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Grundlegende Berichtsoptionen

Im ersten Bildschirm der Berichterstellung steuern die von Ihnen ausgewählten Optionen die in Ihrem Bericht angezeigten Ergebnisse und das Format des Berichts.

Berichtstyp

Der Berichtstyp bestimmt die „Berichtsobjekte“ für den neuen Bericht. Beispielsweise bedeutet „Dokument“, dass Ihr Bericht nur Dokumente betrachtet, während „Produkt mit Kampagne“ bedeutet, dass Ihr Bericht Produkt- und Kampagnendatensätze betrachtet. Erfahren Sie mehr über Berichtstypen.

Dokumentart

Durch Auswahl eines Dokumenttyps auf der Seite „Bericht erstellen“ können Sie:

• Beschränken Sie die Dokumente im Bericht auf diejenigen mit dem angegebenen Dokumenttyp, Untertyp oder der angegebenen Klassifizierung. Sie können dies auch erreichen, indem Sie im Berichtsgenerator Filter erstellen.
• Beschränkt die zur Auswahl stehenden Dokumentfelder auf Spalten, Filter usw. Wenn kein Dokumenttyp ausgewählt ist, sind alle Dokumentfelder verfügbar. Wenn ein Dokumenttyp ausgewählt ist, sind nur die für den ausgewählten Typ und seine Untertypen oder Klassifizierungen definierten Felder verfügbar.

Einbeziehung früherer Dokumentversionen

Standardmäßig enthalten Berichte nur die neueste Version eines Dokuments, wobei für jedes Dokument eine Zeile angegeben wird. Wenn Sie das Kontrollkästchen Frühere Dokumentversionen einschließen aktivieren, werden alle früheren Versionen eines Dokuments eingeschlossen.

Berichtsformat

Das Berichtsformat bestimmt, ob ein Bericht tabellarisch oder als Matrix vorliegt:

• Tabellarische Berichte zeigen einzelne Datensätze in Berichtszeilen und können mehrere Spalten enthalten, z. B. eine Auflistung der Prüfzentren nach Studie mit Prüfzentrum wie Status und Standort.
• Matrixberichte gruppieren nach Werten für die ausgewählten Felder in Spalten und Zeilen und führen eine zusammenfassende Berechnung in den Zellen durch, z. B. eine durchschnittliche MLR-Überprüfungszeit nach Koordinator und Untertyp.

Spezielle Spalten

Die meisten Spalten verwenden einfach Dokument- oder Objektfelder, aber einige Spalten enthalten berichtsspezifische Metriken. Diese sind nur in tabellarischen Berichten verfügbar.

Spalten für Datensatzanzahl

Tabellarische Berichte bieten „Anzahl“-Spalten für jedes Berichtsobjekt, z. B. „Dokumentenanzahl “. Sie können einen Zählwert als Zahl oder als Prozentsatz des Gesamtwerts anzeigen. In einem Bericht, der Dokumente nach Produkt gruppiert, können Sie beispielsweise den Prozentsatz der Dokumente für jedes Produkt im Verhältnis zur Gesamtzahl der Dokumente im Bericht anzeigen.

Anzahl unterschiedlicher Datensätze

SiteVault zeigt standardmäßig doppelte Datensätze an und schließt die Duplikate in die Gesamtanzahl ein. Doppelte Datensätze erscheinen in Berichten mit mehreren Objekten und Ansichten, in denen mehrere Objekte oder Datensätze dieselbe Kennung verwenden. Wenn Sie Zeilen in einem tabellarischen Bericht gruppieren, können Sie die Anzahl unterschiedlicher Datensätze anzeigen. Wählen Sie im Berichtseditor das Dropdown-Menü „Funktion“ in der Spalte „ID“ und wählen Sie „Unterschiedliche Anzahl“. Sie können die Anzahl unterschiedlicher Datensätze als Zahlen oder Prozentsätze anzeigen. Sie können auch nach der Anzahl unterschiedlicher Datensätze sortieren.

Aktionsspalten

In einigen Berichten können Sie die Spalte „Aktion“ hinzufügen. Dadurch können Berichtsbetrachter innerhalb des Berichts auf verschiedene Aktionen zugreifen.

Aktionen, für die der Berichtsbetrachter keine Zugriffsberechtigung hat, werden nicht im Menü „Aktionen“ angezeigt. Das Menü „Aktionen“ wird jedoch immer angezeigt, es sei denn, der Workflow (für Workflow-Berichte) bzw. die Aufgabe (für „Gelesen und verstanden“-Berichte) ist abgeschlossen.

Workflow-Aktionen

In Workflow-Berichten zeigt das Menü „Aktionen“ dieselben Optionen wie die Seite „Aktive Workflows“ oder das Fenster „Aktiver Workflow“, z. B. „Teilnehmer hinzufügen“ für Workflows oder „Neu zuweisen“ für Aufgaben.

Die Konfiguration des Berichts bestimmt, welche Aktionen sichtbar sind: Wenn die Zeile im Bericht keine Informationen auf Aufgabenebene enthält, werden im Menü „Aktionen“ nur Workflow-Optionen angezeigt.

Formelfelder

Mit Formelfeldern können Sie Formeln in Ihren Berichten definieren. Ähnlich wie beim Erstellen eines Objektformelfelds können Sie im Bericht aus einer vollständigen Liste von Objekten auswählen.

Beachten Sie, dass Formelfelder derzeit nur in tabellarischen Berichten verfügbar sind. Bedingte Felder und Matrixberichte werden derzeit nicht unterstützt.

