Rozpoczęcie pracy

Zrozumienie i zarządzanie obowiązkami i delegacjami

Dowiedz się, jak wykorzystywać obowiązki nie tylko po to, by aktualizować dziennik delegacji, ale także po to, by panować nad wszystkimi procesami na lokacja i badanie.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces delegowania cyfrowego w SiteVault. Aby uzyskać dostęp do treści tego przewodnika, a także do bardziej przydatnych narzędzi, zapoznaj się z sekcją „Delegowanie cyfrowe” w Pomocy SiteVault.

Porada: Aby uruchomić powiązane strony bez utraty miejsca w przewodniku, kliknij prawym przyciskiem myszy na linku i wybierz opcję otwarcia w nowej karcie.

Pomoc SiteVault

Pomoc SiteVault zawiera szczegółowe artykuły, odpowiedzi na często zadawane pytania, a nawet samouczki wideo, które odpowiedzą na wszelkie pytania, które mogą pojawić się po drodze. Zapoznanie się z naszym systemem pomocy będzie cenną umiejętnością podczas dalszego korzystania z SiteVault.

• Przeglądaj lokacja i zaznajom się ze sposobem poruszania się po różnych sekcjach.
• Użyj paska wyszukiwania, aby szybko znaleźć odpowiedzi na konkretne pytania.
• Użyj widżetu czatu, aby uzyskać dodatkową pomoc.

Dodatkowe wsparcie

Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z naszym zespołem ds. Site Support.

Standardowe obowiązki

SiteVault udostępnia 24 standardowe obowiązki w sekcji Administracja > Obowiązki. Jest to lista główna, którą można dostosować na poziomie badanie.

Dostosuj listę głównych obowiązków

Również w Administracja > Obowiązki możesz dodać własne obowiązki do listy głównej. Ustaw uprawnienia do udostępniania obowiązków w całej organizacji, w danym miejscu lub ograniczone do jednego badanie.

Przypisz obowiązki osobowe do wszystkich Badania

Jeśli w Twojej lokacja pracują pracownicy, którzy mają określone obowiązki w odniesieniu do każdego badanie, możesz przypisać te obowiązki do rekordów użytkowników danej lokacja, aby automatycznie delegować je na poziomie badanie.

Wybierz użytkownika z sekcji Administracja > Personel, wybierz Przypisane obowiązki, a następnie wybierz obowiązki do delegowania dla każdego badanie. Te domyślne delegacje można dostosować na poziomie badanie.

Włącz delegowanie cyfrowe w Badanie

W panelu Badanie > Wyświetl szczegóły Badanie wybierz opcję Włączone z listy rozwijanej Cyfrowy dziennik delegacji. Spowoduje to dodanie karty Obowiązki i przycisku Zarządzaj delegacjami do widoku badanie.

Obowiązki Badanie

Badanie > Obowiązki wyświetlają główną listę obowiązków z Administracja > Obowiązki. Możesz edytować lub dezaktywować Badanie w razie potrzeby, bez wpływu na inne badania. Wybierz + Dodaj obowiązek, aby utworzyć nowe obowiązki.

Tworzenie delegacji poprzez przypisywanie obowiązków

Po skompletowaniu listy obowiązków w badaniu, przejdź do zakładki „Zespół” w badaniu i wybierz opcję „Zarządzaj delegacjami”, aby uzyskać dostęp do obszaru roboczego „Delegacje”. Wybierz opcję „Edytuj delegacje” i zaznacz pola wyboru w miejscach, w których rekordy pracowników pokrywają się z ich obowiązkami. Obowiązki osób przypisane pracownikom we wszystkich badania będą już oznaczone znacznikiem wyboru.

Zaktualizuj daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania, aby wskazać wyznaczone ramy czasowe, w których członkowie personelu będą brali na siebie odpowiedzialność.

Dostosuj ramy czasowe delegowania

W sekcji Badanie > Zespół możesz wybrać rekord Zespołu Badanie i przejrzeć lub edytować szczegóły jego delegacji. Na przykład, jeśli delegacja ma zakończyć się w określonym dniu, wybierz menu Akcja tego delegowania (…) i zaktualizuj datę zakończenia delegacji. Data zakończenia delegacji powinna być również używana, gdy użytkownik z personelu zostanie usunięty z zespołu badanie lub opuści lokacja. Użycie tego pola zamiast zmiany ustawienia Przypisanie do Zespołu Badanie na Nieaktywne zapewnia, że ​​Dziennik delegacji zachowuje pełniejszy dziennik audytu dotyczący przekazywania odpowiedzialności.

Wygeneruj dokument DoA

Wybierz opcję Generuj dziennik delegacji z obszaru roboczego delegacji ( Badanie > Zespół > Zarządzaj delegacjami ). Możesz wrócić do obszaru roboczego, aby wprowadzić zmiany tyle razy, ile potrzebujesz, a następnie ponownie wygenerować dziennik. Delegacje zostaną wysłane do akceptacji lub zatwierdzenia dopiero po zainicjowaniu działania. Po zapisaniu zmian i wygenerowaniu dziennika skorzystaj z klikalnego spisu treści, aby łatwo nawigować i przeglądać informacje.

Zatwierdź delegacje

W zależności od potrzeb związanych z badanie możesz wybrać opcję wysłania delegacji do akceptacji przez personel, a następnie do PI w celu zatwierdzenia LUB opcję wysłania delegacji bezpośrednio do PI w celu zatwierdzenia.

Jeśli wymagana jest akceptacja przez personel, możesz wskazać konkretną osobę, która otrzyma zadanie akceptacji; po otrzymaniu wszystkich akceptacji, zatwierdzenie PI zostanie automatycznie zainicjowane. Jeśli którykolwiek z pracowników zdecyduje się na odrzucenie, konieczna będzie ręczna interwencja w celu zainicjowania zatwierdzenia PI. Ma to na celu zapewnienie, że wszelkie delegacje objęte odrzuceniem zostaną obsłużone przed zainicjowaniem zatwierdzenia PI.

Po zatwierdzeniu delegacji przez PI status dokumentu zostanie zaktualizowany na Aktualny.

Dodatkowe zasoby

Aby uzyskać dostęp do treści tego przewodnika, a także do bardziej przydatnych narzędzi, zobacz sekcję Delegowanie cyfrowe w Pomocy SiteVault.

Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z naszym zespołem ds. Site Support.