Cuando los usuarios cargan (y clasifican) documentos en el eBinder del estudio o clasifican documentos existentes sin clasificar en el eBinder del estudio, el sistema comprueba automáticamente si existen coincidencias con los documentos existentes para reducir la probabilidad de cargar archivos duplicados en su eISF. Esto también garantiza un proceso de control de versiones más uniforme para todos sus usuarios.
- Las comprobaciones se realizan únicamente cuando un usuario carga (y clasifica) un documento en el archivo electrónico del estudio o clasifica un documento existente sin clasificar en dicho archivo.
- No se realizan comprobaciones al crear un documento en la biblioteca.
- No se realizan comprobaciones al cargar un documento no clasificado en la bandeja de entrada de documentos del archivo electrónico del estudio.
- No se realizan comprobaciones en los siguientes tipos de documentos del Sitio: Memorando de política, Procedimientos operativos estándar, Instrucciones de trabajo.
Existen dos tipos de comprobaciones de duplicados: la comprobación de archivos duplicados y la comprobación de tipos de documentos duplicados.
Comprobación de archivos duplicados
SiteVault comprobará si el archivo de origen que se está cargando coincide exactamente con el archivo de origen de un documento existente. Si se encuentra una coincidencia, se le mostrará una alerta informándole de la coincidencia y la opción de cancelar o continuar con la carga. Esta comprobación se realiza en todos los tipos de documentos eISF.
Comprobación de tipo de documento duplicado
SiteVault comprobará si los campos (o metadatos) del documento introducidos por el usuario coinciden con un documento existente. Si se encuentra una coincidencia, se mostrará una alerta informándole de la misma y ofreciéndole la opción de actualizar el documento existente, cancelar la carga o cargarlo como un documento nuevo e independiente. Esta comprobación solo se realiza en determinados tipos de documentos (véase más abajo).
Documentos con comprobación de tipo de documento duplicado habilitada
- 1572 o equivalente
- CV
- Delegación de autoridad
- Formulario de consentimiento informado (en blanco)
- Folleto del investigador
- Cumplimiento del IRB/IEC
- Composición del IRB/IEC
- Certificación de laboratorio
- Registro de visitas de seguimiento
- Licencia médica
- Registro de inscripción de participantes
- Protocolo
- Firma e iniciales
- Evidencia de capacitación (no específica del estudio)
