Aan de slag

Leer hoe u SiteVault kunt gebruiken en ga snel aan de slag

Zoeken

SiteVault maakt gebruik van een krachtige zoekmachine om u te helpen bij het vinden van documenten en bijlagen. U kunt basiszoekopdrachten uitvoeren via de primaire zoekbalk of gedetailleerdere zoekopdrachten uitvoeren met Geavanceerd zoeken. Via de primaire zoekbalk kunt u mogelijk ook het documenttype selecteren dat u wilt vinden.

Over document zoeken

Bij het zoeken naar documenten selecteert u in de zoekbalk 'Alle documenten' of een specifiek documenttype. De documentzoekfunctie vindt documenten met veldwaarden die overeenkomen met de zoektermen en markeert vervolgens de overeenkomende tekst in de zoekresultaten. De zoekfunctie en markering omvatten alle woorden die als synoniemen voor uw zoektermen zijn geconfigureerd, evenals woorden die overeenkomen met een stam.

Voor gedetailleerdere zoekopdrachten, bijvoorbeeld naar de inhoud van documenten (volledige tekst zoeken) en bijlagen, kunt u Geavanceerd zoeken gebruiken.

In sommige situaties zet SiteVault uw zoektermen om in relevante filters met behulp van Smart Filtering.

Over het zoeken naar rapporten

Om in rapporten te zoeken, selecteert u 'Rapporten' in de zoekbalk. SiteVault zoekt in de rapportnaam, het rapporttype, de beschrijving en de meeste velden. SiteVault geeft de overeenkomende rapporten weer in een gefilterde weergave op het tabblad 'Rapporten'. Om deze weergave op te slaan voor toekomstig gebruik, klikt u op 'Weergave opslaan als'.

Met Eenvoudig zoeken kunt u eenvoudige zoekopdrachten uitvoeren door binnen documentvelden te zoeken.

  1. Selecteer in het vervolgkeuzemenu van de zoekbalk de documenten die u wilt doorzoeken.
  2. Klik in het zoekveld in de primaire navigatiebalk. SiteVault geeft automatisch de meest recent bekeken documenten weer. Als u een van deze documenten zoekt, klikt u erop in de voorbeeldlijst. Zo niet, ga dan verder met de volgende stappen.
  3. Begin met het typen van een of meer termen in het zoekvak. Om een ​​exacte zoekreeks te zoeken, plaatst u dubbele aanhalingstekens rond de termen ( "patiëntenvoorlichting" ). De voorbeeldlijst wordt bijgewerkt met elk ingevoerd teken om zoektermen en maximaal vijf (5) relevante resultaten te suggereren.
  4. Selecteer een document uit de voorbeeldlijst en druk op Enter om alle resultaten te bekijken, of klik op Geavanceerd zoeken om een ​​complexere zoekopdracht uit te voeren.
  5. Optioneel: Als de set zoekresultaten te groot is, kunt u filters toepassen op de pagina met zoekresultaten om het document gemakkelijker te vinden. SiteVault behoudt de filterinstellingen wanneer u uw zoekopdracht wijzigt, een nieuwe zoekopdracht start of een geavanceerde zoekopdracht start.
  6. Klik op de pagina met zoekresultaten op de documentnaam om het te bekijken.

Als de set zoekresultaten te groot is, kunt u filters op de pagina met zoekresultaten toepassen om specifieke documenten te vinden. SiteVault behoudt de filterinstellingen wanneer u uw zoekopdracht wijzigt of een nieuwe zoekopdracht start.

Wanneer u in de meeste gedeelten van SiteVault op het zoekveld klikt, wordt standaard gezocht in alle documenten op het tabblad Bibliotheek.

Met Geavanceerd zoeken kunt u complexere zoekopdrachten uitvoeren op documenten. U kunt zoeken in specifieke velden, waaronder bijlagen, de zoekoperator wijzigen en zoeken in de inhoud van het document.

  1. Klik op het verrekijkerpictogram in de zoekbalk of klik op Geavanceerd zoeken in de voorbeeldlijst. SiteVault behoudt de filterinstellingen wanneer u een geavanceerde zoekopdracht start.
  2. Vul zoveel criteria in als nodig. Indien geconfigureerd, kunt u een uitgebreide zoekopdracht uitvoeren op een specifiek tabblad of een specifieke collectie door deze te selecteren in de vervolgkeuzelijst ' Zoeken in '.
  3. Om naast de veldspecifieke zoekopdracht die u hebt ingevoerd ook een algemene zoekopdracht uit te voeren, selecteert u 'Inhoud opnemen in zoekbereik' en voert u de zoektermen in in het veld ' Een van deze woorden' of 'Alle van deze woorden', afhankelijk van welke zoekoperator u wilt gebruiken. U kunt beide velden gebruiken indien nodig.

Standaard wordt alleen gezocht in documenten en documentvelden. Selecteer 'Inhoud opnemen' om ook documentinhoud op te nemen bij Geavanceerd zoeken. Selecteer 'Bijlagen opnemen' om te zoeken naar overeenkomsten in documentbijlagen.

Als u een zoekterm invoert in het veld Alle woorden en zowel Inhoud opnemen als Bijlagen opnemen selecteert, voert SiteVault een aparte zoekopdracht uit voor elk zoekbereik. Daarnaast wordt er een derde zoekopdracht uitgevoerd in de metadata van het document. De zoekterm moet in ten minste één van de zoekbereiken voorkomen om resultaten te genereren.

Zoeken binnen een opgeslagen weergave

Met SiteVault kunt u zoeken binnen elke standaardweergave of opgeslagen weergave, waarbij alle filters en weergave-instellingen behouden blijven tijdens het zoeken. Selecteer hiervoor de weergave waarin u wilt zoeken. De naam van de weergave verschijnt in de zoekbalk om aan te geven in welke weergave u zoekt.

Nadat u uw zoekresultaten heeft ontvangen, kunt u doorgaan met het toevoegen en verwijderen van filters. Klik op Weergave opslaan om de weergave bij te werken met nieuwe filterinstellingen.

SiteVault past geen slimme filtering toe als er al minimaal één filter is toegepast.

Over ontbrekende documenten

Als u een document niet kunt vinden via de zoekfunctie, zijn er verschillende mogelijkheden:

  • U hebt geen toestemming om het document te bekijken. Alleen documenten waarvoor u wel toestemming hebt, worden in uw zoekresultaten weergegeven. U kunt een rol op het document toegewezen krijgen die geen rechten heeft voor de huidige status van het document.
  • Uw zoekterm komt niet overeen vanwege een spelfout in uw zoekopdracht, de velden van het document of de inhoud van het document. SiteVault stelt geen alternatieve spellingen voor, zoals Google Zoeken.
  • Het document bestaat niet of is verwijderd.

Beperkingen

De maximale lengte van elke zoekterm is 250 tekens.

SiteVault
Feedback