CTMSは、試験管理をシンプルにするために設計された強力なツールです。スケジュール作成や予算管理のためのツールは、数回クリックするだけで簡単に使えるように見えるかもしれません。このシステムは分かりやすく設計されていますが、成功の秘訣は、クリックする前に実際に作業を始めることです。

計画が最も重要なステップである理由

SiteVault CTMSは、非常に柔軟でスマートなアシスタントです。試験、実施施設、そして試験依頼者ごとにニーズが異なるため、様々な方法に対応できます。この柔軟性は大きな強みですが、どのように活用するかをご自身で決める必要があります。CTMSのスケジュールと予算は必要に応じて変更できますが、時間と承認の遅延を節約するために、貴重な時間を以下の重要な計画ステップに費やすことをお勧めします。

1.試験プロトコルとスケジュールをマスターする

• 試験プロトコルを深く理解する:試験がどのように実行されるかを細部まで理解し、ガイドラインを遵守します。
• スマートなスケジュールを立てる：繰り返しを賢く活用する方法を考えてみましょう。例えば、何度も同じ手順や活動を来院行う場合、どのようにスケジュールを組めば効率的に進められるでしょうか？
• 予期せぬ事態に備える：スケジュールには「予定外」または「アドホック」（計画外）のイベントが含まれていることを確認してください。これらのイベントは必要に応じて発生し、来院グループや来院の範囲外となります。チームがいつ予定外の来院を行うべきかを把握していることを確認してください。

2. 請求戦略を定義する

• この試験はどのように請求されますか？試験依頼者との契約内容をレビューください。参加者の活動を一つ一つ請求対象とするか、「ロール来院」（1回の来院料金で複数の活動をカバーする）を使用するかを決定します。ここでの選択は、予算の設定方法と請求書の発行方法に影響します。
• 源泉徴収と間接費を把握する: CTMS は源泉徴収と間接費に対応できるため、予算を立てる前にその情報を準備しておいてください。

3. 参加者を登録する前にスケジュールと予算を追加する

• プロトコルとイベントのスケジュールをSiteVault CTMSに変換するプロセスにより、あいまいな要件、補償されていないアクティビティ、および施設が試験依頼者に提起したい質問が明らかになることがあります。
• 早めに開始することで、登録を開始したときに参加者の来院をすぐに記録する準備が整い、施設の請求を加速できます。

成果：スムーズな運営

事前の計画に時間をかけておくことで、 CTMSを使い始めた際にシステムがスムーズに機能することが保証されます。綿密な計画は、問題の発生を防ぎ、長期的には時間を節約し、財務管理の正確性と効率性を確保するのに役立ちます。

つまり、システムはお客様のニーズを満たす準備ができていますが、その潜在能力を最大限に引き出すにはまず 計画を立てる 必要があります。