---

Grundlegende Berichtsoptionen

Im ersten Bildschirm der Berichterstellung steuern die von Ihnen ausgewählten Optionen die in Ihrem Bericht angezeigten Ergebnisse und das Format des Berichts.

Berichtstyp

Der Berichtstyp bestimmt die „Berichtsobjekte“ für den neuen Bericht. Beispielsweise bedeutet „Dokument“, dass Ihr Bericht nur Dokumente berücksichtigt, während „Produkt mit Kampagne“ bedeutet, dass Ihr Bericht Produkt- und Kampagnendatensätze berücksichtigt. Erfahren Sie mehr über Berichtstypen.

Dokumenttyp

Durch Auswahl eines Dokumenttyps auf der Seite „Bericht erstellen“ können Sie:

• Beschränken Sie die im Bericht enthaltenen Dokumente auf diejenigen mit dem angegebenen Dokumenttyp, Untertyp oder der angegebenen Klassifizierung. Sie können dies auch erreichen, indem Sie Filter im Berichtsgenerator erstellen.
• Schränkt die zur Auswahl stehenden Dokumentfelder (Spalten, Filter usw.) ein. Ohne ausgewählten Dokumenttyp sind alle Dokumentfelder verfügbar. Mit ausgewähltem Dokumenttyp sind nur die für den ausgewählten Typ und seine Untertypen oder Klassifizierungen definierten Felder verfügbar.

Einbeziehung früherer Dokumentversionen

Standardmäßig enthalten Berichte nur die neueste Version eines Dokuments mit einer Zeile pro Dokument. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Frühere Dokumentversionen einschließen“ aktivieren, werden alle früheren Versionen eines Dokuments eingeschlossen.

Berichtsformat

Das Berichtsformat bestimmt, ob ein Bericht tabellarisch oder als Matrix vorliegt:

• Tabellarische Berichte zeigen einzelne Datensätze in Berichtszeilen und können viele Spalten enthalten, beispielsweise eine Auflistung der Prüfzentren nach Studie mit Prüfzentrum wie Status und Standort.
• Matrixberichte gruppieren nach Werten für die ausgewählten Felder in Spalten und Zeilen und führen in den Zellen eine zusammenfassende Berechnung durch, beispielsweise eine durchschnittliche MLR-Überprüfungszeit nach Koordinator und Untertyp.

Spezielle Spalten

Die meisten Spalten verwenden einfach Dokument- oder Objektfelder, einige Spalten enthalten jedoch berichtsspezifische Metriken. Diese sind nur in tabellarischen Berichten verfügbar.

Spalten für die Datensatzanzahl

Tabellarische Berichte bieten für jedes Berichtsobjekt „Anzahl“-Spalten, z. B. „Dokumentenanzahl“. Sie können einen Zählwert als Zahl oder als Prozentsatz des Gesamtwerts anzeigen. Beispielsweise können Sie in einem Bericht, der Dokumente nach Produkt gruppiert, den Prozentsatz der Dokumente für jedes Produkt im Verhältnis zur Gesamtzahl der Dokumente im Bericht anzeigen.

Anzahl unterschiedlicher Datensätze

SiteVault zeigt standardmäßig doppelte Datensätze an und berücksichtigt diese in der Gesamtanzahl. Doppelte Datensätze erscheinen in Berichten mit mehreren Objekten und Ansichten, in denen mehrere Objekte oder Datensätze dieselbe Kennung verwenden. Wenn Sie Zeilen in einem tabellarischen Bericht gruppieren, können Sie die Anzahl der unterschiedlichen Datensätze anzeigen. Wählen Sie im Berichtseditor die Dropdown-Liste „Funktion“ in der Spalte „ID“ und anschließend „Anzahl unterschiedlicher Datensätze“. Sie können die Anzahl der unterschiedlichen Datensätze als Zahlen oder Prozentwerte anzeigen. Sie können auch nach der Anzahl der unterschiedlichen Datensätze sortieren.

Aktionsspalten

In einigen Berichten können Sie die Spalte „Aktion“ hinzufügen. Dadurch können Berichtsbetrachter direkt im Bericht auf verschiedene Aktionen zugreifen.

Aktionen, für die der Berichtsbetrachter keine Zugriffsberechtigung hat, werden nicht im Menü „Aktionen“ angezeigt. Das Menü „Aktionen“ wird jedoch immer angezeigt, es sei denn, der Workflow ist für Workflow-Berichte abgeschlossen oder die Aufgabe für „Gelesen und verstanden“-Berichte ist abgeschlossen.

Workflow-Aktionen

In Workflow-Berichten zeigt das Menü „Aktionen“ dieselben Optionen wie die Seite „Aktive Workflows“ oder das Fenster „Aktiver Workflow“, z. B. „Teilnehmer hinzufügen“ für Workflows oder „Neu zuweisen“ für Aufgaben.

Die Konfiguration des Berichts bestimmt, welche Aktionen sichtbar sind: Wenn die Zeile im Bericht keine Informationen auf Aufgabenebene enthält, werden im Menü „Aktionen“ nur Workflow-Optionen angezeigt.

Formelfelder

Mit Formelfeldern können Sie Formeln in Ihren Berichten definieren. Ähnlich wie beim Erstellen eines Objektformelfelds können Sie im Bericht aus einer vollständigen Liste von Objekten auswählen.

