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ライフサイクルの進行

ドキュメントのライフサイクルとは、ドキュメントが作成から作成までの間に経過する一連の状態( 「下書き」 「レビュー中 」など)のことです。ライフサイクルは、単純なもの(ユーザーが手動で状態を切り替える必要がある2つの状態)から複雑なもの(異なるセキュリティとワークフローを持つ複数の状態があり、ドキュメントが自動的に別の状態に移行する)まであります。

ドキュメントのライフサイクル

すべてのドキュメントにはライフサイクルがあります。ライフサイクルはドキュメントの動作を制御するため、ドキュメントに適切なライフサイクルを関連付けることが重要です。SiteVaultでは、ライフSiteVaultは1つ以上のドキュメントタイプにリンクされています。ドキュメントはライフサイクルに関連付けられたすべてのビジネスルールを継承するため、最小限の労力で繰り返し実行できるプロセスが確保されます。

ライフサイクル状態

ライフサイクル内の順序付けられた状態は、ユーザーがドキュメントを作成、レビュー、承認し、最終的にアーカイブまたは置換するまでのドキュメントの移行段階を表します。各状態には一連のビジネスルールが適用され、その状態におけるドキュメントの処理内容が定義されます。SiteVaultは、その状態に入るすべてのドキュメントにこれらのルールを自動的に適用します。

州間の移動

ドキュメントはさまざまな方法で状態間を移動します。

  • ユーザーが設定されたユーザーアクションを使用して、ドキュメントの状態を明示的に変更します。これは、個々のドキュメントに対して、または一括操作の一部として実行できます。
  • ドキュメントがワークフローに入り、ワークフロー構成に 1 つ以上の状態変更が含まれます。
  • ドキュメントは、状態の変化の結果として、関連するドキュメントに自動的に移動します。

いずれの場合も、 SiteVault は新しい状態に関連付けられたビジネスロジックを自動的に実行します。状態変更とワークフロー開始のオプションの名称は異なる場合がありますのでご注意ください。ドキュメントの状態を変更した後、新しいステータスを確認するにはページを更新する必要がある場合があります。

ライフサイクルステージとステージグループ

ライフサイクルステージを使用すると、組織はドキュメントとオブジェクトのライフサイクル状態を、順序付けられたステージの集合にグループ化できます。Vaultは、ドキュメント情報ページの「ライフサイクルステージ」シェブロンパネルを通じて、ドキュメントまたはオブジェクトレコードの現在のステージを視覚的に表示します。アクティブなステージをクリックすると、現在のドキュメントのワークフロー情報(未完了のタスクを含む)が表示されます。

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