Многодокументный рабочий процесс позволяет одновременно отправлять несколько документов через рабочий процесс нескольким участникам.
SiteVault предлагает поддержку работы с несколькими документами в следующих рабочих процессах:
- Прочитайте и поймите: отправьте один или несколько документов исследования членам исследовательской группы. Каждый получатель должен подтвердить, что он прочитал и понял каждый документ исследования.
- Отправить на рецензирование: Отправьте один или несколько документов коллегам, которые смогут оставить отзывы, используя инструмент аннотирования.
- Отправка на электронную подпись: отправка одного или нескольких документов нескольким лицам для утверждения записи (не является предметом контроля со PI ).
Выбор документов
- Запуск рабочих процессов из библиотеки: При запуске рабочего процесса с документами из библиотеки SiteVault включает все документы, находящиеся в текущем представлении. Например, если вы запускаете рабочий процесс из избранного, SiteVault включает все документы из избранного в рабочий процесс. Если вы выполняете поиск или применяете фильтры перед запуском рабочего процесса, SiteVault включает только соответствующие документы.
- Запуск рабочих процессов из корзины: При запуске рабочего процесса с документами из корзины SiteVault включает все документы из вашей корзины. Это позволяет вам выбрать документы, которые вы хотите включить в пакет рабочего процесса с документами.
Ограничения многодокументного рабочего процесса
- Некоторые рабочие процессы с документами доступны только на определенных этапах жизненного цикла документа.
-
Запуск документооборота невозможен в следующих ситуациях:
- Если какой-либо из выбранных документов уже находится в активном рабочем процессе
- Если выбрано более 100 документов
- Если документооборот связан с определенным жизненным циклом, он может разрешать обработку только документов в определенном состоянии или с определенными настроенными полями. Вы не сможете запустить документооборот, если один или несколько документов не соответствуют указанным условиям.
Задачи многодокументного рабочего процесса
Запуск рабочего процесса для нескольких документов
- Отфильтруйте документы по выбранным файлам в библиотеке или корзине.
- В меню «Действия» выберите «Запустить рабочий процесс». В рабочий процесс можно включить до 100 документов.
- В диалоговом окне «Пуск» выберите конкретный рабочий процесс из раскрывающегося списка «Рабочий процесс». SiteVault отображает только активные и действительные рабочие процессы для выбранных документов.
- Выберите «Продолжить».
- При необходимости укажите описание. SiteVault использует это значение в качестве имени для записи Envelope.
- Назначьте исполнителя(ей) задачи.
- Если это возможно, добавьте инструкции к задаче. Эти инструкции появятся в уведомлениях «Все задачи» и «Мои задачи», а также на вкладке задач документа.
- Заполните все необходимые поля или переменные.
- Выберите «Пуск».
Выполните поставленные задачи.
В рамках документооборота у вас могут быть задачи, требующие вынесения вердикта по каждому документу в рамках этого документооборота. Вы можете легко увидеть, какие документы вы уже просмотрели, в средстве просмотра нескольких документов. Заголовки документов, которые вы еще не просматривали, отображаются жирным шрифтом, а заголовки просмотренных документов — обычным шрифтом.
- После запуска процесса обработки документов перейдите в раздел «Главная» > «Мои задачи».
- Нажмите кнопку «Завершить» или «Продолжить», чтобы открыть средство просмотра документооборота.
- Если у вас есть доступная задача: в заголовке рабочего процесса нажмите «Принять». Обратите внимание, что после принятия задачи вы можете нажать «Отменить принятие», чтобы освободить её. После освобождения задача снова станет доступна любому из назначенных пользователей.
- Нажмите кнопку «Завершить» в заголовке рабочего процесса.
- Откроется диалоговое окно подтверждения. Ознакомьтесь с сообщением и нажмите «Завершить», чтобы продолжить.
- Если в процессе работы требуется электронная подпись: введите ваше имя пользователя и пароль для создания электронной подписи.
Представление документооборота в режиме временной шкалы
На странице задач документооборота есть опция «Вид по временной шкале», которая предоставляет общий обзор событий, связанных с документооборотом. В режиме просмотра по временной шкале отображается максимум 100 задач.
