---

Основные параметры отчета

На первом экране создания отчета выбранные вами параметры определяют результаты, отображаемые в отчете, а также формат отчета.

Тип отчета

Тип отчёта определяет «объекты отчётности» для нового отчёта. Например, «Документ» означает, что отчёт будет содержать только документы, а «Продукт с кампанией» — записи о продуктах и кампаниях. Подробнее о типах отчётов.

Тип документа

Выбрав тип документа на странице «Создать отчет», вы:

• Ограничьте отображение в отчёте только документов указанного типа, подтипа или классификации. Это также можно сделать, создав фильтры в конструкторе отчётов.
• Ограничивает поля документа, доступные для выбора в качестве столбцов, фильтров и т. д. Если тип документа не выбран, доступны все поля документа. Если выбран тип документа, доступны только поля, определённые для выбранного типа и его подтипов или классификаций.

Включая предыдущие версии документа

По умолчанию отчёты включают только последнюю версию документа, по одной строке для каждого документа. Если установить флажок «Включить предыдущие версии документа», будут включены все предыдущие версии документа.

Формат отчета

Формат отчета определяет, будет ли отчет табличным или матричным:

• Табличные отчеты отображают отдельные записи в строках отчета и могут включать много столбцов, например, список исследовательские центры по исследованию с подробными данными о исследовательский центр, такими как статус и местоположение.
• Матричные отчеты группируются по значениям для выбранных полей в столбцах и строках и выполняют сводный расчет в ячейках, например, среднее время проверки MLR по координатору и подтипу.

Специальные колонны

Большинство столбцов просто используют поля документа или объекта, но некоторые столбцы представляют собой метрики, специфичные для отчётов. Они доступны только в табличных отчётах.

Количество столбцов записей

Табличные отчёты содержат столбцы с количеством для каждого объекта отчёта, например, « Количество документов ». Значение количества можно отобразить как число или как процент от общего числа. Например, в отчёте, группирующем документы по продуктам, можно показать процент документов для каждого продукта от общего числа документов в отчёте.

Количество отдельных записей

По умолчанию SiteVault отображает дубликаты записей и включает их в общее количество. Дубликаты записей появляются в отчётах с несколькими объектами и представлениями, где несколько объектов или записей используют один и тот же идентификатор. При группировке строк в табличном отчёте можно просмотреть количество отдельных записей. В редакторе отчётов выберите раскрывающийся список «Функция» в столбце «Идентификатор» и выберите «Количество отдельных записей». Количество отдельных записей можно просматривать в виде чисел или процентов. Также можно сортировать по количеству отдельных записей.

Колонки действий

В некоторых отчётах можно добавить столбец «Действие». Это позволяет читателям отчёта получать доступ к различным действиям внутри отчёта.

Действия, на которые у просматривающего отчет нет разрешения, не отображаются в меню «Действия», но меню « Действия» всегда отображается, если рабочий процесс не завершен для отчетов рабочего процесса или задача не завершена для отчетов «Прочитано и понято».

Действия рабочего процесса

В отчетах о рабочих процессах меню «Действия» отображает те же параметры, что и на странице «Активные рабочие процессы» или панели «Активные рабочие процессы», например, «Добавить участников» для рабочих процессов или «Переназначить» для задач.

Конфигурация отчета определяет, какие действия будут видны: если строка в отчете не содержит информации на уровне задачи, в меню «Действия» отображаются только параметры рабочего процесса.

Поля формул

Поля формул позволяют определять формулы в отчётах. Подобно созданию поля формулы объекта, вы можете выбирать из полного списка объектов в отчёте.

Обратите внимание, что поля формул в настоящее время доступны только в табличных отчётах. Условные поля и матричные отчёты в настоящее время не поддерживаются.

Вы можете добавлять поля формул в качестве столбцов в свой отчет и использовать формулы для группировки, сортировки и фильтрации.

