Met een workflow voor meerdere documenten kunt u gelijktijdig meerdere documenten via een workflow naar meerdere deelnemers verzenden.
SiteVault biedt workflows voor meerdere documenten, gebaseerd op de volgende mogelijkheden:
- Lezen en begrijpen: Stuur een of meer studiedocumenten naar de leden van het studieteam. Iedere ontvanger moet bevestigen dat hij/zij elk studiedocument heeft gelezen en begrepen.
- Ter beoordeling verzenden: Stuur een of meerdere documenten naar collega's die feedback kunnen geven met behulp van de annotatietool.
- Verzenden voor elektronische handtekening: Verstuur een of meerdere documenten naar meerdere ondertekenaars ter goedkeuring van een document (niet voor toezicht op de PI ).
Documenten selecteren
- Werkstromen starten vanuit de bibliotheek: Wanneer u een documentwerkstroom start vanuit de bibliotheek, neemt SiteVault alle documenten in uw huidige weergave op. Als u bijvoorbeeld een werkstroom start vanuit Favorieten, neemt SiteVault alle documenten in uw Favorieten op in de documentwerkstroom. Als u een zoekopdracht uitvoert of filters toepast voordat u de werkstroom start, neemt SiteVault alleen de overeenkomende documenten op.
- Werkstromen starten vanuit het winkelmandje: Wanneer u een documentwerkstroom start vanuit het winkelmandje, neemt SiteVault alle documenten in uw winkelmandje mee. Hierdoor kunt u de documenten selecteren die u in de documentwerkstroom wilt opnemen.
Beperkingen van workflows met meerdere documenten
- Sommige documentworkflows zijn alleen beschikbaar in specifieke fasen van de documentlevenscyclus.
-
U kunt in de volgende situaties geen documentworkflow starten:
- Als een van de geselecteerde documenten zich al in een actieve workflow bevindt
- Als er meer dan 100 documenten zijn geselecteerd
- Als een documentworkflow is gekoppeld aan een specifieke levenscyclus, kan de workflow alleen documenten in een bepaalde status of met specifieke geconfigureerde velden toestaan. U kunt de workflow niet starten als een of meer documenten niet aan de opgegeven voorwaarden voldoen.
Workflowtaken voor meerdere documenten
Start een workflow voor meerdere documenten.
- Filter de geselecteerde documenten in de bibliotheek of winkelwagen.
- Selecteer in het menu Acties de optie Werkstroom starten. U kunt maximaal 100 documenten in de werkstroom opnemen.
- Selecteer in het startdialoogvenster een specifieke workflow in het vervolgkeuzemenu Workflow. SiteVault toont alleen workflows die actief en geldig zijn voor de geselecteerde documenten.
- Selecteer Doorgaan.
- Geef desgevraagd een beschrijving op. SiteVault gebruikt deze waarde als naam voor het enveloprecord.
- Wijs de taakontvanger(s) toe.
- Voeg, indien mogelijk, taakinstructies toe. Deze instructies verschijnen in de meldingen ' Alle taken' en 'Mijn taken', evenals in het takenoverzicht van het document.
- Vul alle verplichte veldwaarden of variabelen in.
- Selecteer Start.
Voltooi de toegewezen taken.
Binnen een documentworkflow kunnen er taken zijn waarbij u voor elk document in de workflow-envelop een taakbeoordeling moet geven. In de documentviewer kunt u eenvoudig zien welke documenten u al hebt bekeken. De titels van documenten die u nog niet hebt bekeken, worden vetgedrukt weergegeven, terwijl de titels van bekeken documenten niet vetgedrukt zijn.
- Nadat je een documentworkflow hebt gestart, ga je naar Home > Mijn taken.
- Klik op de knop Voltooien of Doorgaan om de documentworkflowviewer te openen.
- Als er een taak beschikbaar is: klik in de workflowheader op Accepteren. Houd er rekening mee dat u, nadat u een taak hebt geaccepteerd, op 'Acceptatie ongedaan maken' kunt klikken om de taak vrij te geven. Zodra de taak is vrijgegeven, is deze weer beschikbaar voor alle toegewezen gebruikers.
- Klik op de knop 'Voltooien' in de workflowheader.
- Er verschijnt een bevestigingsvenster. Lees het bericht en klik op Voltooien om verder te gaan.
- Als uw workflow om een elektronische handtekening vraagt: Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in om een elektronische handtekening te plaatsen.
Tijdlijnweergave voor documentworkflows
De pagina met documentworkflowtaken bevat de optie Tijdlijnweergave, waarmee u een overzicht krijgt van workflowgerelateerde gebeurtenissen. De tijdlijnweergave toont maximaal 100 taken.
