट प्रॉम्प्ट्स' चेकबॉक्स को सेट करने से SiteVault समान ऑब्जेक्ट, लेबल, ऑपरेटर और डेटा टाइप वाले रिपोर्ट प्रॉम्प्ट्स को एक प्रॉम्प्ट में संयोजित कर सकता है, जिससे जटिल सारणीबद्ध रिपोर्टों में बार-बार उपयोग होने वाले फ़िल्टर सरल हो जाते हैं। रिपोर्ट प्रॉम्प्ट्स को संयोजित करने से रिपोर्ट फ़िल्टर या निर्यातित रिपोर्ट कवर पेज पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।

रिपोर्ट्स को बैकग्राउंड में चलाएं

रिपोर्ट बनाते या संपादित करते समय, आप रिपोर्ट को बैकग्राउंड में चलाने का विकल्प चुन सकते हैं। रिपोर्ट के परिणाम तैयार होने पर SiteVault आपको सूचित करेगा, जिससे आप रिपोर्ट के निष्पादन के दौरान अपना काम जारी रख सकते हैं। परिणामों तक पहुँचने के लिए आप सूचना में दिए गए लिंक का चयन कर सकते हैं।

आप रिपोर्ट पेज या रिपोर्ट एडिटिंग पेज से बैकग्राउंड में रिपोर्ट चला सकते हैं। रिपोर्ट पेज पर, रिपोर्ट नाम के आगे स्थित एक्शन मेनू चुनें और बैकग्राउंड में चलाएँ चुनें। रिपोर्ट एडिटिंग पेज पर, रन चुनें और बैकग्राउंड में चलाएँ चुनें।

सीमाएँ

बैकग्राउंड में चलने वाली रिपोर्टों पर निम्नलिखित सीमाएं लागू होती हैं:

• आप एक समय में बैकग्राउंड में अधिकतम पांच रिपोर्ट चला सकते हैं।
• रिपोर्ट दो घंटे बाद बंद हो जाएगी।
• परिणाम 35 दिनों के लिए कैश में सहेजे जाते हैं। कैश में सहेजे गए परिणाम उपयोगकर्ता-विशिष्ट होते हैं।