1. В разделе «Поля формулы» выберите «Создать поле формулы» .
2. Выберите объект.
3. Введите метку.
4. Выберите тип возврата.
5. Введите максимальную длину.
6. Введите выражение формулы.
7. Нажмите «Проверить синтаксис». SiteVault сообщит вам, является ли ваше выражение корректным.
8. Нажмите «Сохранить».

Чтобы изменить или удалить поле формулы, щелкните метку формулы.

Условные поля

Условные поля позволяют настраивать метки на основе значений других полей. Например, условное поле «Группа состояний» может проверять статус документа для документов с разными жизненными циклами и группировать эти статусы: полная метка для «Утверждено», «Утверждено для использования», «Утверждено для распространения» и « В процессе» для «Ожидает рассмотрения», «На рассмотрении», «На утверждении» и т. д. Затем это условное поле можно использовать для группировки или в качестве столбца в табличном отчёте. Условные поля нельзя использовать в качестве фильтров в отчёте.

1. В разделе «Условные поля» выберите «Создать условное поле».
2. Введите метку для условного поля.
3. Нажмите «Создать категорию».
4. Выберите поле, оператор и значение. Обратите внимание, что оператор «равно» должен соответствовать только одному полю, тогда как оператор «в» позволяет выбрать несколько полей.
5. Выберите цвет для метки с помощью цветовой палитры. Это раскрасит столбцы, полосы и секторы круговой диаграммы на панели управления.
6. Необязательно: при необходимости определите несколько условий, нажав «Добавить условие». В каждой категории можно указать до пяти условий.
7. Необязательно: при необходимости определите несколько категорий, нажав «Создать категорию».
8. Заполните поле «Категория по умолчанию». Если ни одно из условий не выполнено, будут использоваться метка и цвет категории по умолчанию.
9. Нажмите «Сохранить».

Отчёты оценивают категории по порядку. Если запись соответствует условиям первой категории, SiteVault применяет метку первой категории. Если запись не соответствует условиям, SiteVault оценивает следующую категорию. Категория по умолчанию применяется к записям, не соответствующим ни одному из условий.

Включение псевдонимов фильтров и столбцов

Установка флажка «Включить псевдонимы фильтров и столбцов» позволяет задать псевдонимы, которые будут отображаться для столбцов (только табличных) и фильтров в средстве просмотра отчётов и в экспортированном отчёте. Этот параметр также позволяет удалить столбец «Имя» для каждого объекта отчёта. Псевдонимы особенно полезны для отчётов, отправляемых в регулирующие органы, которым требуются определённые соглашения об именовании столбцов и фильтров.

Объединение запросов на отчеты

Установка флажка «Объединить запросы отчёта» в разделе «Дополнительные параметры» позволяет SiteVault объединять запросы отчёта с одинаковыми объектами, метками, операторами и типами данных в один запрос, упрощая повторяющиеся фильтры в сложных табличных отчётах. Объединение запросов отчёта не влияет на фильтры отчёта или титульную страницу экспортированного отчёта.

Запускать отчеты в фоновом режиме

При создании или редактировании отчёта вы можете выбрать его запуск в фоновом режиме. SiteVault уведомит вас, когда результаты отчёта будут готовы к просмотру, позволяя вам продолжать работу, пока отчёт выполняется. Вы можете перейти по ссылке в уведомлении, чтобы получить доступ к результатам.

Вы можете запустить отчёт в фоновом режиме со страницы «Отчёты» или со страницы редактирования отчёта. На странице «Отчёты» выберите меню « Действия» рядом с именем отчёта и выберите «Запустить в фоновом режиме». На странице редактирования отчёта выберите «Запустить» и затем «Запустить в фоновом режиме».

Ограничения

К отчетам, запускаемым в фоновом режиме, применяются следующие ограничения:

• Вы можете запустить до пяти отчетов в фоновом режиме одновременно.
• Срок действия отчетов истекает через два часа.
• Результаты кэшируются на 35 дней. Кэшированные результаты привязаны к конкретному пользователю.