Tijdlijnweergave openen
Om deze weergave te openen binnen een taakpagina van een documentworkflow, klikt u op de knop Tijdlijnweergave in de werkbalk voor het selecteren van de lay-out.
Acties in de tijdlijnweergave
Vanuit de tijdlijnweergave kunt u op 'Workflowgeschiedenisrapport bekijken' klikken voor een workflowregel om de workflow- en taakdetails in een rapport te bekijken. U kunt ook de actiemenu's van actieve workflows en taken gebruiken om toegang te krijgen tot gerelateerde opties zoals 'Workflow annuleren', 'Taak annuleren', 'Deelnemers toevoegen', 'Vervaldatum bijwerken' en 'Opnieuw toewijzen'.
De vervaldatums van taken bijwerken
- Ga naar de tijdlijnweergave van de workflow.
- Selecteer in het menu ' Acties' van de taakdetails de optie 'Vervaldatum van de taak bijwerken'.
- Selecteer in het dialoogvenster een nieuwe datum in het veld 'Vervaldatum taak'.
- Klik op Bijwerken.
- Vault stelt de taakeigenaar op de hoogte van de bijgewerkte deadline.
Documenten verwijderen
Wanneer u een document uit een documentworkflow verwijdert, gebruikt Vault de status 'Workflow annuleren' om het document naar een geschikte levenscyclusstatus te verplaatsen. Als de envelop slechts één document bevat, kunt u dit niet verwijderen.
- Beweeg de muis over de naam van het document in de lijst aan de linkerkant van de viewer.
- Klik op het X- pictogram.
- Klik in het bevestigingsvenster op Doorgaan om te bevestigen. Deze actie is onomkeerbaar.
Werkstromen annuleren
Soms is het nodig om een actieve workflow te stoppen en alle openstaande taken uit de deelnemerslijsten te verwijderen. Wanneer u een workflow annuleert, keert de workflowinhoud terug naar de staat waarin deze zich bevond voordat de workflow startte.
- Ga naar Home > Actieve workflows of naar de workflowtijdlijn.
- Klik op het menu 'Acties' en selecteer 'Werkstroom annuleren'.
- Geef desgevraagd een opmerking bij de annulering.
- Klik in het dialoogvenster op Doorgaan.
Vervang de workflow-eigenaar
Als u de juiste machtigingen hebt, kunt u de eigenaar van een actieve workflow vervangen. Vault wijst alle huidige taken die waren toegewezen aan de deelnemersgroep 'Workfloweigenaar' opnieuw toe aan de nieuwe eigenaar, en alle toekomstige taken worden ook aan de nieuwe eigenaar toegewezen.
- Selecteer in het menu Acties van de workflow de optie Workfloweigenaar vervangen.
- Selecteer in het dialoogvenster een gebruiker om de huidige eigenaar van de workflow te vervangen. Alleen gebruikers met de juiste machtigingen om dit type workflow te starten, komen in aanmerking als vervangende eigenaar.
- Klik op Verzenden.
Deelnemers aan de e-mailworkflow
Met deze actie kunt u een e-mail sturen naar een of meerdere deelnemers aan een workflow om hen te herinneren aan naderende of overschreden deadlines voor taken, of om hen op de hoogte te stellen van wijzigingen in de workflow.
- Ga naar Home > Actieve workflows, de tijdlijnweergave van de pagina Documentinformatie of het paneel Actieve workflows.
- Selecteer in het menu ' Acties' van de workflow de optie 'Deelnemers e-mailen'.
- Kies in het dialoogvenster de ontvangers van de e-mail.
- Voer in het veld 'Bericht' een bericht in.
- Om uzelf als ontvanger toe te voegen, vinkt u het vakje 'Een kopie naar mezelf sturen' aan.
- Klik op Verzenden.
Deelnemersgroepen
Wanneer u e-mails verstuurt naar deelnemers aan een workflow, ziet u mogelijk de volgende ontvangersgroepen waaruit u kunt kiezen:
- Beschikbare taakeigenaren: Gebruikers die een taak beschikbaar hebben om te accepteren.
- Eigenaren van voltooide taken: Gebruikers die de huidige of vorige taak hebben voltooid.
- Eigenaren van taken in afwachting: Gebruikers of groepen die een beschikbare taak hebben geaccepteerd, maar deze nog niet hebben voltooid. Toekomstige taken worden niet meegerekend.
- Eigenaren van onvoltooide taken: Gebruikers die een toegewezen taak nog niet hebben voltooid. Toekomstige taken worden niet meegerekend.
