Overzicht

In een tabelvormig rapport vertegenwoordigt elke rij een afzonderlijk record: een document, een documentversie, een onderzoek, een product, enzovoort. Rapporten met meerdere rapportageobjecten tonen rijen gegroepeerd op basis van het primaire object.

Kolommen toevoegen

Nieuwe rapporten bevatten standaard een kolom met het veld Naam voor elk rapportageobject. U kunt kolommen toevoegen om extra velden weer te geven.

1. Selecteer Kolom(men) bewerken.
2. In het dialoogvenster Weer te geven kolom bewerken worden velden gegroepeerd en van een kleurcode voorzien op basis van het gerelateerde object (Product, Document, enz.).
3. Selecteer velden uit Beschikbare kolommen en verplaats ze naar Weergegeven kolommen. Let op: de link Herstellen zet de weergegeven kolommen terug naar de laatst opgeslagen waarden.
4. Selecteer Opslaan.

Limieten voor rijtekens

Er is geen maximum aantal kolommen. SiteVault staat maximaal 21.884 tekens per rij toe. In sommige gevallen kunnen gebruikers de volgende foutmelding zien wanneer ze het rapport proberen uit te voeren: "Het totale aantal tekens in sommige rapportrijen overschrijdt het maximum. Verwijder enkele kolommen en voer het rapport opnieuw uit." Bepaalde veldtypen (keuzelijst, objectverwijzingen en gebruikersverwijzingen) gebruiken een groot aantal tekens. Houd bij het maken of bewerken van rapporten rekening met hoeveel van deze velden u opneemt; meer dan ~10 kan tot fouten leiden.

Kolomaliassen instellen

U kunt een kolom in de rapportviewer hernoemen en rapportresultaten exporteren door een kolomalias in te stellen. Dit is alleen beschikbaar als u tijdens het maken van het rapport Filter- en kolomaliassen inschakelen selecteert onder Geavanceerde opties.

1. Selecteer het potloodpictogram in de kolomkop.
2. Voer een alias in. Verwijder de alias door op Wissen te klikken.
3. Selecteer OK.

Groepen toevoegen

Gebruik groepen om uw documenten te ordenen op een specifiek veld. U kunt maximaal twee groeperingsniveaus maken. U kunt bijvoorbeeld een documentrapport groeperen op product en vervolgens op marketingcampagne.

1. Selecteer het vervolgkeuzemenu Groepeer rijen op en kies een veld.
2. Voeg een secundaire groepering toe door Veld toevoegen om op te groeperen te selecteren en een ander groeperingsveld te kiezen.
3. Selecteer Opslaan.

Functies op velden definiëren

Als u rijen in een tabelrapport groepeert, kunt u meerdere aggregatiefuncties toevoegen aan tekst-, getal- en datumvelden. U kunt slechts één functie per veld selecteren. SiteVault ondersteunt geen aggregatiefuncties voor lange tekstvelden of velden met rich text. Om een aggregatiefunctie toe te voegen, selecteert u de vervolgkeuzelijst Functie bij een groepering in de rapporteditor en selecteert u een functie.

Resultaten sorteren

Rapporten worden standaard gesorteerd op de waarde Naam voor het primaire rapportageobject. U kunt een andere sorteervolgorde instellen.

Om resultaten voor het primaire rapportageobject te sorteren:

1. Selecteer een kolomkop om op die kolom te sorteren. SiteVault sorteert (oplopend) op de waarde van deze kolom.
2. Om aflopend te sorteren, selecteert u de kolomkop opnieuw. De kolomkop toont een pijl die de huidige sortering aangeeft (omhoog voor oplopend en omlaag voor aflopend).
3. Selecteer Opslaan.

Als u een groepering toepast op rapportrijen, kunt u de sorteervolgorde voor de groepen instellen:

1. Kies een sorteervolgorde in de vervolgkeuzelijst Groepen sorteren op.
2. Selecteer Opslaan.

U kunt ook sorteren op elk veld van een object waarnaar het primaire rapportageobject verwijst.

Kolombreedte instellen

Door een kolombreedte te definiëren in de rapportbuilder, slaat SiteVault de instelling op en past deze toe wanneer een gebruiker het rapport bekijkt. Gebruikers kunnen de kolombreedte ook wijzigen tijdens het bekijken, maar deze wijzigingen worden niet opgeslagen.

1. Verplaats de cursor naar de lijn tussen twee kolommen.
2. Versleep de lijn om de grootte van de kolommen te wijzigen.
3. Selecteer Opslaan.