ドキュメント ライフサイクルは、ドキュメント がその存続期間中に通過する一連の状態 ( ドラフト 、 レビュー中 など) です。ライフサイクルは、単純なもの (ユーザーが手動で状態間を移動する必要がある 2 つの状態) または複雑なもの (異なるセキュリティとワークフローを持つ複数の状態があり、ドキュメント を別の状態に自動的に移動する) になります。

ドキュメント ライフサイクル

すべての ドキュメント にはライフサイクルがあります。ライフサイクルは ドキュメント の動作を制御するため、適切なライフサイクルを ドキュメント に関連付けることが重要です。SiteVault では、ライフサイクルは 1 つ以上の ドキュメント タイプにリンクされています。ドキュメント は、ライフサイクルに関連付けられたすべてのビジネス ルールを継承し、最小限の労力で繰り返し可能なプロセスを実現します。

ライフサイクル状態

ライフサイクル内の順序付けられた状態は、ユーザーが ドキュメント を作成、確認、承認し、最終的にアーカイブまたは置換するときに ドキュメント が遷移する段階を表します。一連のビジネス ルールが各状態に適用され、その状態の ドキュメント に何が起こるかを定義します。SiteVault は、その状態に入るすべての ドキュメント にそれらを自動的に適用します。

州間の移動

ドキュメント はさまざまな方法で状態間を移動します。

• ユーザーは、構成されたユーザー アクションを使用して、ドキュメント の状態を明示的に変更します。これは、個々の ドキュメント に対して発生することも、一括アクションの一部として発生することもあります。
• ドキュメント は、ワークフロー構成に 1 つ以上の状態変更が含まれるワークフローに入ります。
• ドキュメント は、状態の変化の結果として、関連する ドキュメント に自動的に移動します。

いずれの場合も、SiteVault は新しい状態に関連付けられたビジネス ロジックを自動的に実行します。状態変更およびワークフロー開始オプションの名前は異なる場合があることに注意してください。ドキュメント の状態を変更した後、新しいステータスに 表示 するにはページを更新する必要がある場合があります。

ライフサイクルステージとステージグループ

ライフサイクル ステージを使用すると、組織は ドキュメント とオブジェクトのライフサイクル状態を、順序付けられたステージのコレクションにグループ化できます。 Vault は、ライフサイクル ステージの矢印パネルを通じて、ドキュメント情報ページで ドキュメント またはオブジェクト レコードの現在のステージを視覚的に表します。 アクティブなステージをクリックすると、現在の ドキュメント のワークフロー情報 (開いているタスクを含む) が表示されます。