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मूल रिपोर्ट विकल्प

रिपोर्ट निर्माण की पहली स्क्रीन में, आपके द्वारा चुने गए विकल्प आपकी रिपोर्ट में दिखाई देने वाले परिणामों और रिपोर्ट के प्रारूप को नियंत्रित करते हैं।

आख्या की प्रकार

रिपोर्ट प्रकार नई रिपोर्ट के लिए "रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट" निर्धारित करता है। उदाहरण के लिए, "दस्तावेज़" का अर्थ है कि आपकी रिपोर्ट केवल दस्तावेज़ों को देखेगी, जबकि "अभियान युक्त उत्पाद" का अर्थ है कि आपकी रिपोर्ट उत्पाद और अभियान रिकॉर्ड को देखेगी। रिपोर्ट प्रकारों के बारे में अधिक जानें।

दस्तावेज़ प्रकार

रिपोर्ट बनाएँ पृष्ठ में दस्तावेज़ प्रकार का चयन करके, आप:

• रिपोर्ट में केवल निर्दिष्ट दस्तावेज़ प्रकार, उपप्रकार या वर्गीकरण वाले दस्तावेज़ों तक ही सीमित रखें। आप रिपोर्ट बिल्डर में फ़िल्टर बनाकर भी ऐसा कर सकते हैं।
• कॉलम, फ़िल्टर आदि के रूप में चयन के लिए उपलब्ध दस्तावेज़ फ़ील्ड को सीमित करता है। दस्तावेज़ प्रकार चयनित न होने पर, सभी दस्तावेज़ फ़ील्ड उपलब्ध होते हैं। दस्तावेज़ प्रकार चयनित होने पर, केवल चयनित प्रकार और उसके उपप्रकारों या वर्गीकरणों के लिए परिभाषित फ़ील्ड ही उपलब्ध होते हैं।

पिछले दस्तावेज़ संस्करणों सहित

डिफ़ॉल्ट रूप से, रिपोर्ट में दस्तावेज़ का केवल नवीनतम संस्करण शामिल होता है, प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एक पंक्ति होती है। पिछले दस्तावेज़ संस्करण शामिल करें चेकबॉक्स का चयन करने पर दस्तावेज़ के सभी पिछले संस्करण शामिल हो जाते हैं।

रिपोर्ट प्रारूप

रिपोर्ट प्रारूप यह निर्धारित करता है कि रिपोर्ट सारणीबद्ध है या मैट्रिक्स:

• सारणीबद्ध रिपोर्ट, रिपोर्ट पंक्तियों में व्यक्तिगत रिकॉर्ड दिखाती हैं और इसमें कई कॉलम शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, अध्ययन के अनुसार साइटों की सूची, जिसमें स्थिति और स्थान जैसे साइट विवरण शामिल होते हैं।
• मैट्रिक्स रिपोर्ट, स्तंभों और पंक्तियों दोनों में चयनित फ़ील्ड के लिए मानों के आधार पर समूह बनाती है और कक्षों में सारांश गणना करती है, उदाहरण के लिए, समन्वयक और उपप्रकार द्वारा औसत MLR समीक्षा समय।

विशेष कॉलम

ज़्यादातर कॉलम सिर्फ़ दस्तावेज़ या ऑब्जेक्ट फ़ील्ड का इस्तेमाल करते हैं, लेकिन कुछ कॉलम रिपोर्ट के लिए विशिष्ट मीट्रिक होते हैं। ये सिर्फ़ सारणीबद्ध रिपोर्ट में ही उपलब्ध होते हैं।

रिकॉर्ड गणना कॉलम

सारणीबद्ध रिपोर्ट प्रत्येक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के लिए "गणना" कॉलम प्रदान करती हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ गणना । आप गणना मान को संख्या या कुल के प्रतिशत के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, किसी रिपोर्ट में, जो दस्तावेज़ों को उत्पाद के अनुसार समूहित करती है, आप रिपोर्ट में कुल दस्तावेज़ों में से प्रत्येक उत्पाद के लिए दस्तावेज़ों का प्रतिशत दिखा सकते हैं।

विशिष्ट रिकॉर्ड गणना

डिफ़ॉल्ट रूप से, SiteVault डुप्लिकेट रिकॉर्ड प्रदर्शित करता है और उन्हें कुल गणना में शामिल करता है। डुप्लिकेट रिकॉर्ड कई ऑब्जेक्ट वाली रिपोर्ट और उन दृश्यों में दिखाई देते हैं जहाँ कई ऑब्जेक्ट या रिकॉर्ड एक ही पहचानकर्ता का उपयोग करते हैं। यदि आप किसी सारणीबद्ध रिपोर्ट में पंक्तियों को समूहीकृत करते हैं, तो आप अलग-अलग रिकॉर्ड गणनाएँ देखना चुन सकते हैं। रिपोर्ट संपादक में, ID कॉलम में फ़ंक्शन ड्रॉप-डाउन चुनें और "विशिष्ट गणना" चुनें। आप विशिष्ट गणनाओं को संख्याओं या प्रतिशत के रूप में देख सकते हैं। आप विशिष्ट गणना के आधार पर भी क्रमबद्ध कर सकते हैं।

