Wanneer gebruikers documenten uploaden (en classificeren) naar de Study eBinder of ongeclassificeerde bestaande documenten in de Study eBinder classificeren, controleert het systeem automatisch bestaande documenten op overeenkomsten om de kans op het uploaden van dubbele bestanden naar uw eISF te verkleinen. Dit zorgt tevens voor een meer uniforme versiebeheerprocedure voor al uw gebruikers.
- Controles vinden alleen plaats wanneer een gebruiker een document uploadt (en classificeert) naar de Study eBinder of een ongeclassificeerd bestaand document in de Study eBinder classificeert.
- Bij het aanmaken van een document in de bibliotheek vinden geen controles plaats.
- Er vinden geen controles plaats bij het uploaden van een niet-geclassificeerd document naar de documentenmap van Study eBinder.
- Controles worden niet uitgevoerd op de volgende soorten Site -documenten: beleidsmemo's, standaardwerkprocedures en werkinstructies.
Er zijn twee soorten controles op duplicaten: controle op dubbele bestanden en controle op dubbele documenttypen.
Controle op dubbele bestanden
SiteVault controleert of het te uploaden bronbestand exact overeenkomt met het bronbestand van een bestaand document. Als er een overeenkomst wordt gevonden, krijgt u een melding met de melding en de optie om de upload te annuleren of door te gaan. Deze controle wordt uitgevoerd voor alle eISF documenttypen.
Controle op dubbele documenttypen
SiteVault controleert of de door de gebruiker ingevulde documentvelden (of metadata) overeenkomen met een bestaand document. Als er een overeenkomst wordt gevonden, krijgt u een melding met de optie om het bestaande document te upgraden, de upload te annuleren of het document als een nieuw, apart document te uploaden. Deze controle vindt alleen plaats voor specifieke documenttypen (zie hieronder).
Documenten ingeschakeld met controle op dubbele documenttypen
- 1572 of equivalent
- CV
- Delegatie van bevoegdheden
- Formulier voor geïnformeerde toestemming (blanco)
- Brochure voor onderzoekers
- IRB/IEC-naleving
- Samenstelling IRB/IEC
- Laboratoriumcertificering
- Controlebezoeklogboek
- Medische licentie
- Deelnemersregistratielogboek
- Protocol
- Handtekening en initialen
- Trainingsbewijs (niet-studiespecifiek)
