Quando gli utenti caricano (e classificano) documenti nell'eBinder di studio o classificano documenti esistenti non classificati nell'eBinder di studio, il sistema verifica automaticamente la presenza di corrispondenze nei documenti esistenti per ridurre la probabilità di caricare file duplicati nel proprio eISF. Ciò garantisce inoltre un processo di gestione delle versioni più uniforme per tutti gli utenti.
- I controlli vengono effettuati solo quando un utente carica (e classifica) un documento nel fascicolo elettronico dello studio oppure classifica un documento esistente non classificato nel fascicolo elettronico dello studio.
- Non vengono effettuati controlli durante la creazione di un documento nella Libreria.
- Non vengono effettuati controlli durante il caricamento di un documento non classificato nella casella di posta dei documenti di Study eBinder.
- Non vengono effettuati controlli sui seguenti tipi di documenti Sede: Memorandum sulle politiche, Procedure operative standard, Istruzioni di lavoro.
Esistono due tipi di controlli per la presenza di duplicati: controllo dei file duplicati e controllo dei tipi di documento duplicati.
Controllo file duplicati
SiteVault verifica se il file sorgente caricato corrisponde esattamente al file sorgente di un documento esistente. Se viene rilevata una corrispondenza, viene visualizzato un avviso che segnala la corrispondenza e offre la possibilità di annullare o procedere con il caricamento. Questo controllo viene eseguito su tutti i tipi di documenti eISF.
Verifica del tipo di documento duplicato
SiteVault verificherà se i campi del documento inseriti dall'utente (o i metadati) corrispondono a un documento esistente. Se viene rilevata una corrispondenza, verrà visualizzato un avviso che segnala la corrispondenza e offre la possibilità di aggiornare il documento esistente, annullare il caricamento del documento o caricarlo come nuovo documento separato. Questo controllo viene eseguito solo su specifici tipi di documento (vedi sotto).
Documenti abilitati con Controllo tipi di documento duplicati
- 1572 o equivalente
- CV
- Delega di autorità
- Modulo di consenso informato (vuoto)
- Opuscolo per gli investigatori
- Conformità IRB/IEC
- Composizione del comitato etico/IRB
- Certificazione di laboratorio
- Registro delle visite di monitoraggio
- Licenza medica
- Registro di iscrizione dei partecipanti
- Protocollo
- Firma e iniziali
- Prove di formazione (non specifiche di uno studio)
