ドキュメントの認証コピーの定義: 「元の記録のコピー (使用されるメディアの種類に関係なく) で、日付付きの署名または検証済みのプロセスによる生成によって、コンテキスト、コンテンツ、構造を説明するデータを含む元の記録と同じ情報が含まれていることが検証されたもの。」 - GCP の ICH ガイドライン

SiteVault、完成したドキュメントを認証コピーとして分類するオプションが提供されています。認証コピーが必要なドキュメントの決定は、サイト/組織が行います。ドキュメントが電子ソースまたは電子健康記録 (EHR) システムからダウンロードされた場合、またはSiteVaultにアップロードされる前にスキャンされた場合、その文書はソースのコピーと見なされます。文書が元々データがキャプチャされたファイルである場合 (たとえば、来院中に.DOCX ファイルが完成した場合)、そのドキュメントはオリジナルのソースドキュメントと見なされます。

ステップ1: 新しい下書きを作成する

完成したドキュメントは、新しい下書きを作成し、完成時にコピーとして認証することでコピーとして認証できます。

1. ドキュメントライブラリ 内のドキュメントにアクセスします。
2. [すべてのアクション] メニューから、 [+ 下書きを作成] を選択します。

   

3. ファイルの作成方法を選択します。

   

4. 必要に応じて説明を入力します。
5. [作成] を選択します。

ステップ2: コピーとして確定して認証する

1. ドキュメントライブラリ 内のドキュメントにアクセスします。
2. [ すべてのアクション] メニューから、 [ステータスを {XXXX} に変更] を選択します。ここで、XXXX はドキュメントタイプの最終ステータスです。

   

3. ドキュメントの日付 を選択します。
4. 必要に応じて説明を入力します。
5. [追加アクション] ドロップダウンから、 [コピー認証の実行] を選択します。

   

6. [保存] を選択します。