Przepływy pracy „Czytaj i Zrozum” (R&U) umożliwiają wysłanie jednego lub więcej dokumentów badanie do członków zespołu badanie. Każdy odbiorca musi potwierdzić, że przeczytał i zrozumiał każdy dokument badanie. Typowym zastosowaniem tego przepływu pracy jest rejestrowanie dowodów samokształcenia na podstawie dokumentu lub nagrania wideo.

Wymagania wstępne

Przed rozpoczęciem przepływu pracy „Odczyt i zrozumienie” muszą być spełnione następujące wymagania wstępne:

• Dokument musi korzystać z cykli życia dokumentu: od wersji roboczej do wersji ostatecznej, od wersji roboczej do zatwierdzonej do użycia, od wersji roboczej do bieżącej lub od wersji roboczej do obowiązującej. Zapoznaj się z kolumną „Dostępne przepływy pracy w stanie ustalonym” w arkuszu kalkulacyjnym „Odniesienia do typów dokumentów”, aby sprawdzić, które konkretne typy dokumentów są kwalifikowane.
• Dokument musi znajdować się w stanie ustalonym (na przykład Ostateczny, Bieżący, Zatwierdzony do użytku lub Obowiązujący ).
• Pracownik otrzymujący musi być przydzielony do odpowiedniego badanie.

Inicjowanie przepływu pracy „Odczyt i zrozumienie”

1. Rozpocznij przepływ pracy „Odczyt i zrozumienie” dla:
   • Dokument indywidualny:
     • Wybierz dokument, który chcesz wysłać.
     • Z menu Akcje przepływu pracy wybierz opcję Wyślij do odczytu i zrozumienia.
   • Wiele dokumentów:
     • Dodaj do koszyka dokumenty do wysłania.
     • Uzyskaj dostęp do swojego koszyka.
     • Wybierz opcję Rozpocznij przepływ pracy z menu Akcje koszyka. Wybierz opcję Wyślij do odczytu i zrozumienia, a następnie wybierz opcję Kontynuuj.
2. W oknie dialogowym wprowadź opis. SiteVault używa tej wartości jako nazwy zadania „Envelope”.
3. Wybierz odbiorców zadania.
4. Jeśli to możliwe, dodaj instrukcje dotyczące zadania. Instrukcje te pojawią się w powiadomieniach „ Wszystkie” i „Moje zadania”, a także na wstążce zadań dokumentu.
5. Wybierz termin.
6. Kliknij przycisk Start. SiteVault wyśle ​​członkom zespołu badanie powiadomienie o konieczności ukończenia zadania.

Wysyłanie szkoleń zbiorczo

Ukończenie zadania szkoleniowego

Jako odbiorca zadania wymagającego przeczytania i zrozumienia musisz poświadczyć, że przeczytałeś i zrozumiałeś każdy z dołączonych dokumentów.

1. W widoku Moje zadania na karcie Strona główna wybierz zadanie. Wszystkie dokumenty zawarte w zadaniu zostaną otwarte w przeglądarce wielu dokumentów.
2. Wyświetl dokument, wybierając go z listy uwzględnionych dokumentów. Po zakończeniu przeglądania dokumentu wybierz link „Zadanie dokumentu” dla tego dokumentu.
3. Wybierz werdykt, aby potwierdzić, że przeczytałeś i zrozumiałeś ten dokument, a następnie wybierz opcję Zapisz.
4. Powtórz kroki 2 i 3 dla każdego dołączonego dokumentu. Po zakończeniu wybierz opcję „Zakończ” przy zadaniu, a następnie wybierz opcję „Zakończ” w oknie dialogowym.

Wypełnianie koperty szkoleniowej

Uruchom raport historii odczytu i zrozumienia

Raport historii odczytu i zrozumienia (czasami nazywany raportem szkoleniowym) umożliwia przeglądanie lub eksportowanie historii przepływu pracy odczytu i zrozumienia dokumentu.

• Raport można wyeksportować do formatu CSV, Excel lub PDF (w celu udostępnienia sponsorom lub organizacjom badawczym).
• W raporcie odwołuje się do dokumentu za pomocą numeru dokumentu, a nie nazwy dokumentu, ponieważ nazwa dokumentu będzie obejmować ostatnio zatwierdzoną wersję dokumentu, która może nie być wersją wydaną w ramach przepływu pracy Odczyt i zrozumienie.
• Raport można uruchomić z menu Wszystkie akcje (…) lub z widoku osi czasu.

Eksportowanie raportu szkoleniowego

Informacje dodatkowe

• Pole Status R&U w metadanych dokumentu wskazuje, czy dokument został rozesłany w ramach zadania „Odczyt i zrozumienie” (lub czy obecnie znajduje się w obiegu).
• Pole Data wysłania R&U w metadanych dokumentu wskazuje datę wysłania dokumentu w celu wykonania zadania Odczyt i zrozumienie.