निगरानी

स्रोत दस्तावेजों की निगरानी और प्रबंधन के लिए सेटअप

हम अनुशंसा करते हैं कि निगरानी के लिए स्रोत दस्तावेज़ बनाने से पहले आप निम्नलिखित चरणों को पूरा करें:

• उपयोगकर्ता खाते: साइट प्रशासक को उन सभी अध्ययन दल के सदस्यों के लिए उपयोगकर्ता खाते बनाने चाहिए जो SiteVault में स्रोत दस्तावेज़ अपलोड करेंगे, प्रबंधित करेंगे या उन तक पहुंच की आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए सही सिस्टम भूमिका का चयन करें ।
• अध्ययन: साइट प्रशासक को एक अध्ययन तैयार करना चाहिए।
• अध्ययन में भाग लेने वाले प्रतिभागी: अध्ययन में भाग लेने वाले प्रतिभागियों को जोड़ें।
• मॉनिटर को एक्सेस प्रदान करें: साइट एडमिनिस्ट्रेटर को मॉनिटर के लिए एक बाहरी उपयोगकर्ता खाता बनाना चाहिए और उन्हें एक अध्ययन में असाइन करना चाहिए। इससे आपका मॉनिटर लॉग इन कर सकेगा और स्वीकृत दस्तावेज़ों को देखकर अपनी समीक्षा पूरी कर सकेगा।

अपलोड करने के लिए मूल दस्तावेज़ तैयार करना

1. विजिट से संबंधित मूल दस्तावेजों से अलग, सूचित सहमति प्रपत्रों (ICF) और लॉग को स्कैन करें।
2. आप अनेक दौरों से संबंधित मूल दस्तावेज़ों को एक ही स्कैन में संयोजित कर सकते हैं। ऐसे मामलों में, अधिक प्रभावी समीक्षा के लिए 30 पृष्ठों से अधिक के अंतराल में स्कैन न करें।
3. स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को प्रतिभागियों के अनुसार अलग-अलग फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करें। इससे आप एक समय में एक प्रतिभागी के सभी दस्तावेज़ अपलोड कर सकेंगे।
4. आप चाहें तो स्कैन की गई फ़ाइलों को नाम देते समय तारीख (YYYYMMDD या DDMMMYYYY फॉर्मेट में), डबल अंडरस्कोर (__) और विवरण शामिल कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, 20201221__Visits 3-5.pdf । इससे SiteVault पर अपलोड होने पर दस्तावेज़ों की पहचान करना आसान हो जाता है। फ़ाइल नाम में शामिल की गई तारीख अपने आप 'End Date' फ़ील्ड में जुड़ जाती है और विवरण अपलोड किए गए दस्तावेज़ के 'Description' फ़ील्ड में जुड़ जाता है।