SiteVault maakt gebruik van een krachtige zoekmachine om u te helpen documenten en bijlagen te vinden. U kunt eenvoudige zoekopdrachten uitvoeren via de hoofdzoekbalk of meer gedetailleerde zoekopdrachten uitvoeren met behulp van de geavanceerde zoekfunctie. Via de hoofdzoekbalk kunt u mogelijk ook het type document selecteren waarnaar u op zoek bent.
Over documentzoekopdrachten
Bij het zoeken naar documenten selecteert u ' Alle documenten' of een specifiek documenttype in de zoekbalk. De documentzoekfunctie vindt documenten met veldwaarden die overeenkomen met de zoektermen en markeert vervolgens de overeenkomende tekst in de zoekresultaten. De zoekopdracht en markering omvatten alle woorden die als synoniemen voor uw zoektermen zijn ingesteld, evenals woorden die overeenkomen via stemming.
Voor meer gedetailleerde zoekopdrachten, inclusief documentinhoud (volledige tekstzoekopdracht) en bijlagen, kunt u de geavanceerde zoekfunctie gebruiken.
In sommige gevallen zet SiteVault uw zoektermen om in relevante filters met behulp van slimme filtering.
Over het zoeken in rapporten
Om in rapporten te zoeken, selecteert u 'Rapporten' in de zoekbalk. SiteVault zoekt in de naam van het rapport, het rapporttype, de beschrijving en de meeste velden. SiteVault toont de overeenkomende rapporten in een gefilterde weergave op het tabblad 'Rapporten'. Om deze weergave voor later gebruik op te slaan, klikt u op 'Weergave opslaan als'.
Basis zoeken gebruiken
Met de basiszoekfunctie kunt u eenvoudige zoekopdrachten uitvoeren door te zoeken binnen documentvelden.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu van de zoekbalk de documenten waarin u wilt zoeken.
- Klik in het zoekveld in de hoofdnavigatiebalk. SiteVault toont automatisch de meest recent bekeken documenten. Als u een van deze documenten zoekt, klikt u erop in de voorbeeldlijst. Zo niet, ga dan verder met de volgende stappen.
- Begin met het typen van een of meer termen in het zoekvak. Om naar een exacte tekenreeks te zoeken, plaatst u dubbele aanhalingstekens rond de termen ( bijvoorbeeld “patiënteneducatie” ). De voorbeeldlijst wordt bijgewerkt met elk teken dat u invoert en geeft suggesties voor zoektermen en maximaal vijf (5) relevante resultaten.
- Selecteer een document uit de voorbeeldlijst, druk op Enter om alle resultaten te bekijken, of klik op Geavanceerd zoeken om een complexere zoekopdracht uit te voeren.
- Optioneel: Als de zoekresultaten te groot zijn, kunt u filters toepassen op de pagina met zoekresultaten om het document gemakkelijker te vinden. SiteVault bewaart de filterinstellingen wanneer u uw zoekopdracht wijzigt, een nieuwe zoekopdracht start of een geavanceerde zoekopdracht uitvoert.
- Klik op de documentnaam op de pagina met zoekresultaten om het document te bekijken.
Als de zoekresultaten te groot zijn, kunt u filters toepassen op de pagina met zoekresultaten om specifieke documenten te vinden. SiteVault bewaart de filterinstellingen wanneer u uw zoekopdracht wijzigt of een nieuwe zoekopdracht start.
Wanneer je in de meeste delen van SiteVault op het zoekveld klikt, wordt standaard gezocht in alle documenten op het tabblad Bibliotheek.
Gebruik maken van de geavanceerde zoekfunctie
Met de geavanceerde zoekfunctie kunt u complexere zoekopdrachten uitvoeren in documenten door te zoeken binnen specifieke velden, inclusief bijlagen, door de zoekoperator te wijzigen en door te zoeken in de documentinhoud.
- Klik op het verrekijkerpictogram in de zoekbalk of op 'Geavanceerd zoeken' in de zoekresultatenlijst. SiteVault bewaart de filterinstellingen wanneer u een geavanceerde zoekopdracht start.
- Vul zoveel criteria in als nodig is. Indien geconfigureerd, kunt u een uitgebreidere zoekopdracht uitvoeren op een specifiek tabblad of een specifieke verzameling door deze te selecteren in het vervolgkeuzemenu ' Zoeken in'.
- Om naast de veldspecifieke zoekopdracht die u hebt ingevoerd ook een algemene zoekopdracht uit te voeren, selecteert u 'Inhoud in het zoekbereik opnemen' en voert u de zoektermen in in het veld ' Een van deze woorden' of 'Alle van deze woorden', afhankelijk van de zoekoperator die u wilt gebruiken. U kunt indien nodig beide velden gebruiken.
Standaard worden alleen documenten en documentvelden meegenomen in de zoekopdracht. Selecteer 'Inhoud meenemen' om ook de documentinhoud mee te nemen in de geavanceerde zoekfunctie. Selecteer 'Bijlagen meenemen' om te zoeken naar overeenkomsten in documentbijlagen.
Als u een zoekterm invoert in het veld 'Alle woorden' terwijl zowel 'Inhoud opnemen' als 'Bijlagen opnemen' zijn geselecteerd, voert SiteVault een aparte zoekopdracht uit voor elk zoekbereik. Daarnaast wordt er een derde zoekopdracht uitgevoerd in de metadata van het document. De zoekterm moet in ten minste één van de zoekbereiken voorkomen om resultaten te genereren.
Zoeken binnen een opgeslagen weergave
Met SiteVault kunt u zoeken binnen elke standaard of opgeslagen weergave, waarbij alle filters en weergave-instellingen behouden blijven tijdens het zoeken. Selecteer hiervoor de weergave waarin u wilt zoeken. De naam van de weergave verschijnt in de zoekbalk, zodat u weet in welke weergave u zoekt.
Nadat u uw zoekresultaten hebt ontvangen, kunt u filters blijven toevoegen en verwijderen. Klik op 'Weergave opslaan' om de weergave bij te werken met de nieuwe filterinstellingen.
SiteVault past geen slimme filters toe als er al minstens één filter actief is.
Over ontbrekende documenten
Als u een document niet kunt vinden via de zoekfunctie, zijn er verschillende mogelijkheden:
- U hebt geen toestemming om het document te bekijken. Alleen documenten waarvoor u wel toestemming hebt, worden weergegeven in uw zoekresultaten. Het kan voorkomen dat u een rol hebt toegewezen gekregen voor het document, terwijl u voor de huidige status van het document geen machtigingen hebt.
- Uw zoekterm komt niet overeen vanwege een spelfout in uw zoekopdracht, de velden van het document of de inhoud van het document. SiteVault stelt geen alternatieve spellingen voor, zoals Google dat wel doet.
- Het document bestaat niet of is verwijderd.
Beperkingen
De maximale lengte van elke zoekterm is 250 tekens.
