Panoramica
Questa azione invia i documenti al tuo SiteVault connesso e li crea come nuove versioni del documento con il tipo di documento SiteVault appropriato.
Versioni
La versione viene creata in base all'ordine in cui si archivia il documento in SiteVault, indipendentemente dalla versione del documento in Site Connect > Sede Home.
Ad esempio, se un documento ha tre versioni e si archiviano la versione 3, la versione 1 e la versione 2 in quest'ordine, SiteVault crea un documento con la versione 3, poi la versione 1 e infine la versione 2 come versione più recente. Se sono presenti più documenti consecutivi, questa azione li archivia in ordine dalla versione più vecchia a quella più recente.
Vault visualizza un avviso se si tenta di archiviare un documento più di una volta. Tuttavia, Vault non impedisce di archiviare la stessa versione del documento più volte. Il campo "Ultima archiviazione in SiteVault" nella griglia Documenti verrà aggiornato ogni volta che viene creata una nuova versione del documento in SiteVault.
Rilevamento di documenti duplicati
Selezionando l'azione "Archivia in SiteVault" da un documento, verrà avviata una revisione dei documenti esistenti. Se viene rilevata una versione duplicata, il sistema visualizzerà una finestra di dialogo di conferma, fornendo informazioni sul documento esistente in SiteVault. È possibile scegliere di annullare l'archiviazione per evitare di creare un duplicato o procedere con l'archiviazione del documento in SiteVault. Nei casi in cui i documenti vengono archiviati in SiteVault in blocco, le versioni duplicate non verranno archiviate se rilevate.
Documenti riservati (non oscurati)
Quando si archiviano i documenti in SiteVault, questi ultimi contrassegnati come Riservati (non nascosti) vengono archiviati in SiteVault come Riservati.
Un utente con accesso limitato a Site Connect può solo archiviare documenti riservati in SiteVault, ma non può visualizzarli in SiteVault a meno che non gli venga concesso l'accesso limitato a SiteVault. Per ulteriori informazioni sui documenti riservati e sulle relative autorizzazioni, consultare Documenti riservati.
Archivia un singolo documento su SiteVault
- Nella scheda Scambio documenti > Documenti, fare clic sull'icona Archivia documento in SiteVault nella riga del documento.
- Fare clic su Continua nella finestra di dialogo Archivia documento in SiteVault. Se l'operazione va a buon fine, il documento verrà creato nel SiteVault connesso con la nuova versione.
Invia documenti in blocco a SiteVault
- Nella scheda Scambio documenti > Documenti, seleziona ogni documento che desideri archiviare nel tuo SiteVault connesso.
- Fare clic su Azioni > File in SiteVault.
- Fare clic su Continua nella finestra di dialogo Archivia documento in SiteVault.
I documenti ricevuti dagli sponsor con un tipo di documento "Fine Studio Media" o "Completato CRF" vengono automaticamente archiviati in SiteVault al momento della ricezione. Potrebbe essere necessario aggiornare il browser affinché questa operazione venga eseguita.
Nota: se la versione del documento esiste già nel tuo SiteVault come versione più recente del documento, l'azione fallisce.