Sie können Ihrem Bericht Formelfelder als Spalten hinzufügen und Formeln zum Gruppieren, Sortieren und Filtern verwenden.

1. Wählen Sie unter „Formelfelder“ die Option „Formelfeld erstellen“ aus .
2. Wählen Sie ein Objekt aus.
3. Geben Sie eine Bezeichnung ein.
4. Wählen Sie einen Rückgabetyp aus.
5. Geben Sie eine Maximallänge ein.
6. Geben Sie einen Formelausdruck ein.
7. Klicken Sie auf Syntax prüfen. SiteVault teilt Ihnen mit, ob Ihr Ausdruck gültig ist.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Um ein Formelfeld zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die Formelbeschriftung.

Bedingte Felder

Mit bedingten Feldern können Sie Beschriftungen basierend auf anderen Feldwerten einrichten. Das bedingte Feld „Statusgruppe“ könnte beispielsweise den Dokumentstatus für Dokumente mit unterschiedlichen Lebenszyklen betrachten und diese Status zusammen gruppieren: Vollständige Beschriftung für „Genehmigt“, „Zur Verwendung freigegeben“, „Zur Verteilung freigegeben“ und „In Bearbeitung“ für „Ausstehende Überprüfung“, „In Überprüfung“, „In Genehmigung “ usw. Sie können das bedingte Feld dann zum Gruppieren oder als Spalte in einem tabellarischen Bericht verwenden. Sie können bedingte Felder nicht als Filter im Bericht verwenden.

1. Wählen Sie unter „Bedingte Felder“ die Option „Bedingtes Feld erstellen“ aus.
2. Geben Sie eine Bezeichnung für das bedingte Feld ein.
3. Klicken Sie auf „Kategorie erstellen “.
4. Wählen Sie ein Feld, einen Operator und einen Wert aus. Beachten Sie, dass „Gleich“ nur mit einem Feld übereinstimmen muss, während „In“ die Auswahl mehrerer Felder zulässt.
5. Wählen Sie mit der Farbpalette eine Farbe für die Beschriftung aus. Dadurch werden Spalten, Balken und Kreissegmente im Dashboard eingefärbt.
6. Optional: Definieren Sie bei Bedarf mehrere Bedingungen, indem Sie auf Bedingung hinzufügen klicken. Sie können in jeder Kategorie bis zu fünf Bedingungen haben.
7. Optional: Definieren Sie bei Bedarf mehrere Kategorien, indem Sie auf „Kategorie erstellen“ klicken.
8. Füllen Sie die Standardkategorie aus. Wenn keine der anderen Bedingungen erfüllt ist, werden die Standardkategoriebezeichnung und -farbe verwendet.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Berichte bewerten Kategorien der Reihe nach. Wenn ein Datensatz die Bedingungen der ersten Kategorie erfüllt, wendet SiteVault das Label der ersten Kategorie an. Wenn ein Datensatz die Bedingungen nicht erfüllt, bewertet SiteVault die nächste Kategorie. Die Standardkategorie gilt für Datensätze, die keine der Bedingungen erfüllen.

Aktivieren von Filter- und Spaltenaliasen

Wenn Sie das Kontrollkästchen Filter- und Spaltenaliase aktivieren aktivieren, können Sie Aliase festlegen, die für Spalten (nur tabellarisch) und Filter im Berichts-Viewer und im exportierten Bericht angezeigt werden. Mit dieser Option können Sie auch die Spalte „Name“ für jedes Berichtsobjekt entfernen. Aliase sind besonders nützlich für Berichte, die an Aufsichtsbehörden gesendet werden, die bestimmte Benennungskonventionen für Spalten und Filter erwarten.

Kombinieren von Berichtseingabeaufforderungen

Wenn Sie das Kontrollkästchen Berichtseingabeaufforderungen kombinieren unter Erweiterte Optionen aktivieren, kann SiteVault Berichtseingabeaufforderungen mit demselben Objekt, derselben Bezeichnung, demselben Operator und demselben Datentyp in einer Eingabeaufforderung kombinieren, wodurch sich wiederholende Filter in komplexen tabellarischen Berichten vereinfacht werden. Das Kombinieren von Berichtseingabeaufforderungen hat keine Auswirkungen auf die Berichtsfilter oder das Deckblatt des exportierten Berichts.

Berichte im Hintergrund ausführen

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts können Sie den Bericht im Hintergrund ausführen lassen. SiteVault benachrichtigt Sie, wenn die Berichtsergebnisse zur Ansicht bereitstehen, sodass Sie Ihre Arbeit fortsetzen können, während der Bericht ausgeführt wird. Sie können den Link in der Benachrichtigung auswählen, um auf die Ergebnisse zuzugreifen.

Sie können einen Bericht von der Seite „Berichte“ oder von der Seite zur Berichtsbearbeitung aus im Hintergrund ausführen. Wählen Sie auf der Seite „Berichte“ das Menü „Aktionen“ neben dem Berichtsnamen und wählen Sie „Im Hintergrund ausführen“. Wählen Sie auf der Seite zur Berichtsbearbeitung „Ausführen“ und dann „Im Hintergrund ausführen“ aus.

Einschränkungen

Für im Hintergrund ausgeführte Berichte gelten die folgenden Einschränkungen:

• Sie können bis zu fünf Berichte gleichzeitig im Hintergrund ausführen.
• Für Berichte tritt nach zwei Stunden eine Zeitüberschreitung ein.
• Ergebnisse werden zwischengespeichertd für 35 Tage. Zwischengespeicherte Ergebnisse sind benutzerspezifisch.