Многодокументный рабочий процесс позволяет одновременно отправлять несколько документов через рабочий процесс нескольким участникам.
SiteVault предлагает многодокументную поддержку следующих рабочих процессов:
- Прочитать и понять: отправьте один или несколько исследовательских документов членам исследовательской группы. Каждый получатель должен подтвердить, что прочитал и понял каждый из них.
- Отправить на проверку: отправьте один или несколько документов коллегам, которые могут предоставить обратную связь с помощью инструмента аннотирования.
- Отправить для электронной подписи: отправить один или несколько документов нескольким подписчикам для утверждения записи (не подлежит надзору со PI ).
Выбор документов
- Запуск рабочих процессов из библиотеки: при запуске рабочего процесса из библиотеки SiteVault включает все документы в текущем представлении. Например, если вы запускаете рабочий процесс из избранного, SiteVault включает все документы из избранного в рабочий процесс. Если вы выполняете поиск или применяете фильтры перед запуском рабочего процесса, SiteVault включает только соответствующие документы.
- Запуск рабочих процессов из корзины: при запуске процесса обработки документов из корзины SiteVault добавляет все документы из вашей корзины. Это позволяет вам выбрать документы, которые вы хотите включить в пакет процесса обработки документов.
Ограничения многодокументного рабочего процесса
- Некоторые процессы обработки документов доступны только на определенных этапах жизненного цикла документа.
-
Вы не сможете запустить документооборот в следующих ситуациях:
- Если какой-либо из выбранных документов уже находится в активном рабочем процессе
- Если выбрано более 100 документов
- Если рабочий процесс связан с определенным жизненным циклом, он может разрешать только документы в определенном состоянии или с определенными настроенными полями. Вы не сможете запустить рабочий процесс, если один или несколько документов не соответствуют указанным условиям.
Задачи многодокументного рабочего процесса
Запустить рабочий процесс для нескольких документов
- Фильтр по выбранным документам в библиотеке или корзине.
- В меню «Действия» выберите «Запустить рабочий процесс». В рабочий процесс можно включить до 100 документов.
- В диалоговом окне «Пуск» выберите нужный рабочий процесс из раскрывающегося списка «Рабочий процесс». SiteVault отображает только активные и действительные для выбранных документов рабочие процессы.
- Выберите Продолжить.
- При необходимости укажите Описание. SiteVault использует это значение в качестве имени для записи конверта.
- Назначьте получателя(ей) задачи.
- Если доступно, добавьте инструкции к задаче. Эти инструкции будут отображаться в уведомлениях « Все задачи» и «Мои задачи», а также на ленте задач документа.
- Заполните все обязательные поля значениями или переменными.
- Выберите Пуск.
Выполнять поставленные задачи
В рамках рабочего процесса могут возникнуть задачи, требующие от вас вынесения вердикта по каждому документу в рабочем процессе. Вы можете легко увидеть, какие документы вы просмотрели, в средстве просмотра нескольких документов. Заголовки документов, которые вы ещё не просмотрели, выделены жирным шрифтом, а заголовки просмотренных документов — обычным.
- После запуска рабочего процесса документа перейдите в раздел «Главная» > «Мои задачи».
- Нажмите кнопку «Завершить» или «Продолжить», чтобы открыть средство просмотра рабочего процесса документа.
- Если у вас есть доступная задача: в заголовке рабочего процесса нажмите кнопку «Принять». Обратите внимание, что после принятия задачи вы можете нажать кнопку «Отменить принятие», чтобы отменить её. После отмены задача снова станет доступна любому из назначенных пользователей.
- Нажмите кнопку «Завершить» в заголовке рабочего процесса.
- Откроется диалоговое окно подтверждения. Ознакомьтесь с сообщением и нажмите «Завершить», чтобы продолжить.
- Если ваш рабочий процесс запрашивает электронную подпись: введите свое имя пользователя и пароль для предоставления электронной подписи.
Вид временной шкалы для рабочих процессов документов
Страница задач рабочего процесса документа включает в себя функцию просмотра временной шкалы для общего обзора событий, связанных с рабочим процессом. В режиме просмотра временной шкалы отображается максимум 100 задач.