क्रिया कॉलम

कुछ रिपोर्ट्स में, आप एक्शन कॉलम जोड़ सकते हैं। इससे रिपोर्ट व्यूअर रिपोर्ट के अंदर से ही विभिन्न क्रियाओं को एक्सेस कर सकते हैं।

जिन कार्यों तक रिपोर्ट व्यूअर को पहुंचने की अनुमति नहीं है, वे क्रिया मेनू में दिखाई नहीं देते हैं, लेकिन क्रिया मेनू हमेशा दिखाई देता है जब तक कि वर्कफ़्लो रिपोर्ट के लिए वर्कफ़्लो पूरा नहीं हो जाता है या पढ़ें और समझें रिपोर्ट के लिए कार्य पूरा नहीं हो जाता है।

वर्कफ़्लो क्रियाएँ

वर्कफ़्लो रिपोर्ट में, क्रियाएँ मेनू सक्रिय वर्कफ़्लो पृष्ठ या सक्रिय वर्कफ़्लो पैनल के समान विकल्प दिखाता है, उदाहरण के लिए, वर्कफ़्लो के लिए प्रतिभागियों को जोड़ें या कार्यों के लिए पुनः असाइन करें ।

रिपोर्ट का कॉन्फ़िगरेशन यह निर्धारित करता है कि कौन सी क्रियाएं दृश्यमान होंगी: यदि रिपोर्ट की पंक्ति में कार्य-स्तर की जानकारी नहीं है, तो क्रिया मेनू केवल वर्कफ़्लो विकल्प दिखाता है।

सूत्र फ़ील्ड

फ़ॉर्मूला फ़ील्ड आपको अपनी रिपोर्ट में फ़ॉर्मूले परिभाषित करने की सुविधा देते हैं। ऑब्जेक्ट फ़ॉर्मूला फ़ील्ड बनाने की तरह, आप रिपोर्ट में ऑब्जेक्ट्स की पूरी सूची में से चुन सकते हैं।

ध्यान दें कि फ़ॉर्मूला फ़ील्ड वर्तमान में केवल सारणीबद्ध रिपोर्ट पर उपलब्ध हैं। सशर्त फ़ील्ड और मैट्रिक्स रिपोर्ट वर्तमान में समर्थित नहीं हैं।

आप अपनी रिपोर्ट में कॉलम के रूप में सूत्र फ़ील्ड जोड़ सकते हैं, और समूहीकरण, सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग के लिए सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं।

1. फ़ॉर्मूला फ़ील्ड के अंतर्गत, फ़ॉर्मूला फ़ील्ड बनाएँ चुनें .
2. एक ऑब्जेक्ट का चयन करें.
3. लेबल दर्ज करें.
4. वापसी प्रकार का चयन करें.
5. अधिकतम लंबाई दर्ज करें.
6. एक सूत्र अभिव्यक्ति दर्ज करें.
7. चेक सिंटैक्स पर क्लिक करें। SiteVault आपको बताएगा कि आपकी अभिव्यक्ति वैध है या नहीं।
8. सहेजें पर क्लिक करें.

किसी सूत्र फ़ील्ड को संपादित करने या हटाने के लिए, सूत्र लेबल पर क्लिक करें.

सशर्त फ़ील्ड

सशर्त फ़ील्ड आपको अन्य फ़ील्ड मानों के आधार पर लेबल सेट करने देती हैं। उदाहरण के लिए, स्थिति समूह सशर्त फ़ील्ड अलग-अलग जीवनचक्र वाले दस्तावेज़ों के लिए दस्तावेज़ स्थिति देख सकता है और उन स्थितियों को एक साथ समूहित कर सकता है: स्वीकृत, उपयोग के लिए स्वीकृत, वितरण के लिए स्वीकृत और लंबित समीक्षा, समीक्षाधीन, अनुमोदन में आदि के लिए पूर्ण लेबल। फिर आप सशर्त फ़ील्ड का उपयोग समूहीकरण के लिए या सारणीबद्ध रिपोर्ट में कॉलम के रूप में कर सकते हैं। आप रिपोर्ट में सशर्त फ़ील्ड का उपयोग फ़िल्टर के रूप में नहीं कर सकते।

