Documentlevenscycli zijn de opeenvolgingen van statussen ( Concept, In beoordeling, enz.) die een document doorloopt gedurende zijn levensduur. Een levenscyclus kan eenvoudig zijn (twee statussen waartussen gebruikers handmatig moeten schakelen) of complex (meerdere statussen met verschillende beveiligingsmaatregelen en workflows die het document automatisch naar een andere status verplaatsen).
Documentlevenscycli
Elk document heeft een levenscyclus. Omdat levenscycli het gedrag van een document bepalen, is het belangrijk om de juiste levenscyclus aan een document te koppelen. In SiteVault zijn levenscycli gekoppeld aan een of meer documenttypen. Documenten erven alle bedrijfsregels die aan de levenscyclus zijn gekoppeld, waardoor een herhaalbaar proces met minimale inspanning wordt gegarandeerd.
Levenscyclusstaten
De geordende statussen binnen een levenscyclus vertegenwoordigen de fasen die een document doorloopt wanneer gebruikers het aanmaken, beoordelen, goedkeuren en uiteindelijk archiveren of vervangen. Voor elke status geldt een set bedrijfsregels die bepalen wat er met het document in die status gebeurt. SiteVault past deze regels automatisch toe op elk document dat de betreffende status bereikt.
Verhuizen tussen staten
Documenten worden op verschillende manieren tussen staten verplaatst:
- Een gebruiker wijzigt expliciet de status van een document met behulp van een geconfigureerde gebruikersactie. Dit kan gebeuren voor een individueel document of als onderdeel van een bulkactie.
- Een document komt in een workflow terecht waarbij de workflowconfiguratie een of meer statuswijzigingen omvat.
- Een document wordt automatisch verplaatst als gevolg van een statuswijziging van een gerelateerd document.
In alle gevallen voert SiteVault automatisch de bedrijfslogica uit die is gekoppeld aan de nieuwe status. Houd er rekening mee dat de namen van de opties voor statuswijziging en het starten van de workflow kunnen variëren. Nadat u de status van een document hebt gewijzigd, moet u mogelijk de pagina vernieuwen om de nieuwe status te bekijken.
Levenscyclusfasen en fasegroepen
Met Levenscyclusfasen kunnen organisaties de levenscyclusstatussen van documenten en objecten groeperen in geordende verzamelingen van fasen. Vault visualiseert vervolgens de huidige fase van een document- of objectrecord op de pagina Documentinfo via het pijlpaneel Levenscyclusfasen. Door op de actieve fase te klikken, wordt workflowinformatie voor het huidige document weergegeven, inclusief eventuele openstaande taken.
