Erste Schritte

Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung verstehen und managen

Verstehen Sie, wie Sie Verantwortlichkeiten nutzen können, um nicht nur Ihr Delegationsprotokoll aktuell zu halten, sondern auch, um den Überblick über alle Ihre Prüfzentrum und Studienprozesse zu behalten.

Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess der digitalen Delegierung in SiteVault. Um auf die Inhalte dieser Anleitung sowie auf weitere hilfreiche Tools zuzugreifen, besuchen Sie den Abschnitt „Digitale Delegierung“ in der SiteVault -Hilfe.

Profi-Tipp: Um verlinkte Seiten zu öffnen, ohne Ihre Position im Leitfaden zu verlieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Links und wählen Sie „In neuem Tab öffnen“.

SiteVault Hilfe

Die SiteVault -Hilfe bietet zahlreiche detaillierte Artikel, FAQs und sogar Video-Tutorials, um alle Ihre Fragen zu beantworten. Sich mit unserem Hilfesystem vertraut zu machen, ist eine wertvolle Fähigkeit für die weitere Nutzung von SiteVault.

• Erkunden Sie die Prüfzentrum, um sich mit der Navigation in den verschiedenen Bereichen vertraut zu machen.
• Nutzen Sie die Suchleiste, um schnell Antworten auf konkrete Fragen zu finden.
• Nutzen Sie das Chat-Widget, um weitere Unterstützung zu erhalten.

Zusätzliche Unterstützung

Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Site Support Team.

Standardverantwortlichkeiten

SiteVault stellt Ihnen unter Administration > Verantwortlichkeiten 24 Standardverantwortlichkeiten zur Verfügung. Dies ist die Masterliste, die Sie auf Studienebene anpassen können.

Passen Sie die Master-Verantwortlichkeitsliste an.

Unter Administration > Verantwortlichkeiten können Sie der Masterliste benutzerdefinierte Verantwortlichkeiten hinzufügen. Legen Sie fest, ob die Berechtigungen zur Verantwortlichkeitsverteilung organisationsweit, standortspezifisch oder auf eine einzelne Studie beschränkt sein sollen.

Personenverantwortlichkeiten für alle Studien zuweisen

Wenn Ihre Mitarbeiter Prüfzentrum bestimmte Verantwortlichkeiten für jede Studie haben, können Sie diese Verantwortlichkeiten ihrem Prüfzentrum zuweisen, um sie automatisch auf Studienebene zu delegieren.

Wählen Sie den Benutzer unter „Administration > Mitarbeiter“ aus, wählen Sie „Zugewiesene Verantwortlichkeiten“ und anschließend die zu delegierenden Verantwortlichkeiten für jede Studie. Diese Standarddelegationen können auf Studienebene angepasst werden.

Digitale Delegation im Rahmen der Studie aktivieren

Wählen Sie im Bereich „Studie > Studie anzeigen“ im Dropdown-Menü „Digitales Delegationsprotokoll“ die Option „Aktiviert“ aus. Dadurch werden die Registerkarte „Verantwortlichkeiten“ und die Schaltfläche „Delegationen verwalten“ zu Ihrer Studienansicht hinzugefügt.

Studie

Studie > Verantwortlichkeiten“ wird die Masterliste der Verantwortlichkeiten aus „Administration > Verantwortlichkeiten“ angezeigt. Sie können Studie nach Bedarf bearbeiten oder deaktivieren, ohne dass dies Auswirkungen auf andere Studien hat. Wählen Sie „ + Verantwortlichkeit hinzufügen“, um neue Verantwortlichkeiten zu erstellen.

Delegationen erstellen, indem Verantwortlichkeiten zugewiesen werden

Nachdem Sie die Verantwortlichkeiten Ihrer Studie erstellt haben, öffnen Sie den Reiter „Team“ der Studie und wählen Sie „Delegationen verwalten“, um auf Ihren Delegationsbereich zuzugreifen. Wählen Sie „Delegationen bearbeiten“ und setzen Sie Häkchen bei den Stellen, an denen Mitarbeiterdatensätze ihren Verantwortlichkeiten entsprechen. Personenbezogene Verantwortlichkeiten, die Mitarbeitern für alle Studien zugewiesen sind, sind bereits markiert.

Aktualisieren Sie die Start- und Enddaten der Delegation, um die festgelegten Zeiträume anzugeben, in denen die Mitarbeiter die Verantwortung übernehmen.

Delegationszeiträume anpassen

Unter „Studie > Team“ können Sie einen Datensatz eines Studie auswählen und dessen Delegationsdetails einsehen oder bearbeiten. Soll beispielsweise eine Delegation an einem bestimmten Tag enden, wählen Sie das Aktionsmenü (…) der entsprechenden Delegation aus und aktualisieren Sie das Delegationsenddatum. Das Delegationsenddatum sollte auch verwendet werden, wenn ein Mitarbeiter aus einem Studienteam entfernt wird oder den Prüfzentrum verlässt. Durch die Verwendung dieses Felds anstelle der Änderung der Studie auf „Inaktiv“ wird sichergestellt, dass das Delegationsprotokoll ein vollständigeres Prüfprotokoll für die Verantwortungsübertragung enthält.

DoA-Dokument erstellen

Wählen Sie im Arbeitsbereich „Delegationen“ ( Studie > Team > Delegationen verwalten ) die Option „Delegationsprotokoll generieren“. Sie können beliebig oft zum Arbeitsbereich zurückkehren, um Anpassungen vorzunehmen und das Protokoll anschließend erneut zu generieren. Die Delegationen werden erst dann zur Annahme oder Genehmigung gesendet, wenn Sie die Aktion auslösen. Nachdem Sie alle Änderungen gespeichert und das Protokoll generiert haben, können Sie mithilfe des interaktiven Inhaltsverzeichnisses einfach navigieren und die Informationen überprüfen.

Delegationen genehmigen

Je nach den Anforderungen Ihrer Studie können Sie entscheiden, ob Sie die Delegationen zur Annahme durch die Mitarbeiter und anschließend zur Genehmigung an den PI senden ODER ob Sie sie direkt zur Genehmigung an den PI senden.

Falls die Zustimmung von Mitarbeitenden erforderlich ist, können Sie genau festlegen, wer diese Aufgabe erhält. Sobald alle Zustimmungen vorliegen, wird die Genehmigung PI automatisch eingeleitet. Lehnt ein Mitarbeitender die Genehmigung ab, ist ein manueller Eingriff erforderlich, um die Genehmigung PI einzuleiten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle von der Ablehnung betroffenen Delegationen vor der Genehmigung durch den PI bearbeitet werden.

Sobald der PI die Delegationen genehmigt hat, wird der Dokumentenstatus auf „Aktuell“ aktualisiert.

Zusätzliche Ressourcen

Um auf die Inhalte dieses Leitfadens sowie auf weitere hilfreiche Tools zuzugreifen, besuchen Sie den Abschnitt „Digitale Delegation“ in der SiteVault -Hilfe.

Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Site Support Team.