Documentlevenscycli zijn de reeksen van staten ( Concept, In Review, etc.) die een document doorloopt tijdens zijn leven. Een levenscyclus kan eenvoudig zijn (twee staten waarbij gebruikers handmatig tussen staten moeten bewegen) of complex (meerdere staten met verschillende beveiliging en workflows die het document automatisch naar een andere staat verplaatsen).

Levenscycli van documenten

Elk document heeft een levenscyclus. Omdat levenscycli het gedrag van een document bepalen, is het belangrijk om de juiste levenscyclus aan een document te koppelen. In SiteVault zijn levenscycli gekoppeld aan een of meer documenttypen. Documenten erven alle bedrijfsregels die aan de levenscyclus zijn gekoppeld, wat zorgt voor een herhaalbaar proces dat minimale inspanning vereist.

Levenscyclusstaten

De geordende statussen binnen een levenscyclus vertegenwoordigen de fasen die een document doorloopt terwijl gebruikers het maken, beoordelen, goedkeuren en uiteindelijk archiveren of vervangen. Een set bedrijfsregels is van toepassing op elke status en definieert wat er met het document in die status gebeurt. SiteVault past ze automatisch toe op elk document dat de status binnengaat.

Verhuizen tussen staten

Documenten worden op verschillende manieren tussen staten verplaatst:

• Een gebruiker wijzigt expliciet de status van het document met behulp van een geconfigureerde gebruikersactie. Dit kan gebeuren op een individueel document of als onderdeel van een bulkactie.
• Een document komt in een workflow terecht waarbij de workflowconfiguratie een of meer statuswijzigingen bevat.
• Een document wordt automatisch verplaatst als gevolg van een statuswijziging in een gerelateerd document.

In alle gevallen voert SiteVault automatisch de bedrijfslogica uit die aan de nieuwe status is gekoppeld. Let op: de namen van de opties voor statuswijziging en startworkflow kunnen variëren. Nadat u de status van een document hebt gewijzigd, moet u mogelijk de pagina vernieuwen om de nieuwe status te bekijken.

Levenscyclusfasen en fasegroepen

Met Lifecycle Stages kunnen organisaties document- en objectlevenscyclusstatussen groeperen in geordende verzamelingen van fasen. Vault geeft vervolgens visueel de huidige fase van een document- of objectrecord weer op de Doc Info-pagina via het Lifecycle Stages Chevron-paneel. Door te klikken op de actieve fase wordt workflowinformatie voor het huidige document weergegeven, inclusief eventuele open taken.