Доступ к просмотру временной шкалы
Чтобы открыть это представление на странице задач рабочего процесса документа, нажмите кнопку « Просмотр временной шкалы» на панели инструментов селектора макета.
Действия в представлении временной шкалы
В представлении «Временная шкала» вы можете нажать «Просмотреть отчёт по истории рабочего процесса» для строки рабочего процесса, чтобы просмотреть сведения о рабочем процессе и задаче в отчёте. Вы также можете использовать меню «Действия» для активных рабочих процессов и задач, чтобы получить доступ к связанным функциям, таким как «Отмена рабочего процесса», «Отмена задачи», «Добавить участников», «Обновить дату выполнения» и «Переназначить».
Обновить сроки выполнения задач
- Перейдите к представлению временной шкалы рабочего процесса.
- В меню «Действия» под заголовком «Сведения о задаче» выберите «Обновить дату выполнения задачи».
- В диалоговом окне выберите новую дату в поле «Срок выполнения задачи».
- Нажмите Обновить.
- Vault уведомляет владельца задачи об обновленной дате выполнения.
Удалить документы
При удалении документа из рабочего процесса Vault использует состояние отмены рабочего процесса, чтобы перевести документ в соответствующее состояние жизненного цикла. Если конверт содержит только один документ, удалить его невозможно.
- Наведите указатель мыши на название документа в списке в левой части окна просмотра.
- Нажмите на значок X.
- В окне подтверждения нажмите «Продолжить» для подтверждения. Это действие необратимо.
Отмена рабочих процессов
Иногда необходимо остановить активный рабочий процесс и удалить все невыполненные задачи из списков участников. При отмене рабочего процесса его содержимое возвращается в состояние, в котором оно было до запуска.
- Перейдите в раздел «Главная» > «Активные рабочие процессы» или в представление «Временная шкала рабочих процессов».
- Откройте меню «Действия» и выберите «Отменить рабочий процесс».
- При необходимости оставьте комментарий к отмене.
- В диалоговом окне нажмите Продолжить.
Заменить владельца рабочего процесса
При наличии соответствующих разрешений вы можете сменить владельца активного рабочего процесса. Vault переназначит все текущие задачи, назначенные группе участников «Владелец рабочего процесса», новому владельцу, а все будущие задачи будут назначены новому владельцу.
- В меню «Действия» рабочего процесса выберите «Заменить владельца рабочего процесса».
- В диалоговом окне выберите пользователя, который заменит текущего владельца рабочего процесса. В качестве замещающего владельца могут быть доступны только пользователи с разрешением на запуск этого типа рабочего процесса.
- Нажмите «Отправить».
Участники рабочего процесса по электронной почте
Это действие позволяет отправлять электронные письма одному или нескольким участникам рабочего процесса, чтобы напомнить им о приближающихся или просроченных датах выполнения задач или уведомить их об изменениях в рабочем процессе.
- Перейдите в раздел «Главная» > «Активные рабочие процессы», на страницу «Информация о документе» в виде временной шкалы или на панель «Активные рабочие процессы».
- В меню «Действия» рабочего процесса выберите «Отправить электронное письмо участникам».
- В диалоговом окне выберите Получателей письма.
- В поле Сообщение введите сообщение.
- Чтобы указать себя в качестве получателя, установите флажок Отправить копию мне.
- Нажмите «Отправить».
Группы участников
При отправке электронных писем участникам рабочего процесса вы можете увидеть следующие группы получателей, доступные для выбора:
- Доступные владельцы задач: пользователи, у которых есть задача, доступная для принятия.
- Владельцы завершенных задач: пользователи, которые завершили текущую или предыдущую задачу.
- Владельцы ожидающих задач: пользователи или группы, которые приняли доступную задачу, но ещё не выполнили её. Будущие задачи не учитываются.
- Владельцы незавершённых задач: пользователи, которые ещё не выполнили назначенную задачу. Будущие задачи не учитываются.
