Studien

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Grundlegende Berichtsoptionen

Im ersten Bildschirm zur Berichtserstellung steuern die von Ihnen ausgewählten Optionen die Ergebnisse, die in Ihrem Bericht angezeigt werden, sowie das Format des Berichts.

Berichtstyp

Der Berichtstyp bestimmt die „Berichtsobjekte“ für den neuen Bericht. Beispielsweise bedeutet „Dokument“, dass Ihr Bericht nur Dokumente berücksichtigt, während „Produkt mit Kampagne“ bedeutet, dass Ihr Bericht sowohl Produkt- als auch Kampagnendatensätze berücksichtigt.

Dokumenttyp

Durch die Auswahl eines Dokumenttyps auf der Seite „Bericht erstellen“ können Sie:

• Beschränken Sie die Dokumente im Bericht auf solche mit dem angegebenen Dokumenttyp, Untertyp oder der angegebenen Klassifizierung. Dies lässt sich auch durch das Erstellen von Filtern im Berichtsgenerator erreichen.
• Beschränkt die zur Auswahl stehenden Dokumentfelder (Spalten, Filter usw.). Ohne Auswahl eines Dokumenttyps sind alle Dokumentfelder verfügbar. Mit Auswahl eines Dokumenttyps stehen nur die für den ausgewählten Typ und seine Untertypen oder Klassifizierungen definierten Felder zur Verfügung.

einschließlich früherer Dokumentversionen

Standardmäßig enthalten Berichte nur die neueste Version eines Dokuments, wobei für jedes Dokument eine Zeile angezeigt wird. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Vorherige Dokumentversionen einbeziehen“ werden alle vorherigen Versionen eines Dokuments berücksichtigt.

Berichtsformat

Das Berichtsformat bestimmt, ob ein Bericht tabellarisch oder matrixartig ist:

• Tabellarische Berichte zeigen einzelne Datensätze in Berichtszeilen und können viele Spalten enthalten, zum Beispiel eine Auflistung der Prüfzentren nach Studie mit Prüfzentrum wie Status und Lage.
• Matrixberichte gruppieren die Werte der ausgewählten Felder sowohl in Spalten als auch in Zeilen und führen eine zusammenfassende Berechnung in den Zellen durch, zum Beispiel eine durchschnittliche MLR-Überprüfungszeit nach Koordinator und Subtyp.

Sonderkolumnen

Die meisten Spalten verwenden einfach Dokument- oder Objektfelder, einige Spalten enthalten jedoch berichtsspezifische Kennzahlen. Diese sind nur in Tabellenberichten verfügbar.

Spalten mit Datensatzanzahl

Tabellarische Berichte bieten „Anzahl“-Spalten für jedes Berichtsobjekt, beispielsweise die Dokumentenanzahl. Sie können einen Anzahlwert als absolute Zahl oder als Prozentsatz der Gesamtzahl anzeigen. In einem Bericht, der Dokumente nach Produkt gruppiert, könnten Sie beispielsweise den prozentualen Anteil der Dokumente jedes Produkts an der Gesamtzahl der Dokumente im Bericht anzeigen.

Anzahl unterschiedlicher Datensätze

Standardmäßig zeigt SiteVault doppelte Datensätze an und berücksichtigt diese in der Gesamtzahl. Doppelte Datensätze erscheinen in Berichten mit mehreren Objekten und Ansichten, in denen mehrere Objekte oder Datensätze dieselbe Kennung verwenden. Wenn Sie Zeilen in einem Tabellenbericht gruppieren, können Sie die Anzahl der eindeutigen Datensätze anzeigen lassen. Wählen Sie dazu im Berichtseditor in der Spalte „ID“ die Dropdown-Liste „Funktion“ und anschließend „Anzahl eindeutiger Datensätze“. Sie können die Anzahl eindeutiger Datensätze als absolute oder relative Häufigkeiten anzeigen lassen. Außerdem können Sie die Datensätze nach der Anzahl eindeutiger Datensätze sortieren.

Aktionsspalten

In einigen Berichten können Sie die Spalte „Aktion“ hinzufügen. Dadurch können die Betrachter des Berichts auf verschiedene Aktionen innerhalb des Berichts zugreifen.

Aktionen, auf die der Berichtsbetrachter keine Zugriffsberechtigung hat, werden im Menü „Aktionen“ nicht angezeigt. Das Menü „Aktionen“ wird jedoch immer angezeigt, es sei denn, der Workflow ist bei Workflow-Berichten abgeschlossen oder die Aufgabe ist bei Berichten vom Typ „Gelesen & Verstanden“ abgeschlossen.

Workflow-Aktionen

In Workflow-Berichten bietet das Menü „Aktionen“ die gleichen Optionen wie die Seite „Aktive Workflows“ oder das Bedienfeld „Aktive Workflows“, zum Beispiel „Teilnehmer hinzufügen“ für Workflows oder „Neu zuweisen“ für Aufgaben.

Die Konfiguration des Berichts bestimmt, welche Aktionen sichtbar sind: Enthält die Zeile im Bericht keine Informationen auf Aufgabenebene, werden im Menü „Aktionen“ nur Workflow-Optionen angezeigt.

Formelfelder

Formelfelder ermöglichen es Ihnen, Formeln in Ihren Berichten zu definieren. Ähnlich wie beim Erstellen eines Objektformelfelds können Sie aus einer vollständigen Liste von Objekten im Bericht auswählen.