1. सशर्त फ़ील्ड के अंतर्गत, सशर्त फ़ील्ड बनाएँ का चयन करें.
2. सशर्त फ़ील्ड के लिए एक लेबल दर्ज करें.
3. श्रेणी बनाएं पर क्लिक करें.
4. एक फ़ील्ड, ऑपरेटर और मान चुनें। ध्यान दें कि बराबर केवल एक फ़ील्ड पर ही मेल खाना चाहिए, जबकि In आपको एकाधिक फ़ील्ड चुनने की अनुमति देता है।
5. कलर पैलेट से लेबल के लिए एक रंग चुनें। यह डैशबोर्ड में कॉलम, बार और पाई वेजेज को रंग देता है।
6. वैकल्पिक: यदि आवश्यक हो, तो शर्त जोड़ें पर क्लिक करके एकाधिक शर्तें निर्धारित करें। आप प्रत्येक श्रेणी में अधिकतम पाँच शर्तें रख सकते हैं।
7. वैकल्पिक: यदि आवश्यक हो, तो श्रेणी बनाएं पर क्लिक करके एकाधिक श्रेणियां परिभाषित करें.
8. डिफ़ॉल्ट श्रेणी भरें। यदि अन्य कोई भी शर्त पूरी नहीं होती है, तो डिफ़ॉल्ट श्रेणी लेबल और रंग का उपयोग किया जाएगा।
9. सहेजें पर क्लिक करें.

रिपोर्ट्स श्रेणियों का मूल्यांकन क्रमानुसार करती हैं। यदि कोई रिकॉर्ड पहली श्रेणी की शर्तों को पूरा करता है, तो SiteVault पहली श्रेणी का लेबल लागू करता है। यदि कोई रिकॉर्ड शर्तों को पूरा नहीं करता है, SiteVault अगली श्रेणी का मूल्यांकन करता है। डिफ़ॉल्ट श्रेणी उन रिकॉर्ड पर लागू होती है जो किसी भी शर्त को पूरा नहीं करते हैं।

फ़िल्टर और कॉलम उपनाम सक्षम करना

फ़िल्टर और कॉलम उपनाम सक्षम करें चेकबॉक्स चुनने से आप रिपोर्ट व्यूअर और निर्यात की गई रिपोर्ट में कॉलम (केवल सारणीबद्ध) और फ़िल्टर के लिए दिखाई देने वाले उपनाम सेट कर सकते हैं। यह विकल्प आपको प्रत्येक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के लिए नाम कॉलम हटाने की भी अनुमति देता है। उपनाम विशेष रूप से उन नियामक एजेंसियों को भेजी जाने वाली रिपोर्टों के लिए उपयोगी होते हैं जो कॉलम और फ़िल्टर के लिए विशिष्ट नामकरण परंपराओं की अपेक्षा करती हैं।

रिपोर्ट प्रॉम्प्ट का संयोजन

उन्नत विकल्पों के अंतर्गत "रिपोर्ट प्रॉम्प्ट संयोजित करें" चेकबॉक्स सेट करने से SiteVault समान ऑब्जेक्ट, लेबल, ऑपरेटर और डेटा प्रकार वाले रिपोर्ट प्रॉम्प्ट को एक प्रॉम्प्ट में संयोजित कर सकता है, जिससे जटिल सारणीबद्ध रिपोर्टों में दोहराए जाने वाले फ़िल्टर सरल हो जाते हैं। रिपोर्ट प्रॉम्प्ट संयोजित करने से रिपोर्ट फ़िल्टर या निर्यातित रिपोर्ट कवर पृष्ठ प्रभावित नहीं होते हैं।

पृष्ठभूमि में रिपोर्ट चलाएँ

रिपोर्ट बनाते या संपादित करते समय, आप उसे पृष्ठभूमि में चलाने का विकल्प चुन सकते हैं। रिपोर्ट के परिणाम देखने के लिए तैयार होने पर SiteVault आपको सूचित करता है, जिससे आप रिपोर्ट के निष्पादन के दौरान अपना काम जारी रख सकते हैं। परिणामों तक पहुँचने के लिए आप सूचना में दिए गए लिंक का चयन कर सकते हैं।

आप रिपोर्ट पृष्ठ या रिपोर्ट संपादन पृष्ठ से पृष्ठभूमि में रिपोर्ट चला सकते हैं। रिपोर्ट पृष्ठ पर, रिपोर्ट नाम के आगे स्थित क्रियाएँ मेनू चुनें और पृष्ठभूमि में चलाएँ चुनें। रिपोर्ट संपादन पृष्ठ पर, चलाएँ चुनें और पृष्ठभूमि में चलाएँ चुनें।

सीमाएँ

पृष्ठभूमि में चलने वाली रिपोर्टों पर निम्नलिखित सीमाएँ लागू होती हैं:

• आप एक समय में पृष्ठभूमि में अधिकतम पांच रिपोर्ट चला सकते हैं।
• दो घंटे के बाद रिपोर्ट का समय समाप्त हो जाएगा।
• परिणाम 35 दिनों के लिए कैश किए जाते हैं। कैश किए गए परिणाम उपयोगकर्ता-विशिष्ट होते हैं।