Levenscycli van documenten zijn de opeenvolgende statussen ( Concept, In beoordeling, enz.) die een document doorloopt tijdens zijn levenscyclus. Een levenscyclus kan eenvoudig zijn (twee statussen waarbij gebruikers handmatig tussen statussen moeten schakelen) of complex (meerdere statussen met verschillende beveiliging en workflows die het document automatisch naar een andere status verplaatsen).
Levenscycli van documenten
Elk document heeft een levenscyclus. Omdat levenscycli het gedrag van een document bepalen, is het belangrijk om de juiste levenscyclus aan een document te koppelen. In SiteVault zijn levenscycli gekoppeld aan een of meer documenttypen. Documenten nemen alle bedrijfsregels over die aan de levenscyclus zijn gekoppeld, wat zorgt voor een herhaalbaar proces dat minimale inspanning vereist.
Levenscyclusstaten
De geordende statussen binnen een levenscyclus vertegenwoordigen de fasen die een document doorloopt wanneer gebruikers het aanmaken, beoordelen, goedkeuren en uiteindelijk archiveren of vervangen. Op elke status is een set bedrijfsregels van toepassing die definieert wat er met het document in die status gebeurt. SiteVault past deze automatisch toe op elk document dat de status bereikt.
Verhuizen tussen staten
Documenten worden op verschillende manieren tussen staten verplaatst:
- Een gebruiker wijzigt expliciet de status van een document met behulp van een geconfigureerde gebruikersactie. Dit kan gebeuren voor een individueel document of als onderdeel van een bulkactie.
- Een document komt in een workflow terecht waarbij de workflowconfiguratie één of meer statuswijzigingen bevat.
- Een document wordt automatisch verplaatst als gevolg van een statuswijziging in een gerelateerd document.
In alle gevallen voert SiteVault automatisch de bedrijfslogica uit die aan de nieuwe status is gekoppeld. Houd er rekening mee dat de namen van de opties voor statuswijziging en het starten van de workflow kunnen variëren. Nadat u de status van een document hebt gewijzigd, moet u de pagina mogelijk vernieuwen om de nieuwe status te bekijken.
Levenscyclusfasen en fasegroepen
Levenscyclusfasen stellen organisaties in staat om de levenscyclusstatussen van documenten en objecten te groeperen in geordende verzamelingen van fasen. Vault geeft vervolgens de huidige fase van een document of objectrecord visueel weer op de pagina Docinfo via het Chevron-paneel Levenscyclusfasen. Door op de actieve fase te klikken, wordt workflowinformatie voor het huidige document weergegeven, inclusief eventuele openstaande taken.