Notes de version

Personnel du Site dans Site Connect

Cette fonctionnalité permet aux sites de gérer leur site directement dans Site Connect. Sites peuvent consulter la liste du personnel suivie par le promoteur/CRO et la modifier si nécessaire, sans intervention externe. Les actions relatives au personnel sont accessibles depuis l'onglet « Personnel du Site » dans les profils des Site.

• Les utilisateurs du Site peuvent ajouter de nouveaux membres du site ou modifier les dates de début et de fin, les rôles et les responsabilités du personnel existant.
• Lorsqu'un utilisateur du site crée ou met à jour les informations relatives au personnel, le promoteur/CRO reçoit une demande d'approbation ou de rejet de la modification.
• Le site peut consulter l'état des demandes mis à jour en temps réel dans Site Connect.
• Si la demande est approuvée, l'utilisateur obtient l'accès à Site Connect à la date de début demandée.
• En cas de refus, l'utilisateur du site à l'origine de la modification reçoit une notification indiquant le motif du refus.
• Les mises à jour de navigation comprennent:
  • Les profils du Site contiennent désormais les sections Personnel du Site et Adresses du Site.
  • L'option « Administration de l'étude » a été renommée « Paramètres du Site » et se trouve en bas du menu Site Connect.
  • « Contacts d'étude » est une nouvelle option du menu Site Connect.

Copier les responsabilités lors de l'ajout de personnel au Site

Lors de la création ou de la modification du personnel du Site, les utilisateurs peuvent utiliser le menu déroulant « Copier depuis » sur la page « Responsabilités ». Cela leur permet de sélectionner un membre existant du Site et de copier instantanément ses responsabilités vers le membre ajouté ou mis à jour. Les responsabilités copiées sont vérifiées et prêtes à être modifiées, permettant ainsi aux utilisateurs d'effectuer les ajustements nécessaires. L'option de copie réduit considérablement le nombre de clics et le temps nécessaires à la sélection des responsabilités, notamment lors de l'ajout de plusieurs Site du personnel ayant des rôles similaires.

Rappel des rôles et responsabilités du personnel du Site

Pour simplifier l'ajout de membres du site à une étude, le système conserve les valeurs initiales des champs « Rôle » et « Responsabilités » et les associe à site membre du personnel. Ainsi, lors de tout nouvel ajout, ces informations seront automatiquement renseignées. Ces champs peuvent être modifiés si nécessaire.

Détection des documents en double dans SiteVault

Grâce à cette fonctionnalité, le système vérifie désormais l'existence de versions de documents dans SiteVault lorsqu'un utilisateur effectue l'action « Fichier vers SiteVault », évitant ainsi la création de doublons.

Lorsqu'un utilisateur sélectionne l'action « Enregistrer dans SiteVault » pour un document et qu'une version dupliquée est détectée, le système affiche une boîte de dialogue de confirmation fournissant des informations sur le document déjà présent dans SiteVault. L'utilisateur peut alors annuler l'enregistrement pour éviter la création d'un doublon ou procéder à l'enregistrement du document dans SiteVault. Lors d'un enregistrement groupé de documents dans SiteVault, les versions dupliquées ne sont pas enregistrées si elles sont détectées.

Cette amélioration garantit l'intégrité des données, fait gagner du temps et des efforts aux utilisateurs du site en évitant la duplication et le nettoyage inutiles des données, et leur donne le contrôle sur la manière de gérer les doublons potentiels.

Porte d'entrée du Site dans VeevaID

La liste des études sur la page d'accueil de VeevaID (id.veeva.com) a été mise à jour afin d'afficher clairement les études auxquelles les utilisateurs ont accès dans chaque Vault de promoteur/CRO. Lorsqu'une étude est sélectionnée, les utilisateurs sont redirigés vers l'onglet « Liens système » de cette étude dans Site Connect. Auparavant, les utilisateurs pouvaient accéder aux systèmes individuels depuis la page d'accueil de VeevaID, mais sans indication du promoteur ou de la CRO de l'étude. Cette amélioration offre un point d'accès unique aux études pour les utilisateurs du site, avec une meilleure visibilité du lien entre le promoteur/CRO et l'étude.

Améliorations des informations de paiement

Cette version inclut plusieurs améliorations liées aux paiements qui visent à améliorer l'ergonomie des fonctionnalités pour les utilisateurs du site:

• Sur la page « Informations de paiement », les utilisateurs du Site peuvent consulter les détails de leurs paiements, notamment les montants payés à ce jour et les montants en attente, dans leur devise locale. Si les demandes de paiement impliquent plusieurs devises locales, le système affichera les montants dans la devise du Vault.
• Pour garantir la protection des données, un texte d'aide est ajouté aux champs de texte de la page Informations de paiement, rappelant aux utilisateurs de ne pas saisir d'informations permettant d'identifier le patient.
• Les utilisateurs du Site peuvent télécharger les lettres de paiement au format PDF uniquement depuis la section « Informations sur les paiements ».
• Deux nouveaux états de cycle de vie standard ont été introduits pour les demandes de paiement: Payé (indiquant que le paiement a été traité) et Paiement en attente (indiquant que le paiement a été approuvé et est en cours de traitement). Ces états permettent aux utilisateurs du site de voir quelles demandes ont été approuvées pour paiement, sont en attente de paiement ou ont été payées.

Configurer la Site Connect pour répondre à l'e-mail

Le promoteur ou l'organisme de recherche sous contrat (CRO) d'une étude peut définir une adresse électronique spécifique pour répondre aux demandes de documents envoyées via Document Exchange. Lorsqu'une adresse de réponse est définie, ces demandes incluent un lien « Cliquez ici ». En cliquant dessus, un courriel est automatiquement généré, pré-rempli avec l'adresse de réponse, l'objet et le corps du message. Cette adresse sera également utilisée pour notifier le promoteur ou le CRO lorsqu'un site télécharge les documents demandés dans Document Exchange. Cette fonctionnalité permet d'harmoniser les processus pour tous les utilisateurs du site répondant à ces demandes et évite de consulter les listes de contacts de l'étude à chaque réponse.

Améliorations supplémentaires pour l'inscription à l'USN

Cette fonctionnalité améliore l'expérience de recherche et d'inscription USN sur le site, notamment grâce à la mise à jour des instructions et de la FAQ. Ces améliorations sont automatiquement disponibles pour tous les Vaults utilisant l'inscription USN.

• Inscription à partir d'un Questionnaire sur Site: Les champs Prénom, Nom et Adresse électronique sont préremplis à l'aide des informations fournies par la personne dans l'invitation au questionnaire.
• Inscription à partir des adresses des Site d'étude: les champs Prénom, Nom et Adresse électronique sont préremplis avec les informations de l'utilisateur actuel.
• Utilisation de la FAQ:
  • Les informations saisies sur la page de recherche ou d'inscription USN seront conservées si les utilisateurs consultent la FAQ puis reviennent en arrière.
  • L’ensemble des FAQ disponibles via les Questionnaires différera des FAQ disponibles via l’onglet Adresses des Site d’étude, garantissant ainsi que seules les FAQ pertinentes sont disponibles pour les sites.