Доступ к представлению временной шкалы
Чтобы открыть этот режим просмотра на странице задачи документооборота, нажмите кнопку « Вид временной шкалы» на панели инструментов выбора макета.
Действия в режиме просмотра временной шкалы
В режиме просмотра временной шкалы вы можете щелкнуть «Просмотреть отчет об истории рабочего процесса» для строки рабочего процесса, чтобы просмотреть сведения о рабочем процессе и задаче с помощью отчета. Вы также можете использовать меню «Действия» для активных рабочих процессов и задач, чтобы получить доступ к связанным параметрам, таким как «Отменить рабочий процесс», «Отменить задачу», «Добавить участников», «Обновить срок выполнения» и «Переназначить».
Обновить сроки выполнения задач
- Перейдите в представление «Временная шкала» рабочего процесса.
- В меню «Действия» в разделе «Подробности задачи» выберите «Обновить срок выполнения задачи».
- В диалоговом окне выберите новую дату в поле «Срок выполнения задачи».
- Нажмите «Обновить».
- Vault уведомляет владельца задачи об обновленной дате выполнения.
Удалить документы
При удалении документа из рабочего процесса Vault использует состояние отмены рабочего процесса для перемещения документа в соответствующее состояние жизненного цикла. Если конверт содержит только один документ, удалить его невозможно.
- Наведите курсор на название документа в списке в левой части окна просмотра.
- Нажмите на значок «X».
- В окне подтверждения нажмите «Продолжить» для подтверждения. Это действие необратимо.
Отмена рабочих процессов
Иногда возникает необходимость остановить активный рабочий процесс и удалить все незавершенные задачи из списков участников. При отмене рабочего процесса его содержимое возвращается в состояние, в котором оно находилось до его запуска.
- Перейдите в раздел «Главная» > «Активные рабочие процессы» или в представление «Хронология рабочих процессов».
- Щелкните меню «Действия» и выберите «Отменить рабочий процесс».
- Если потребуется, укажите комментарий по поводу отмены.
- В диалоговом окне нажмите «Продолжить».
Замените владельца рабочего процесса.
При наличии необходимых прав доступа вы можете заменить владельца активного рабочего процесса. Vault переназначит все текущие задачи, назначенные группе участников «Владелец рабочего процесса», новому владельцу, и все будущие задачи будут назначаться новому владельцу.
- В меню « Действия» рабочего процесса выберите «Заменить владельца рабочего процесса».
- В диалоговом окне выберите пользователя, который заменит текущего владельца рабочего процесса. В качестве заменяющих владельцев могут быть только пользователи, имеющие разрешения на запуск этого типа рабочего процесса.
- Нажмите «Отправить».
Участники рабочего процесса электронной почты
Это действие позволяет отправить электронное письмо одному или нескольким участникам рабочего процесса, чтобы напомнить им о приближающихся или просроченных сроках выполнения задач или уведомить их об изменениях в рабочем процессе.
- Перейдите в раздел «Главная» > «Активные рабочие процессы», в режим просмотра временной шкалы на странице информации о документе или в панель «Активные рабочие процессы».
- В меню « Действия» рабочего процесса выберите «Отправить электронное письмо участникам».
- В диалоговом окне выберите получателей электронного письма.
- В поле «Сообщение» введите сообщение.
- Чтобы указать себя в качестве получателя, установите флажок «Отправить копию себе».
- Нажмите «Отправить».
Группы участников
При отправке электронных писем участникам рабочего процесса вы можете увидеть следующие группы получателей, доступные для выбора:
- Доступные владельцы задач: Пользователи, у которых есть задача, готовая к принятию.
- Владельцы выполненных задач: Пользователи, которые выполнили текущую или предыдущую задачу.
- Владельцы ожидающих задач: Пользователи или группы, которые приняли доступную задачу, но еще не выполнили ее. Будущие задачи не учитываются.
- Владельцы невыполненных задач: Пользователи, которые еще не завершили назначенную задачу. Будущие задачи не учитываются.
