ドキュメントのライフサイクルとは、ドキュメントが存続期間中に経る一連の状態 ( ドラフト 、 レビュー中 など) のことです。ライフサイクルは、単純なもの (ユーザーが手動で状態間を移動する必要がある 2 つの状態) または複雑なもの (異なるセキュリティとワークフローを持つ複数の状態があり、ドキュメントを自動的に別の状態に移動する) になります。

ドキュメントのライフサイクル

すべてのドキュメントにはライフサイクルがあります。ライフサイクルはドキュメントの動作を制御するため、ドキュメントに適切なライフサイクルを関連付けることが重要です。SiteVault では、ライフサイクルは 1 つ以上のドキュメントタイプにリンクされています。ドキュメントはライフサイクルに関連付けられたすべてのビジネス ルールを継承し、最小限の労力で繰り返し実行できるプロセスを実現します。

ライフサイクル状態

ライフサイクル内の順序付けられた状態は、ユーザーがドキュメントを作成、確認、承認し、最終的にアーカイブまたは置換するときにドキュメントが移行する段階を表します。一連のビジネス ルールが各状態に適用され、その状態でドキュメントに何が起こるかを定義します。SiteVaultは、その状態に入るすべてのドキュメントにそれらを自動的に適用します。

州間の移動

ドキュメントはさまざまな方法で状態間を移動します。

• ユーザーは、構成されたユーザー アクションを使用して、ドキュメントの状態を明示的に変更します。これは、個々のドキュメントに対して、または一括アクションの一部として発生する可能性があります。
• ドキュメントがワークフローに入り、ワークフロー構成に 1 つ以上の状態変更が含まれます。
• ドキュメントは、状態の変更の結果として、関連するドキュメントに自動的に移動します。

いずれの場合も、 SiteVault は新しい状態に関連付けられたビジネス ロジックを自動的に実行します。状態の変更とワークフローの開始オプションの名前は異なる場合があります。ドキュメントの状態を変更した後、新しいステータスを表示するにはページを更新する必要がある場合があります。

ライフサイクルステージとステージグループ

ライフサイクル ステージを使用すると、組織はドキュメントとオブジェクトのライフサイクル状態を、順序付けられたステージのコレクションにグループ化できます。Vaultは、ライフサイクル ステージのシェブロン パネルを使用して、ドキュメントまたはオブジェクト レコードの現在のステージをドキュメント情報ページに視覚的に表示します。アクティブなステージをクリックすると、開いているタスクを含む、現在のドキュメントのワークフロー情報が表示されます。