Bitte beachten Sie, dass Formelfelder derzeit nur in Tabellenberichten verfügbar sind. Bedingte Felder und Matrixberichte werden derzeit nicht unterstützt.

Sie können Formelfelder als Spalten in Ihren Bericht einfügen und Formeln zum Gruppieren, Sortieren und Filtern verwenden.

1. Wählen Sie unter Formelfelder die Option Formelfeld erstellen .
2. Wählen Sie ein Objekt aus.
3. Geben Sie eine Bezeichnung ein.
4. Wählen Sie einen Rückgabetyp aus.
5. Geben Sie eine maximale Länge ein.
6. Geben Sie einen Formelausdruck ein.
7. Klicken Sie auf „Syntax prüfen“. SiteVault teilt Ihnen mit, ob Ihr Ausdruck gültig ist.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Um ein Formelfeld zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die Formelbezeichnung.

Bedingte Felder

Bedingte Felder ermöglichen es Ihnen, Bezeichnungen basierend auf anderen Feldwerten festzulegen. Beispielsweise könnte das bedingte Feld „Statusgruppe“ den Dokumentstatus für Dokumente mit unterschiedlichen Lebenszyklen auswerten und diese Status gruppieren: Bezeichnung „Abgeschlossen“ für „Genehmigt“, „Zur Verwendung freigegeben “, „ Zur Verteilung freigegeben“ und „In Bearbeitung“ für „Zur Prüfung ausstehend“, „In Prüfung“, „ In Genehmigung “ usw. Sie können das bedingte Feld dann zur Gruppierung oder als Spalte in einem Tabellenbericht verwenden. Bedingte Felder können nicht als Filter im Bericht verwendet werden.

1. Wählen Sie unter „Bedingte Felder“ die Option „Bedingtes Feld erstellen“.
2. Geben Sie eine Bezeichnung für das bedingte Feld ein.
3. Klicken Sie auf Kategorie erstellen.
4. Wählen Sie ein Feld, einen Operator und einen Wert aus. Beachten Sie, dass „gleich“ nur in einem Feld übereinstimmen muss, während Sie mit „Ein “ mehrere Felder auswählen können.
5. Wählen Sie mithilfe der Farbpalette eine Farbe für die Beschriftung aus. Dadurch werden Spalten, Balken und Tortensegmente im Dashboard eingefärbt.
6. Optional: Bei Bedarf können Sie mehrere Bedingungen definieren, indem Sie auf „Bedingung hinzufügen“ klicken. Sie können bis zu fünf Bedingungen pro Kategorie festlegen.
7. Optional: Falls erforderlich, können Sie mehrere Kategorien definieren, indem Sie auf „Kategorie erstellen“ klicken.
8. Geben Sie die Standardkategorie an. Falls keine der anderen Bedingungen erfüllt ist, werden die Standardkategoriebezeichnung und -farbe verwendet.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Berichte werten Kategorien der Reihe nach aus. Erfüllt ein Datensatz die Bedingungen der ersten Kategorie, wird ihm die Bezeichnung dieser Kategorie zugewiesen. Andernfalls wertet SiteVault die nächste Kategorie aus. Datensätze, die keine der Bedingungen erfüllen, werden der Standardkategorie zugeordnet.

Filter- und Spaltenaliase aktivieren

Durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Filter- und Spaltenaliase aktivieren“ können Sie Aliase für Spalten (nur tabellarisch) und Filter im Berichts-Viewer und im exportierten Bericht festlegen. Mit dieser Option können Sie außerdem die Spalte „Name“ für jedes Berichtsobjekt entfernen. Aliase sind besonders nützlich für Berichte, die an Aufsichtsbehörden gesendet werden, welche bestimmte Namenskonventionen für Spalten und Filter erwarten.

Zusammenführen von Berichtsaufforderungen

Durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Berichtsabfragen kombinieren“ unter „Erweiterte Optionen“ kann SiteVault Berichtsabfragen mit demselben Objekt, derselben Bezeichnung, demselben Operator und demselben Datentyp zu einer einzigen Abfrage zusammenfassen. Dies vereinfacht wiederkehrende Filter in komplexen Tabellenberichten. Die Zusammenfassung von Berichtsabfragen hat keine Auswirkungen auf die Berichtsfilter oder das Deckblatt des exportierten Berichts.

Berichte im Hintergrund ausführen

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts können Sie diesen im Hintergrund ausführen lassen. SiteVault benachrichtigt Sie, sobald die Ergebnisse verfügbar sind, sodass Sie Ihre Arbeit während der Berichtsausführung fortsetzen können. Über den Link in der Benachrichtigung gelangen Sie direkt zu den Ergebnissen.

Sie können einen Bericht im Hintergrund ausführen, entweder direkt von der Seite „Berichte“ oder von der Berichtsbearbeitungsseite aus. Wählen Sie auf der Seite „Berichte“ im Menü „Aktionen “ neben dem Berichtsnamen die Option „Im Hintergrund ausführen“. Wählen Sie auf der Berichtsbearbeitungsseite „ Ausführen“ und anschließend „Im Hintergrund ausführen“.

Einschränkungen

Für im Hintergrund ausgeführte Berichte gelten folgende Einschränkungen:

• Sie können bis zu fünf Berichte gleichzeitig im Hintergrund ausführen.
• Berichte werden nach zwei Stunden automatisch gelöscht.
• Die Ergebnisse werden 35 Tage lang zwischengespeichert. Die zwischengespeicherten Ergebnisse sind benutzerspezifisch.