दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति की परिभाषा: “मूल अभिलेख की एक प्रति (चाहे उसमें किसी भी प्रकार का माध्यम इस्तेमाल किया गया हो) जिसकी पुष्टि हो चुकी हो (अर्थात् दिनांकित हस्ताक्षर द्वारा या किसी मान्य प्रक्रिया के माध्यम से तैयार करके) कि उसमें मूल अभिलेख के समान ही जानकारी है, जिसमें संदर्भ, विषयवस्तु और संरचना का वर्णन करने वाला डेटा भी शामिल है।” - जीसीपी के लिए आईसीएच दिशानिर्देश
SiteVault दस्तावेज़ों को प्रमाणित प्रतियों के रूप में वर्गीकृत करने का विकल्प प्रदान करता है। यह साइट/संगठन पर निर्भर करता है कि किन दस्तावेज़ों को प्रमाणित प्रतियों के रूप में रखना आवश्यक है। किसी दस्तावेज़ को मूल स्रोत की प्रति तब माना जाता है जब उसे किसी इलेक्ट्रॉनिक स्रोत या इलेक्ट्रॉनिक स्वास्थ्य रिकॉर्ड (EHR) प्रणाली से डाउनलोड किया गया हो या SiteVault पर अपलोड करने से पहले स्कैन किया गया हो। किसी दस्तावेज़ को मूल स्रोत दस्तावेज़ तब माना जाता है जब वह फ़ाइल मूल रूप से उसमें दर्ज की गई हो (उदाहरण के लिए, यदि विज़िट के दौरान.DOCX फ़ाइल भरी गई हो)।
प्रति के रूप में प्रमाणित करें
किसी दस्तावेज़ को अपलोड करते समय, अनुमोदन (अंतिम रूप देते समय) करते समय या अनुमोदन के बाद एक प्रति के रूप में प्रमाणित किया जा सकता है।
- अपलोड के दौरान प्रमाणित करें
- अंतिम रूप देने के दौरान प्रमाणित करें
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अंतिम रूप देने के बाद प्रमाणित करें (अनुमोदित)
- स्टडी ईबाइंडर: डॉक्यूमेंट एक्शन मेनू से परफॉर्म कॉपी सर्टिफिकेशन चुनें।
- दस्तावेज़ लाइब्रेरी: सभी क्रियाएँ मेनू से प्रतिलिपि प्रमाणीकरण निष्पादित करें चुनें।
प्रमाणित प्रति की पहचान करें
प्रमाणित प्रति वाला फ़ील्ड इस बात की पुष्टि करता है कि दस्तावेज़ को एक प्रति के रूप में प्रमाणित किया गया है या नहीं।
प्रमाणित प्रतियों का पता लगाना
प्रमाणित प्रति के रूप में वर्गीकृत दस्तावेज़ों को खोजने के लिए प्रमाणित प्रति दस्तावेज़ फ़ील्ड का उपयोग करें। दस्तावेज़ लाइब्रेरी और ईबाइंडर तालिकाओं में प्रमाणित प्रति कॉलम जोड़ें (सभी क्रियाएँ मेनू > कॉलम संपादित करें)। प्रमाणित प्रतियों के फ़ील्ड में "हाँ" या "सही" दिखाई देगा, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप कहाँ खोज रहे हैं।
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