Beachten Sie, dass Formelfelder derzeit nur in tabellarischen Berichten verfügbar sind. Bedingte Felder und Matrixberichte werden derzeit nicht unterstützt.

Sie können Ihrem Bericht Formelfelder als Spalten hinzufügen und Formeln zum Gruppieren, Sortieren und Filtern verwenden.

1. Wählen Sie unter „Formelfelder“ die Option „Formelfeld erstellen“ aus .
2. Wählen Sie ein Objekt aus.
3. Geben Sie eine Bezeichnung ein.
4. Wählen Sie einen Rückgabetyp aus.
5. Geben Sie eine maximale Länge ein.
6. Geben Sie einen Formelausdruck ein.
7. Klicken Sie auf Syntax prüfen. SiteVault teilt Ihnen mit, ob Ihr Ausdruck gültig ist.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Um ein Formelfeld zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die Formelbezeichnung.

Bedingte Felder

Mit bedingten Feldern können Sie Beschriftungen basierend auf anderen Feldwerten einrichten. Beispielsweise kann das bedingte Feld „Statusgruppe“ den Dokumentstatus für Dokumente mit unterschiedlichen Lebenszyklen prüfen und diese Status gruppieren: Vollständige Beschriftung für „Genehmigt“, „Zur Verwendung freigegeben“, „Zur Verteilung freigegeben“ und „In Bearbeitung“ für „Ausstehende Überprüfung“, „In Überprüfung“, „In Genehmigung“ usw. Sie können das bedingte Feld dann zum Gruppieren oder als Spalte in einem tabellarischen Bericht verwenden. Sie können bedingte Felder nicht als Filter im Bericht verwenden.

1. Wählen Sie unter „Bedingte Felder“ die Option „Bedingtes Feld erstellen“ aus.
2. Geben Sie eine Bezeichnung für das bedingte Feld ein.
3. Klicken Sie auf „Kategorie erstellen “.
4. Wählen Sie ein Feld, einen Operator und einen Wert aus. Beachten Sie, dass „gleich“ nur mit einem Feld übereinstimmen muss, während „In“ die Auswahl mehrerer Felder zulässt.
5. Wählen Sie mit der Farbpalette eine Farbe für die Beschriftung aus. Dadurch werden Spalten, Balken und Kreissegmente im Dashboard eingefärbt.
6. Optional: Definieren Sie bei Bedarf mehrere Bedingungen, indem Sie auf Bedingung hinzufügen klicken. Sie können in jeder Kategorie bis zu fünf Bedingungen definieren.
7. Optional: Definieren Sie bei Bedarf mehrere Kategorien, indem Sie auf Kategorie erstellen klicken.
8. Füllen Sie die Standardkategorie aus. Wenn keine der anderen Bedingungen erfüllt ist, werden die Standardkategoriebezeichnung und -farbe verwendet.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Berichte werten Kategorien der Reihe nach aus. Erfüllt ein Datensatz die Bedingungen der ersten Kategorie, wendet SiteVault die Bezeichnung der ersten Kategorie an. Erfüllt ein Datensatz die Bedingungen nicht, wertet SiteVault die nächste Kategorie aus. Die Standardkategorie gilt für Datensätze, die keine der Bedingungen erfüllen.

Aktivieren von Filter- und Spaltenaliasen

Durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Filter- und Spaltenaliase aktivieren“ können Sie Aliase festlegen, die für Spalten (nur tabellarisch) und Filter im Berichtsviewer und im exportierten Bericht angezeigt werden. Mit dieser Option können Sie auch die Spalte „Name“ für jedes Berichtsobjekt entfernen. Aliase sind besonders nützlich für Berichte an Aufsichtsbehörden, die bestimmte Namenskonventionen für Spalten und Filter erwarten.

Kombinieren von Berichtseingabeaufforderungen

Durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Berichtseingaben kombinieren“ unter „Erweiterte Optionen“ kann SiteVault Berichtseingaben mit gleichem Objekt, Label, Operator und Datentyp zu einer Eingabe kombinieren. Dies vereinfacht die wiederholte Filterung in komplexen tabellarischen Berichten. Das Kombinieren von Berichtseingaben hat keine Auswirkungen auf die Berichtsfilter oder das exportierte Berichtsdeckblatt.

Berichte im Hintergrund ausführen

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts können Sie diesen im Hintergrund ausführen lassen. SiteVault benachrichtigt Sie, sobald die Berichtsergebnisse zur Ansicht bereitstehen. So können Sie Ihre Arbeit fortsetzen, während der Bericht ausgeführt wird. Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigung, um auf die Ergebnisse zuzugreifen.

Sie können einen Bericht im Hintergrund über die Seite „Berichte“ oder die Berichtsbearbeitungsseite ausführen. Wählen Sie auf der Seite „Berichte“ das Menü „ Aktionen“ neben dem Berichtsnamen und anschließend „Im Hintergrund ausführen“ aus. Wählen Sie auf der Berichtsbearbeitungsseite „Ausführen“ und anschließend „Im Hintergrund ausführen“ aus.

Einschränkungen

Für im Hintergrund ausgeführte Berichte gelten die folgenden Einschränkungen:

• Sie können bis zu fünf Berichte gleichzeitig im Hintergrund ausführen.
• Für Berichte tritt nach zwei Stunden eine Zeitüberschreitung ein.
• Die Ergebnisse werden 35 Tage lang zwischengespeichert. Zwischengespeicherte Ergebnisse sind benutzerspezifisch.